對(duì)醫(yī)院文書(shū)與檔案工作有效銜接的體會(huì)

醫(yī)院文書(shū)檔案記錄了醫(yī)院的各項(xiàng)行政管理活動(dòng)，具體包括上級(jí)和醫(yī)院內(nèi)部制定的各種政策性、指導(dǎo)性、業(yè)務(wù)性的文件，醫(yī)院的各種重要證件、重要事件、會(huì)議記錄，以及與其他組織往來(lái)的相關(guān)文件、責(zé)任書(shū)、協(xié)議、合同等等。它是醫(yī)院運(yùn)營(yíng)過(guò)程的真實(shí)全面反映，是醫(yī)院開(kāi)展各項(xiàng)管理工作和項(xiàng)目的重要基礎(chǔ)，對(duì)于戰(zhàn)略決策的制定有著非常重要的意義。一些醫(yī)院在檔案管理工作中對(duì)于文書(shū)檔案的重視度不足，文書(shū)檔案管理的及時(shí)性和規(guī)范性不夠，對(duì)于醫(yī)院的戰(zhàn)略發(fā)展會(huì)造成較大的阻礙。

一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）檔案內(nèi)容。醫(yī)院的文書(shū)檔案記載了醫(yī)院的各項(xiàng)行政管理活動(dòng)，檔案內(nèi)容涉及多個(gè)部門和科室，不同科室的工作性質(zhì)有較大的差異，因此檔案內(nèi)容不僅種類繁多，還具有很強(qiáng)的專業(yè)性。

（二）管理重點(diǎn)。在醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作中，以重要事件作為記錄重點(diǎn)，在進(jìn)行檔案收集過(guò)程中，還要注意文件前因后果的邏輯性和完整性，及時(shí)對(duì)事件內(nèi)容、進(jìn)展以及結(jié)果等材料進(jìn)行匯總。檔案載體除了紙質(zhì)檔案，還涉及不同載體的檔案，比如電子檔案、光盤、照片、實(shí)物。

（三）相互關(guān)聯(lián)。文書(shū)工作是檔案管理工作開(kāi)展的前提，兩者相輔相成，做好文書(shū)跟檔案工作的有效銜接，是提升醫(yī)院檔案管理水平的重要手段。

二、醫(yī)院文書(shū)與檔案工作銜接中的問(wèn)題

（一）兩者存在脫節(jié)的情況。在醫(yī)院的日常管理工作中，很多醫(yī)院沒(méi)有做好文書(shū)工作與檔案工作的有效銜接,只關(guān)注日常文書(shū)工作的完成情況，而忽略了文書(shū)檔案管理工作。部分工作人員的檔案管理意識(shí)比較淡薄，導(dǎo)致每年統(tǒng)一歸檔時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)文件殘缺不全、內(nèi)容相互關(guān)聯(lián)的文件沒(méi)有系統(tǒng)收集的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響歸檔的系統(tǒng)性和完整性。檔案室工作人員收集來(lái)自各職能科室的文件時(shí)，經(jīng)常接收到一些有問(wèn)題的文件資料，導(dǎo)致專職檔案人員在每年的文書(shū)整理工作中需要花費(fèi)大量的時(shí)間，工作效率大大降低，還影響到文書(shū)檔案的歸檔質(zhì)量。

（二）對(duì)文書(shū)檔案管理重視不夠。醫(yī)院的綜合檔案室負(fù)責(zé)每年文書(shū)檔案的歸檔工作，需要各職能部門積極配合，在日常工作中注意文書(shū)資料的收集，保證在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)集中整理并交接給綜合檔案室。但是在具體工作過(guò)程中，一些部門的領(lǐng)導(dǎo)不重視文書(shū)檔案的管理工作，導(dǎo)致兼職檔案員頻繁更換，有的兼職檔案員缺乏檔案知識(shí)，有的以應(yīng)付的態(tài)度對(duì)待檔案工作，從源頭上影響了文書(shū)檔案的質(zhì)量。因?yàn)楦髀毮懿块T的工作具有很強(qiáng)的專業(yè)性，只有公文處理員和兼職檔案人員能夠確定移交的檔案是否全面完整，專職檔案員無(wú)法對(duì)其進(jìn)行判斷，因此，各職能部門對(duì)檔案的重視程度直接決定了醫(yī)院文書(shū)跟檔案工作的銜接效果。

（三）檔案管理制度沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，文件的數(shù)量逐年增加，文件的類型也有所變化，但醫(yī)院現(xiàn)有的文書(shū)檔案管理體系不夠完善，文書(shū)檔案規(guī)范化流程、文書(shū)檔案工作制度和歸檔分類方案未及時(shí)修訂，特別是對(duì)于檔案工作的激勵(lì)制度基本沒(méi)有涉及，在目前專職檔案人員配備不足，大部分檔案人員兼職的情況下，如果沒(méi)有相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，會(huì)喪失他們對(duì)檔案工作的積極性。再加上檔案專業(yè)在醫(yī)院屬于非主系專業(yè)，醫(yī)院比較注重培養(yǎng)醫(yī)療人才，而忽視了對(duì)檔案人才的培養(yǎng)，缺乏對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的支持力度，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理人員專業(yè)化水平不夠。

（四）醫(yī)院檔案管理從業(yè)人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。醫(yī)院檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平與現(xiàn)代化的文書(shū)檔案工作要求存在一些差距。一方面，醫(yī)院的文書(shū)檔案管理大多與辦公室、黨辦、醫(yī)務(wù)科等部門緊密聯(lián)系，文書(shū)檔案管理人員不僅需要具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還需具備醫(yī)院綜合管理的知識(shí)體系；不僅要了解一些醫(yī)療專業(yè)的常識(shí)，還要了解醫(yī)院的歷史和文化；不僅要熟練掌握傳統(tǒng)的檔案管理方法，還要掌握與電子檔案管理相關(guān)的信息技術(shù)知識(shí)，而目前管理人員隊(duì)伍中往往缺乏這樣的復(fù)合型人才。另一方面，存在重業(yè)務(wù)、輕檔案管理的現(xiàn)象，醫(yī)院有限的編制更多地向一線醫(yī)務(wù)人員傾斜，使得從事文書(shū)檔案管理工作的專職人員數(shù)量只減不增，而且相應(yīng)的培訓(xùn)深造和晉升的機(jī)會(huì)也十分有限。

（五）醫(yī)院對(duì)檔案管理的投入較少。大部分公立醫(yī)院存在用房緊張的情況，保存檔案的場(chǎng)所和職能科室的辦公空間很有限，再加上日常工作中每天都產(chǎn)生大量的文書(shū)材料，如果不注意及時(shí)分類和保存，很容易發(fā)生重要文件資料丟失的情況。無(wú)論是各職能部門還是綜合檔案室，有的環(huán)境根本達(dá)不到存儲(chǔ)重要檔案的條件，很難完全達(dá)到檔案管理“十防”的要求，如遇上房屋漏水和內(nèi)澇的情況，檔案損失的風(fēng)險(xiǎn)極大。

三、強(qiáng)化醫(yī)院文書(shū)與檔案工作銜接的策略

（一）保障文書(shū)工作跟檔案工作的規(guī)范銜接。在醫(yī)院文書(shū)檔案的管理工作中，文書(shū)質(zhì)量決定著檔案管理的水平，因此相關(guān)管理人員要保證文書(shū)跟檔案工作之間形成良好的銜接效果。首先，要選擇文書(shū)管理人員擔(dān)任科室的兼職檔案員，承擔(dān)文書(shū)材料的立卷以及歸檔工作。在進(jìn)行文件的處理過(guò)程中，各科室兼職檔案員要及時(shí)跟進(jìn)并完善文件材料的內(nèi)容，確保文書(shū)檔案及時(shí)收集整理齊全，對(duì)于所有的收發(fā)文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，一旦發(fā)現(xiàn)文件缺失的問(wèn)題，要在第一時(shí)間內(nèi)進(jìn)行處理。其次，綜合檔案的專職檔案人員要積極與兼職檔案員進(jìn)行溝通，及時(shí)給予兼職檔案員幫助和指導(dǎo)，緊密結(jié)合醫(yī)院檔案的立卷原則和方法，保障文書(shū)檔案的質(zhì)量。比如，在近期開(kāi)展的新冠病毒肺炎疫情防控工作期間，醫(yī)院產(chǎn)生了大量相關(guān)文件材料，應(yīng)該將此作為本年度重要的歸檔工作來(lái)抓，醫(yī)院應(yīng)及時(shí)發(fā)布通知，作為各職能部門歸檔工作的指導(dǎo)文件，并提出具體歸檔要求，專職檔案員要定期督促各科室認(rèn)真完成此項(xiàng)歸檔工作。最后，兼職檔案員向醫(yī)院檔案部門定期移交上一年形成的檔案后，專職檔案管理人員應(yīng)立刻開(kāi)展文書(shū)檔案的整理、鑒定、分類、編目和檢索、統(tǒng)計(jì)、電子化，以備提供檔案利用。專職檔案員在歸檔過(guò)程中，一旦發(fā)現(xiàn)文件缺失的情況應(yīng)及時(shí)和兼職檔案員進(jìn)行溝通并補(bǔ)全檔案，特別是帶有批復(fù)的文件以及重大事件的相關(guān)檔案材料要引起高度重視。只有做好了以上三個(gè)方面的工作內(nèi)容，強(qiáng)化各部門之間的文書(shū)檔案合作意識(shí)，才能保證文書(shū)跟檔案工作有效銜接。

（二）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。通過(guò)檔案利用發(fā)揮的實(shí)效，讓醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并把檔案建設(shè)加入組織的中長(zhǎng)期計(jì)劃中，還要投入更多的資金到檔案設(shè)施設(shè)備和檔案人才培訓(xùn)中。當(dāng)然，醫(yī)院文書(shū)檔案管理需要高素質(zhì)的檔案人才，他們既要具備公文能力和文書(shū)檔案的專業(yè)知識(shí)，也要掌握信息技術(shù)和安全保密等方面的專業(yè)知識(shí)。在醫(yī)院難以增加行政人員的情況下，應(yīng)加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)工作，定期派檔案人員參加檔案培訓(xùn)，確保其掌握檔案管理理論和方法，并且要求檔案管理人員在日常工作中通過(guò)多種途徑和方式，來(lái)宣傳文書(shū)檔案管理工作的重要性，這樣才能夠深化管理人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)知程度，對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的有序開(kāi)展有著積極意義。

（三）完善文書(shū)檔案管理體系。傳統(tǒng)的管理體系難以滿足目前醫(yī)院的文書(shū)檔案管理需求，只有與時(shí)俱進(jìn)，不斷完善文書(shū)檔案管理體系，才能為后續(xù)檔案管理體系建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要把每年的文書(shū)檔案規(guī)范化流程、文書(shū)檔案工作制度和歸檔分類方案進(jìn)行討論和修訂，優(yōu)化工作方法，明確責(zé)任分工。醫(yī)院可以結(jié)合實(shí)際情況，在現(xiàn)有的管理基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理人員的職能和權(quán)責(zé)進(jìn)行明確，通過(guò)適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)懲機(jī)制來(lái)提升文書(shū)檔案管理效果，并且要建立檔案管理工作業(yè)務(wù)考核體系，使考評(píng)結(jié)果和績(jī)效相結(jié)合，這樣才能確保文書(shū)檔案管理工作能夠有章可循，保障文書(shū)檔案管理工作的有序和高效開(kāi)展。

（四）增加檔案管理設(shè)備設(shè)施的投入。為了防止重要檔案遭受損失的風(fēng)險(xiǎn)，滿足當(dāng)前文書(shū)檔案工作的需求，醫(yī)院應(yīng)投入更多資金來(lái)購(gòu)買新型設(shè)備設(shè)施，還要建立穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫(kù)和安全的檔案局域網(wǎng)，并且安裝檔案信息化所需的軟件、殺毒工具。對(duì)于有條件的醫(yī)院要為綜合檔案室升級(jí)改造檔案庫(kù)房，沒(méi)有條件的必須購(gòu)置庫(kù)房所需的溫濕調(diào)節(jié)器等設(shè)備，檔案工作人員做好日常庫(kù)房的“十防”工作。檔案室工作人員還要逐步掃描歷年的紙質(zhì)文書(shū)檔案，使之轉(zhuǎn)化成電子文件形式，并按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）進(jìn)行管理。這些工作需要各科室兼職檔案員與檔案室專職檔案員共同合作，積極推進(jìn)文書(shū)檔案電子化建設(shè)，為檔案利用工作提供更便捷、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院的文書(shū)工作跟檔案工作在銜接過(guò)程中存在一些問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)工作人員提高對(duì)文書(shū)檔案管理的關(guān)注度，及時(shí)更新管理觀念與管理方法，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，注意文書(shū)跟檔案管理工作的銜接，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)建完善的管理機(jī)制，完善管理設(shè)施設(shè)備，有效提升文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量與效率，使檔案管理工作滿足醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)需要。