某三甲醫(yī)院檔案信息化管理相關(guān)探討

檔案工作作為醫(yī)院開展各項工作的真實記錄，是醫(yī)院發(fā)展史的標簽，也是推進各項工作創(chuàng)新發(fā)展的重要基礎(chǔ)，具有非常重要的價值。隨著網(wǎng)絡(luò)科技的發(fā)展和檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，信息化和檔案管理的結(jié)合成為檔案管理工作者的一項重要課題。恩施州的醫(yī)院眾多，但高等級醫(yī)院少，某醫(yī)院是恩施州及周邊地區(qū)第一所集醫(yī)療、科研、教學(xué)和保健于一體的三甲醫(yī)院。醫(yī)院等級水平越高，意味著床位數(shù)越多，門診量越大，相應(yīng)的檔案管理難度增加。醫(yī)院檔案主要分為病例檔案、文書檔案、財務(wù)檔案、科研檔案等，其中，病例檔案信息數(shù)量最多。如該醫(yī)院病床數(shù)超過千張，截至2019年底，門（急）診病人數(shù)達160.39萬人次，住院病人數(shù)達10.35萬人次。每天門診患者產(chǎn)生的醫(yī)療信息數(shù)據(jù)較為龐大。另外，該醫(yī)院在崗職工2479人，相應(yīng)的人事、財務(wù)信息也必須歸檔管理。

一、分析醫(yī)院檔案管理工作

醫(yī)院檔案管理工作在創(chuàng)3A以前存在的五個明顯問題：

（一）檔案管理科室分散，檔案收集不夠精細。該醫(yī)院各個科室對檔案分散收集，檔案無統(tǒng)一的存檔標準，每個科室對自己科室的檔案管理“各自為政”，甚至有些科室對檔案資料的收集及移交工作執(zhí)行情況不佳，不利于檔案的精準性與安全性。

（二）檔案管理缺乏監(jiān)管，管理執(zhí)行效率較低。該醫(yī)院檔案管理方式缺乏監(jiān)管，管理執(zhí)行效率不高，無形中降低了檔案利用效率。

（三）檔案管理標準弱化，信息有效共享困難。醫(yī)院檔案管理不僅是指檔案的保存，更重要的是對醫(yī)院歷史資源的共享利用，從而達到更好地服務(wù)于醫(yī)患的目的，這樣才能使醫(yī)院更有效運轉(zhuǎn)，我國醫(yī)療事業(yè)也能得到發(fā)展。但是，由于該醫(yī)院各個檔案管理標準之間存在差異，導(dǎo)致部分醫(yī)療檔案信息共享困難。

（四）檔案管理硬件不足，難以滿足長遠發(fā)展。隨著信息化技術(shù)的不斷提高，現(xiàn)代醫(yī)療需求也逐步增加，需要存檔的醫(yī)院檔案不僅有紙質(zhì)版的資料，還有膠片、影音等材質(zhì)的資料，并且資料數(shù)量逐步增多。該醫(yī)院檔案管理場所投入缺乏，環(huán)境存在較大問題。

（五）檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升。檔案管理工作人員是檔案工作的直接負責(zé)人，其專業(yè)素養(yǎng)的高低直接影響檔案工作的結(jié)果。時代的發(fā)展注定了檔案管理知識的不斷更新，信息化、集成化的檔案管理模式已經(jīng)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。如果醫(yī)院檔案管理工作人員無法及時、系統(tǒng)地學(xué)習(xí)并掌握檔案信息化管理，專業(yè)素養(yǎng)跟不上時代的步伐，檔案管理工作將很難與高速發(fā)展的醫(yī)療技術(shù)同步，最終將阻礙醫(yī)院綜合實力的提升。該院以前各職能部門的兼職檔案管理人員對檔案的錄入、編號、銷毀等環(huán)節(jié)的流程不熟悉，也導(dǎo)致檔案混亂、冗余或缺失。由于某些職能科室對檔案管理工作不重視，醫(yī)院檔案資源的利用率沒有最大化，不能更好地促進醫(yī)院工作開展以及為各群體服務(wù)。

二、探討醫(yī)院檔案管理的有效舉措

隨著人們對醫(yī)院檔案資源重要性的認識越來越深刻，三甲醫(yī)院檔案管理工作必將越來越科學(xué)化?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)可以提升醫(yī)院檔案管理水平，讓檔案管理工作成效與醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量同步提升。在“互聯(lián)網(wǎng)+”大背景下，醫(yī)院的檔案管理工作應(yīng)該適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的趨勢，注重對各種軟硬件條件的改善，提高檔案管理人員的信息技術(shù)水平。同時加強對檔案管理工作的重視程度，確保檔案信息的安全性和準確性，充分發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用，提高醫(yī)院的服務(wù)水平。

（一）該院針對存在的問題，嚴格按照上級檔案管理標準，切實加強檔案制度建設(shè)、檔案管理團隊建設(shè)、檔案設(shè)施建設(shè)，全面提升檔案管理工作的水平。1.對檔案管理者而言，“互聯(lián)網(wǎng)+”時代既是挑戰(zhàn)更是機遇。該院因地制宜，從加快傳統(tǒng)載體數(shù)字化、電子文件接收、重要信息數(shù)字采集等數(shù)字檔案資源建設(shè)入手，逐步建立了科學(xué)的計算機目錄和檢索工具，依靠現(xiàn)代辦公設(shè)施和軟件，進行科學(xué)化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理。2015年，該院將單機版科怡軟件升級為網(wǎng)絡(luò)版，并配備了網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件和檔案數(shù)據(jù)管理專用服務(wù)器，為檔案管理提供了良好的信息化物質(zhì)基礎(chǔ)。利用查詢系統(tǒng)建立網(wǎng)絡(luò)檔案查詢平臺，在維護檔案安全的基礎(chǔ)上實行院內(nèi)檔案的遠程利用。該醫(yī)院注重檔案管理的現(xiàn)代化，從2009年開始逐步在全院范圍內(nèi)推動電子政務(wù)平臺運用，改變傳統(tǒng)辦文模式，實現(xiàn)痕跡化管理，加強電子文件的備份和存儲管理。近年來，還對照片、錄音等電子檔案進行編目和著錄，建立和完善新型載體檔案的整理編目規(guī)范與機制。配置存儲備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、安全保障等設(shè)施，落實數(shù)字化檔案的異質(zhì)、異地備份制度。2.該院要求管理人員熟知信息管理程序，迅速調(diào)閱檔案目錄，準確將計算機目錄與室藏檔案對接，全面提高檔案利用的效率和質(zhì)量。多次派檔案室專職檔案工作人員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)，并在院內(nèi)組織各個科室的兼職檔案管理員進行常規(guī)化培訓(xùn)，確保管理人員能對相關(guān)檔案法律知識予以了解。醫(yī)院檔案密級的設(shè)定需要按照《檔案法》等來設(shè)定，醫(yī)院內(nèi)部也可自行規(guī)定，將文件設(shè)為“絕密”“機密”“秘密”級別。不同級別的文件公開的時期和公開的群體對象不同，這樣可以防止醫(yī)院或患者的利益受到損害。重要的檔案資料，應(yīng)予以備份。醫(yī)院利用定期考核和獎懲機制提高其工作的積極性，形成良好的管理氛圍。醫(yī)院每年還針對檔案工作召開總結(jié)大會并表彰優(yōu)秀檔案管理工作者。3.根據(jù)相關(guān)規(guī)定，300張及以上床位醫(yī)院應(yīng)配備4名以上專職檔案管理人員。該醫(yī)院作為省特級檔案管理單位，設(shè)有專業(yè)的綜合管理檔案室和病案室。其中綜合管理檔案室負責(zé)除病案室以外的所有檔案信息，配置專業(yè)檔案管理人員4人。病案室配置有專職管理人員16人。另外，各職能科室和部門也分別配置兼職或?qū)Ｂ殭n案管理人員，生成的檔案文件定期報送綜合檔案室和病案室。檔案互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè)的技術(shù)主體是技能管理人員，管理人員不僅要具備過硬的檔案技能專業(yè)素質(zhì)，還要有較強的信息化技能，注重信息時代的網(wǎng)絡(luò)安全問題。

（二）強化檔案信息化建設(shè)。1.2019年，檔案室和計算機中心聯(lián)合開發(fā)了移動化檔案系統(tǒng)，檔案室將室藏檔案掃描建立了原文數(shù)據(jù)庫，各科室檔案利用者可以直接通過電腦、手機APP查閱檔案和瀏覽原文，既方便了利用又提高了效率。檔案管理的電子化和科學(xué)化，使得醫(yī)院數(shù)據(jù)信息的保存和流轉(zhuǎn)更加規(guī)范和有效，這不僅使得醫(yī)院的信息資源財富與日俱增，也通過文件管理規(guī)范了醫(yī)院各崗位的日常工作。2.醫(yī)院加大檔案管理人員和資金投入，成立醫(yī)院檔案信息化管理團隊，設(shè)備科積極配合該團隊，及時進行設(shè)備設(shè)施的引進，對陳舊的設(shè)備予以更換，以滿足檔案信息化管理工作的需求。設(shè)立專門的檔案部門，專業(yè)的檔案存儲空間，檔案室需配置防高溫高濕設(shè)備、防紫外設(shè)備、視頻監(jiān)控等軟硬件設(shè)備。這些設(shè)備的投入可以保證實現(xiàn)檔案統(tǒng)一管理以及紙質(zhì)檔案的安全等。而在互聯(lián)網(wǎng)化方面，三甲醫(yī)院還需要投入電腦終端、存儲和交互服務(wù)器、攝影和錄音等硬件設(shè)備。另外，還需要各類軟件系統(tǒng)，如照片、錄音、錄像檔案處理軟件，綜合檔案管理軟件，手機APP軟件等。通過各類軟硬件建設(shè)，有助于檔案管理工作制度化，使檔案的生成、編號、轉(zhuǎn)移和注銷流程化、有序化，并可實現(xiàn)隨時隨地的檔案管理。檔案資源庫還應(yīng)方便非辦公群體的使用，讓檔案資源服務(wù)更多的群體。3.計算機網(wǎng)絡(luò)中心聘請和培養(yǎng)專業(yè)工作人員對網(wǎng)絡(luò)軟件、硬件設(shè)施等進行安全維護、應(yīng)用性管理和創(chuàng)新性升級改革，從而順應(yīng)時代發(fā)展要求，提高醫(yī)院檔案管理工作的基本水平。首先，是網(wǎng)絡(luò)的物理安全。全移動式辦公的基礎(chǔ)是流暢的電子網(wǎng)絡(luò)，這需要各類網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、電器設(shè)備24小時保持正常運轉(zhuǎn)，醫(yī)院可將此類設(shè)備交由專業(yè)公司負責(zé)運營。其次，要避免軟件系統(tǒng)遭遇網(wǎng)絡(luò)攻擊。網(wǎng)絡(luò)黑客以及病毒始終是潛在威脅，必須為醫(yī)院局域網(wǎng)設(shè)置防火墻、并在服務(wù)器和各終端安裝專業(yè)殺毒軟件，對路由器、數(shù)據(jù)庫加密，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊。最后，來自系統(tǒng)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)威脅往往最大，為防止醫(yī)院內(nèi)部人員泄露機密，應(yīng)為所有的檔案文件設(shè)定密級。

三、醫(yī)院取得的成效

2016年1月順利創(chuàng)建成為“湖北省AAA級檔案室”；2018年通過省特級檔案工作目標管理；2019年至今，各類檔案利用年均達1000人次，2500余卷。

四、總結(jié)

綜上所述，該醫(yī)院檔案管理已轉(zhuǎn)型為信息化管理，創(chuàng)新了檔案管理的服務(wù)方式，提高管理人員的綜合能力，增強了軟硬件條件的改善，促進醫(yī)院檔案管理工作邁向現(xiàn)代化和科學(xué)化，服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展進步。