加強企業(yè)采購管理實現(xiàn)降本增效的策略探討

（北京市地鐵運營有限公司線路分公司，北京 100082）

我國政府近年來逐步頒布實施了《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國政府采購法》等與采購相關(guān)的法律法規(guī)，各大中型國有企業(yè)依照上述法律法規(guī)逐步完善本企業(yè)的招標(biāo)和采購制度，但是在個別小型企業(yè)中，尚存在采購管理制度不完善、采購成本居高不下以及采購監(jiān)管缺失等問題，這不僅破壞了市場公平公正的競爭環(huán)境，也影響了企業(yè)的良性發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)扎實制定采購計劃，正確選擇采購方式，遵循合法、合規(guī)的原則開展采購管理工作。這樣有助于企業(yè)降低成本、提高運營效率，能推動整個供應(yīng)鏈體系的發(fā)展，為企業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展提供保障［1］。

一、企業(yè)采購管理概述

（一）采購與采購管理的定義

采購是一種常見的經(jīng)濟(jì)行為，是資源市場上資源從供應(yīng)商向用戶方轉(zhuǎn)移的過程。不論是個人還是各級生產(chǎn)經(jīng)營單位，都可以通過采購從資源市場獲得各種資源，以滿足自身的需要，使生產(chǎn)經(jīng)營活動正常開展。企業(yè)采購是指企業(yè)在一定條件下，通過資源市場尋求并獲得作為企業(yè)資源的有形商品或無形服務(wù)，以保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營正常開展的經(jīng)營活動過程。

采購管理是為了降低企業(yè)經(jīng)營成本、提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益所進(jìn)行的包括采購計劃、組織、實施、溝通和管控的活動。采購管理不僅是企業(yè)安全運營與物資供應(yīng)的重要保障，更是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要一環(huán)。

（二）采購的類別

采購的類別分為貨物類采購、服務(wù)類采購和工程類采購。貨物類采購指采購食品、礦石、工具等有形的商品，服務(wù)類采購指采購專利技術(shù)、維修服務(wù)、安裝服務(wù)等無形的服務(wù)，工程類采購指建筑、施工等工程類采購。

（三）采購的實施

企業(yè)采購的實施應(yīng)具有規(guī)范性和系統(tǒng)性，具體可分為編制采購計劃、采購實施、合同監(jiān)管與供應(yīng)商評價4個階段。

首先，由需求部門提出需求計劃，采購實施部門對需求計劃進(jìn)行匯總、整理，并結(jié)合實際庫存情況編制相應(yīng)的采購計劃（如年度、臨時或緊急采購計劃），還應(yīng)根據(jù)采購項目的類別、預(yù)算、時限等因素，確定相應(yīng)的采購形式（如招標(biāo)采購、市場詢價采購、單一來源采購、競爭性談判采購、電子商務(wù)采購平臺競價等）。

其次，采購實施部門根據(jù)公司相關(guān)制度，通過以上采購方式實施采購，確定最終供應(yīng)商，并組織采購小組就所采購服務(wù)、貨物或工程與中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，經(jīng)相關(guān)法律部門審核同意后與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。

再次，采購合同簽訂后，采購實施部門及時建立合同臺賬，對已簽訂的采購合同進(jìn)行分類管理，并配合相關(guān)部門定期檢查供應(yīng)商的合同執(zhí)行情況，對合同履約過程中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行如實反饋和及時糾正，對嚴(yán)重失信的供應(yīng)商應(yīng)按規(guī)定予以懲戒。

最后，在合同執(zhí)行完畢后，由采購實施部門組織質(zhì)檢小組對采購的服務(wù)、物資或工程項目進(jìn)行最終驗收，驗收合格后方可按照相關(guān)制度和流程付款。

二、企業(yè)采購現(xiàn)狀與存在的問題

（一）采購計劃不扎實

嚴(yán)謹(jǐn)、合理的采購計劃應(yīng)以充分考慮企業(yè)實際生產(chǎn)、運營需求為前提，不能脫離實際憑空制定，否則將對企業(yè)造成采購資金損失、庫存積壓與虛耗等不良影響。以A 企業(yè)為例（A 企業(yè)為某市屬大型國有企業(yè)，員工3萬人左右，該企業(yè)組織架構(gòu)分為三個層級，依次是公司機關(guān)層、公司項目部層、工區(qū)作業(yè)部層），該企業(yè)在制定下一年的年度低值易耗品需求計劃時，往往是由項目部材料員將所屬各工區(qū)需求直接匯總提報至公司采購部門，并未對實際需求進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)研和嚴(yán)格審核，導(dǎo)致需求計劃存在較大的“水分”和錯誤。

此外，該企業(yè)計劃員對物料消耗規(guī)律以及庫存情況的掌握不牢，在編制需求計劃時存在滯后性，經(jīng)常因為急需某種材料而提報臨時計劃和緊急計劃，導(dǎo)致同一種貨物采購價格有較大差異，使企業(yè)采購管理難度和采購成本大大增加。

（二）招投標(biāo)項目不規(guī)范

招投標(biāo)項目不規(guī)范是企業(yè)采購過程中常見的、管控難度較大的問題，主要包括：第一，信息不對稱，例如信息公示不透明，導(dǎo)致必要的招投標(biāo)信息得不到明確披露，不僅會使參與招投標(biāo)的供應(yīng)商得不到對稱有效的信息，還會使招投標(biāo)活動的開展偏離公開、公平、公正的招投標(biāo)原則，使企業(yè)錯失最優(yōu)供應(yīng)商，造成采購后續(xù)隱患；第二，躲避招投標(biāo)，一些采購項目的甲方為了自身利益，采用各種方式躲避招投標(biāo)，部分甲方違反招標(biāo)規(guī)定，表面上進(jìn)行公開招標(biāo)，但實際上是“明招暗定”；第三，招投標(biāo)后續(xù)管理問題，例如合同管理不嚴(yán)謹(jǐn)，存在付款細(xì)節(jié)不明確、不合理等問題，導(dǎo)致企業(yè)在后續(xù)付款時與供應(yīng)商存有糾紛［2］。

（三）供應(yīng)商管理不到位

第一，采購渠道單一是眾多企業(yè)都存在的普遍問題，單一渠道將導(dǎo)致對供應(yīng)商的選擇欠妥，使得供應(yīng)產(chǎn)品及服務(wù)的質(zhì)量受到一定的影響；第二，部分企業(yè)未建立統(tǒng)一、全面的供應(yīng)商評價體系，造成一些存在關(guān)聯(lián)關(guān)系的不良供應(yīng)商為增加中標(biāo)概率進(jìn)行惡意投標(biāo)、串標(biāo)、圍標(biāo)，致使企業(yè)采購成本居高不下，損害企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益；第三，部分企業(yè)在選擇供應(yīng)商時過分關(guān)注價格因素，未充分考慮地域等必要因素，在遠(yuǎn)程運輸中花費較高的物流成本，同時也給售后服務(wù)帶來一定的影響。

（四）采購監(jiān)督機制不完善

目前，我國大多數(shù)企業(yè)缺乏科學(xué)合理的采購監(jiān)督機制，僅由采購實施部門負(fù)責(zé)制定并執(zhí)行采購計劃。對于采購何種產(chǎn)品、從哪家廠商采購，采購部門具有絕對的話語權(quán)。企業(yè)未設(shè)立相關(guān)紀(jì)檢部門對采購實施部門進(jìn)行約束與監(jiān)管，導(dǎo)致采購話語權(quán)過分集中于某個或少數(shù)管理者，造成質(zhì)次價高、采購舞弊、收受賄賂等不良現(xiàn)象，使企業(yè)資金損失、信用受損。

（五）采購員管理不到位

部分企業(yè)疏于對采購員法律意識和責(zé)任意識的培訓(xùn)，導(dǎo)致一些采購員面對采購過程中的各種誘惑，選擇鋌而走險，棄企業(yè)利益于不顧，甚至將法律道德拋在腦后，使企業(yè)利益嚴(yán)重受損，采購成本大大增加。有些企業(yè)忽視了對采購員的專業(yè)培訓(xùn)，采購員缺乏創(chuàng)新力和談判能力，導(dǎo)致采購產(chǎn)品質(zhì)量無法得到保證，從而影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益及可持續(xù)發(fā)展。

三、加強企業(yè)采購管理，實現(xiàn)降本增效

（一）扎實做好采購計劃

扎實的采購計劃是企業(yè)降低成本和提高效率的重中之重。采購過程中的第一個環(huán)節(jié)就是制定采購計劃。扎實的采購計劃可以確保采購實施的可行性和高效性，從而降低企業(yè)采購的時間成本和資金成本。要制定嚴(yán)謹(jǐn)扎實的采購計劃，需要相關(guān)采購人員全面掌握物資的耗損、市場價格等信息，根據(jù)其數(shù)據(jù)加強與生產(chǎn)部門、輔助部門之間的合作，從而制定出合理的物資采購計劃。除此之外，為確保采購計劃順利執(zhí)行，相關(guān)采購人員還應(yīng)深入實地調(diào)查，審慎確認(rèn)采購計劃，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行處理，將物資采購計劃調(diào)整至最優(yōu)，從而保證該采購計劃不僅能合理降低企業(yè)采購成本，還能充分滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的實際需求，避免造成資源浪費與庫存積壓等不良現(xiàn)象。

（二）加強招投標(biāo)監(jiān)管

首先，行業(yè)監(jiān)管部門應(yīng)重視對采購招投標(biāo)過程的監(jiān)管，對采購過程中的違法行為進(jìn)行及時判定、糾正、制止及處理。特別應(yīng)對招投標(biāo)監(jiān)管機制加強研究，規(guī)范招投標(biāo)流程，完善評標(biāo)體系，加強中標(biāo)后跟蹤管理，及時洞察招投標(biāo)中存在的問題并提出整改措施。其次，招標(biāo)辦公室要注意對有關(guān)行業(yè)主管部門執(zhí)法活動的指導(dǎo)和監(jiān)督，不僅要處理好管辦分離、協(xié)調(diào)機制與監(jiān)管職能交叉等問題，更要結(jié)合實際情況，對招投標(biāo)管理辦法、資格預(yù)審辦法、評標(biāo)細(xì)則等規(guī)章制度進(jìn)行及時調(diào)整，對招投標(biāo)管理活動中出現(xiàn)的矛盾進(jìn)行及時處理。采用線上招標(biāo)、投標(biāo)和輔助評標(biāo)等科技手段，避免惡意報價現(xiàn)象的發(fā)生，從而增強評標(biāo)的公正性，提高采購流程工作效率。

（三）搭建電子商務(wù)采購平臺

在信息化全球化高速發(fā)展的今天，伴隨著中國電子商務(wù)環(huán)境的蓬勃發(fā)展，電子商務(wù)采購平臺這種全新的采購方式已經(jīng)在國內(nèi)得到了廣泛的認(rèn)知與使用。有越來越多的企業(yè)青睞使用這種信息化、透明化的采購方式，從而減少企業(yè)庫存、降低采購成本、優(yōu)化產(chǎn)業(yè)鏈、提升企業(yè)綜合競爭力。全面推廣電子商務(wù)采購平臺的重要意義體現(xiàn)在4個方面。

1.縮短采購周期、提高采購效率。通過電子商務(wù)采購平臺，可以實現(xiàn)供應(yīng)商異地投標(biāo)、專家異地評審等功能，不僅可以縮短采購周期，還能提高采購效率。以A 公司為例，該公司2020年各類采購事項共計316項，在使用電子商務(wù)采購平臺以前，每一項采購都要經(jīng)過采購計劃立項、采購事項審批、價格評估、采購談判、綜合打分、合同簽訂以及驗收結(jié)款等線下環(huán)節(jié)，每個采購事項的平均周期約為1～2個月。在使用電子商務(wù)采購平臺以后，除了談判和驗收需要線下進(jìn)行以外，其余環(huán)節(jié)均可實現(xiàn)線上審批，大大縮短了采購周期、減少了紙張的消耗，實現(xiàn)了降本增效的目的。

2.減少庫存，提高資金利用率。A 公司在電子商務(wù)采購平臺上線運行后，還為本公司的物資管理系統(tǒng)（EAM 系統(tǒng)和NC 系統(tǒng)）預(yù)留了接口，使公司采購管理與物資管理實現(xiàn)信息共享，采購部門可以更直觀地了解企業(yè)庫存狀況，并根據(jù)實時的庫存情況調(diào)整采購計劃，大大降低了公司采購成本。

3.實現(xiàn)信息共享和采購?fù)该骰?。企業(yè)若想提高采購?fù)该鞫龋碗x不開采購過程中的信息共享。電子商務(wù)采購平臺的投入使用不僅可以幫助供應(yīng)商及時查詢過往交易、交貨等記錄，還可實時掌握企業(yè)各類采購、招標(biāo)信息，從而有針對性地進(jìn)行報價及投標(biāo)。同時，企業(yè)也可以通過電子商務(wù)采購平臺，全面了解供應(yīng)商信用情況以及過往合同履行情況，綜合地評價和選擇供應(yīng)商，從而精準(zhǔn)知曉市場行情，降低企業(yè)采購成本。

4.完善供應(yīng)商管理。電子商務(wù)采購采購平臺的另一個重要功能是對供應(yīng)商的線上管理。其一，供應(yīng)商可以通過外網(wǎng)自主更新公司信息、資質(zhì)文件，發(fā)布企業(yè)最新產(chǎn)品介紹，瀏覽采購公告，開展線上投標(biāo)、競價等活動；其二，企業(yè)采購部門可以通過內(nèi)網(wǎng)對供應(yīng)商進(jìn)行線上準(zhǔn)入、分類、分級、變更以及評價等操作，不僅能通過建立供應(yīng)商綜合評價指標(biāo)體系對供應(yīng)商進(jìn)行評價，還能避免采購員與供應(yīng)商惡意串通、暗箱操作情況的發(fā)生。

（四）建立健全采購管理制度

在采購管理中，通過推進(jìn)各類采購制度的“廢、改、立”，能使所有相關(guān)采購人員按照規(guī)定的流程執(zhí)行，這樣可以保證采購過程的規(guī)范性和科學(xué)性。具體可分為以下幾個步驟：首先，建立完善的采購申報制度；其次，結(jié)合電子商務(wù)采購平臺，完善供應(yīng)商準(zhǔn)入、退出以及評價機制；再次，推動采購合同管理機制的建設(shè)，規(guī)范合同臺賬，樹立留痕意識；最后，采用事前指導(dǎo)、事中監(jiān)督與事后審計相結(jié)合的方式，完善采購全過程的監(jiān)督檢查機制。

（五）加強采購人員隊伍建設(shè)

加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升采購人員隊伍素質(zhì)能力。一是提高專業(yè)能力，通過對企業(yè)各部門的走訪調(diào)研，掌握部門業(yè)務(wù)運營流程及企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)律，從而使采購計劃的制定有據(jù)可依。二是加強對采購人員隊伍的法制教育，通過培訓(xùn)使采購人員自覺提高政治站位、堅守底線、遵守職業(yè)道德，確保采購活動嚴(yán)格按照相關(guān)制度開展。三是對采購人員進(jìn)行定期輪崗，定期進(jìn)行績效考核，爭取人人都熟悉采購流程，提高采購工作效率，降低采購成本。

四、結(jié)語

科學(xué)的采購管理不僅是企業(yè)實現(xiàn)降本增效的有力保障，更是企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益、實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要基石。因此，企業(yè)在日常采購過程中需要高度重視采購管理，扎實制定采購計劃、加強招投標(biāo)監(jiān)管、大力推行電子商務(wù)采購平臺的應(yīng)用、建立健全采購管理制度、加強采購人員隊伍建設(shè)等，切實提升企業(yè)采購管理質(zhì)量及水平，最終實現(xiàn)降本增效的目標(biāo)。