淺談軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更檔案整理和簽章上報工作

軍工產(chǎn)品定型工作是為統(tǒng)一和規(guī)范全軍通用軍械、裝甲、工程、防化、通用車輛、陸軍船艇裝備及其分系統(tǒng)、配套設(shè)備、保障設(shè)備、軟件、部件、原材料等的工作，進一步明確定型工作主要程序和要求，提高定型工作效率和質(zhì)量。軍工產(chǎn)品定型工作由設(shè)計定型、生產(chǎn)定型、定型圖樣和技術(shù)文件的檔案整理、簽章和上報工作組成，由定辦統(tǒng)一歸口管理，該工作的完成關(guān)系到該型號產(chǎn)品全年生產(chǎn)任務(wù)的完成，和該型號產(chǎn)品后續(xù)的生產(chǎn)以及訂購等問題緊密相關(guān)，所以檔案部門做好這項工作的意義非常重大，有助于主動提高檔案部門在企業(yè)科研生產(chǎn)中的影響、形象和地位。

一、檔案整理上報工作的基礎(chǔ)條件

軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件的檔案整理工作一般都是在承研承制單位收到軍工產(chǎn)品定型委員會批復后60個工作日內(nèi)進行的，企業(yè)的檔案部門要通過對文件進行收集、整理、曬圖、復印、制作、裝訂等一系列檔案管理程序，時間上并不寬裕，這就要求檔案部門必須高度重視該項工作，統(tǒng)一策劃統(tǒng)一部署，按時按點完成該工作。

（一）明確本單位產(chǎn)品設(shè)計定型圖樣和技術(shù)文件變更類型。軍工產(chǎn)品設(shè)計定型圖樣和技術(shù)文件變更分為三類：一是改變原有設(shè)計且影響產(chǎn)品主要戰(zhàn)術(shù)技術(shù)性能、結(jié)構(gòu)或互換性的變更；二是改變原有設(shè)計但不影響產(chǎn)品主要戰(zhàn)術(shù)技術(shù)性能、結(jié)構(gòu)及互換性的變更；三是不涉及上述情況的勘誤性變更。以筆者單位今年的軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更為例，批復里同意的技術(shù)狀態(tài)變更有兩種情況為專項技術(shù)狀態(tài)變更，四種情況為生產(chǎn)年度技術(shù)狀態(tài)變更。只有清楚本單位是何種情況才能更好地將更改落實到相關(guān)圖樣和技術(shù)文件中，由檔案人員統(tǒng)一進行更改、下發(fā)和檔案整理工作。

（二）確定軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件上報內(nèi)容，梳理其完整性。新研產(chǎn)品只需要按照《軍工產(chǎn)品定型工作指南》設(shè)計定型圖樣和技術(shù)文件清單要求準備即可，涉及專項類技術(shù)狀態(tài)變更的產(chǎn)品應(yīng)按照新研產(chǎn)品準備，其它技術(shù)狀態(tài)變更的產(chǎn)品只需準備變更部分內(nèi)容。筆者單位本年的變更共涉及到三種情況，有專項、器件停產(chǎn)和歸零。這就需要對此次變更的批復充分掌握，根據(jù)自身配套級別和批復依據(jù)對變更內(nèi)容及時、真實、完整、齊全、有效掌控。涉及專項技術(shù)狀態(tài)變更，筆者準備的內(nèi)容包括：總目錄、變更對照表、變更圖樣、變更技術(shù)文件、任務(wù)書、研制總結(jié)、軍事代表室對產(chǎn)品研制過程質(zhì)量監(jiān)督報告、試驗大綱、鑒定大綱、相冊、電子文檔等內(nèi)容。

（三）做好技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件的檔案整理工作。軍工產(chǎn)品時常需要跟隨整個大系統(tǒng)一起去完成檔案的簽章上報工作，各單位如果只是按照《軍工產(chǎn)品定型工作指南》去進行檔案整理，難免會出現(xiàn)細節(jié)上的不一致。配套單位通常依據(jù)總體的要求進行檔案整理工作，單位本次的檔案整理，就是根據(jù)總體傳真布置的要求，按照定型要求執(zhí)行。為了統(tǒng)一標準，檔案人員不僅翻閱了定型時下發(fā)的文件整理要求，還查閱了以前的簽章文件，力求做到高標準、嚴要求、高規(guī)格的檔案整理工作。

二、檔案人員所遇實際困難和挑戰(zhàn)

（一）上級單位和定辦要求的動態(tài)性。筆者單位的技術(shù)狀態(tài)變更是從2015年開始的，當時依據(jù)更改單把變更內(nèi)容全部落實到圖樣和技術(shù)文件當中，又根據(jù)傳真要求完成了全部圖樣和技術(shù)文件的檔案整理工作，為簽章做好充分準備，但是到2017年，又接到傳真布置該型號的代號變更，這樣就造成了以前的準備全部作廢，檔案人員心血付之東流。

根據(jù)《軍工產(chǎn)品定型工作指南》要求，變更定型圖樣和技術(shù)文件也應(yīng)組織復審會，復審內(nèi)容包括：圖樣和技術(shù)文件的裝訂、制作是否符合規(guī)定；圖樣和技術(shù)文件的產(chǎn)品名稱、簡稱和代號等是否規(guī)范；定型審查意見書中有關(guān)建議的落實情況，特別是產(chǎn)品制造與驗收規(guī)范、使用維護說明書、零備件目錄等技術(shù)文件修改意見的落實情況；對比產(chǎn)品定型審查時的圖樣和技術(shù)文件與簽章報告時的圖樣和技術(shù)文件。筆者單位的變更圖樣和技術(shù)文件在隨系統(tǒng)一起復審時，就有共性問題11條，個性問題4條，但是根據(jù)《專家意見及整改落實情況跟蹤表》及現(xiàn)場要求來看，還是無法滿足檔案人員整理工作中所遇的具體問題，隨著復審會后的要求越來越細化，依據(jù)《軍工產(chǎn)品定型工作指南》字面理解，檔案整理時難免會出現(xiàn)偏差，造成該項目出現(xiàn)多次大量的返工問題。

（二）需多部門分工與協(xié)作。軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件上報工作，不單單僅憑檔案部門一己之力就可以完成，此任務(wù)涉及到多個部門配合，一起協(xié)同作戰(zhàn)。從項目開始單位的科研生產(chǎn)部門就會接到通知，調(diào)動計劃安排任務(wù)；還需要質(zhì)量技術(shù)部門牽頭，所內(nèi)所外溝通，互通有無；相關(guān)事業(yè)部門的設(shè)計師及調(diào)度配合完成變更內(nèi)容落實到圖樣和技術(shù)文件中；企業(yè)的信息化部門準備簽章要求的“軍工產(chǎn)品定型電子文檔上報管理系統(tǒng)”，物資部門需負責購買符合要求的硬質(zhì)封面，駐所軍代室需對變更進行審查等，最終由檔案部門完成檔案整理和簽章、上報工作。

（三）時代進步與設(shè)備更新。由于企業(yè)購置傳統(tǒng)曝光曬圖機時間較早，機器老化嚴重，其機器不論是從環(huán)保還是從效能上都遠遠滿足不了要求，被激光數(shù)碼曬圖機替代。參加該軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更檔案整理和上報簽章預審會時就出現(xiàn)多家單位用激光數(shù)碼曬圖機曬出的圖紙參加預審，由于激光數(shù)碼曬圖機生產(chǎn)時間較短，即使有各種檢測報告，用以理論證明其圖紙的耐久性，但是在實際中并未經(jīng)過長久的時間驗證，對激光數(shù)碼曬圖機認識還需要一段時間，定辦檔案室對激光藍圖曬圖機曬制的圖樣和技術(shù)文件是拒收的，這就要求企業(yè)需要兩手準備，即要滿足傳統(tǒng)要求，還要不斷對新設(shè)備技術(shù)應(yīng)用和探索奠定未來的基礎(chǔ)。

（四）傳統(tǒng)“傳幫帶”模式下帶來的斷層問題。有些企業(yè)的軍工產(chǎn)品可能涉及一個型號或個別型號，企業(yè)檔案部門并非每年都去做該項檔案整理和簽章、上報工作。以筆者單位本次的軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件為例，其型號產(chǎn)品在2009年完成定型簽章上報工作，2018年初完成該型號技術(shù)狀態(tài)變更的檔案整理和簽章、上報工作。近10年的時間，只完成兩次定辦上報工作。由于時間跨度較大，最初做該項目的老師傅已經(jīng)退休，如今需啟動該項變更檔案整理和簽章、上報工作時，出現(xiàn)了無人可教、無人可授的尷尬局面。只能由“新人”獨挑大梁，通過自身研習《軍工產(chǎn)品定型工作指南》完成此項艱巨的任務(wù)。

三、對未來企業(yè)檔案管理工作的啟迪

（一）領(lǐng)導重視是關(guān)鍵，協(xié)同相關(guān)部門共同推進。軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件簽章上報工作，涉及企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)部門、定辦、軍事代表室、總體單位等，需要內(nèi)外各種協(xié)調(diào)和溝通配合，所以領(lǐng)導重視是決定該項目可否完成的必要條件，是重中之重。單位應(yīng)成立專門的項目組，由單位主要領(lǐng)導擔任總指揮，企業(yè)內(nèi)部整體統(tǒng)籌規(guī)劃協(xié)調(diào)為先，按照要求落實，責令各部門劃分責任到人，一起協(xié)同完成。筆者單位本次的年度變更，我們依據(jù)總體要求，和各相關(guān)部門完成了變更內(nèi)容落實圖樣和技術(shù)文件的工作，定辦審查和再整改，軍事代表室對整改意見的復查和落實工作。最終由檔案人員在定辦檔案室完成該型號產(chǎn)品的檔案簽章和各項移交工作。由此可見，企業(yè)任何型號檔案管理工作，不是單憑檔案部門就可以完成的，需要領(lǐng)導重視。重點大型型號檔案任務(wù)，經(jīng)常性的應(yīng)由所領(lǐng)導親自指揮，引領(lǐng)各相關(guān)部門相互配合同目標同努力，最終圓滿完成。

（二）勇于擔當，開啟主動新模式。檔案部門由于常年工作的被動性，不免面對軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件檔案整理和簽章、上報工作，產(chǎn)生一種自己只是一個等待接收各種指令，按照要求進行檔案整理工作，常認為自己就是裝訂人員。當筆者實際去執(zhí)行此項工作時發(fā)現(xiàn)，只要檔案人愿意勇于面對挑戰(zhàn)和困難，按時按點高質(zhì)量完成該項工作，確保后墻不倒，一定要改變原有思維開啟主動新模式。積極參與到每次的審查和布置任務(wù)的要求當中，請相關(guān)部門按時完成定辦初審、軍事代表室審查、檔案簽章和移交整改的措施落實。只有在以后的工作中，不斷提高積極性和主動性，保持對型號產(chǎn)品的持續(xù)跟進，勇于擔當，直面困難，披荊斬棘，開啟主動新模式，才能保證任務(wù)高質(zhì)量圓滿完成。

（三）強化學習，夯實基礎(chǔ)，砥礪奮進。軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件檔案整理和簽章、上報工作，只學習《軍工產(chǎn)品定型工作指南》是遠遠不能滿足簽章上報要求的，還應(yīng)結(jié)合定辦審查意見和國軍標文件一起研習。筆者單位的年度變更簽章移交文件的完整性是根據(jù)初審時《專家意見及整改落實情況跟蹤表》里的共性問題準備的，凡涉及專項變更的總目錄需要新增試驗大綱、軍事代表室質(zhì)量監(jiān)督報告、研制任務(wù)書和相冊。增加的文件根據(jù)初審會要求分為正式文件和備查文件，正式文件為曬圖機曬制的藍圖，入總目錄需編冊；備查文件為復印的文件，入總目錄但是不編冊。文件夾面簽及軟封面名稱需要檔案人員翻閱批復修改為和批復一致的產(chǎn)品名稱，具體要求為型號+系統(tǒng)+車+具體產(chǎn)品名稱+技術(shù)狀態(tài)變更+本文件名稱。面簽和軟封面的制作通過學習GJB1362A-2007定型文件封面和扉頁的樣式執(zhí)行。每份文件前增加的變更記錄表按照《軍工產(chǎn)品定型工作指南》中的樣式制作，但是制造與驗收規(guī)范要根據(jù)GJB 1854-1993《軍械裝備型號規(guī)范要求編寫要求》，添加產(chǎn)品簡要情況格式和規(guī)范更改情況規(guī)范格式。產(chǎn)品相冊根據(jù)指南要求篇幅為120mm×90mm或240mm×180mm，并配有包括拍攝對象、拍攝時間、拍攝地點的簡要文字說明。使用軟件“軍工產(chǎn)品定型電子文檔上報管理系統(tǒng)”，執(zhí)行GJB 5159-2004《軍工產(chǎn)品定型電子文件要求》，檔案人員按照該標準進行錄入和輸出工作。由于軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件的檔案整理和簽章、上報要求，有別于企業(yè)日常的檔案整理工作，所以需要檔案人員犧牲大量的休息時間去學習和實踐，這就對型號檔案管理人員提出了更高的要求。型號檔案人員平時應(yīng)牢記上級文件要求，精研檔案管理學等，將知識點點滴滴進行積累，轉(zhuǎn)化為檔案管理工作中的內(nèi)功，隨時面對各種型號檔案管理工作，做到心中有數(shù)不憂愁。

（四）實施激勵措施，提高員工的積極性。檔案管理員每天疲于應(yīng)付現(xiàn)行文件處理和型號產(chǎn)品的檔案整理工作，任務(wù)量本已非常大，接到軍工產(chǎn)品簽章上報要求后，因該任務(wù)時間緊、任務(wù)重、工作量大，對負責該型號產(chǎn)品的檔案員來說必然苦不堪言。筆者就親身經(jīng)歷過，白天處理日常型號產(chǎn)品檔案工作，只有利用晚上時間去整理軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更簽章和上報檔案，天天忙到半夜。企業(yè)領(lǐng)導有必要從日常的檔案管理入手，平衡忙閑不均的狀態(tài)，讓型號任務(wù)分攤到人，由主要檔案負責人在部門內(nèi)主抓，調(diào)動其他檔案員配合協(xié)助，人人參與型號項目，人人都有責任。避免因退休和離崗造成的斷層風險，對員工實施激勵措施，實行物質(zhì)和精神獎勵并駕齊驅(qū)，應(yīng)用管理手段提高員工工作的積極性，更好地完成工作任務(wù)。

四、結(jié)語

隨著軍工產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)變更定型圖樣和技術(shù)文件檔案整理和簽章、上報工作的順利完成，檔案部門以踏實認真的工作作風在上級單位和軍方樹立了很好的形象。面對未來的檔案管理工作，通過檔案人不斷積累管理經(jīng)驗和努力學習新知識，一定會為祖國國防事業(yè)添磚加瓦。