醫(yī)院人事檔案信息化管理路徑研究

一、促進(jìn)檔案管理信息化的必要性

（一）為選聘人員提供信息參考。以往的傳統(tǒng)檔案管理主要是通過紙質(zhì)材料進(jìn)行收集與記錄，這樣不僅會(huì)浪費(fèi)大量的人力物力，同時(shí)檔案還容易出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象。借助計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)醫(yī)院人員檔案進(jìn)行存儲(chǔ)與梳理，這種無紙化管理能夠大大方便檔案信息整理工作，解決了過去檔案管理方法的弊端。當(dāng)醫(yī)院需要招收人才時(shí)，借助互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以方便快捷地獲取想要了解的人才資料，有利于盡快熟悉求職人員的基本情況，從而能夠根據(jù)學(xué)歷、工作經(jīng)歷、所獲獎(jiǎng)項(xiàng)等等因素快速進(jìn)行判斷與選擇。人員信息不僅可以用于人員的選聘，還可以用于對(duì)內(nèi)部人員的專業(yè)情況進(jìn)行分析，以便更好地根據(jù)這些情況對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)與教育。

（二）增強(qiáng)信息管理的有效性。在以往的信息管理過程中，由于檔案信息數(shù)量大、內(nèi)容繁雜，包括各種醫(yī)生和護(hù)士的從業(yè)執(zhí)照，以及學(xué)歷、證書、獲獎(jiǎng)情況等，這就導(dǎo)致檔案信息管理的工作量非常大，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息損壞與丟失的情況。相關(guān)政府部門會(huì)定期審核這些資料信息，以保證其真實(shí)可靠性。以往的紙質(zhì)檔案與材料移送會(huì)導(dǎo)致巨大的不便。計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入為傳統(tǒng)信息整理工作提供了極大的幫助，使人員的信息管理高效、快捷，能夠隨時(shí)調(diào)出所需資料進(jìn)行查看，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院信息管理的現(xiàn)代化。

（三）保障人員信息的真實(shí)性。以往的醫(yī)院信息管理都是依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料，但是這種方式難以適應(yīng)現(xiàn)代化高效化的工作要求，正逐步得到改變與更新。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案存儲(chǔ)最大的優(yōu)點(diǎn)就在于容量大，一個(gè)小小的硬盤就可以容納龐大的數(shù)據(jù)信息，然而紙質(zhì)的材料所占空間較大，同時(shí)對(duì)于存放的空間濕度、溫度等環(huán)境要求較高，容易老化損壞。人員信息是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過程，經(jīng)常需要進(jìn)行補(bǔ)充與調(diào)整，紙質(zhì)材料更改步驟繁瑣，且人工填寫容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，不能避免由于利益驅(qū)使偷改材料的情況。

二、目前醫(yī)院人員信息管理的弊端

（一）管理手段過于陳舊。隨著經(jīng)濟(jì)與科技的快速發(fā)展，醫(yī)院越來越重視自身的各種硬件儀器設(shè)施以及醫(yī)療水平的提高，從而大大提高了整體醫(yī)療水平。許多醫(yī)院在更新醫(yī)療設(shè)備時(shí)沒有重視醫(yī)院信息管理手段的提升，導(dǎo)致醫(yī)院的信息管理部門仍然處于一種工作效率低下的情況。甚至有的醫(yī)院信息管理部門電腦非常老舊，無法繼續(xù)正常使用，卡頓程度嚴(yán)重，難以承擔(dān)最基本的信息處理工作。

（二）信息管理體系不規(guī)范?，F(xiàn)如今許多醫(yī)院的信息管理體系不規(guī)范，沒有明確的要求與標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致醫(yī)院信息管理部門員工工作時(shí)主觀性非常強(qiáng)，缺乏必要的規(guī)范性。而且由于缺乏制度的規(guī)范，一些工作人員消極怠工，工作懶散，缺乏責(zé)任心，這個(gè)時(shí)候非常需要一個(gè)嚴(yán)格且強(qiáng)有力的制度對(duì)這種現(xiàn)象進(jìn)行管理。只有制定了完備的信息管理體系，才能夠讓工作人員的活動(dòng)有規(guī)可循，有制度的約束，能在一定程度上提升員工工作的主動(dòng)性。

（三）信息管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)。影響信息管理工作的一個(gè)重要因素在于醫(yī)院信息管理人員的專業(yè)素質(zhì)，目前醫(yī)院相關(guān)從業(yè)人員的普遍專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，有的信息管理工作者并沒有學(xué)習(xí)過相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，有的則年紀(jì)較大。這就導(dǎo)致這些信息管理者對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用能力不佳，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)能力較差，所以短時(shí)間內(nèi)難以熟練掌握各種信息的錄入與查詢技巧，這些都不利于信息管理工作效率的提升。

（四）檔案實(shí)際利用率低。人事檔案信息關(guān)系到一個(gè)人的核心信息，具有隱秘性，不能輕易被他人獲取與查看。所以通常個(gè)人檔案都采取一種嚴(yán)格的封閉式存放方式，這能夠大大提升個(gè)人信息的安全性與隱私性，但是從另一種角度來看，這種隱秘性某種程度上阻礙了檔案信息的管理。同時(shí)，個(gè)人信息檔案含有大量的信息，從一個(gè)人出生至今各個(gè)方面的重要信息都會(huì)納入檔案的記錄范圍內(nèi)，通過檔案信息的調(diào)取，能獲得個(gè)人的基本情況，但是難以真正了解員工的性格、素質(zhì)等方面的因素。目前醫(yī)院檔案信息管理工作存在著一定的僵化，內(nèi)容千篇一律，不能真正體現(xiàn)個(gè)人的情況，也不能將其作為參考標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)用性較差?？偟膩碚f，現(xiàn)在的重要問題就是如何平衡檔案信息的隱私性與檔案信息的信息化發(fā)展之間的關(guān)系。在保證檔案信息的安全與隱私的條件下，能夠?qū)⑿畔浫胗?jì)算機(jī)中，并且能夠根據(jù)需要隨時(shí)提取。

三、借助計(jì)算機(jī)管理檔案信息的要求

（一）保護(hù)隱私。醫(yī)院的檔案信息管理工作最重要的是確保信息的安全性與私密性，能夠防止檔案信息被無關(guān)人員盜用，保護(hù)員工的個(gè)人信息安全。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案的存儲(chǔ)與管理，必須要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，避免不良病毒的入侵，防止信息被他人獲取。同時(shí)，醫(yī)院必須要對(duì)檔案信息的建設(shè)工作加以重視，增強(qiáng)資金以及人力物力的投入，建立現(xiàn)代化、信息化的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。從而能夠從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度提高醫(yī)院檔案信息管理工作的效率，使檔案信息能夠真正發(fā)揮其作用。

（二）嚴(yán)格管理。醫(yī)院的信息檔案管理必須要有一個(gè)嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，在信息的處理歸類、信息的錄入以及信息的共享等方面要有具體的要求。只有這樣，才能避免信息檔案管理過程中的主觀隨意性，更好地確保數(shù)據(jù)信息的真實(shí)可靠。要著眼于醫(yī)院信息檔案信息化管理系統(tǒng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展來設(shè)計(jì)與規(guī)劃，以便于使信息化管理跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，確保能夠長(zhǎng)期發(fā)揮作用，大大提升信息管理工作的效率。

四、計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息檔案結(jié)合的優(yōu)化路徑

（一）完善檔案信息管理體系。完善醫(yī)院的檔案信息管理體系是進(jìn)行現(xiàn)代化信息管理的前提條件。只有在制定完備的信息管理工作規(guī)范的基礎(chǔ)上，才能更好地對(duì)各種主觀隨意的工作作風(fēng)進(jìn)行糾正。在了解目前人事檔案管理工作的基礎(chǔ)上建立有效的管理體系，然后再明確各個(gè)工作環(huán)節(jié)及步驟，把工作具體劃分到各個(gè)人員身上，建立失職追責(zé)制度，從外部對(duì)工作人員的行為進(jìn)行約束。同時(shí)，為了保障檔案信息的安全性與保密性，必須要對(duì)每次檔案信息的調(diào)取與查看進(jìn)行記錄，并且要具體記錄查看的范圍與時(shí)間，從而保證檔案處于嚴(yán)格的管理與監(jiān)控之下，嚴(yán)格保障醫(yī)院人員的信息安全。

（二）定期完善信息管理的相關(guān)設(shè)施。要想促進(jìn)醫(yī)院檔案信息管理的現(xiàn)代化與信息化，必須要有一定的硬件設(shè)備作為條件與基礎(chǔ)，所以必須要有計(jì)算機(jī)以及信息管理的軟件與系統(tǒng)。要定期排查計(jì)算機(jī)設(shè)備的有效性，對(duì)問題設(shè)備進(jìn)行更換與維修，對(duì)于軟件系統(tǒng)要及時(shí)加以更新，從而保障信息管理工作的高效進(jìn)行。并且，可以安排信息管理工作人員去信息管理好的醫(yī)院學(xué)習(xí)，借鑒其優(yōu)秀的管理模式與管理制度。

（三）建立信息管理人員的教育與培訓(xùn)制度。當(dāng)前許多醫(yī)院的檔案信息管理工作者并非專業(yè)人員，所以檔案管理工作能力不佳，效率難以提升，所以要加強(qiáng)專業(yè)人才的聘用，選擇具有熟練計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息管理經(jīng)驗(yàn)的有關(guān)人才。建立人員的定期教育與培訓(xùn)制度，加強(qiáng)員工的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，對(duì)員工進(jìn)行專業(yè)能力的培訓(xùn)，對(duì)員工進(jìn)行思想道德方面的教育，使其具有較高的責(zé)任感，提高工作的積極性。同時(shí)，必須要通過一定的獎(jiǎng)懲制度對(duì)員工的工作水平進(jìn)行考量，鼓勵(lì)上進(jìn)員工，懲罰消極、怠工的人員。

（四）提升檔案信息管理的保密性。要想保障檔案信息化管理過程中的安全性，必須要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性進(jìn)行加強(qiáng)，確保計(jì)算機(jī)的安全性，不受其他電腦病毒的入侵，從而保障數(shù)據(jù)存儲(chǔ)以及錄入過程中的保密性。并且要提高檔案信息工作人員的意識(shí)，讓其認(rèn)識(shí)到檔案信息的重要性及其泄漏的嚴(yán)重后果，從而增強(qiáng)工作的責(zé)任感與使命感，自覺在工作過程中保護(hù)信息的安全。同時(shí)，檔案管理人員在具備熟練的計(jì)算機(jī)使用技術(shù)的基礎(chǔ)上，定期對(duì)計(jì)算機(jī)的安全性進(jìn)行檢查，及時(shí)察覺風(fēng)險(xiǎn)并進(jìn)行完善。

（五）堅(jiān)持檔案信息管理的及時(shí)性。由于每個(gè)人都是不斷變化發(fā)展著的，所以檔案信息需要不斷進(jìn)行更新、補(bǔ)充、完善。具體需要進(jìn)行三個(gè)方面的工作：首先，加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)。根據(jù)需要可以引進(jìn)國內(nèi)外先進(jìn)的檔案信息處理技術(shù)，對(duì)過去的檔案信息進(jìn)行大規(guī)模的錄入與更新，工作完成之后，可以通過互聯(lián)網(wǎng)便捷地對(duì)這些檔案進(jìn)行管理。其次，要及時(shí)對(duì)人事檔案進(jìn)行更新與補(bǔ)充。由于醫(yī)院的人事檔案需要記錄每個(gè)人的工資情況、職位變動(dòng)情況、獎(jiǎng)懲情況以及職稱情況，這些內(nèi)容總是處于不斷變化之中，所以要定期對(duì)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行完善與更新，保證檔案信息的時(shí)效性與準(zhǔn)確性。再次，要重視人才的培養(yǎng)與教育。加強(qiáng)人才的教育與培訓(xùn)，提升信息管理人員的計(jì)算機(jī)使用能力，及時(shí)對(duì)新進(jìn)人員以及調(diào)走的人員檔案進(jìn)行處理。

五、結(jié)語

總的來說，醫(yī)院的信息管理部門必須要深入了解醫(yī)院信息管理工作的情況，再結(jié)合有關(guān)醫(yī)院信息化管理的成功案例，對(duì)自身的信息管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與提升。此外，還應(yīng)該注重信息管理員工的教育與培訓(xùn)，提升其專業(yè)能力，制定完善的信息管理制度，使醫(yī)院的信息管理工作符合規(guī)范，全面提高醫(yī)院的現(xiàn)代化信息檔案管理能力。