基于勝任力基礎(chǔ)上的高校辦公室人員能力素質(zhì)探析

一、勝任力的基本概念

勝任力一詞是由哈佛大學(xué)教授戴維·麥克利蘭（David·McClelland）在1973年提出來(lái)的，是指在某一工作中，有卓越成就者與普通者區(qū)分開(kāi)來(lái)的個(gè)人的深層次特征，它可以由動(dòng)機(jī)、自我形象、態(tài)度、知識(shí)技能、認(rèn)知或行為技能等可以被可靠測(cè)量或計(jì)數(shù)的個(gè)人特質(zhì)。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，勝任力就是指?jìng)€(gè)人在某一工作領(lǐng)域所表現(xiàn)出來(lái)的知識(shí)技能、心理特質(zhì)等一系列動(dòng)態(tài)的、具有針對(duì)性、可測(cè)量的能力新概念，并且具有很強(qiáng)的職業(yè)特點(diǎn)。

二、高校學(xué)院辦公室人員的勝任力

基層辦公室在高校管理工作中有著重要的作用，是一個(gè)學(xué)院發(fā)展水平的重要指標(biāo)。辦公室工作內(nèi)容繁雜，極為重要，其工作人員的勝任力水平關(guān)系著學(xué)院教育教學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。隨著信息化技術(shù)的全球化及高等教育的普及化，辦公室工作更復(fù)雜、更專業(yè)。根據(jù)高?；鶎愚k公室人員的工作內(nèi)容和角色定位分析，辦公室工作人員的勝任力理論上可分為職業(yè)素養(yǎng)、知識(shí)技能和心理特質(zhì)。

（一）職業(yè)素養(yǎng)。職業(yè)素養(yǎng)是人類在社會(huì)活動(dòng)中需要遵守的行為規(guī)范?？偟膩?lái)說(shuō)，是指在職業(yè)過(guò)程中表現(xiàn)出來(lái)的綜合品質(zhì)。辦公室人員需要具備哪些職業(yè)素養(yǎng)呢？一要具有全局意識(shí)，能識(shí)大體，有大局觀。辦公室是一個(gè)綜合部門，同時(shí)又是管理部門。因此，辦公室工作人員必須要有全局意識(shí)，必須要“顧全大局”。辦公室的工作要立足于學(xué)院，把握全局。辦公室工作繁雜，涉及面廣，只有從大局出發(fā)，才能站得高、看得遠(yuǎn)，才能把瑣碎的工作辦好、辦細(xì)、辦精，才能在具體工作當(dāng)中厘清工作思路，分清輕重緩急，做到忙而不亂，忙中有序。二要具有責(zé)任意識(shí)，能擔(dān)當(dāng)，有敬業(yè)精神。辦公室工作沒(méi)有轟轟烈烈的大事，沒(méi)有出彩上臺(tái)的機(jī)會(huì)，大多是幕后無(wú)名的工作，所以辦公室人員必須要有高度的責(zé)任感，明確自己的工作職責(zé)，勇于承擔(dān)，不推諉，不逃避，對(duì)工作負(fù)責(zé)，對(duì)學(xué)院負(fù)責(zé)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)。在工作中強(qiáng)化自己的責(zé)任感，只有處處以己為則，增強(qiáng)自己的責(zé)任能力，勇?lián)?dāng)，敢作為，做到知錯(cuò)必改，有錯(cuò)必糾，從大局出發(fā)，早謀劃，早發(fā)現(xiàn)，早解決。三要具有服務(wù)意識(shí)，肯吃苦，有奉獻(xiàn)精神。學(xué)院辦公室的主要職責(zé)就是服務(wù)，服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)好其他部門，服務(wù)好師生。服務(wù)意味著奉獻(xiàn)，沒(méi)有奉獻(xiàn)精神，就搞不好服務(wù)工作。學(xué)院辦公室可以說(shuō)是最繁忙最辛苦的部門之一，忙忙碌碌又平平淡淡，這就要求辦公室工作人員要有無(wú)私的奉獻(xiàn)精神和高度的責(zé)任感，要淡泊名利，樂(lè)于服務(wù)。在工作中要做好領(lǐng)導(dǎo)參謀工作，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威和形象，全心全意支持領(lǐng)導(dǎo)工作，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)好和各部門之間的聯(lián)系，“以人為本，以師生為本”，為師生辦事提供最大方便，提供最好的服務(wù)，深入了解師生工作、學(xué)習(xí)、生活上的困難，做好上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)左右、內(nèi)外溝通，提高服務(wù)質(zhì)量，切實(shí)解決師生問(wèn)題。四要具有創(chuàng)新意識(shí)，肯鉆研，有探索精神。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高等教育的體制和結(jié)構(gòu)發(fā)生了重大的變革，辦公室工作的內(nèi)涵和外延也不斷擴(kuò)大。隨著新知識(shí)、新技術(shù)、新學(xué)科的不斷出現(xiàn)，辦公室工作不再僅僅是傳統(tǒng)工作。不懂得跟上時(shí)代，不懂得與時(shí)俱進(jìn)，必然跟不上辦公室工作節(jié)奏，影響工作成效。只有不斷學(xué)習(xí)，不斷思考，拓展工作思路，創(chuàng)新工作方法，才能更好地適應(yīng)發(fā)展，提高工作質(zhì)量，更好地發(fā)揮辦公室的綜合管理功能，充分發(fā)揮窗口和公關(guān)作用。

（二）職業(yè)知識(shí)與技能。知識(shí)與技能是指在某一職業(yè)領(lǐng)域?qū)⒆约核莆盏膶I(yè)知識(shí)對(duì)有用的信息進(jìn)行分析、組織、利用并把事情做好的能力。這一能力就辦公室工作人員來(lái)說(shuō)具體表現(xiàn)為：一要具有專業(yè)知識(shí)，熟知工作內(nèi)容和工作流程。熟悉法律、法規(guī)，了解學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)章制度，熟知各項(xiàng)工作流程，在實(shí)際的工作中，辦公室工作人員工作范圍較廣，工作內(nèi)容較為繁瑣。在具體的工作中，要與學(xué)校各部門甚至是社會(huì)上各個(gè)層面的人和事打交道，那么辦公室工作人員就必須熟悉國(guó)家的法律法規(guī)，尤其是高等教育的法律法規(guī)，熟知學(xué)院的各項(xiàng)規(guī)章制度，各種工作流程，立足于全局考慮問(wèn)題，學(xué)會(huì)謀劃，從整體著手，做好協(xié)調(diào)溝通服務(wù)工作。在工作中更要保持高度的敏銳性，見(jiàn)微知著，學(xué)會(huì)早發(fā)現(xiàn)，早分析，早處理。二要具有較強(qiáng)的綜合文字能力，能熟練處理各種公文。辦公室可以說(shuō)承擔(dān)著大量的文字工作，經(jīng)常要面對(duì)重要的公文、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、材料匯報(bào)等，有時(shí)候很重要，有時(shí)候很緊急，如果沒(méi)有較扎實(shí)的文字功底，就很難滿足辦公室的工作需要，難以令領(lǐng)導(dǎo)滿意，因此辦公室人員一定要擁有較好的文字能力，能滿足各種文種的需要。要提高文字綜合能力，需要辦公室人員平時(shí)注意學(xué)習(xí)，一定要注意積累，勤加練習(xí)，努力提高自己的寫作能力，提高自己的綜合素質(zhì)。三要具有組織協(xié)調(diào)能力，處理好各種復(fù)雜關(guān)系。辦公室是一個(gè)聯(lián)系上下，協(xié)調(diào)左右，溝通內(nèi)外的樞紐，所以辦公室工作人員經(jīng)常要面對(duì)各類活動(dòng)的組織、人員接待、事務(wù)的協(xié)調(diào)等工作，如果稍有不慎，就造成部門之間、同事之間的誤解，可能就會(huì)出現(xiàn)麻煩，因此，這就要求辦公室人員要具備良好的組織協(xié)調(diào)能力，能夠在繁忙的日常工作中妥善處理好各種復(fù)雜關(guān)系。組織協(xié)調(diào)能力不僅要具備一些管理知識(shí)，同時(shí)也要善于換位思考，充分理解他人，尊重他人，成全他人。因此，辦公室工作人員對(duì)己一定要練好內(nèi)功，提升協(xié)調(diào)能力；對(duì)內(nèi)擺正位置，主動(dòng)協(xié)調(diào)；對(duì)外加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)，提前參與；對(duì)上主動(dòng)匯報(bào)，對(duì)下及時(shí)溝通，做到統(tǒng)籌兼顧，內(nèi)外結(jié)合，上下聯(lián)通。四要具有較強(qiáng)的信息處理能力，能熟練使用辦公自動(dòng)化設(shè)備。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，辦公室工作人員一定要適應(yīng)現(xiàn)代信息化的要求，熟練掌握和使用現(xiàn)代辦公工具，充分利用信息資源和信息化辦公手段，實(shí)現(xiàn)事務(wù)處理信息化、自動(dòng)化，提高工作效率，滿足新的工作需求。五要具有較強(qiáng)的學(xué)習(xí)能力，能不斷提升工作能力。高校是人才培養(yǎng)的搖籃，是新知識(shí)、新思想、新觀念、新文化的引領(lǐng)之地，作為高校辦公室工作人員，更應(yīng)該學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)。知識(shí)越多、能力越強(qiáng)、素質(zhì)越高，就越能在棘手的工作中迅速找到解決問(wèn)題的正確方法，否則將難以勝任自己的工作。因此，辦公室工作人員要努力培養(yǎng)學(xué)習(xí)的能力，做一個(gè)愛(ài)學(xué)習(xí)、能學(xué)習(xí)、會(huì)學(xué)習(xí)的人。不僅要學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)管理知識(shí)、法律知識(shí)、經(jīng)濟(jì)知識(shí)，使自己真正成為適應(yīng)本職工作的行家里手。

（三）心理特質(zhì)。心理特質(zhì)是指表現(xiàn)在一個(gè)人身上所特有的相對(duì)穩(wěn)定的行為方式。通俗來(lái)講，就是一個(gè)人在日常工作生活中所表現(xiàn)出來(lái)的比較穩(wěn)定的心理狀態(tài)和行為模式。一是具有積極向上心態(tài)和正確的工作價(jià)值觀。辦公室最大的工作職能就是服務(wù)，日常中處理的也大多是事務(wù)性的工作，這就要求辦公室人員必須樹(shù)立正確的工作價(jià)值觀，認(rèn)同自己的工作，尊重自己的工作，熱愛(ài)自己的崗位，具有奉獻(xiàn)精神，遇到困難和問(wèn)題才能積極處理和解決，只有這樣才能激發(fā)正能量，增強(qiáng)工作的責(zé)任心，提高工作效率，滿足服務(wù)需求。二是具有良好的心理調(diào)適能力和抗壓能力。辦公室工作無(wú)小事，事事關(guān)系大局。同時(shí)，辦公室事務(wù)性工作特別多，有時(shí)候會(huì)與很多工作同時(shí)完成，有時(shí)因?yàn)樵瓌t性又會(huì)遭到誤解，有時(shí)因領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)不一，工作不能順利開(kāi)展……如果這時(shí)不懂得適時(shí)調(diào)節(jié)自己的心理，就會(huì)讓自己陷入精神崩潰疲憊不堪的地步。因此辦公室工作人員要有良好的心理素質(zhì)和抗壓能力，面對(duì)壓力和困難時(shí)能迅速調(diào)節(jié)自己的心理，以良好的精神狀態(tài)面對(duì)工作。三是具有良好的團(tuán)隊(duì)和協(xié)作能力。俗話說(shuō)“一個(gè)和尚挑水喝，兩個(gè)和尚抬水喝，三個(gè)和尚沒(méi)水喝”。同樣辦公室亦是一個(gè)團(tuán)隊(duì)，如果各行其是，互相推諉，不懂得配合，那么辦公室將是一盤散沙，不僅沒(méi)有工作效率，亦會(huì)影響學(xué)院發(fā)展，所以辦公室人員必須具有團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神，才能主動(dòng)進(jìn)行溝通、主動(dòng)配合，思想上一致，目標(biāo)上同向，工作上互相協(xié)調(diào)，互相幫助，取長(zhǎng)補(bǔ)短。只有這樣，才能發(fā)揮辦公室的強(qiáng)大力量，形成合力，充分發(fā)揮辦公室職能，增強(qiáng)工作的實(shí)效性。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公室工作人員是學(xué)院行政管理的基石，辦公室人員能力水平的高低一定程度上影響著學(xué)院的發(fā)展。從勝任力技術(shù)上分析辦公室工作人員能力素質(zhì)需求，有利于提高行政管理水平，同時(shí)促進(jìn)辦公室人員和學(xué)院共同發(fā)展。然而，從目前筆者實(shí)際工作來(lái)看，辦公室工作人員存在著素質(zhì)參差不齊、工作人員結(jié)構(gòu)梯隊(duì)不合理、工作積極性不高等顯著問(wèn)題，要想提高辦公室工作人員的積極性，提升辦公效率，提高工作能力和素質(zhì)，需做到如下兩方面：一方面，個(gè)人需加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)與培養(yǎng)，注重落實(shí)，增強(qiáng)工作的實(shí)效性；另一方面，從學(xué)院層面上要注重傳承和隊(duì)伍建設(shè)，強(qiáng)化分工，注重績(jī)效考核。