淺談辦公室文書檔案管理效率提升對(duì)策

辦公室工作是一個(gè)單位或機(jī)構(gòu)重要組成部門，起著上傳下達(dá)、溝通協(xié)調(diào)各部門工作的作用，是辦好各項(xiàng)工作的重要樞紐。因此，對(duì)單位而言，辦公室文書檔案管理工作是一項(xiàng)極為重要的工作，文書檔案管理效率的高低直接影響整個(gè)單位的管理成效。因此，提升辦公室文書檔案管理效率，能夠有效推動(dòng)單位各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，對(duì)一個(gè)單位或機(jī)構(gòu)有著重要的意義。

一、辦公室文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案管理缺乏規(guī)范的管理制度。辦公室工作繁瑣，人員編制少，工作人員平時(shí)沒有多余的精力和時(shí)間去做文件歸檔整理工作，容易出現(xiàn)文件隨意堆放、無序雜亂的狀態(tài)，給文書檔案管理帶來很多問題，職責(zé)職權(quán)劃分不清楚，加大了文件整理難度，導(dǎo)致工作人員相互推諉不愿盡心整理檔案。在這樣松散的管理模式下，不但文書檔案的利用率低，而且易造成檔案遺失或泄密。然而，大多數(shù)單位或機(jī)構(gòu)沒有意識(shí)到文書檔案管理的重要性，缺乏規(guī)范的管理制度，極大降低了檔案的利用率。

（二）對(duì)文書檔案管理工作重視程度較低。無論是企業(yè)或者事業(yè)單位，對(duì)文書檔案管理工作的重視程度普遍較低。這種不重視來源于兩方面：一方面，單位高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理支持與重視程度不高，只重視文件的批閱和執(zhí)行，忽視了文件后續(xù)的歸檔工作；另一方面，大多數(shù)工作人員屬于兼職，對(duì)文書檔案管理工作缺乏深入的了解，意識(shí)不到自己擔(dān)負(fù)的責(zé)任有多大。然而，文書檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣的工作，從文件鑒別是否需要?dú)w檔、歸檔的保管期限多久、如何整理裝訂入冊(cè)都需要投入大量的時(shí)間和精力，造成很多人不愿主動(dòng)去做。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)不重視直接影響文書檔案管理人員對(duì)自身工作的積極性，認(rèn)為自己已經(jīng)被邊緣化，自己的工作可有可無，失去了責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)。

（三）文書檔案管理配套基礎(chǔ)建設(shè)程度低，信息化水平不高。大多數(shù)單位或機(jī)構(gòu)的文書檔案存放點(diǎn)在庫房的一樓或是較低樓層，這些地方空氣比較潮濕，窗戶常年不通風(fēng)，利于霉菌生長(zhǎng)，不利于文書檔案存放。信息時(shí)代到來，文書檔案電子化勢(shì)在必行，陳舊的電子設(shè)備是阻礙檔案電子化進(jìn)一步發(fā)展的主因。一些單位由于財(cái)政資金緊張，對(duì)信息化建設(shè)投入不足，往往只是建立了OA辦公軟件系統(tǒng)，并未建立與之相匹配的檔案管理系統(tǒng)，將文件轉(zhuǎn)化為檔案的過程中，需要做很多重復(fù)性的工作，加大了文書檔案管理員的工作量。

（四）文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)低且積極性不高。文書檔案管理員大多數(shù)是由行政工作人員兼職或者是一些年齡較大的工作人員，他們沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和實(shí)踐，缺乏專業(yè)的知識(shí)，有些甚至無法熟練使用數(shù)字化辦公軟件和檔案管理軟件，依舊墨守成規(guī)使用傳統(tǒng)人工管理方法。此外，文書檔案管理人員往往得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，造成其對(duì)工作缺乏熱情，態(tài)度消極，主動(dòng)工作的積極性降低，從而導(dǎo)致辦公室文書檔案管理整體水平下降。

二、提升辦公室文書檔案管理的對(duì)策

（一）建立完善的辦公室文書檔案管理制度。辦公室應(yīng)該在當(dāng)前文書檔案管理的基礎(chǔ)上建立一套完善、適合本單位情況的辦公室文書檔案管理制度，以便文書檔案管理工作更好、更順利、更高效運(yùn)行。根據(jù)具體問題具體分析的辦法，可以針對(duì)文書檔案管理員、檔案使用者提出的難題，逐步將需要增加的新需求加入規(guī)章制度中，制定出來的規(guī)章制度會(huì)更加完整、科學(xué)且具有操作性。規(guī)章制度的建立，目的在于執(zhí)行。首先，領(lǐng)導(dǎo)者必須起帶頭作用，從意識(shí)上、行動(dòng)上支持文書檔案管理工作，要求各部門嚴(yán)格按照文書檔案管理制度貫徹執(zhí)行；其次，單位要做好文書檔案管理員思想教育工作，為其提供良好的工作環(huán)境和待遇，促使其用心做好工作；最后，文書檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，并將執(zhí)行過程中遇到的問題及時(shí)反饋解決，保證辦公室文書檔案管理更好地服務(wù)于單位。

（二）提高文書檔案管理工作重視程度。在實(shí)際工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，認(rèn)識(shí)到辦公室文書檔案管理工作對(duì)整個(gè)單位工作開展的重要性，將辦公室文書檔案管理工作提到同其他工作一樣重要的位置上。辦公室文書檔案管理水平的高低，離不開文書檔案管理人員對(duì)文書檔案的重視，每一份文件在其手中經(jīng)過，是否確定為歸檔文件，對(duì)檔案整理工作具有重要意義。因此，必須要提高文書檔案管理人員對(duì)文書檔案的重視程度。在平時(shí)工作中，單位可以在全單位范圍內(nèi)加強(qiáng)對(duì)文書檔案重要性的宣傳，多提供機(jī)會(huì)出去參加檔案培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不定期組織檔案驗(yàn)收工作，從思想上重視這份工作。

（三）改善配套基礎(chǔ)建設(shè)，利用信息化提高管理效率。針對(duì)檔案室保管條件較差的問題，可以加大對(duì)檔案工作的資金投入，配備除濕機(jī)和空調(diào)改善潮濕空氣，更換陳舊計(jì)算機(jī)、掃描儀、打孔機(jī)等為文書檔案管理創(chuàng)造良好條件。文書檔案工作，是由文書和檔案兩者組成的，兩者既有分工也有統(tǒng)一。改變以往文書工作和檔案管理工作是兩份獨(dú)立工作的觀念，將文書檔案與網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)相結(jié)合，建立文書檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）和檔案管理系統(tǒng)的無縫銜接。建立自動(dòng)化平臺(tái)有以下優(yōu)勢(shì)：一是可免去大量的信息數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，提高了檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度，提升了文件歸檔速度，從根本上降低了檔案管理員的勞動(dòng)強(qiáng)度，避免了人為原因所造成的問題。二是信息化管理文書檔案對(duì)以前年份遺漏的文件有補(bǔ)充和保護(hù)作用。文書檔案管理系統(tǒng)按件歸檔能夠隨時(shí)對(duì)遺漏文件進(jìn)行繼續(xù)或者插入等操作，保證了歷年文書檔案的完整性。三是運(yùn)用信息化管理文書檔案形成數(shù)據(jù)庫，便于查閱歷年檔案，避免花費(fèi)大量時(shí)間入庫查找，降低對(duì)原始紙質(zhì)檔案的損耗。信息化在助力文書檔案管理員整理文書檔案時(shí)，方便了檔案借閱者，借閱者可以通過云平臺(tái)自主查詢借閱開放的檔案資料，不但能有效保護(hù)原件，而且可以實(shí)現(xiàn)一份檔案多人使用，提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化。因此，各單位可以運(yùn)用信息化大力推行檔案管理平臺(tái)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化，建立數(shù)字檔案館，提高文書檔案管理效率。

（四）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。辦公室文書檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，而不是簡(jiǎn)單地將文件整理按年堆放，需要管理人員有專業(yè)的知識(shí)和較高的職業(yè)素養(yǎng)。提高文書檔案管理人員的素質(zhì)是提高文書檔案管理效率的前提。第一，制定行之有效的培訓(xùn)計(jì)劃，建立培訓(xùn)常態(tài)化機(jī)制。傳統(tǒng)管理模式下的檔案管理隊(duì)伍存在人員少、學(xué)歷低、業(yè)務(wù)素質(zhì)差等現(xiàn)象。單位可以對(duì)現(xiàn)有的文書檔案管理人員加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)培訓(xùn)，增強(qiáng)其基本業(yè)務(wù)技術(shù)能力。若缺少工作人員，可以招聘具有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的人來從事該工作，可從一定程度上提高檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)。只有不斷增強(qiáng)檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)，熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)，才能確保文書檔案在收集、歸檔、建檔、入庫過程中有序進(jìn)行，不出紕漏。第二，培養(yǎng)綜合性人才。隨著信息化時(shí)代的到來，檔案信息化已經(jīng)成為發(fā)展趨勢(shì)，這就需要培養(yǎng)一批既具有計(jì)算機(jī)專業(yè)技能又懂文書檔案管理的綜合性人才，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)文書檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化。第三，加強(qiáng)思想政治教育。辦公室文書檔案管理不僅需要文書檔案管理人員有較高的專業(yè)素質(zhì)，而且要求文書檔案管理人員有良好的職業(yè)操守和政治素養(yǎng)。檔案工作是一份真實(shí)記錄歷史的工作。維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性是每一位檔案管理員的使命和責(zé)任，這就要求檔案管理員有較高職業(yè)操守和政治素養(yǎng)，必須遵守憲法和法律，恪盡職守，嚴(yán)守黨和國(guó)家的秘密，做到不泄密。

（五）調(diào)動(dòng)文書檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性。在日常工作中，單位檔案管理人員普遍存在被邊緣化的現(xiàn)象，因此工作人員工作的積極性和主動(dòng)性不高，調(diào)動(dòng)文書檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性可從下面三方面入手：首先，尋找適合崗位的人。在招聘時(shí)要嚴(yán)格把關(guān)，針對(duì)崗位職責(zé)和工作性質(zhì)，招聘具有專業(yè)知識(shí)、較強(qiáng)責(zé)任心和富有工作熱情的人才來擔(dān)任此項(xiàng)工作。熱愛崗位，才能更好地從事檔案管理工作。其次，滿足文書管理員基本需求，幫助其調(diào)整心態(tài)。關(guān)心和滿足現(xiàn)有的檔案管理員工作的需求，加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，完善硬件軟件設(shè)施，為其提供優(yōu)越的辦公環(huán)境，消除其內(nèi)心被邊緣化的想法，以積極的態(tài)度投入工作中。此外，辦公室文書檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，鼓勵(lì)做好工作交接，可盡快熟悉文書管理工作。工作有序交接，保證檔案管理工作的持續(xù)性、穩(wěn)定性。最后，實(shí)施崗位責(zé)任制，加強(qiáng)考核力度。能夠增強(qiáng)辦公室檔案管理員的責(zé)任心，可從根本上提高辦公室檔案管理水平。建立健全激勵(lì)機(jī)制，可以激發(fā)員工的主觀能動(dòng)性，積極投入工作中。

三、結(jié)語

總的來說，辦公室文書檔案管理工作是一項(xiàng)真實(shí)記錄單位或機(jī)構(gòu)歷史發(fā)展進(jìn)程的工作，應(yīng)該以時(shí)代的要求和變化為導(dǎo)向，不斷摸索高效、可持續(xù)的管理模式。除了完善基礎(chǔ)配套設(shè)施的建設(shè)、強(qiáng)化檔案信息化管理、提高人員綜合素質(zhì)外，還要強(qiáng)化對(duì)文書檔案管理的重視，調(diào)動(dòng)文書檔案管理人員的主動(dòng)性和積極性。通過多方面的努力，確保辦公室文書檔案管理效率能夠進(jìn)一步提升，進(jìn)而推動(dòng)單位全面穩(wěn)定發(fā)展。