基于ERP 系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

（河南威佳汽車貿(mào)易集團(tuán)有限公司，河南 鄭州 450000）

一、引言

ERP 系統(tǒng)即企業(yè)資源計劃系統(tǒng)，是通過運(yùn)用信息技術(shù)、在系統(tǒng)化管理思想的基礎(chǔ)上為企業(yè)提供運(yùn)行決策的管理平臺。ERP 在市場需求導(dǎo)向下，通過對銷售、采購、制造、成本、財務(wù)、服務(wù)以及質(zhì)量等進(jìn)行統(tǒng)一管理，使企業(yè)資源配置更加科學(xué)合理，提高企業(yè)競爭力，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在企業(yè)信息化建設(shè)中，ERP 系統(tǒng)已經(jīng)成為了主體部分，在企業(yè)經(jīng)營管理中的運(yùn)用越來越廣泛。企業(yè)內(nèi)部控制在企業(yè)管理中有重要的作用，在ERP 系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對內(nèi)部控制的優(yōu)化和調(diào)整，使ERP 系統(tǒng)和內(nèi)控協(xié)調(diào)同步，才能提升企業(yè)內(nèi)控管理效率，從而減少企業(yè)經(jīng)營成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

二、企業(yè)ERP 系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

ERP 系統(tǒng)的開發(fā)、建立和應(yīng)用是以內(nèi)部控制管理制度為基礎(chǔ)的，而企業(yè)內(nèi)控管理系統(tǒng)的具體表現(xiàn)形式就是ERP 系統(tǒng)。ERP 系統(tǒng)提高了內(nèi)部控制的實(shí)際操作性，其以內(nèi)部控制為主線，將企業(yè)各個職能部門、基層業(yè)務(wù)單位以及各個生產(chǎn)經(jīng)營活動有機(jī)結(jié)合，使企業(yè)管理更加系統(tǒng)規(guī)范。除此之外，ERP 系統(tǒng)還能劃分企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，并對劃分出的不同模塊的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行細(xì)化，通過授權(quán)業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵控制點(diǎn)，對關(guān)鍵控制點(diǎn)進(jìn)行有效控制。

（一）ERP 系統(tǒng)能優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部控制

在當(dāng)今社會，一個企業(yè)若想得到長足的發(fā)展，就需要使用現(xiàn)代化的管理工具。企業(yè)內(nèi)部控制體系的建設(shè)是一個覆蓋面廣、需要持續(xù)發(fā)揮作用的系統(tǒng)工程，人工控制會受到較多因素影響，從而出現(xiàn)偏差，而ERP 系統(tǒng)則能避免此類情況，具有高度集成性、完整性以及開放性，不受人為因素的干擾，按照標(biāo)準(zhǔn)制度執(zhí)行已設(shè)置好的內(nèi)部控制節(jié)點(diǎn)，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)內(nèi)控預(yù)警和實(shí)時掌握的目標(biāo)，使企業(yè)管理結(jié)構(gòu)扁平化、流程化，使高層管理者能與實(shí)際操作者進(jìn)行快速的交流，減少控制層次，明確各自的責(zé)任，大大改善企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境，提升溝通效率，降低溝通成本。

（二）ERP 是內(nèi)部控制的對象

在企業(yè)內(nèi)部控制體系中，ERP 系統(tǒng)不僅僅是一套信息系統(tǒng)，同時也是一種技術(shù)工具，需要具有主觀判斷意識的工作人員進(jìn)行方案的設(shè)計與具體操作的實(shí)施。如果工作人員在執(zhí)行過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，不但會影響該任務(wù)的完成，嚴(yán)重時甚至?xí)?dǎo)致高層管理者出現(xiàn)決策錯誤，因此，ERP 系統(tǒng)也應(yīng)當(dāng)被當(dāng)作控制對象，需要充分考慮其風(fēng)險，并建立具有針對性的內(nèi)部控制制度，確保ERP 系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量與效率。

（三）ERP 與內(nèi)部控制可以產(chǎn)生協(xié)同性

ERP 系統(tǒng)貫穿企業(yè)內(nèi)部控制制度體系，并集成了企業(yè)核心價值鏈的各項資源，包括預(yù)算、采購、生產(chǎn)、銷售、售后、財務(wù)等，從而實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)前端與管理后臺之間數(shù)據(jù)的實(shí)時傳遞，整合各項資源信息，并通過數(shù)據(jù)挖掘?yàn)槠髽I(yè)開拓潛在市場，明確了信息數(shù)據(jù)的導(dǎo)向性。因此，企業(yè)需要建立一套適用于ERP 系統(tǒng)的內(nèi)部控制體系，并根據(jù)該體系設(shè)計合理的內(nèi)控流程、內(nèi)控節(jié)點(diǎn)以及內(nèi)控監(jiān)測點(diǎn)等，以配合ERP 系統(tǒng)的運(yùn)行，產(chǎn)生協(xié)同效應(yīng)。

三、企業(yè)在ERP 系統(tǒng)下實(shí)施內(nèi)部控制的主要問題

（一）原有的內(nèi)控經(jīng)驗(yàn)失效，需要積累新的經(jīng)驗(yàn)

在ERP 系統(tǒng)下，企業(yè)財務(wù)風(fēng)險的類型、關(guān)鍵控制點(diǎn)以及表現(xiàn)形式都開始發(fā)生變化，由最初的工作人員操作不當(dāng)、徇私舞弊等轉(zhuǎn)變成了ERP 系統(tǒng)信息化安全管理風(fēng)險。這樣的轉(zhuǎn)變對于企業(yè)高層管理而言是一個新的挑戰(zhàn)，應(yīng)用ERP 系統(tǒng)不但要求企業(yè)高級管理層擁有專業(yè)的知識技能，而且還要熟練掌握相關(guān)信息技術(shù)的各種知識。ERP 系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用推行，意味著企業(yè)原有的有價值的內(nèi)部控制管理經(jīng)驗(yàn)會失效，原有的內(nèi)控管理經(jīng)驗(yàn)無法用于新系統(tǒng)的運(yùn)行，在ERP 系統(tǒng)的運(yùn)行下，企業(yè)只能重新開始積累內(nèi)控管理經(jīng)驗(yàn)。

（二）內(nèi)控管理對象更復(fù)雜

原來的內(nèi)部控制管理只是單一的對人的管理，而隨著ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用，內(nèi)部控制的管理對象不僅有人，還有ERP 應(yīng)用系統(tǒng)。在尚未推行ERP 系統(tǒng)之前，企業(yè)內(nèi)控僅僅是對內(nèi)部參與生產(chǎn)經(jīng)營活動的工作人員進(jìn)行管理，企業(yè)人員的職責(zé)范圍、權(quán)限授權(quán)，監(jiān)控實(shí)施、審批都是由下到上逐層進(jìn)行，整個審批流程都需要進(jìn)行人為監(jiān)督和辦理，在審批過程中容易出現(xiàn)漏審、漏批的情況，不但審批的速度較慢，而且審批的真實(shí)性也無法保證。應(yīng)用ERP 系統(tǒng)，可以在系統(tǒng)運(yùn)行的初期就將內(nèi)控制度、現(xiàn)金業(yè)務(wù)流等錄入系統(tǒng)，在確保流程設(shè)計和授權(quán)合理的情況下，在操作時就可以避免人為操作造成的失誤，確保內(nèi)控實(shí)施的效率和效果。

（三）對信息化安全的影響

在ERP 系統(tǒng)環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)控會出現(xiàn)系統(tǒng)操作權(quán)限授權(quán)、數(shù)據(jù)的備份安全和系統(tǒng)升級等風(fēng)險，ERP 的應(yīng)用要求對數(shù)據(jù)訪問的權(quán)限進(jìn)行特別設(shè)置，如果在設(shè)置權(quán)限時出現(xiàn)超范圍授權(quán)等失誤，很有可能會對企業(yè)業(yè)務(wù)流程的正常進(jìn)行和數(shù)據(jù)信息安全造成影響，從而對企業(yè)造成巨大損失。

（四）對數(shù)據(jù)存儲安全性的影響

ERP 作為一個大型的信息集成系統(tǒng)，外部服務(wù)器所處物理環(huán)境的安全性與系統(tǒng)自身邏輯的正確性均會影響企業(yè)內(nèi)部控制的效果。若外部服務(wù)器崩潰或系統(tǒng)受到惡意木馬攻擊，ERP系統(tǒng)可能會出現(xiàn)無法正常運(yùn)行的情況，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，使企業(yè)無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)。同時，工作人員可能習(xí)慣于信息的電子化而忽略對紙質(zhì)憑證的收集與整理，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況，則無法恢復(fù)原有數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致嚴(yán)重的后果。

（五）數(shù)據(jù)處理過程中人員錄單錯誤風(fēng)險

在搭建ERP 系統(tǒng)環(huán)境后，企業(yè)在實(shí)際的運(yùn)作過程中所產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)一般會由工作人員進(jìn)行人工錄入，如果在錄入過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，除了少部分需要進(jìn)行校驗(yàn)的數(shù)據(jù)，大部分?jǐn)?shù)據(jù)都會直接運(yùn)算，從而導(dǎo)致最后的財務(wù)數(shù)據(jù)錯誤。在出現(xiàn)此類問題后，財務(wù)人員需要尋求系統(tǒng)開發(fā)人員的幫助，對產(chǎn)生錯誤的原因進(jìn)行排查，此過程費(fèi)時費(fèi)力，無法真正滿足企業(yè)內(nèi)部控制的管理要求，嚴(yán)重降低了企業(yè)內(nèi)部控制的水平。

四、ERP 環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

（一）完善信息技術(shù)的應(yīng)用

在構(gòu)建和應(yīng)用ERP 系統(tǒng)的初期，要選擇有實(shí)力、口碑和豐富售后經(jīng)驗(yàn)的品牌供應(yīng)商，在選擇ERP 應(yīng)用系統(tǒng)服務(wù)器地點(diǎn)時，要結(jié)合自身實(shí)際情況，做好數(shù)據(jù)備份和制定應(yīng)急預(yù)案，確保信息的安全、完整以及在發(fā)生系統(tǒng)問題時能及時采取有效的解決措施。為了確保REP 系統(tǒng)的有效應(yīng)用和推行，可以先選擇一些單位作為試點(diǎn)進(jìn)行試運(yùn)行，在確保運(yùn)用效果后再正常推行。

（二）完善企業(yè)內(nèi)控的制度和流程

作為企業(yè)內(nèi)部控制流程設(shè)計的基礎(chǔ)，內(nèi)控制度在ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用推行中也發(fā)揮著重要作用，ERP 系統(tǒng)的正常運(yùn)行離不開完善的內(nèi)部控制制度和流程。在ERP 系統(tǒng)建設(shè)初期，應(yīng)對企業(yè)內(nèi)部控制的制度和流程進(jìn)行系統(tǒng)的梳理，確保制度和流程的準(zhǔn)確、完整和合理。將歸類劃分后的企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動與內(nèi)部控制設(shè)置的相應(yīng)業(yè)務(wù)流程結(jié)合，對于ERP 系統(tǒng)對各個生產(chǎn)經(jīng)營活動的不同關(guān)節(jié)控制點(diǎn)的設(shè)置具有積極作用。

（三）設(shè)置風(fēng)險應(yīng)對措施，重視權(quán)限管理

ERP 系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)行是一個循序漸進(jìn)、不斷完善的過程，在此過程中，會出現(xiàn)各種問題和漏洞，因此采取有效的風(fēng)險應(yīng)對措施是非常有必要的。為了減少ERP 系統(tǒng)的應(yīng)用給企業(yè)內(nèi)控帶來的風(fēng)險，企業(yè)在構(gòu)建ERP 系統(tǒng)的同時，可以加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)企業(yè)員工的風(fēng)險意識，還可以建立風(fēng)險應(yīng)對預(yù)案和預(yù)警機(jī)制，確保在出現(xiàn)風(fēng)險時能及時解決，從而減少對企業(yè)造成的損失。

ERP 系統(tǒng)作為在企業(yè)運(yùn)作過程中收集和整理數(shù)據(jù)的信息系統(tǒng)，需要保證其后臺數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與機(jī)密性。因此，企業(yè)應(yīng)建立一套與之配套的、合理的操作權(quán)限管理制度，使未得到授權(quán)的用戶無法接觸或操作該系統(tǒng)，并根據(jù)工作人員的性質(zhì)賦予其用戶賬號一定的權(quán)限，如常用的訪問權(quán)限，企業(yè)可將其細(xì)致劃分為外部訪問權(quán)限、內(nèi)部訪問權(quán)限，對于系統(tǒng)后臺的一些敏感數(shù)據(jù)，可通過屏蔽操作使只具有外部訪問權(quán)限的用戶無法閱覽，或者根據(jù)不同的工作崗位設(shè)置不同的操作角色，對不同的操作角色賦予不同的權(quán)限等，以此來保證數(shù)據(jù)的機(jī)密性。

（四）加強(qiáng)對信息系統(tǒng)外部環(huán)境的維護(hù)

ERP 系統(tǒng)作為企業(yè)中極為重要的信息系統(tǒng)，能輔助企業(yè)內(nèi)部控制工作正常開展，提高企業(yè)管理能力，因此保證其安全性與可靠性十分重要。針對ERP 系統(tǒng)外部環(huán)境可能出現(xiàn)的風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)聘請經(jīng)驗(yàn)豐富的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護(hù)人員安裝防病毒軟件和搭建防火墻，并定期對系統(tǒng)進(jìn)行檢測，保證服務(wù)器機(jī)房符合標(biāo)準(zhǔn)，同時定期對后臺數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以便在數(shù)據(jù)丟失后能進(jìn)行數(shù)據(jù)修復(fù)，從而減少數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險。

（五）加強(qiáng)對操作人員的知識培訓(xùn)

在建立企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的過程中，財務(wù)人員應(yīng)隨著自身業(yè)務(wù)的變化對原有系統(tǒng)的設(shè)置進(jìn)行及時的調(diào)整，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對各個崗位操作人員的技能培訓(xùn)，使操作人員了解其權(quán)限范圍內(nèi)的操作規(guī)范，減少操作人員在操作過程中出現(xiàn)錯誤的情況。同時，企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)存在一定的機(jī)密性，因此企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對相關(guān)操作人員的道德意識培訓(xùn)與法律風(fēng)險知識培訓(xùn)，并建立相應(yīng)的安全防護(hù)機(jī)制，防止企業(yè)信息出現(xiàn)泄露的情況。

五、結(jié)語

如今在企業(yè)中應(yīng)用ERP 系統(tǒng)已經(jīng)成為了必然趨勢。通過ERP 系統(tǒng)的運(yùn)行，能實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的合理配置，降低企業(yè)人工成本，從而促進(jìn)企業(yè)的快速發(fā)展。企業(yè)在應(yīng)用ERP 系統(tǒng)之前，要結(jié)合自身經(jīng)營規(guī)模、員工數(shù)量等實(shí)際情況進(jìn)行通盤考慮，具體問題具體分析，不能盲目應(yīng)用。ERP 系統(tǒng)只有應(yīng)用得當(dāng)，才能發(fā)揮最大作用，促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。