企業(yè)辦公室行政管理中存在的問題及改進措施

陳燕喬

（對外經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)統(tǒng)計學(xué)院，北京 100029）

由于受時代傳統(tǒng)觀念的影響，在企業(yè)管理工作中要考慮市場經(jīng)濟發(fā)展的內(nèi)在因素，而在企業(yè)改革發(fā)展的道路上，遇到問題要及時解決。為了確保企業(yè)經(jīng)濟效益呈可持續(xù)增長的狀態(tài)，我們應(yīng)該確保在競爭壓力下有足夠的發(fā)展能力。現(xiàn)階段，中國的經(jīng)濟市場發(fā)生了一定的變化，對企業(yè)的運營有重大影響。中國的很多企業(yè)已經(jīng)開始進行改革，以提高自己的競爭力。企業(yè)的行政管理工作較為重要，企業(yè)的發(fā)展與企業(yè)的行政管理有著較大的聯(lián)系。因此，在新的形勢下，辦公室行政管理面臨著新的問題和挑戰(zhàn)，受到各種因素的影響。

一、企業(yè)辦公室行政管理的重要性

公司在發(fā)展過程中，會逐漸體現(xiàn)辦公室行政管理的重要作用，在競爭日益激烈的市場中，企業(yè)辦公室行政管理可以指導(dǎo)企業(yè)的發(fā)展。行政管理可以引導(dǎo)企業(yè)進行變革，使得企業(yè)實現(xiàn)穩(wěn)步發(fā)展。研究表明，辦公室行政管理可以提高企業(yè)的工作效率，提升企業(yè)的經(jīng)濟效益。在辦公室行政管理中，教育和宣傳是促進企業(yè)發(fā)展不可缺少的手段，這需要提高管理工作的一致性和連貫性。這樣才能取得良好的發(fā)展效果，保證公司的經(jīng)濟效益。

另外，在企業(yè)的發(fā)展過程中，企業(yè)辦公室行政管理是必不可少的。企業(yè)辦公室行政管理是非常重要的，其可以對企業(yè)的發(fā)展起到引導(dǎo)作用。企業(yè)行政管理的過程是一個進行有效溝通交流的過程， 在這一過程中， 企業(yè)辦公室可以連接不同層級的人員， 承擔(dān)著重要的中間環(huán)節(jié)的職能， 將信息自上而下地進行傳達， 還能夠了解基層的需求及建議并向上級反饋。

二、企業(yè)辦公室行政管理存在的問題

（一）管理意識不足

隨著企業(yè)從計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉(zhuǎn)變，企業(yè)開始將企業(yè)辦公室行政管理應(yīng)用于公司管理。但是在管理的過程中，企業(yè)沒有樹立精細化的管理理念。如今，企業(yè)的發(fā)展表明，市場競爭不僅取決于企業(yè)的實力，也取決于企業(yè)的管理水平。然而在國內(nèi)大多數(shù)企業(yè)中，生產(chǎn)部門和商業(yè)部門缺乏溝通和有效協(xié)調(diào)，處于封閉狀態(tài)，不同部門之間缺乏靈活性，這導(dǎo)致企業(yè)日常管理混亂，日常操作系統(tǒng)效率低下，不符合行政管理要求。由于管理的意識不足出現(xiàn)不利于工作的組織，員工不能有效開展自己的工作，也不能與公司各部門進行良好有效的溝通，公司普遍出現(xiàn)不負責(zé)任、不作為的情況。

（二）管理方式落后

目前，企業(yè)在實行辦公室行政管理的過程中還存在著許多的不足。以下三點是較為嚴重的，分別是：行政管理的體制不夠健全；行政管理的法律力度不夠；行政管理缺乏有效的內(nèi)部控制。首先，就管理體制而言，企業(yè)辦公室行政管理機構(gòu)不足。市場經(jīng)濟迅速發(fā)展，公司管理范圍擴大，公司管理責(zé)任不斷擴大，這不僅要求對市場經(jīng)濟活動進行良好管理，而且要求對公司治理進行監(jiān)管和監(jiān)督，以確保公司管理人員的獨立性。但目前我國的許多企業(yè)行政管理體制還有一些過去計劃經(jīng)濟體制留下的習(xí)慣，管理體制沒有進行更新，管理的方式較為落后，導(dǎo)致各個部門各自為政，給行政管理造成了相當大的問題。其次，全球化時代的到來加快了市場經(jīng)濟的一體化，在這一背景下，行政管理面臨著日益復(fù)雜的經(jīng)濟形式和社會關(guān)系，在這方面，法律的執(zhí)行有些松懈，難以確保有力的執(zhí)法，對市場經(jīng)濟的發(fā)展構(gòu)成了風(fēng)險。最后，行政管理治理的內(nèi)部控制還沒有得到改善。由于涉及的范圍較大，內(nèi)部控制已成為一個問題，主要是因為內(nèi)部資源利用效率低下，以及該部門內(nèi)部監(jiān)督系統(tǒng)不足，對法律的無知和經(jīng)濟市場的不健全發(fā)展會產(chǎn)生負面影響?？傊?，對于辦公室工作人員來說，行政工作需要增強個人服務(wù)意識和前瞻性意識，對各類工作進行有效的控制和梳理，但在實際工作中，由于不同部門的利益不同，交叉溝通存在諸多障礙，降低了公司的行政效率，成為制約企業(yè)穩(wěn)步向前發(fā)展的瓶頸。

三、加強企業(yè)辦公室行政管理措施

（一）進行科學(xué)的管理措施

在企業(yè)辦公室行政管理的過程中要進行科學(xué)的管理。在市場經(jīng)濟改革發(fā)展的背景下，各種類型的企業(yè)轉(zhuǎn)型帶來的問題可能會導(dǎo)致公司內(nèi)部或外部管理混亂，從而增加市場競爭過程中風(fēng)險的發(fā)生率。在企業(yè)管理過程中必須要做到理論與實際相結(jié)合，必須學(xué)習(xí)適當?shù)墓芾矸椒ㄒ詫崿F(xiàn)企業(yè)管理的目標。在企業(yè)管理的組織結(jié)構(gòu)上，將不同的組織部門和企業(yè)管理層次，以及聯(lián)系的形式結(jié)構(gòu)進行劃分，加快企業(yè)管理的組織水平，精簡公司管理的組織結(jié)構(gòu)，從上到下進行改變，從單一的方向結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄻踊姆较蚪Y(jié)構(gòu)。在企業(yè)辦公室行政管理的過程中，要進行市場調(diào)查，及時了解公司治理現(xiàn)階段所面臨的挑戰(zhàn)，以及影響市場穩(wěn)定的因素。行政管理部門要制定企業(yè)辦公室行政管理政策和制度，不斷簡化企業(yè)工作流程，提升辦公效率，保證服務(wù)質(zhì)量， 以科學(xué)、合理的制度為引導(dǎo)， 保障各項行政工作能夠高效執(zhí)行。

（二）加強信息技術(shù)發(fā)展

首先，建立健全規(guī)章制度，實行標準化配額管理，以及計算、標準、統(tǒng)計、材料的規(guī)范化管理，發(fā)現(xiàn)與先進企業(yè)的差距，提高配額水平、計量和標準。建立嚴格的數(shù)據(jù)收集責(zé)任制度，以確保數(shù)據(jù)的真實性、準確性、一致性和及時性。重要數(shù)據(jù)應(yīng)盡可能收集和生成。其次，改變公司傳統(tǒng)的管理方式，進行接口和網(wǎng)絡(luò)化的多級管理體系，對公司業(yè)務(wù)流程進行優(yōu)化，使信息傳播更加方便，信息資源共享，讓管理者與員工、部門之間的溝通更直接，提高工作效率、降低行政成本。最后，改變傳統(tǒng)管理思想，重新為每位員工和工作流程建立數(shù)字基礎(chǔ)，滿足標準化的要求，可以運用信息管理系統(tǒng)進行信息共享，有助于簡化工作流程、提升辦公效率，為企業(yè)走向網(wǎng)絡(luò)和信息提供了堅實的基礎(chǔ)。

（三）加強法律意識

為了使企業(yè)能夠進行有效的管理，制定以科學(xué)為基礎(chǔ)的競爭戰(zhàn)略，為企業(yè)的發(fā)展奠定必要的基礎(chǔ)。加強法律意識普及，減少管理人員缺乏法律知識的情況發(fā)生，確保企業(yè)健康、穩(wěn)定發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，加強法律意識為企業(yè)的發(fā)展提供了一個良好的市場競爭環(huán)境。另外，管理部門可以對非法競爭、違法亂紀的行為進行打擊，為企業(yè)正常運作提供必要的保障。因此，管理部門可以對違法行為實行制裁，為企業(yè)的管理提供政策支持和保護，使得企業(yè)遵紀守法，從而優(yōu)化管理的方法，使得企業(yè)能夠合法經(jīng)營，實現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，對企業(yè)的發(fā)展有利無害。

（四）不斷對企業(yè)文化進行更深入的創(chuàng)新

在辦公室行政管理中，要堅持創(chuàng)新發(fā)展的原則，不斷創(chuàng)新工作內(nèi)容、方法和形式，把辦公創(chuàng)新與企業(yè)文化有效結(jié)合起來，將這兩項工作進行整合和補充，才能真正提高這兩項工作的效率，促進公司的長遠發(fā)展。在我國的企業(yè)中，企業(yè)文化的構(gòu)建與企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展是同等重要的，發(fā)展企業(yè)文化的形式創(chuàng)新對建立企業(yè)文化有很大的幫助，同時也會引起員工的強烈興趣。在辦公室行政管理中，我們要對企業(yè)文化精神進行傳達，不能只進行形式上的文件宣讀，我們還應(yīng)該采取創(chuàng)新的方式來吸引員工的興趣，例如，我們可以選擇必要的視頻材料進行播放，讓公司的員工能夠表達他們的想法，構(gòu)建良好的企業(yè)文化。通過發(fā)展企業(yè)的多種方式，創(chuàng)造企業(yè)的獨特環(huán)境，可以使企業(yè)的氛圍朝著更好的方向發(fā)展，完善企業(yè)辦公室行政管理方法，進一步提高公司凝聚力。它還可以促進商業(yè)發(fā)展。

結(jié) 語

綜上所述，企業(yè)要想提高辦公室行政管理，就需要改進管理的方式：調(diào)整其內(nèi)部結(jié)構(gòu)，適應(yīng)市場經(jīng)濟的創(chuàng)新和發(fā)展，遵守法律法規(guī)，優(yōu)化管理的內(nèi)容，不斷提高競爭力，建立科學(xué)的管理制度，加強企業(yè)管理的能力；同時，對于企業(yè)文化也必須引起重視，提升企業(yè)的凝聚力，促進企業(yè)的發(fā)展。