試析疾控中心檔案管理的信息化建設(shè)

王 潔

（忻州市疾病預(yù)防控制中心，忻州 034000）

引 言

如今，我國社會發(fā)展速度越來越快，各單位針對檔案管理工作提出了嚴(yán)格要求，以期逐步完善檔案管理理論。疾控中心在發(fā)展的過程中，也積極引入信息技術(shù)，使信息技術(shù)出現(xiàn)在疾控中心工作的方方面面，若將其與檔案管理工作相互融合，勢必會推動檔案管理工作朝向信息化及科學(xué)化方向發(fā)展。為此，就需要疾控中心檔案管理人員改變檔案管理思路，創(chuàng)新信息化管理方式，優(yōu)化信息化檔案管理機(jī)制，努力提高檔案管理工作效率。

一、疾控中心檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的重要性

結(jié)合疾控中心檔案管理經(jīng)驗(yàn)，信息化建設(shè)及科學(xué)化建設(shè)已成為檔案工作的大勢所趨。在具體發(fā)展的過程中，應(yīng)針對這兩個方向給予高度重視，采用科學(xué)手段管理日常檔案。有關(guān)疾控中心加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)及個性化建設(shè)的重要意義，主要體現(xiàn)在下面這兩點(diǎn)。

（一）滿足時代發(fā)展要求

在新時期背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣受人們的關(guān)注，并在各行各業(yè)得到了大范圍的應(yīng)用。疾控中心順應(yīng)時代發(fā)展潮流，引進(jìn)信息化處理技術(shù)，可切實(shí)滿足新時代的發(fā)展形勢和要求。高效發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢，針對檔案管理工作進(jìn)行高效處理，細(xì)化各種檔案報表，檢測檔案工作實(shí)況，以循序漸進(jìn)的方法管理檔案內(nèi)容，科學(xué)發(fā)揮信息化技術(shù)價值，配合先進(jìn)設(shè)備及機(jī)械，既能簡化檔案管理程序，又能提高檔案管理精準(zhǔn)度，推動檔案管理活動順利落實(shí)，全面提高檔案管理工作水準(zhǔn)，為疾控中心各部門應(yīng)用檔案提供可靠幫助及高價值信息。

（二）利于實(shí)現(xiàn)資源共享

疾控中心在推動檔案管理工作時，采用信息化手段，建設(shè)專業(yè)網(wǎng)絡(luò)信息平臺，通過這一平臺，能夠促進(jìn)單位內(nèi)部資源共享。信息資源是檔案管理工作的重要內(nèi)容。在材料共享之際，可切實(shí)解決傳統(tǒng)管理方法下資源不對稱的難題，優(yōu)化管控機(jī)制，減少檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，更利于相關(guān)人員及時查找檔案資料，以及分享檔案內(nèi)容，在一定程度上提高檔案資源應(yīng)用效率，并有效節(jié)約物力資源、人力資源，全面改進(jìn)疾控中心檔案管理工作成效。此外，在疾控中心推動檔案管理信息化建設(shè)工作時，有利于為內(nèi)控工作帶來一定便利。在信息化建設(shè)后，可為其他部門工作提供一定支持，便于及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)控時存在的問題。通過高效方式解決檔案問題，高效配合內(nèi)控管理人員工作，進(jìn)而提高疾控中心整體運(yùn)營水準(zhǔn)。

二、疾控中心檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）投入力度欠佳

伴隨社會發(fā)展腳步的加快，疾控中心的檔案管理工作日漸復(fù)雜化，工作量持續(xù)增加，加上近些年政府對檔案管理工作提出了全新的標(biāo)準(zhǔn)及要求，即要求疾控中心創(chuàng)建信息化平臺。但是，在具體建設(shè)信息化平臺及執(zhí)行信息化管理機(jī)制時，投入明顯不足，并未全面創(chuàng)新軟件系統(tǒng)及引入硬件設(shè)備，無法高效開展信息化檔案管理工作。此外，由于缺少完善的管理方式及方法，更是在一定程度上影響了疾控中心檔案管理工作的進(jìn)展。值得提出的一點(diǎn)是，在一些經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平偏低的地區(qū)，疾控中心在管理檔案期間，無法在信息化建設(shè)過程中投入充足資金，所以極不利于創(chuàng)新檔案管理工作。

（二）缺少高素養(yǎng)人才隊(duì)伍

據(jù)了解，目前大多疾控中心并未組建高素養(yǎng)人才隊(duì)伍，在人力資源方面面臨巨大挑戰(zhàn)?，F(xiàn)有檔案管理人員的檔案知識體系受限，僅能完成日?；A(chǔ)工作，缺少精力研究信息技術(shù)應(yīng)用技巧，無法高效創(chuàng)建信息化檔案管理平臺。即使一部分人員掌握了一些信息技術(shù)，但在實(shí)際操作過程中，也常常出現(xiàn)操作失誤現(xiàn)象。此外，在疾控中心運(yùn)營時，并未針對所有檔案管理人員開展階段性專業(yè)知識及技能培訓(xùn)活動，整體教育培訓(xùn)水平有待提高，不利于檔案管理人員應(yīng)用先進(jìn)方法靈活解決檔案管理問題。

（三）信息化水平低下

現(xiàn)階段，疾控中心在推動檔案管理工作過程中，并未全方位引入信息化技術(shù)，整體管理方式信息滯后，在硬件系統(tǒng)及軟件系統(tǒng)配備方面，都未達(dá)到具體標(biāo)準(zhǔn)。同時，工作人員也未結(jié)合檔案管理工作特點(diǎn)和發(fā)展現(xiàn)狀優(yōu)化軟硬件設(shè)施，個別疾控中心在管理檔案的過程中，不具備充足數(shù)量的計(jì)算機(jī)，且軟件系統(tǒng)過度老化，達(dá)不到科學(xué)管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)。

三、疾控中心檔案管理信息化建設(shè)方法

（一）建設(shè)檔案信息化電子采集系統(tǒng)

若想將疾控中心檔案管理信息化目標(biāo)落在實(shí)處，首要任務(wù)就是創(chuàng)建檔案資料信息化電子采集系統(tǒng)，通過信息化方式采集檔案資源。最近幾年，信息化技術(shù)在各個領(lǐng)域的應(yīng)用頻率持續(xù)升高，資源文件存在形式發(fā)生一定改變，由“電子文件形式”取代了“傳統(tǒng)紙質(zhì)文件形式”。在這種情勢下，就需要疾控中心檔案管理人員全面了解電子文件特點(diǎn)，明確電子文件編碼形式，在此基礎(chǔ)上高效操作信息化管理技術(shù)。此外，管理檔案的人要注重掌握檔案電子文件采集技巧，了解信息數(shù)據(jù)庫和多媒體技術(shù)應(yīng)用優(yōu)勢，以便從根源加強(qiáng)疾控中心檔案管理信息化力度。最后，要督促檔案管理人員科學(xué)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)技術(shù)輔助檔案管理的作用，提高檔案收集、儲存、檢索效率。

（二）創(chuàng)建檔案信息化電子儲存平臺

在實(shí)施電子采集計(jì)劃后，應(yīng)將所采集的信息完整地保存在電子儲存平臺中。所以，就要求疾控中心創(chuàng)建完善的檔案文件信息電子儲存平臺。如今，疾控中心在工作中涉獵大量的電子文件。隨著電子文件數(shù)量的增加，計(jì)算機(jī)儲存壓力越來越大，儲存空間受限，極有可能因儲存空間不足而導(dǎo)致計(jì)算機(jī)癱瘓。一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)“崩潰”問題，則會導(dǎo)致大量電子文件丟失、泄露，為疾控中心檔案管理工作增添巨大負(fù)擔(dān)。所以，檔案管理人員要重視儲存電子文件這一問題，采用創(chuàng)新的、先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)儲存技術(shù)，在條件允許的情況下，結(jié)合單位檔案管理狀況，創(chuàng)建極具針對性的電子儲存平臺，并優(yōu)化儲存設(shè)備，提高電子文件儲存安全性。

（三）建設(shè)檔案信息化共享平臺

建設(shè)共享平臺，是疾控中心響應(yīng)時代發(fā)展號召的一種體現(xiàn)。在管理檔案過程中，堅(jiān)持共享原則，建設(shè)信息化共享平臺，可加強(qiáng)疾控中心各種檔案資源的實(shí)際應(yīng)用效率，發(fā)揮各種檔案信息的應(yīng)用價值。具體來說，管理檔案的人員要注重把紙質(zhì)檔案變成數(shù)字化檔案，將所有紙質(zhì)文件內(nèi)容輸入統(tǒng)一的電子檔案系統(tǒng)內(nèi)。值得注意的一點(diǎn)是，應(yīng)在數(shù)字化背景下設(shè)置數(shù)字化信息查詢系統(tǒng)及內(nèi)部檔案共享系統(tǒng)，并加強(qiáng)保密工作，重點(diǎn)檢查檔案資源電子化管理時存在的漏洞，有效清除檔案信息安全隱患，提高疾控中心檔案服務(wù)質(zhì)量。在具體管理檔案之際，疾控中心檔案管理工作者要善于發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，發(fā)揮高水準(zhǔn)檔案共享平臺價值，以確保內(nèi)部各部門能互相借閱、參考部分信息，提高各部門工作效率。

（四）優(yōu)化檔案信息化管理機(jī)制

在工作過程中，需要疾控中心檔案管理人員高度重視檔案資源文件管理作用，只有切實(shí)展現(xiàn)檔案資源管理價值，才能保障檔案信息資源的完整性、精準(zhǔn)性、真實(shí)性。在管理檔案時，要注重高效分析檔案資源、分類檔案信息資源、歸集檔案信息資源，并注重監(jiān)督檔案管理工作過程，形成完整的疾控中心檔案信息化管理制度。具體來說，在將電子文件錄入歸檔這一環(huán)節(jié)，就應(yīng)加強(qiáng)管理力度，并且要加強(qiáng)檔案信息資源借閱監(jiān)督工作程度。在借閱檔案時，應(yīng)保持“只讀形式”，避免其他人員篡改信息。另外，工作人員應(yīng)建設(shè)電子文件預(yù)歸檔制度，防止檔案資源過于分散，導(dǎo)致疾控中心出現(xiàn)財產(chǎn)損失，全方位保障電子檔案的穩(wěn)定性。

四、疾控中心檔案管理科學(xué)化發(fā)展建議

（一）實(shí)施內(nèi)部繼續(xù)教育，組建專業(yè)人才隊(duì)伍

疾控中心要定期培養(yǎng)檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，扎實(shí)其專業(yè)能力。針對檔案管理人員進(jìn)行繼續(xù)教育，是組建科學(xué)化專業(yè)管理隊(duì)伍的有效途徑。因此，就需要疾控中心領(lǐng)導(dǎo)人員正視目前疾控中心現(xiàn)有檔案管理人員的“非專業(yè)”現(xiàn)狀，多為檔案管理人員提供進(jìn)修機(jī)會，以便能真正提高在職檔案管理人員的職業(yè)操守、基本素養(yǎng)等。與此同時，應(yīng)注重開展專項(xiàng)培訓(xùn)，令在職的管理人員掌握新型檔案管理工作理念，善于操作前沿的檔案管理技術(shù)及相關(guān)軟件，促進(jìn)檔案管理人員勇往直前，為推動疾控中心檔案管理科學(xué)化建設(shè)工作做出一份貢獻(xiàn)。

（二）營造影音檔案保存氛圍，加強(qiáng)檔案管理科學(xué)性

疾控中心管理者要明確時代發(fā)展形勢，分析最近幾年的疾控中心檔案資源構(gòu)成結(jié)構(gòu)，針對大量影音檔案資源進(jìn)行全面認(rèn)知。相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源，影音檔案資源的保存條件更嚴(yán)格一些，很容易受高溫因素、潮濕因素影響。所以，很多影音資料都需要在電腦系統(tǒng)內(nèi)保存，但不排除電腦系統(tǒng)會被病毒侵害，影響影音檔案資源安全性。所以，就要求疾控中心優(yōu)化影音檔案保管環(huán)境，通過科學(xué)手段保管影音檔案資源，避免影音檔案遭到破壞，提高檔案管理的科學(xué)性。

結(jié) 語

綜上所述，促進(jìn)檔案資源管理信息化、科學(xué)化發(fā)展，對疾控中心醫(yī)療服務(wù)水平的提高具有重大意義，既可以在一定程度上高效調(diào)節(jié)疾控中心內(nèi)部人力資源配置效率，又能改善疾控中心資源管理“低效率”現(xiàn)狀，為疾控中心未來發(fā)展夯實(shí)根基。但是，若想保障疾控中心在檔案管理工作中達(dá)到科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)及信息化標(biāo)準(zhǔn)，就要加強(qiáng)相關(guān)制度的建設(shè)力度，并優(yōu)化管理工作機(jī)制，這樣才能全面提高檔案管理效果。