提高辦公室文秘工作質(zhì)量的策略

一、辦公室文秘工作質(zhì)量提升的重要性及原則

（一）辦公室文秘工作質(zhì)量提升的重要性。在企業(yè)的日常經(jīng)營與管理中，辦公室將管理工作和行政工作融為一體，主要負(fù)責(zé)各種行政管理事務(wù)的處理和各種上級命令的下達(dá)工作，將各項任務(wù)和工作指示落實到位，也需要對工作中的各個細(xì)節(jié)進(jìn)行有效處理。與此同時，還需要辦公室對于企業(yè)的各個部門和各項工作任務(wù)之間進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與處理，將經(jīng)濟交易、各項經(jīng)營活動進(jìn)行調(diào)整與溝通，從而提升企業(yè)經(jīng)營管理的有效程度。因此，辦公室文秘的工作質(zhì)量和企業(yè)內(nèi)部管理水平的高低密切相關(guān)，企業(yè)需要提高對于文秘工作的重視程度，采取一定的工作措施保證文秘的實際工作水平，提升工作的質(zhì)量，為整體企業(yè)的經(jīng)營活動奠定堅實的基礎(chǔ)。

（二）辦公室文秘工作質(zhì)量提升的原則。在企業(yè)和政府工作中，都非常重視文秘和行政工作，之所以要求文秘人員的工作能力，就是在工作原則上進(jìn)行遵守。在實際的工作中，需要遵守以下幾個方面的工作原則：首先，嚴(yán)格執(zhí)行好上級的命令，將上下級之間的良好溝通與交流機制建立起來，保證各方面工作有效協(xié)調(diào)，也保證企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動的有序性。其次，在日常工作中，需要不斷提升自身的素質(zhì)與職業(yè)素養(yǎng)，根據(jù)辦公室工作的實際情況進(jìn)行控制，也根據(jù)工作的任務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào)與分析，保證高效開展辦公室的工作，提升工作的質(zhì)量。最后，嚴(yán)格遵守工作的道德，在繁重的工作處理過程中，保證有耐心的態(tài)度和認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神，嚴(yán)格執(zhí)行好相關(guān)工作。

二、辦公室文秘工作中存在的問題

（一）辦公室的文秘工作者缺乏專業(yè)的能力。由于辦公室文秘的任務(wù)十分繁重，也面臨著較大的事務(wù)處理量，工作的難度和需要協(xié)調(diào)的程度不斷提升。這對于文秘工作者的能力提出了更高的要求，如果工作者缺乏清晰的頭腦和辦事的能力，就會導(dǎo)致工作的處理能力下降，出現(xiàn)忙中出錯的現(xiàn)象，導(dǎo)致工作的難度增加，工作的質(zhì)量無法得到保證。這樣的工作態(tài)度和工作的能力無法滿足企業(yè)發(fā)展的實際要求，也無法更好地服務(wù)于企業(yè)的相關(guān)生產(chǎn)和經(jīng)營活動。

（二）辦公室文秘工作者數(shù)量少。辦公室文秘的工作任務(wù)是十分繁重的，因此許多工作人員不愿意從事這項工作，企業(yè)文秘工作者的數(shù)量少，無法滿足企業(yè)工作的需要，對于發(fā)展產(chǎn)生了影響。因此，在實際的企業(yè)招聘和實際的文秘工作中，出現(xiàn)了兼職和身兼數(shù)職的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致工作人員的工作效率和工作質(zhì)量大打折扣，無法發(fā)揮相應(yīng)的作用。

三、辦公室文秘工作者應(yīng)具備的專業(yè)素養(yǎng)

（一）嚴(yán)格遵守企業(yè)制度。文秘工作者需要嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)的工作制度，也需要遵守最基本的職業(yè)道德。雖然文秘人員面臨著十分繁重和復(fù)雜的活動，也需要對于工作人員遲到、早退、玩忽職守的現(xiàn)象進(jìn)行處理，需要保障工作的時間和工作的效率，做好自身的職業(yè)規(guī)劃和工作計劃，更好地完成相關(guān)的工作。如果文秘工作人員經(jīng)常匆忙出現(xiàn)在辦公室，出現(xiàn)遲到的現(xiàn)象，就無法進(jìn)行精準(zhǔn)和提前的工作安排，從而出現(xiàn)慌亂工作的現(xiàn)象，出現(xiàn)工作失誤的可能性大大增加。另外，文秘工作者需要對于自身的工作和實際的工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，利用好瑣碎的時間，更好地處理好工作。

（二）堅持以大局為重。文秘工作是在整個企業(yè)的經(jīng)營和管理中統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的工作，需要以企業(yè)的利益為重點內(nèi)容，也需要以大局為重進(jìn)行分析，從而保證好經(jīng)濟利益與企業(yè)的整體發(fā)展相協(xié)調(diào)，提升企業(yè)的發(fā)展實力。在開展的過程中，需要對于事物的處理能力不斷提升，需要從企業(yè)的發(fā)展角度進(jìn)行分析，因此，文秘人員需要承受較大的工作壓力。在一些問題得不到解決的時候，需要進(jìn)行良好的協(xié)調(diào)工作，從而控制挫折和不良情緒，堅決做好相關(guān)的工作。

（三）提升自身辦事效能。辦公室對于文秘工作者的工作效能有著較高的要求，需要進(jìn)行相關(guān)工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與控制工作，處理的工作量不斷增多，工作效率不斷增大。如果長期的工作效率得不到提升，不具備較高的辦事效能，無法提升辦事的質(zhì)量。第一，在文秘人員的工作中，需要保持好自身工作的積極性和熱情，提升工作的效率，為高質(zhì)量的工作奠定堅實的基礎(chǔ)。需要在實際的工作中更加用心地處理好每一項工作流程和細(xì)節(jié)，不斷提升工作的質(zhì)量。例如，在撰寫領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿時，需要根據(jù)文秘人員自身的能力和素養(yǎng)，快速、高效地完成相關(guān)的工作，從而提升發(fā)言稿的質(zhì)量。如果在實際的工作中出現(xiàn)了經(jīng)驗和能力不足的現(xiàn)象，會導(dǎo)致發(fā)言稿的質(zhì)量大打折扣，無法將發(fā)言稿的真實作用有效發(fā)揮出來，可能會對于企業(yè)的經(jīng)營與生產(chǎn)活動造成影響。因此，文秘工作者日常準(zhǔn)備工作和細(xì)致的工作程度是非常重要的，需要對領(lǐng)導(dǎo)各方面的要求進(jìn)行及時和有效處理，從而做好精準(zhǔn)的工作控制與能力的提升。第二，需要在實際的工作中不斷更新自身的知識儲備，提升自身的寫作功底，在實際的工作中將自身的創(chuàng)新性思維發(fā)揮出來，結(jié)合企業(yè)的最新動向進(jìn)行分析，提升文秘自我要求和解決問題的能力，為整體的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

四、辦公室文秘工作質(zhì)量提升的策略

（一）建立和健全獎懲制度。對于文秘人員和獎懲制度的建立和健全是十分重要的，要建立精準(zhǔn)和有效的獎懲機制，保證企業(yè)和辦公室工作的有序性，提升工作人員的積極性。將獎懲制度進(jìn)行完善，可以促進(jìn)工作人員對于自身的工作效果等進(jìn)行有效的分析與控制，在不斷的工作中更新自身的認(rèn)識，建立起完善而公平的競爭機制，提升整體的辦公室文秘工作質(zhì)量，提升工作的效率。懲罰制度有著較大的警告作用，促進(jìn)工作的效能充分發(fā)揮出來，對于工作的各方面進(jìn)行有效的評估。在獎懲制度的實施過程中，能夠提高制度的科學(xué)性和合理性，在工作結(jié)束之后也可以進(jìn)行工作經(jīng)驗的積累和反復(fù)的測評工作，將制度的有效性大大提升，也將工作的密切程度和配合的程度大大提升，從而發(fā)揮更大的作用，保證好文秘工作的效率。

（二）充分激發(fā)文秘工作者的創(chuàng)新意識。創(chuàng)新是企業(yè)發(fā)展的不竭動力所在，文秘工作并不是按部就班的工作，是需要在思維方式和工作方法上進(jìn)行創(chuàng)新的工作，文秘工作可以應(yīng)用更為積極有效的方式和高效的工作方法完成相關(guān)的工作，促使整個辦公室的工作效率不斷提升。為了更好地完成相關(guān)創(chuàng)新工作意識，文秘工作者需要做好以下幾個方面的工作：首先，需要積極鼓勵辦公室工作效率的提升，對于整體工作進(jìn)行改革和創(chuàng)新，也對于溝通機制、協(xié)調(diào)機制等進(jìn)行完善，不斷優(yōu)化工作的環(huán)境。其次，需要從領(lǐng)導(dǎo)層面提升對于辦公室文秘工作的重視程度，給予文秘工作更為廣闊的發(fā)展空間，在日常的管理中融入創(chuàng)新發(fā)展的理念，從而提高工作的能力。

（三）強化對專業(yè)技能的訓(xùn)練。因為辦公室工作的范圍廣、工作種類多，對于辦公室的工作要求非常高，需要較高的專業(yè)水平。企業(yè)和相關(guān)機關(guān)應(yīng)該根據(jù)辦公室的相關(guān)工作要求進(jìn)行文秘工作的技能培訓(xùn)等，從而使得文秘工作人員無論是從理論上還是在技能上都可以得到有效的提升，從而發(fā)揮好工作的作用，做好更新思想的工作。這不僅僅是文秘工作質(zhì)量和效果的提升，對于文秘工作者而言，也是自身的提升。

（四）優(yōu)化工作效率。辦公室文秘工作者的工作量和工作的處理難度都非常大，在實際的工作中面臨著較廣的工作范圍，上傳下達(dá)、文件處理、工作安排、會議紀(jì)要等都是日?，嵥槎匾墓ぷ鳎瑢τ谖拿毓ぷ髡咭蠓浅８?。為了優(yōu)化和提升工作的效率，需要做好以下幾個方面的工作：首先，需要在事務(wù)處理時選擇合適的處理方法，從事務(wù)的整體性方面將進(jìn)行分析，將更為合適的操作方法融入其中，達(dá)到事半功倍的效果。其次，需要將工作的計劃性和工作的有序性不斷提升，在一天的工作開始之前，就需要做好處理，將事務(wù)按照輕重緩急、工作性質(zhì)進(jìn)行分類處理，從而提升辦事的效率。最后，文秘工作具有機動性和靈活性的特點，需要制定彈性工作制度，從而提升工作的效率。

（五）及時與領(lǐng)導(dǎo)溝通。企業(yè)的辦公室文秘工作者需要及時關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的工作動向，將領(lǐng)導(dǎo)的決策和指示及時傳達(dá)和處理。對于企業(yè)的文秘工作者而言，需要進(jìn)行更好的腦力思維培訓(xùn)工作，及時建立有效的溝通機制，在出現(xiàn)內(nèi)部問題時進(jìn)行有效的處理和溝通，在最短的時間和范圍內(nèi)處理好相關(guān)的工作，從而提升文秘工作的質(zhì)量。

（六）加強培訓(xùn)，健全辦公室工作制度。加強培訓(xùn)和制度建設(shè)是十分重要的，可以不斷提升長效發(fā)展的動力，提升文秘的心理素質(zhì)、動手能力、語言水平等，將自身的能力和素養(yǎng)都充分融入工作中。辦公室的工作條例是十分重要的，自覺遵守好相關(guān)的規(guī)定和制度，不斷提升辦公室運轉(zhuǎn)的有序性。

五、結(jié)語

綜上所述，辦公室文秘工作的重要性不言而喻，需要在工作中提升能力和管理的水平，從而促進(jìn)企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展，提升生產(chǎn)經(jīng)營能力。