基于ERP 系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

李麗麗

（長春恒拓模具有限公司，吉林 長春 130000）

一、引言

目前大數(shù)據(jù)技術(shù)在財務信息化系統(tǒng)中得到了越來越廣泛的應用，ERP（企業(yè)資源計劃）系統(tǒng)已成為企業(yè)參與市場競爭、減少企業(yè)經(jīng)營風險的重要管理工具。ERP 系統(tǒng)是將信息和控制融為一體的應用，有利于實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的整合共享，提高部門間協(xié)同效率，提高企業(yè)管理水平，保障企業(yè)自身的長遠發(fā)展。然而，ERP 系統(tǒng)的運用對企業(yè)的內(nèi)控管理提出了更高的要求。例如匹配的復合型人才、ERP 系統(tǒng)與傳統(tǒng)內(nèi)控管理的融合。

二、企業(yè)ERP 系統(tǒng)建設的重要作用

ERP 系統(tǒng)是企業(yè)資源計劃的英文縮寫，是以信息技術(shù)為載體，將信息技術(shù)與先進的、標準化的管理思想融合成一體，結(jié)合企業(yè)各項資源，利用系統(tǒng)化和先進的管理理念，為管理層以及使用者提供一定的決策手段和方法的一種管理工具。

ERP 系統(tǒng)是幫助企業(yè)實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的重要媒介。“工欲善其事，必先利其器”，因此，ERP系統(tǒng)這枚“利器”的建設在企業(yè)內(nèi)控管理中顯得尤為重要。

（一）ERP 系統(tǒng)有利于加強企業(yè)數(shù)據(jù)整合

隨著企業(yè)經(jīng)營規(guī)模越來越大，亟須對上下游行業(yè)數(shù)據(jù)進行整合分析，迫切需要建立一個信息化系統(tǒng)，來幫助企業(yè)實現(xiàn)從前端到后端的全過程監(jiān)控，即使訂單、供產(chǎn)銷、售后質(zhì)保等形成一整套的數(shù)據(jù)鏈。通過系統(tǒng)可以分析產(chǎn)品的成本利潤、供需情況、存貨周轉(zhuǎn)率等，從而加強企業(yè)的風險管理，降低企業(yè)的營業(yè)成本，為股東創(chuàng)造更高的收益。而ERP 系統(tǒng)就可以幫助企業(yè)實現(xiàn)對相關(guān)信息的收集，以計算機信息技術(shù)為載體，對企業(yè)相關(guān)信息進行加工整理分析，對產(chǎn)品的盈虧平衡點以及市場需求進行預測，再經(jīng)過內(nèi)部控制的有效傳遞，使企業(yè)的資源得到合理利用，從而增加企業(yè)的競爭優(yōu)勢，提高客戶對產(chǎn)品的忠誠度，降低企業(yè)成本。從本質(zhì)上講，ERP 是一套信息整合系統(tǒng)，是一種管理手段，ERP 系統(tǒng)可以為企業(yè)實現(xiàn)細化數(shù)據(jù)，同時融合企業(yè)的管理思想，固化企業(yè)內(nèi)控流程，提高企業(yè)的管理水平。

ERP 系統(tǒng)的核心是有效管理整個供應鏈的資源，對企業(yè)上下游的數(shù)據(jù)進行整合，并根據(jù)行業(yè)環(huán)境的發(fā)展，對企業(yè)的所有業(yè)務流程進行整合優(yōu)化。ERP 系統(tǒng)把財務、業(yè)務的信息融合在同一個軟件里，對相關(guān)數(shù)據(jù)進行規(guī)劃、控制，通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理。另外，ERP 可以為企業(yè)管理層提供監(jiān)控及預警功能，比如“供應商生產(chǎn)批號”“合同管理”“供應商價格本”等數(shù)據(jù)可以隨時提示用戶，強化企業(yè)風險管理意識，實現(xiàn)價值增值，降低損失。

（二）ERP 系統(tǒng)有利于加強企業(yè)全面預算管理

在過去的企業(yè)管理中，都是在財務報表數(shù)據(jù)的基礎上進行預算與執(zhí)行情況的對比分析，依據(jù)對比分析結(jié)果對后續(xù)業(yè)務進行管理，對不符合預算執(zhí)行的情況，只能事后反饋總結(jié)分析形成原因，對于預算的控制屬于事后控制，缺少對預算管理過程的支持，無法實時監(jiān)控企業(yè)的動態(tài)數(shù)據(jù)，也無法為管理層的決策提供有效依據(jù)。但在ERP 系統(tǒng)中實施全面預算管理，整個預算管理的過程關(guān)聯(lián)企業(yè)的所有部門和所有業(yè)務，實現(xiàn)了企業(yè)的有機統(tǒng)一，促進了各部門之間的協(xié)同和數(shù)據(jù)共享，還可以把事前、事中、事后有效融合在ERP 系統(tǒng)中，成為兼具配合性與協(xié)調(diào)性的新型管理模式，將原來的事后控制變成事前計劃、事中控制和事后分析，進而有效降低企業(yè)運營成本，加強企業(yè)的內(nèi)部控制。

三、ERP 系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)系

（一）ERP 系統(tǒng)與內(nèi)部控制的目標一致

二者的最終目標都是綜合利用企業(yè)的各項資源，提高企業(yè)的運營效率，增加企業(yè)的競爭優(yōu)勢，統(tǒng)一管理思想，固定業(yè)務流程，保證資產(chǎn)的完整性和安全性，實現(xiàn)企業(yè)的長遠發(fā)展和價值增值。

（二）ERP 系統(tǒng)是內(nèi)部控制的管理平臺

ERP 系統(tǒng)是實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制的有效工具和平臺。在ERP 系統(tǒng)環(huán)境下，ERP 系統(tǒng)和內(nèi)部控制充分融合，通過ERP 系統(tǒng)的運用來實現(xiàn)企業(yè)管理理念的更新、業(yè)務流程的再造、各項內(nèi)部控制節(jié)點及崗位人員權(quán)限的設置。ERP 系統(tǒng)作為內(nèi)部控制實施的重要工具，為企業(yè)內(nèi)部控制提供了管理平臺。

（三）ERP 系統(tǒng)是內(nèi)部控制運行的有力支撐

雖然數(shù)據(jù)化、智能化的信息共享可以通過ERP 系統(tǒng)來實現(xiàn)，但是ERP 系統(tǒng)需要在完善的內(nèi)部控制體系中運行。完善有效的內(nèi)部控制體系，為實現(xiàn)ERP 系統(tǒng)的安全運行提供了必要的環(huán)境，有效防止ERP 系統(tǒng)受到攻擊及破壞或相關(guān)資源丟失，使ERP 系統(tǒng)發(fā)揮更大的效用。

四、企業(yè)ERP 系統(tǒng)的上線對內(nèi)部控制的影響

（一）改變了企業(yè)內(nèi)部流程及組織結(jié)構(gòu)

引進ERP 系統(tǒng)后，企業(yè)必須對其原有的架構(gòu)進行優(yōu)化調(diào)整。因為ERP 系統(tǒng)是一個融合了系統(tǒng)性的管理思想和先進理念的管理工具，所以企業(yè)需要將自有的業(yè)務流程及管理理念向ERP 系統(tǒng)的靠攏，找到個性化需求，在不影響系統(tǒng)的邏輯性與完整性的前提下，調(diào)整系統(tǒng)以符合企業(yè)特殊業(yè)務的需求。通過ERP 系統(tǒng)的運行梳理之后，企業(yè)的管理能力會大幅度提升，具體業(yè)務流程會更通暢。

（二）提高了內(nèi)部控制的管理效率

在原有的內(nèi)控環(huán)境下，企業(yè)的業(yè)務信息傳遞不及時，事前控制及過程監(jiān)督難以實現(xiàn)，這種情況讓企業(yè)非常被動。而隨著ERP 系統(tǒng)的上線，對企業(yè)內(nèi)控流程進行整合優(yōu)化，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息化管理，提高了部門之間的協(xié)調(diào)溝通效率，對內(nèi)部管理實現(xiàn)全過程的監(jiān)控。同時，企業(yè)在前期系統(tǒng)建設中，通過ERP 系統(tǒng)對企業(yè)的所有業(yè)務流程進行合理規(guī)劃設計，業(yè)務流程更規(guī)范清晰，內(nèi)部控制體系明確完善，從而進一步提高了內(nèi)部控制的管理效率。

（三）提高了內(nèi)部控制的監(jiān)督效率

ERP 系統(tǒng)上線的前提是企業(yè)改變原有的內(nèi)部控制管理模式。在ERP 系統(tǒng)運行的過程中，企業(yè)只需要將內(nèi)部控制的目標、流程，按規(guī)定整合到ERP 系統(tǒng)中，利用ERP 系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)分析處理，就可以實現(xiàn)全過程監(jiān)控所有業(yè)務信息。ERP 系統(tǒng)能夠幫助企業(yè)通過系統(tǒng)來獲取企業(yè)的全部業(yè)務信息，優(yōu)化崗位職責，固化業(yè)務流程，在這種情況下，監(jiān)督效果清晰可見，ERP 系統(tǒng)明顯提升了內(nèi)部控制的監(jiān)督效率。

（四）有助于減少內(nèi)部控制的實施成本

按原有的方式來完成內(nèi)控要求的內(nèi)容，必須匹配大量的企業(yè)資源，但是ERP 系統(tǒng)上線后，系統(tǒng)解決了大部分內(nèi)容，內(nèi)控的成本可以得到有效的控制。

五、運用ERP 系統(tǒng)后企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

（一）強化內(nèi)部控制

ERP 系統(tǒng)上線后，要通過加強內(nèi)部控制管理來保證企業(yè)的穩(wěn)定運行。但是，現(xiàn)在企業(yè)會計電算化普及度低，人們的系統(tǒng)安全意識薄弱。因此，企業(yè)在ERP 系統(tǒng)運行過程中，應根據(jù)自身發(fā)展現(xiàn)狀，綜合分析，合理規(guī)劃，將生產(chǎn)經(jīng)營流程、內(nèi)控關(guān)鍵點和業(yè)務處理規(guī)則嵌入ERP 系統(tǒng)。在業(yè)務流程再造的同時，使ERP 系統(tǒng)與內(nèi)控制度深度融合。使企業(yè)的內(nèi)部管理更加科學、更加合理、更加系統(tǒng)，增強企業(yè)內(nèi)控體系的靈活性和高效性，強化內(nèi)部控制的核查、監(jiān)督功能。ERP 系統(tǒng)上線后，企業(yè)組織結(jié)構(gòu)減少了縱向管理的層次，管理效率提高，實現(xiàn)業(yè)財融合，可以實時獲取相關(guān)信息，全程掌握內(nèi)控的進度與執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)運行過程中的問題，開展企業(yè)風險評估，形成新的內(nèi)部控制制度，優(yōu)化配置業(yè)務流程，實現(xiàn)科學有效的監(jiān)督。企業(yè)的各個部門通過ERP 系統(tǒng)有效結(jié)合起來，保證溝通順暢、企業(yè)的日常運行高效。

（二）強化數(shù)據(jù)處理控制

在ERP 行業(yè)內(nèi)有一句話：三分靠技術(shù)，七分靠管理，十二分靠數(shù)據(jù)。這足以說明數(shù)據(jù)管理對ERP 的重要性。因此，應通過企業(yè)制度約束，增強操作人員的責任意識，聘請專業(yè)的ERP實施人員，對關(guān)鍵用戶進行針對性培訓，提高操作熟練程度。在優(yōu)化管理制度的基礎上，進一步完善內(nèi)控制度，在ERP 設計中定義好運行規(guī)則，避免人為錯誤的產(chǎn)生。設置操作權(quán)限，完善業(yè)務授權(quán)范圍，規(guī)避人為失誤，實時監(jiān)督，減少企業(yè)風險。企業(yè)的內(nèi)部控制以數(shù)據(jù)高度集中的ERP 系統(tǒng)為支撐，實現(xiàn)全過程控制，將人、財、物、產(chǎn)、供、銷融入系統(tǒng)，改變原有內(nèi)部控制系統(tǒng)存在的局限性，發(fā)揮內(nèi)部控制預防性職能。

（三）強化系統(tǒng)安全控制

在ERP 系統(tǒng)環(huán)境下，為了保證數(shù)據(jù)安全及程序穩(wěn)定運行，減少后臺數(shù)據(jù)丟失、人為損壞的風險，必須采用科學有效的方法加強系統(tǒng)安全控制，在ERP 系統(tǒng)的基礎上，重視對服務器及網(wǎng)絡架構(gòu)的雙重內(nèi)部控制，建立約束機制。在服務器選擇上，配備質(zhì)量過關(guān)的服務器，采取磁盤陣列技術(shù)，防止服務器遭到破壞，使數(shù)據(jù)信息得到及時保存。加強對服務器的管理，指定專人負責，發(fā)現(xiàn)異常情況，及時處理。人員未經(jīng)授權(quán)不得擅自進入機房。軟件管理上盡量使用經(jīng)驗成熟的正規(guī)廠商的軟件，并根據(jù)企業(yè)操作人員的技術(shù)水平，選擇相應的咨詢服務。為了保證ERP 系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，可以選擇在網(wǎng)絡架構(gòu)中，增加防火墻、路由器等網(wǎng)絡安全設備阻止病毒攻擊，加強網(wǎng)絡安全管理，或者成立專門的IT 部門來負責ERP 系統(tǒng)的日常運維。

六、結(jié)語

在信息快速發(fā)展的今天，通過加強企業(yè)內(nèi)控管理來實現(xiàn)企業(yè)效益的增加，以ERP 系統(tǒng)為依據(jù)提供數(shù)據(jù)支撐，結(jié)合實際經(jīng)營情況，減少企業(yè)風險，加強部門間的協(xié)調(diào)與配合，提高運營效率，增加企業(yè)競爭優(yōu)勢，實現(xiàn)企業(yè)價值增值。