檔案館檔案管理存在的問題與對策

（石家莊市裕華區(qū)檔案館，河北 石家莊 050000）

近年來，檔案管理事業(yè)突飛猛進(jìn)，許多檔案館紛紛加強(qiáng)檔案管理工作，提升檔案管理質(zhì)量，為推動(dòng)我國檔案事業(yè)向前發(fā)展做出了杰出貢獻(xiàn)。目前，我國需要不斷完善檔案館檔案管理工作，明確檔案管理細(xì)節(jié)，推動(dòng)檔案管理事業(yè)向前發(fā)展。

一、檔案館檔案管理的概述

（一）檔案的概念

檔案是指人們在社會生活中形成并且被保留下來的原始記錄，檔案是人類社會的知識寶庫，記錄著人類社會發(fā)展歷史，因此，檔案具有原始性、參考性等特點(diǎn)。原始性指檔案是記錄事物發(fā)展的原始記錄，可以真實(shí)地反映某件事物的原始面貌。參考性是指檔案可以作為人們參考評價(jià)的依據(jù)。

（二）檔案館檔案管理的內(nèi)容

第一，檔案收集。檔案收集是指有計(jì)劃、有組織地實(shí)施檔案資料收集工作，將分散在各地的檔案收集在一起。

第二，檔案整理。檔案整理是對不同種類的檔案進(jìn)行分類整理，使原本松散的檔案資料變成井然有序的檔案資料。

第三，檔案保管。檔案保管工作是確保不出現(xiàn)丟失檔案或者泄密現(xiàn)象，減少檔案損壞情形。

第四，檔案利用。檔案利用是指以館藏檔案為基礎(chǔ)，為讀者提供檔案查閱、復(fù)印等各項(xiàng)服務(wù)。

二、檔案館檔案管理存在的問題

（一）檔案整理不夠完善

第一，檔案目錄存在缺陷。檔案目錄是檔案工作人員的重要檢索工具，但是檔案目錄存在單位不清晰、案卷標(biāo)題不明確、分類不科學(xué)等問題時(shí)會影響讀者的使用效率［1］。例如，在查找某項(xiàng)案卷時(shí)，由于案卷標(biāo)題不明確，使用者很難通過檔案標(biāo)題精準(zhǔn)定位檔案資源，影響檔案的使用效率。

第二，重新整理檔案后的問題。近年來，一些檔案館重新整理檔案資料、編排檔案目錄，一些資料編號和卷號都發(fā)生了變化，但工作人員并沒有及時(shí)更新原有的檔案標(biāo)識，出現(xiàn)整理不規(guī)范的現(xiàn)象。與此同時(shí)，由于檔案整理較為匆忙，某些卷號和頁碼編寫錯(cuò)誤，再加上目錄有所變化，難以根據(jù)原有檔案記錄查找檔案信息。

第三，缺乏健全的電子檢索系統(tǒng)。信息化社會的發(fā)展對檔案館的檔案管理提出了更高的要求，檔案館正在積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。目前，檔案館缺乏完善的電子檢索系統(tǒng)，只支持初步檢索，無法精準(zhǔn)定位某份文件或者某項(xiàng)報(bào)告，最終影響檔案館檔案建設(shè)質(zhì)量。

（二）檔案館藏結(jié)構(gòu)失衡

目前，許多檔案館存在館藏失衡現(xiàn)象。豐富的館藏資源可以提升檔案館管理質(zhì)量，并且能夠滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求。但是，一些檔案館存在館藏資源失衡現(xiàn)象。例如，一些檔案館館藏多為建國之前的資料，而建國之后的資料數(shù)量較少；一些檔案館館藏主要是文化類資料，但是缺少經(jīng)濟(jì)類館藏文獻(xiàn)。由于檔案館館藏資源失衡，檔案館館藏資源使用效率受到影響，導(dǎo)致檔案館檔案管理質(zhì)量較低。與此同時(shí)，由于檔案館館藏結(jié)構(gòu)失衡，一些重要資料缺乏妥善管理，極易出現(xiàn)毀損或者滅失風(fēng)險(xiǎn)［2］。

（三）檔案管理人才失衡

目前，我國檔案館檔案管理更側(cè)重硬件設(shè)施建設(shè)，忽視了軟件設(shè)施建設(shè)，軟件設(shè)施包含眾多內(nèi)容，檔案管理工作人員就是軟件設(shè)施中的重要一環(huán)。在檔案管理工作中，工作人員的知識素養(yǎng)和工作態(tài)度直接影響檔案館檔案管理工作質(zhì)量，為此，檔案館需要培養(yǎng)對檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，提高他們的專業(yè)知識素養(yǎng)，提升他們的綜合素質(zhì)。實(shí)際上，我國檔案館檔案管理人員綜合素質(zhì)并不高，一些工作人員知識固化，知識面狹窄，難以勝任信息化背景下的檔案管理工作，跟不上時(shí)代發(fā)展潮流。與此同時(shí)，我國檔案館檔案管理人員缺乏事業(yè)心，缺乏擔(dān)當(dāng)精神和奉獻(xiàn)精神，不具備高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)，缺乏主動(dòng)更新知識體系的自覺性，雖然新入職的檔案管理人員具備先進(jìn)理論知識，但是缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，最終會影響檔案管理工作質(zhì)量。

三、檔案館檔案管理的對策

（一）完善檔案立法

1.堅(jiān)持檔案管理原則

第一，堅(jiān)持檔案管理的公共性。公共性是檔案管理必須遵循的重要原則，公共性要求檔案管理工作必須以社會利益為價(jià)值取向，保障公民個(gè)人合法權(quán)益。在開展檔案管理工作時(shí)，檔案館需堅(jiān)持以人為本的思想，堅(jiān)持維護(hù)社會效益的同時(shí)要保證公民個(gè)人利益得到保障。

第二，堅(jiān)持權(quán)利與義務(wù)對等。在檔案管理過程中，檔案館必須堅(jiān)持權(quán)利與義務(wù)對等，有權(quán)利必有義務(wù)，有義務(wù)必享有權(quán)利，建立權(quán)利義務(wù)相對等的約束機(jī)制，提高檔案館檔案管理質(zhì)量。

2.完善法律內(nèi)容

第一，細(xì)化檔案館檔案管理內(nèi)容。目前，我國并沒有明確規(guī)定檔案館檔案管理內(nèi)容的相關(guān)法律。我國相關(guān)部門可以對檔案館檔案管理內(nèi)容做出明確規(guī)定，通過立法指導(dǎo)檔案館檔案管理工作，確保檔案館檔案管理各項(xiàng)工作有章可循，提升檔案館檔案管理質(zhì)量。在立法過程中要聽取檔案管理工作人員的意見，將工作人員的意見融入相關(guān)法律，以確保相關(guān)條款具有實(shí)用性。

第二，細(xì)化法律條款，增強(qiáng)法律條款的可操作性。為提高檔案館檔案管理質(zhì)量，需細(xì)化檔案相關(guān)的法律條款內(nèi)容，如明確規(guī)定檔案開放年限，完善檔案標(biāo)準(zhǔn)，列舉屬于可開放檔案的內(nèi)容，以此提高檔案管理質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)檔案管理

1.豐富館藏資源

為提升檔案館檔案管理質(zhì)量，檔案館需要豐富自身館藏資源。

第一，檔案館可以對接政府部門，及時(shí)收集政府部門的各項(xiàng)信息資料，同時(shí)檔案館還需要擴(kuò)展自身館藏類別，將民營企業(yè)檔案也納入檔案收藏范圍之中。

第二，檔案館可以與民營企業(yè)取得聯(lián)系，積極收集民營企業(yè)檔案管理資源。除了民營企業(yè)之外，檔案館還可以積極對接社會團(tuán)體組織等非政府機(jī)構(gòu)，將這些機(jī)構(gòu)的資源也納入檔案館檔案來源范疇，以此豐富檔案館館藏資源，提升檔案館館藏資源質(zhì)量。

第三，檔案館還可以開展專題收藏活動(dòng)，通過專題收藏改善館藏結(jié)構(gòu)。檔案館可以就非物質(zhì)文化遺產(chǎn)開展館藏收藏工作，增加檔案館非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案收藏的品種。除此之外，檔案館還可以積極收集口述檔案，豐富檔案館館藏資源?？谑鰴n案是當(dāng)事人的口述，是采集人采用標(biāo)準(zhǔn)方法收集的歷史記錄，它是對某項(xiàng)歷史事件的真實(shí)再現(xiàn)?？谑鰴n案具有極高的保存價(jià)值，可以成為檔案館的重要資源。

2.加強(qiáng)檔案館館藏保護(hù)工作

為做好檔案館館藏保護(hù)工作，需改善檔案館保管環(huán)境。檔案館可以建設(shè)檔案館儲存室，要隨時(shí)控制檔案館儲存室溫度和濕度，調(diào)節(jié)檔案館儲存室光線，減少檔案館儲存室灰塵。與此同時(shí)，檔案館還需要持續(xù)推進(jìn)檔案修復(fù)工作，加快破損檔案需修復(fù)進(jìn)度，延長檔案壽命，可使用化學(xué)試劑修復(fù)字跡模糊的檔案。除此之外，檔案館需要復(fù)制檔案原件，減少不必要的損耗。檔案館的檔案管理工作非常復(fù)雜，每次搬運(yùn)或者掃描都可能造成不同程度的損害，檔案館需盡量減少原件的使用頻率，以附件代替原件，提高檔案館檔案保管質(zhì)量。目前，一些檔案館館藏?cái)?shù)量非常龐大，很難在短時(shí)間內(nèi)完成全部復(fù)制，因此可優(yōu)先復(fù)制重要檔案內(nèi)容，一般而言，使用頻率較高、社會關(guān)注度較高、其他檔案館館藏沒有的資源都可以被認(rèn)定為重要檔案館藏內(nèi)容。

3.改進(jìn)檢索工具

在信息化時(shí)代，為提升檔案館管理質(zhì)量，檔案館需要信息化的檢索工具。為此，圖書館可健全電子搜索系統(tǒng)，提升現(xiàn)有電子搜索系統(tǒng)性能，提高電子搜索的快捷性和準(zhǔn)確性，滿足使用者求快、求全、求準(zhǔn)的心理。

（三）提高檔案人員素質(zhì)

為提升檔案館檔案管理質(zhì)量，檔案館還需要加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)，提高檔案館管理人員的綜合素質(zhì)。檔案館可組織工作人員參與培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提高檔案人員的工作素質(zhì)，轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思維模式。在培訓(xùn)過程中，檔案館可出臺檔案管理人員培訓(xùn)條例，規(guī)范檔案管理人員的行為，激發(fā)檔案管理人員的學(xué)習(xí)積極性，提升檔案管理人員培訓(xùn)質(zhì)量。與此同時(shí)，檔案館可加強(qiáng)檔案人才招聘工作，在社會上選拔可造之才，將有激情、有擔(dān)當(dāng)、有素質(zhì)的檔案管理人員招聘到檔案管理工作隊(duì)伍中，增強(qiáng)檔案管理人員的整體素質(zhì)，最終達(dá)到提高檔案館檔案管理質(zhì)量的目的。除此之外，檔案館還需要端正檔案管理人員的道德品行，培養(yǎng)檔案管理人員吃苦耐勞、樂于奉獻(xiàn)、甘于寂寞的優(yōu)良道德品質(zhì)。

四、結(jié)語

為提高檔案館檔案管理質(zhì)量，需加強(qiáng)立法，完善法律原則和法律內(nèi)容，同時(shí)需加強(qiáng)檔案管理工作，提升檔案管理人員的素質(zhì)。檔案館檔案管理質(zhì)量的提升有利于檔案館為社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。