強(qiáng)化辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路探討

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常管理中，辦公室檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，為企事業(yè)單位的發(fā)展運(yùn)作提供重要的保障，在辦公室檔案管理工作中，為了不斷滿(mǎn)足日常工作變化，需要提升管理水平，同時(shí)滿(mǎn)足不斷變化的社會(huì)功能需求。通過(guò)對(duì)日常檔案管理制度的完善，提升檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)，可以滿(mǎn)足檔案管理工作，滿(mǎn)足日?；拘枰?。但是隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷變化，現(xiàn)代信息時(shí)代各類(lèi)檔案信息的增多以及大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，在檔案管理工作中勢(shì)必需要不斷創(chuàng)新以滿(mǎn)足變化的需要。如果檔案管理工作依舊停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄模式，必然被時(shí)代所淘汰。面對(duì)新的形勢(shì)發(fā)展，為了保持辦公室在日常工作中的積極作用，需要在檔案管理工作中不斷創(chuàng)新，采用符合時(shí)代需要的方式方法完成日常工作。本文結(jié)合日常工作中的問(wèn)題，通過(guò)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新思路架構(gòu)開(kāi)展分析，希望對(duì)今后辦公室檔案管理工作提供幫助。

一、辦公室檔案管理的基本原則

（一）準(zhǔn)確、高效原則。在企事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，檔案的準(zhǔn)確性以及高效性原則是其基本的原則。真實(shí)、準(zhǔn)確地對(duì)日常工作中產(chǎn)生的各類(lèi)重要信息進(jìn)行整理，并按照需要對(duì)信息進(jìn)行歸檔工作，從而保證日常檔案資料的真實(shí)性是非常重要的。同時(shí)為了保證檔案管理工作的高效性，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)等先進(jìn)手段來(lái)輔助開(kāi)展工作，可以為日常檔案整理、歸檔、查詢(xún)工作提供高效保證。

（二）規(guī)范、靈活的統(tǒng)一原則。在現(xiàn)代企事業(yè)單位的日常管理中，都會(huì)制定相應(yīng)的管理制度，在辦公室檔案管理過(guò)程中，同樣需要遵循特定的規(guī)章制度。同時(shí)針對(duì)不同的企事業(yè)單位，在日常管理中制定符合自身發(fā)展需求的制度，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理過(guò)程中的規(guī)范性、靈活性特點(diǎn)，更好地為企業(yè)檔案收集、查詢(xún)提供服務(wù)。因此，在開(kāi)展檔案管理工作中，制定合理的管理制度滿(mǎn)足企事業(yè)單位的日常工作需要，是符合企事業(yè)單位發(fā)展的，這就需要不斷探索總結(jié)，不斷進(jìn)行完善。

（三）職責(zé)和權(quán)益兼顧的原則。在辦公室開(kāi)展日常檔案管理工作期間，需要對(duì)自身工作職責(zé)進(jìn)行全面掌握，明確自身職責(zé)以及權(quán)益。在日常工作中，需要對(duì)檔案管理工作的主要目標(biāo)以及工作范圍進(jìn)行明確，對(duì)檔案工作的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查。同時(shí)對(duì)于檔案管理人員的權(quán)益進(jìn)行明確，確保其合法權(quán)益得到維護(hù)，保證管理人員的工作積極性。從而保證日常檔案管理工作順利開(kāi)展。

二、辦公室檔案管理的現(xiàn)狀與特點(diǎn)分析

（一）缺乏對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。在一些企事業(yè)單位的日常檔案管理過(guò)程中，存在對(duì)工作性質(zhì)認(rèn)識(shí)不清、重要性缺少充分認(rèn)識(shí)的情況。從而導(dǎo)致企業(yè)各個(gè)層級(jí)對(duì)檔案管理工作沒(méi)有引起足夠的重視，對(duì)于檔案管理工作的職責(zé)沒(méi)有形成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，缺乏真正的業(yè)績(jī)考慮制度。長(zhǎng)此下去，導(dǎo)致檔案管理工作流于形式，沒(méi)有真正為企業(yè)發(fā)展提供幫助。另外，一些單位甚至沒(méi)有足夠的資金投入檔案管理工作中，造成檔案管理工作缺少足夠的物質(zhì)支持，嚴(yán)重影響了日常管理工作的開(kāi)展。

（二）缺乏高素質(zhì)的辦公室檔案管理人員。在開(kāi)展辦公室檔案管理工作時(shí)，需要足夠的專(zhuān)業(yè)技能以及專(zhuān)業(yè)理論作為支撐，需要工作人員掌握足夠的專(zhuān)業(yè)技能，只有足夠的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)才能夠確保日常檔案管理工作的有序開(kāi)展。但是，目前很多單位的檔案管理工作缺乏足夠的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，甚至有些單位沒(méi)有專(zhuān)職的檔案管理人員開(kāi)展此項(xiàng)工作，只是日常中的兼職工作。這就導(dǎo)致了在日常檔案管理工作中沒(méi)有足夠的能力或者不適應(yīng)檔案工作人員開(kāi)展此項(xiàng)工作。同時(shí)，單位沒(méi)有開(kāi)展足夠的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)工作，不能對(duì)從業(yè)人員形成規(guī)范體系的培訓(xùn)，導(dǎo)致很多業(yè)務(wù)流于形式，不利于辦公室檔案管理工作的開(kāi)展。

（三）缺乏對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用。在當(dāng)今信息技術(shù)不斷發(fā)展的前提下，檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)對(duì)于保證檔案的正常管理具有重要的作用。在管理過(guò)程中應(yīng)結(jié)合所管理的具體內(nèi)容開(kāi)展信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)，并在發(fā)展過(guò)程中不斷完善，作為日常檔案管理工作的基礎(chǔ)，為不斷發(fā)展的檔案信息技術(shù)提供基礎(chǔ)依據(jù)。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，為了符合現(xiàn)代信息時(shí)代發(fā)展需求，需要不斷進(jìn)行管理數(shù)據(jù)創(chuàng)新，對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行改進(jìn)，利用現(xiàn)代技術(shù)手段維護(hù)原有信息，同時(shí)加大數(shù)據(jù)管理措施，將原有檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，對(duì)于檔案的日常管理具有極大的幫助。利用數(shù)據(jù)管理模式，對(duì)于檔案的日常查找、使用具有極大的便利性，同時(shí)簡(jiǎn)化了審批程序，加快了業(yè)務(wù)辦理速度。

三、辦公室檔案管理創(chuàng)新工作的實(shí)際意義

在當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展形勢(shì)下，信息時(shí)代檔案信息的管理得到了很大的技術(shù)支持，能夠使檔案管理維護(hù)更加輕松，節(jié)省了大量的人力，同時(shí)對(duì)檔案信息的快速獲取提供了便利條件，使得利用檔案信息開(kāi)展的日常工作得以順利進(jìn)行。但是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各類(lèi)新型技術(shù)層出不窮，對(duì)檔案管理提供進(jìn)一步輔助的同時(shí)，對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新提出了更高的要求，需要在日常工作中不斷適應(yīng)技術(shù)變化，滿(mǎn)足日常管理需求。首先，通過(guò)創(chuàng)新手段來(lái)提升檔案管理效率，對(duì)于滿(mǎn)足企業(yè)日常管理需要具有積極作用；其次，通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)手段的介入輔助開(kāi)展檔案管理工作，對(duì)企業(yè)檔案管理的科技水平同樣具有積極作用；最后，通過(guò)管理策略的創(chuàng)新，對(duì)提升企業(yè)管理水平具有重要意義。

四、強(qiáng)化辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路框架

（一）強(qiáng)化辦公室檔案管理的重要性。在開(kāi)展檔案管理創(chuàng)新的過(guò)程中，提升檔案數(shù)據(jù)管理的重視程度對(duì)于保證檔案的正常管理具有重要的作用。在管理過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合所管理的具體內(nèi)容開(kāi)展信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)，并在發(fā)展過(guò)程中不斷完善，作為日常檔案管理工作的基礎(chǔ)，為不斷發(fā)展的檔案信息技術(shù)提供基礎(chǔ)依據(jù)。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理，為了符合現(xiàn)代信息時(shí)代發(fā)展需求，需要不斷進(jìn)行管理數(shù)據(jù)管理創(chuàng)新，對(duì)傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行改進(jìn)，利用現(xiàn)代技術(shù)手段維護(hù)原有信息，同時(shí)加大數(shù)據(jù)管理措施，將原有檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理，對(duì)于檔案的日常管理具有極大的幫助。利用數(shù)據(jù)管理模式，對(duì)于檔案的日常查找、使用具有極大的便利性，同時(shí)簡(jiǎn)化了審批程序，加快了業(yè)務(wù)辦理速度。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度的創(chuàng)新。在不斷發(fā)展的時(shí)代背景下，針對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新工作需要，從日常管理理念出發(fā)，不斷提出創(chuàng)新舉措適應(yīng)管理需求。需要對(duì)檔案管理的信息功能進(jìn)行完善，同時(shí)發(fā)揮不同管理部門(mén)的優(yōu)勢(shì)，提升管理工作的效率。加大對(duì)信息化技術(shù)的重視程度，不斷開(kāi)展相關(guān)管理工作培訓(xùn)，使管理人員能夠勝任信息化管理工作。培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)信息化管理具有充分的認(rèn)識(shí)，提升自身管理水平以及服務(wù)水平，使檔案管理工作能夠在現(xiàn)代信息技術(shù)的輔助下順利開(kāi)展。

（三）強(qiáng)化辦公室檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)。為了提升辦公室檔案管理工作的日常創(chuàng)新，需要保證管理人員的綜合素質(zhì)符合檔案管理工作，提升人員素質(zhì)對(duì)于提升檔案管理工作質(zhì)量具有直接作用。檔案管理工作具有一定的技術(shù)要求，綜合能力要求較高，因此，從業(yè)人員需要掌握足夠的業(yè)務(wù)技能。企事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作制度的同時(shí)，需要增強(qiáng)對(duì)從業(yè)人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，完善檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，使其滿(mǎn)足日常工作需要，并不斷適應(yīng)新時(shí)代檔案管理工作的變化。同時(shí)加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任意識(shí)培養(yǎng)工作，使相關(guān)人員能夠?qū)λ_(kāi)展的工作重要程度進(jìn)行重視，從而建成綜合素質(zhì)水平一流的檔案管理人員隊(duì)伍，促進(jìn)檔案管理工作順利開(kāi)展。

（四）強(qiáng)化運(yùn)用現(xiàn)代科技促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新。在當(dāng)今社會(huì)科技不斷發(fā)展，企事業(yè)單位檔案類(lèi)型逐漸向電子信息類(lèi)轉(zhuǎn)化的情況下，檔案管理工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展將是今后工作的重要方向。在日常檔案管理工作中，應(yīng)充分借助現(xiàn)代科技促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，切實(shí)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)計(jì)算以及現(xiàn)代存儲(chǔ)手段開(kāi)展檔案管理工作。在日常工作中，可以充分借鑒發(fā)達(dá)國(guó)家在檔案管理中的經(jīng)驗(yàn)，利用現(xiàn)代存儲(chǔ)手段處理日常產(chǎn)生的檔案資料，利用數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資料的可靠保存，在減少浪費(fèi)的同時(shí)增加資料的完整性。另外，應(yīng)加大企事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中的信息化技術(shù)投入力度，加速現(xiàn)代化管理方式的建設(shè)工作，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新工作符合時(shí)代的發(fā)展。同時(shí)應(yīng)加大檔案管理工作的宣傳力度，使員工重視檔案管理的重要性，提升檔案管理工作的質(zhì)量。

（五）強(qiáng)化辦公室檔案的保密工作。在開(kāi)展檔案管理工作創(chuàng)新舉措的同時(shí)，需要保證檔案的保密性不受到影響。在檔案的收集整理過(guò)程中，一些重要資料需要進(jìn)行保密處理，如果出現(xiàn)泄露情況，會(huì)對(duì)企事業(yè)單位利益以及經(jīng)營(yíng)安全造成嚴(yán)重影響，因此檔案管理工作應(yīng)注重保密工作的開(kāi)展。針對(duì)企事業(yè)單位開(kāi)展的檔案管理創(chuàng)新需要符合檔案管理保密性要求，采取有針對(duì)性的措施，建立完善的保密制度，提升管理人員對(duì)檔案管理保密工作的重視程度。在開(kāi)展現(xiàn)代信息技術(shù)作為檔案管理工作輔助手段的同時(shí)，應(yīng)加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的重視程度，避免發(fā)生檔案泄密事故，切實(shí)保證企事業(yè)單位檔案安全。

五、結(jié)語(yǔ)

綜合以上分析，辦公室檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性高、系統(tǒng)性強(qiáng)的工作，其管理水平的好壞直接影響著事業(yè)單位的內(nèi)部管理與發(fā)展。在現(xiàn)代化技術(shù)不斷發(fā)展以及企事業(yè)檔案管理工作需求變化的背景下，只有通過(guò)不斷提出創(chuàng)新舉措，才能滿(mǎn)足日常管理的需要。本文分別從建立并完善相應(yīng)的管理制度、不斷提高檔案管理人員的水平與綜合素質(zhì)，投入資金運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)等相關(guān)舉措的論述，為今后檔案管理工作的創(chuàng)新提供了借鑒。