淺談醫(yī)院檔案管理如何適應信息化建設

臨沂市婦幼保健院（以下稱“我院”）作為一所綜合性婦幼保健院，業(yè)務領域較廣，涉及醫(yī)療、保健、科研、教學等，因此醫(yī)院檔案不僅涉及醫(yī)護人員的人事檔案、患者病例資料、醫(yī)生處方等，還涉及科研項目、教育教學等資料，因此管理難度較大。信息化時代為醫(yī)院檔案管理提供了新的發(fā)展方向。對此，我院在對現(xiàn)行檔案管理流程進行梳理的基礎上，充分利用現(xiàn)代信息技術，主動應對時代變革，探索全新的檔案管理方法和理念，并取得一定成效，為檔案信息化向智慧檔案邁進奠定了良好基礎。

一、醫(yī)院檔案管理與信息化建設相適應的必要性

（一）滿足社會發(fā)展需求。在國家出臺的一系列文件中，對信息化建設提出了諸多要求，如《全國檔案信息化建設實施綱要》就明確指出，要盡快推進全國檔案信息化建設進度；《2006-2020年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》也明確提出，醫(yī)療行業(yè)應加快信息化建設。從馬克思哲學角度來看，世界是處于變動發(fā)展狀態(tài)的，我們要關注社會發(fā)展這一因素，尤其是在計算機、互聯(lián)網(wǎng)全面普及，高效、共享成為時代主題的背景下。筆者認為，開展檔案信息化建設是符合馬哲思想的，同時也是遵循社會發(fā)展規(guī)律的。

（二）滿足醫(yī)院檔案管理自身發(fā)展需求。在開展檔案信息化建設前，我院檔案管理依舊采用的是傳統(tǒng)的采集、錄入模式，且多為紙質(zhì)檔案，管理和使用程序都較為繁瑣，醫(yī)院雖然投入大量的人力、物力和財力，工作效率卻沒有得到實質(zhì)性提升。隨著信息化建設進程的推進，通過網(wǎng)絡系統(tǒng)就可以獲取檔案信息，并進行采集、錄入、歸檔和管理，不僅提高了工作效率，也提升了醫(yī)院的社會服務影響力，如今只需要提供身份證或是有效證件，就可以檢索所需信息，且與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案不易丟失，提高了檔案儲存的時效性。不僅如此，如今來院就診的患者，可以直接通過網(wǎng)絡預約掛號、繳費、查詢醫(yī)生信息等，提高了醫(yī)院的工作效率，這些都源于檔案管理信息化建設所帶來的改變，同時也得益于醫(yī)院檔案管理的自身發(fā)展需要。

二、我院檔案管理主動適應信息化建設的做法

（一）做好檔案管理信息化建設前期準備工作。2018年，國務院辦公廳印發(fā)了《關于促進“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療健康”發(fā)展的意見》，鼓勵各級醫(yī)療機構充分利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”對現(xiàn)有醫(yī)療服務進行優(yōu)化。在此政策環(huán)境下，我院組織召開了檔案管理信息化建設工作籌備會議，厘清當前我院開展檔案信息化管理的優(yōu)勢和不足，找出需要改進的地方，并對現(xiàn)有的文書檔案、科技檔案、病歷檔案、人事檔案、會計檔案以及音像實物檔案等門類進行分類整理，為后續(xù)電子檔案錄入奠定基礎。同時，圍繞群眾看病“難、繁、貴”等醫(yī)療服務不到位問題，建立“智慧檔案”之病歷檔案庫，實現(xiàn)了門診檢驗、住院診療、既往病史以及專家會診等于一體的數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)，建立了規(guī)范化的門診與住院電子病歷檔案管理體系。此外，我院還針對除病歷檔案以外的檔案門類，構建了綜合化的檔案體系，借助大數(shù)據(jù)挖掘技術，分析這些檔案的價值，從而為醫(yī)院醫(yī)學技術、醫(yī)療服務以及醫(yī)院文化的發(fā)展提供了豐富的內(nèi)涵支撐。

（二）建立數(shù)字檔案館。隨著“科技興檔、科技強檔”理念的不斷普及，近年來，我院加強了對數(shù)字化檔案館的建設力度，投入了大量的人力和財力，主要表現(xiàn)在以下幾方面：一是搭建平臺，推動數(shù)字檔案館的建設進程。為了實現(xiàn)我院各門類檔案資源的有效整合，使得檔案管理更高效、檔案應用更便捷，我們在確保檔案信息高度安全的情況下，依托互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)構建了數(shù)字檔案平臺，并投入大量經(jīng)費用于管理與應用系統(tǒng)的研發(fā)，實現(xiàn)了在局域網(wǎng)中獨立運行系統(tǒng)的功能，有效與外界進行了隔離，屬于我院內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，主要開展各門類檔案的收集、整理、加工、分類和存儲。該系統(tǒng)總體框架由五個層次構成：基礎層、數(shù)據(jù)層、應用支撐層、應用層以及外部接入層。通過實踐表明，該系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案檢索耗時低于3s，且檢索準確率高達99%。二是整合醫(yī)院各區(qū)、各部門、各科室的檔案資源。建立統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理制度，明確檔案部門的職責與權利，為檔案信息化建設保駕護航。三是加快數(shù)字檔案資源建設。通過幾年努力，我院逐步完善局域網(wǎng)服務器相關配置，加大對網(wǎng)絡安全設備的引進，確保了電子檔案收管存的有效性和安全性。

（三）分步推進數(shù)字檔案室建設。我院根據(jù)自身信息化發(fā)展規(guī)范以及上級主管部門的相關要求，將數(shù)字檔案室建設擺在首要位置。在平時，我院除醫(yī)療、教學、科研等工作會產(chǎn)生檔案資料外，公益知識健康講座、對口幫扶、醫(yī)聯(lián)體建設等活動，使得檔案載體不斷豐富，我們對當前情況進行全面分析，及時對歸檔計劃與標準進行調(diào)整優(yōu)化，不斷擴大醫(yī)院檔案的歸檔范圍，確保檔案管理全覆蓋。同時，為了能夠提高檔案信息的價值，給醫(yī)院其他部門和科室提供有效的醫(yī)療信息，我院圍繞大發(fā)展觀，組織檔案管理人員深入臨床、醫(yī)療、教學、科研一線征求意見，了解他們真實的檔案需求，有針對性地提供服務，將檔案利用的觸角伸向醫(yī)院各個科室和部門。2017年，我院開展了數(shù)字檔案室前期系統(tǒng)搭建和服務器測試工作，同時我們還根據(jù)實際情況，結合醫(yī)院檔案特點，對原有的檔案系統(tǒng)模塊進行優(yōu)化改進，確保系統(tǒng)的應用范圍涉及各門類檔案目錄的管理、歸檔電子檔案以及數(shù)字化影像資料等多個領域，包括檔案整理與收集、檔案接收與存儲、檔案利用與借閱等多個分類模塊，使得我院檔案管理以及檔案資源的利用更加便捷高效。2018年，在前期工作的基礎上，我院進一步對數(shù)字檔案室建設的實施步驟進行了明確和總體規(guī)劃，同時擬定了三步走計劃：先試點、再總結、后鋪開，以期循序漸進開展檔案信息化建設工作，同年底，我院邀請了專家對數(shù)字化檔案室進行驗收，獲得高度認可。2019年，我院加快了數(shù)字檔案室的建設步伐。首先，我們對數(shù)字檔案室的系統(tǒng)功能進行了優(yōu)化，實現(xiàn)了與醫(yī)院OA系統(tǒng)的無縫對接，為推動檔案管理信息化建設奠定了良好基礎。其次，我院積極開展檔案編研活動，借助我院院慶這一契機，建立了院史電子陳列館，編寫院志，同時編印我院的發(fā)展歷程畫冊、科技成果、榮譽譜以及科研論文匯編，整理現(xiàn)有的門類檔案，全方位、多層次搜索和尋求醫(yī)院遺失的檔案，為推動我院檔案信息化建設奠定良好基礎，力求到2020年底，建成以檔案管理部門檔案為核心，各科室、各部門相結合的檔案信息數(shù)據(jù)共建共享平臺，推進我院檔案資源的全面整合，實現(xiàn)我院各門類檔案管理現(xiàn)代化。

（四）加強專業(yè)人才隊伍建設。檔案管理信息化涉及多個層面的創(chuàng)新，包括技術、管理以及制度等，而我們知道，要想推動檔案管理信息化有序開展和良好運行，積極應對時代變革，適應信息化建設需求，必須要加強人才隊伍的培養(yǎng)，積極開展人才隊伍建設工作。對此，我院針對檔案信息化建設工作，制定了專門的人才培養(yǎng)體系，堅決避免出現(xiàn)建設過程中“重軟硬件投入，輕人才教育培養(yǎng)”的現(xiàn)象。我院所開展的培訓內(nèi)容主要有：信息化時代檔案管理的新理念與新知識、檔案信息化建設的相關法律法規(guī)、醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)檔案信息化建設的經(jīng)典案例、系統(tǒng)操作技能以及亟待解決的專項重難點問題等。培訓對象不僅包括檔案管理人員，同時各科室、各部門也相繼開展類似培訓活動，力求讓全體醫(yī)務工作者都提高對檔案信息化建設的重視，并主動參與進來。通過建立科學的培訓機制，我院檔案管理人才隊伍信息化意識、檔案信息化管理的能力均得到大幅度提升，同時也塑造了良好的工作氛圍，無形之中增強了工作人員的責任心。

三、結語

總而言之，臨沂市婦女兒童醫(yī)院檔案管理信息化建設工作在各級領導的指導和關心下，取得了優(yōu)異成績，并積累了一定經(jīng)驗，在此與大家分享。對于每一位檔案管理人而言，信息化建設的每一步都是新起點，要想實現(xiàn)檔案數(shù)字化建設，任務艱巨，我們會在今后的工作中不斷總結和完善，拓展思路，提升標準，努力將醫(yī)院檔案信息化管理水平推向新高度。隨著醫(yī)療體制改革的持續(xù)推進，在建設過程中勢必會遇到各種難題與挑戰(zhàn)，我們會以此為契機，勇往直前，不斷進取，狠抓落實，緊緊圍繞“健康臨沂”的發(fā)展目標，不斷強化我院數(shù)字檔案室建設，加快推進檔案信息化建設進程，積極探索符合我院發(fā)展戰(zhàn)略的檔案管理新模式，切實提高醫(yī)療檔案服務水平。