信息時代綜合檔案室數(shù)字化管理問題及對策

隨著計算機和網(wǎng)絡技術的不斷普及和迭代，我國計算機化步伐加快。數(shù)字化管理在促進綜合檔案管理規(guī)范化等方面發(fā)揮了重要作用，正逐漸成為方便快捷的管理模式。

一、檔案數(shù)字化管理的重要性

（一）加強檔案數(shù)字化管理。檔案管理的規(guī)范化、標準化是一項系統(tǒng)的、長期的工程。檔案管理數(shù)字化是推進檔案管理的有效途徑，是檔案管理的一個進步。檔案管理數(shù)字化涵蓋了檔案管理的各個層面，其原理是從計算機系統(tǒng)的角度來對整個檔案進行管理。檔案管理的規(guī)范化、標準化程度不夠，檔案數(shù)字化管理和數(shù)字化應用水平進一步提高，影響了檔案管理工作的數(shù)字化和信息化水平。

（二）檔案數(shù)字化管理的作用。檔案管理數(shù)字化提高了檔案管理效率和使用效率，促進檔案資源由封閉走向開放，促進了檔案的科學管理、開發(fā)和應用。傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質(zhì)文件的形式存在，存放在專門檔案室，基于計算機網(wǎng)絡的數(shù)字檔案管理使檔案檢索和利用更加方便快捷。用戶可以隨時進行查看，檔案信息的利用意義重大。數(shù)字檔案管理已由原來的實物檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒅行摹?/p>

二、信息時代綜合檔案館數(shù)字化管理問題探析

（一）很難提交電子信息。現(xiàn)在很多單位，辦公系統(tǒng)和文件系統(tǒng)、管理系統(tǒng)不能兼容，在這樣的實際狀態(tài)下，電子信息很難存檔。許多單位使用的信息系統(tǒng)是本單位開發(fā)或由第三方委托開發(fā)的系統(tǒng)。而本單位使用的文件系統(tǒng)軟件通常是國家檔案部門開發(fā)的專用檔案管理軟件，以規(guī)范檔案管理和資源的充分交換來實現(xiàn)。由于不同的軟件開發(fā)單位、不同的工具、不同的系統(tǒng)、不同的體系結(jié)構(gòu)、不同的格式等原因，無法實現(xiàn)辦公軟件與文件管理軟件之間的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和信息交換，給電子文件的歸檔工作帶來困難。因此有必要對歸檔內(nèi)容進行重新收集和輸入，造成人力資源的浪費。

（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案都進行管理。在許多單位，檔案管理沒有得到有效的分類和識別，而所有的電子文件和紙質(zhì)文件都會同時出現(xiàn)類似情況：未有效分類和識別的電子文件和紙質(zhì)文件造成資源的極大浪費。很多日常文件只需要電子存檔，只有少數(shù)重要文件需要以紙質(zhì)形式保存，但大部分員工在上傳電子文件時，檔案部門會單獨打印出來，并用紙質(zhì)文件進行存儲。這樣，許多相同內(nèi)容的文件被保存兩次，耗費了大量的人力物力。

（三）電子檔案的安全性一般得不到保證。電子檔案的不安全性給電子檔案的管理和長期保存帶來了困難。電子檔案具有歸檔方便、傳遞速度快、空間小等優(yōu)點，但也存在致命的缺陷，存在安全隱患。電子檔案高度依賴軟件和硬件，因此不能直接讀取。如果工作的設備軟件或硬件老化、損壞或被病毒破壞，或者新舊系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式不兼容，則數(shù)據(jù)可能會丟失。

（四）電子檔案的利用率仍然很低。雖然許多單位建立數(shù)字化檔案室已經(jīng)有很長時間，但大多數(shù)單位并不重視檔案的數(shù)字化管理，而是采用傳統(tǒng)的管理模式。很多單位仍然手工進行數(shù)據(jù)查詢和記錄，在這個過程中，計算機僅用于錄入、編輯和打印相應的流程，使得檔案信息設備在人力資源上投入了大量資金。由于員工老齡化嚴重，通常使用物理文件而不注意網(wǎng)絡數(shù)據(jù)的使用。這不僅造成人力物力的浪費，也導致數(shù)字檔案充分利用，這也是一種浪費。

三、信息時代綜合檔案館數(shù)字化管理的思路

（一）更換新型設備，加大資金投入。檔案數(shù)字化管理標準化的基本前提是檔案數(shù)字化設備的全面普及與使用。因此對設備和軟件系統(tǒng)的更新要求很高。為了促進數(shù)字化管理的高效發(fā)展，在工作中需要投入大量的設備和相關的系統(tǒng)軟件，并對檔案數(shù)字化管理提供大量的資金支持。另外，檔案數(shù)字化管理必須通過對庫存文件進行掃描來實現(xiàn)，還需要增加掃描儀等設備，這就需要更多的資金和技術。

（二）管理人員專業(yè)技能要求高，需要復合型人才。每一項工作的開展離不開專業(yè)人員的支持，綜合檔案數(shù)字化管理也不例外。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)管理相比，數(shù)字化管理模式對工作人員的綜合素質(zhì)、專業(yè)性和綜合性提出了更高的要求。首先，工作人員要求具備信息技術知識和操作能力，并熟悉統(tǒng)一軟件的使用。然而，我國許多綜合性檔案館的管理人員主要是檔案員，他們很多不具備專業(yè)的技術。如果引入新系統(tǒng)和軟件，這些員工將處于無法完成工作的狀態(tài)，導致工作上出現(xiàn)問題。

（三）安全性和利用率都很低，急需改進。由于個別綜合檔案館網(wǎng)絡安全意識薄弱，在系統(tǒng)軟件設計上存在許多的漏洞，對電子信息的泄露和重大安全隱患的防范限制在現(xiàn)代化管理水平上，信息過程缺乏全面的規(guī)劃。檔案信息的收集并不是以人員、基礎設施等重要模塊為重點，根據(jù)需要安裝多個系統(tǒng)，以系統(tǒng)的工作為重點，而是設備、儀器。實物檔案等與全面數(shù)字化管理的檔案系統(tǒng)很難共同使用。全面數(shù)字化管理的檔案系統(tǒng)與原始文件、OA、個人等系統(tǒng)沒有實現(xiàn)溝通和使用，其他系統(tǒng)中的文件資料不能直接轉(zhuǎn)化為檔案資料。此外，紙質(zhì)檔案數(shù)字化效率低，檔案資源和信息交換率也很低。

四、信息時代綜合檔案館數(shù)字化管理的對策

（一）提高對信息時代綜合檔案館數(shù)字化管理的資金支持。在未來綜合檔案數(shù)字化管理中，首先要加大資金的投入，為設備更新改造和技術引進提供充分保障。有必要在年度預算中采用建立項目專項支出入賬的方法，對需要引進的技術和設備進行評估，為數(shù)字化管理提供充足的專項資金。在投資方面，我們不僅要高度重視檔案相關設備的更新和管理技術的優(yōu)化，而且要將這些變化及時融入信息管理平臺中，以確保數(shù)字化管理的穩(wěn)健效果。

（二）提供了提高個人技能和提高工作人員素質(zhì)的機會。人才是檔案數(shù)字化管理的重要支撐，今后要依靠人才引進和自主教育，同時采取多種措施，為有序推進數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)提供強有力的支持。引進人才或培訓，應以復合型人才為重點，通過管理人員招聘、多層次業(yè)務培訓和能力交流，全面提高檔案管理人員的技能水平。與傳統(tǒng)對檔案的管理不同，我們需要改進管理，加快標準化數(shù)字化檔案管理的步伐。

（三）今后要加強規(guī)范化數(shù)字檔案工作，確保充分認識數(shù)字化管理的積極作用。要重視檔案安全，積極優(yōu)化檔案系統(tǒng)，加強綜合檔案信息中心計算機區(qū)的基礎設施建設，防止信息泄露的發(fā)生。另外，要注重電子檔案使用習慣的培養(yǎng)，技術資料、設計等創(chuàng)作研究內(nèi)容與工作緊密聯(lián)系，收集目錄數(shù)據(jù)庫，以達到檔案資源建設全覆蓋、高效開發(fā)利用的目的。

五、檔案數(shù)字化管理的思考與實踐

（一）加強辦公系統(tǒng)與文件系統(tǒng)的兼容性。單位在新開發(fā)配置辦公信息系統(tǒng)或檔案管理信息系統(tǒng)時，應考慮兩者之間的互聯(lián)互通。在設計時應采用統(tǒng)一的軟件架構(gòu)、數(shù)據(jù)格式和操作流程，從而保證了辦公信息系統(tǒng)與文件系統(tǒng)的無縫連接原則。對于已經(jīng)建立了完整的辦公檔案管理系統(tǒng)的部門，應加快現(xiàn)代化改造或開發(fā)相應的數(shù)據(jù)模塊，以實現(xiàn)兩個系統(tǒng)的互聯(lián)和兼容。

（二）數(shù)字檔案管理的安全性進行加強。由于檔案是特殊的信息來源，有的可以公布，有的必須保密，有的必須長期保存，因此做好數(shù)字檔案的安全管理工作十分重要。數(shù)字檔案的安全首先是信息安全，這就要求建立完善的檔案管理，對系統(tǒng)、文件的分類、保密性、通知要求和保存期限等進行詳細的規(guī)定。通過完善的系統(tǒng)可以保證有法律法規(guī)，符合檔案數(shù)字化管理的要求。數(shù)字檔案的安全還包括硬件安全和軟件安全。從硬件安全角度考慮，應建立專門的文件管理硬件系統(tǒng)。選擇高質(zhì)量的文件存儲介質(zhì)，為數(shù)字檔案的長期存儲提供了條件。在軟件安全方面，應實行完善的分級權限和密碼管理，禁止因混合使用存儲介質(zhì)而導致病毒入侵的風險，建立必要的防火墻，配置殺毒軟件和備份系統(tǒng)，定期進行系統(tǒng)維護和升級。

（三）注意檔案數(shù)據(jù)庫的管理。我國檔案數(shù)字化管理還處于紙質(zhì)文獻向數(shù)字化過渡的階段。成功完成轉(zhuǎn)型，達到西方發(fā)達國家的水平還有很大的差距，當下工作的重點應該是加強檔案數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫的開發(fā)與管理是檔案信息化建設的基礎性工作和核心工作。通過建立大型統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，我們可以有效交換多個單位、部門和系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫的建立和完善是一個長期的工程，在逐步建立數(shù)據(jù)庫的基礎上，從低層次到高層次的發(fā)展過程，通過網(wǎng)絡逐步建立起一個開放的數(shù)據(jù)庫群，大大提高數(shù)字檔案系統(tǒng)資源的使用。

（四）對人才的培養(yǎng)。當前，我們正處在知識和信息爆炸的時代，檔案管理工作已從傳統(tǒng)的勞動密集型工作轉(zhuǎn)向以信息技術為基礎的知識型工作。這就要求檔案管理人員具備足夠的技術知識和分析能力，準確記錄專業(yè)檔案，有效進行分類管理。同時，檔案管理人員必須具備較高的綜合素質(zhì)，能夠根據(jù)使用要求，對海量數(shù)據(jù)中的文件數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)進行快速篩選和糾正。各單位應重視培養(yǎng)電子檔案管理人才，大力培養(yǎng)數(shù)字化管理的檔案人才，實現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)模式向數(shù)字化模式的轉(zhuǎn)變。

六、結(jié)論

信息化時代給檔案綜合管理帶來了大量資源和舒適感的同時，數(shù)字化管理還存在著設備更新要求高、資金投入大、對口人才急需等問題。要堅持今后工作的問題導向，從資金、人才、安全、開發(fā)等方面進一步加快綜合檔案數(shù)字化管理，加大投入，完善流域儲備，提高管理水平。