工程資料管理常見問題及規(guī)范管理措施

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對建設(shè)工程檔案資料管理進(jìn)行優(yōu)化，能夠有效彌補(bǔ)以往粗放管理中存在的不足，使檔案管理工作得以有序開展，保證資料的準(zhǔn)確性、有效性和可延續(xù)性，為建設(shè)工程及時(shí)提供所需的檔案資料，使各項(xiàng)施工工序以及所花費(fèi)的成本都有章可循，為后續(xù)工程提供相關(guān)參考依據(jù)?？梢?，建設(shè)工程檔案資料管理是保障性的基礎(chǔ)工作，優(yōu)化建設(shè)工程檔案資料管理工作不僅對于這項(xiàng)工作本身，對于工程項(xiàng)目整體和企業(yè)利益都具有積極意義。

1 工程資料管理常見問題

1.1 管理機(jī)制不健全

目前一些施工單位資料管理力度不強(qiáng)，操作方案不夠健全，依舊存在疏漏。資料管理自身存在繁瑣性，包含文字類型資料、物質(zhì)類型資料和圖標(biāo)類型資料等，難以形成統(tǒng)一化的資料管理機(jī)制。因?yàn)楣芾頇C(jī)制不夠健全，尤其是資料信息的缺失或者資料數(shù)量不切實(shí)際等，都制約著建設(shè)工程資料管理的有效性[1]。

1.2 建設(shè)工程資料管理人員素質(zhì)能力不足

相較于建設(shè)工程的技術(shù)人員而言，資料管理人員缺乏明確的專業(yè)能力考核標(biāo)準(zhǔn)，所以在進(jìn)行資料管理人員的任用選拔時(shí)，難以對人員的素質(zhì)能力進(jìn)行有效地篩選，部分管理人員并不具有建設(shè)工程資料管理經(jīng)驗(yàn)，所以在管理工作中無法發(fā)揮出專業(yè)管理的能力價(jià)值，導(dǎo)致建設(shè)工程資料管理產(chǎn)生混亂、丟失、資料不全等問題，嚴(yán)重影響了建設(shè)工程資料管理的質(zhì)量。

1.3 項(xiàng)目過程資料缺乏完整性

由于項(xiàng)目管理人員組織架構(gòu)的專業(yè)水平限制，存在專業(yè)工長無法及時(shí)向資料管理人員提供項(xiàng)目施工過程中用以編制過程資料的原始資料，造成某分部或分項(xiàng)工程資料欠缺，影響過程資料的完整性；其次，現(xiàn)如今各類項(xiàng)目的工期緊質(zhì)量要求高等特征逐漸成為項(xiàng)目建設(shè)基本要求，在這樣的情況下，專業(yè)工長及項(xiàng)目其他相關(guān)人員往往會(huì)忽視資料的及時(shí)編制甚至出現(xiàn)部分資料未編制或存檔的現(xiàn)象，造成過程資料的不完整。最后，資料員的專業(yè)水平也是影響過程資料編制及管理的重要因素，資料員水平有限可能無法全面準(zhǔn)確地完成資料的編制及正確存檔，可能出現(xiàn)因管理不善導(dǎo)致部分過程資料遺失，直接造成過程資料不完整[2]。

2 工程資料規(guī)范管理策略

2.1 完善資料管理機(jī)制

資料管理制度可以規(guī)范作業(yè)，為資料管理質(zhì)量提升奠定基礎(chǔ)。只有完善資料管理機(jī)制，才能減少資料管理的盲目性。資料管理人員要明確自身職責(zé)，確保管理流程高效進(jìn)行。同時(shí)，設(shè)置資料管理問責(zé)機(jī)制，與資料管理機(jī)制互相配合。針對施工期間涉及的資料檔案，要明確歸檔管理范圍，創(chuàng)建檔案盒并張貼標(biāo)簽，包括工程資料卷、給排水資料卷、通風(fēng)資料卷與結(jié)構(gòu)資料卷等。同時(shí)，完善臺(tái)賬內(nèi)容，尤其是混凝土及砂漿臺(tái)賬，以便于后期科學(xué)使用。資料管理者要多和其他單位溝通聯(lián)系，提供管理文件。在項(xiàng)目單位進(jìn)行檢查時(shí)，要確保資料的完整性與真實(shí)性。工程技術(shù)資料可以凸顯出實(shí)物的進(jìn)展情況，因此要結(jié)合具體施工進(jìn)度獲取多種信息內(nèi)容，在建設(shè)開始前安排工作人員參與到資料管理工作中，逐步整理質(zhì)保資料，記錄分項(xiàng)施工資料。需要注意的是，技術(shù)材料歸檔期間要充分彰顯真實(shí)性，否則會(huì)造成資料管理混亂的局面，影響到資料管理的準(zhǔn)確性與高效性。

2.2 強(qiáng)化檔案資料管理人員的職業(yè)意識(shí)，規(guī)范日常工作行為

檔案資料的收集、整理和編制是由人完成的，提高檔案管理人員的素質(zhì)至關(guān)重要。在加強(qiáng)宣傳的基礎(chǔ)上，對檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常開展職業(yè)教育培訓(xùn)，組織內(nèi)外部的參觀、交流與學(xué)習(xí)，保證相關(guān)人員都能建立良好的檔案資料管理意識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)，不斷提升其自身綜合能力與管理素質(zhì)。編制崗位職責(zé)，使各級(jí)管理人員，明確自身的基本工作程序與目標(biāo)，以規(guī)范其日常工作內(nèi)容與行為。要求在施工建設(shè)活動(dòng)開工之前，做好統(tǒng)一表格、標(biāo)準(zhǔn)等準(zhǔn)備工作，做好施工過程中進(jìn)度計(jì)劃制訂與調(diào)整工作，并在開工后的施工管理過程中，監(jiān)督檢查檔案資料記錄與整理情況。在此基礎(chǔ)上，現(xiàn)場的管理人員要實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)檔案資料的登記工作，定期檢查相關(guān)部門工作完成情況，做好施工管理登記工作，對施工單位的建設(shè)資料完成情況進(jìn)行檢查[3]。

2.3 加強(qiáng)建設(shè)工程資料收集的審核

建設(shè)工程資料的收集是資料管理工作的重要前提，由于建設(shè)工程所產(chǎn)生的資料較為龐大，如何在大量的資料中收集到建設(shè)工程資料管理所需的、真實(shí)可靠的資料，就需要依靠完善的建設(shè)工程管理制度和管理人員的專業(yè)能力。所以對于建設(shè)工程資料收集的情況，需要采用嚴(yán)格的審核機(jī)制，避免資料收集存在誤差和遺漏。對于資料收集的及時(shí)性也要起到督促的作用，避免材料收集的延誤造成資料缺失等問題。還可以通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)的方式，提高建設(shè)工程資料管理人員在資料收集方面的能力，確保資料收集的質(zhì)量。

2.4 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用，利用信息化手段加強(qiáng)資料收集整理

BIM 技術(shù)是如今工程管理中最常用的技術(shù)，為資料管理、優(yōu)化工序、碰撞檢查等帶來的效果最明顯。通過revit 軟件以CAD平面圖為基礎(chǔ)，繪制出具有三維效果的圖紙，在施工過程中以revit 三維圖紙指導(dǎo)施工，能夠更加簡潔清晰地看到項(xiàng)目建設(shè)所要達(dá)到的效果，將文字性施工方案及交底具體化，同時(shí)對于進(jìn)度計(jì)劃的編制及人材機(jī)的使用能夠有針對性地進(jìn)行規(guī)劃，對于資料編制而言能夠通過BIM 技術(shù)對工程量進(jìn)行提前把握，節(jié)省了圖紙?zhí)崃考斑^程資料編制的時(shí)間，進(jìn)一步提高工作效率。資料編制過程中采用的筑業(yè)軟件中包含整套的資料系統(tǒng)，資料員在資料編制過程中只需將項(xiàng)目施工數(shù)據(jù)及內(nèi)容填寫至相關(guān)表格內(nèi)即可生成資料，在資料移交時(shí)按照目錄將所需資料直接打印后簽字蓋章組卷后進(jìn)行移交，大大縮減了資料編制人員的編制時(shí)間，提高了資料質(zhì)量，大幅度削減了項(xiàng)目成本。

3 結(jié)語

綜上所述，建設(shè)工程資料管理工作的開展對工程質(zhì)量提升會(huì)產(chǎn)生重要影響，企業(yè)管理者要全方位地了解資料管理現(xiàn)狀，基于資料管理的重要性明確管理存在的不足，避免相應(yīng)問題的出現(xiàn)，完善資料管理制度，提高資料管理人員業(yè)務(wù)能力，強(qiáng)化現(xiàn)代化信息管理。