淺議文書檔案管理電子化

薛彬彬

（青海鹽湖工業(yè)股份有限公司，青海 格爾木 816099）

一、前言

行政辦公自動(dòng)化可以幫助工作人員準(zhǔn)確把握信息，并有效提升他們的工作效率。辦公自動(dòng)化的發(fā)展改變了手動(dòng)辦公的劣勢(shì)，文字表格開始被數(shù)據(jù)替代，進(jìn)而產(chǎn)生了電子文件。如何對(duì)電子文件進(jìn)行儲(chǔ)存、歸納和整理并在后期進(jìn)行有效應(yīng)用，是當(dāng)前檔案管理工作者急需解決的問題。推動(dòng)檔案管理朝著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，也推動(dòng)著文書檔案管理的有序發(fā)展。本文從文書檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，提出了電子化管理的對(duì)策，希望能推動(dòng)檔案管理工作的順利開展，并使兩者在有效結(jié)合中互相促進(jìn)和發(fā)展。

二、文書檔案電子化管理的現(xiàn)狀分析

信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了辦公自動(dòng)化的發(fā)展，但這僅僅是開端，尚未形成社會(huì)化的發(fā)展格局。檔案電子化管理在我國(guó)行政辦公中的應(yīng)用依然處于探索階段，在生產(chǎn)力低下、科技發(fā)展落后的情況下，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化發(fā)展依然有很多問題需要解決，具體表現(xiàn)如下：

（一）辦公自動(dòng)化并未在全社會(huì)普及

只有實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化才能推進(jìn)檔案管理的電子化發(fā)展。雖然對(duì)于辦公自動(dòng)化，我國(guó)有大力推廣之意，但很大一部分單位依然沿用傳統(tǒng)的辦公方式。國(guó)家單位機(jī)關(guān)對(duì)辦公自動(dòng)化提出了一定的要求，行政機(jī)關(guān)各部門業(yè)務(wù)的往來、上級(jí)任務(wù)的傳達(dá)、下級(jí)信息的匯報(bào)都必須實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，所以地區(qū)事業(yè)、機(jī)關(guān)單位必須做到辦公自動(dòng)化，以逐步推動(dòng)并實(shí)現(xiàn)其在企業(yè)中的應(yīng)用。經(jīng)過調(diào)查研究表明，機(jī)關(guān)單位的信息業(yè)務(wù)處理很大一部分依賴于文件的傳遞，文件的管理效率影響著辦公效率。

（二）電子化檔案的利用率低

雖然辦公自動(dòng)化在政府機(jī)關(guān)、各大企業(yè)單位已經(jīng)推廣了多時(shí)，但很多單位僅僅將其作為公司發(fā)展的一個(gè)邊緣任務(wù)，沒有認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化對(duì)自身發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，依然采取傳統(tǒng)方式辦公。而且，部分單位雖然購(gòu)進(jìn)了現(xiàn)代化的設(shè)備，但對(duì)計(jì)算機(jī)的利用僅僅放在了文字錄入、文檔打印上，人們只片面地看到了可以隨時(shí)觸摸的紙質(zhì)文件，卻忽視了電子傳送文件的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而造成了人力、物力資源的浪費(fèi)，阻礙了檔案電子化管理的發(fā)展進(jìn)程。

（三）電子文件對(duì)設(shè)備的過度依賴

脫離了計(jì)算機(jī)、相關(guān)設(shè)備的支撐，電子文件無(wú)法獨(dú)立存在和傳輸。即電子文件的生成、信息價(jià)值都必須以計(jì)算機(jī)設(shè)備為基礎(chǔ)。

（四）檔案軟件缺乏信息管理功能，無(wú)法實(shí)現(xiàn)互通互用

基于檔案部門的不同，其采取的計(jì)算機(jī)形式和型號(hào)各異，無(wú)法交叉使用，而且沒有集檢索、信息管理于一體的軟件，所以無(wú)法利用電腦開展信息管理，更無(wú)法編印成最終的結(jié)果，由此阻礙了檔案的信息化管理步伐。

（五）檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有待完善

只有規(guī)范好基礎(chǔ)工作，才能為檔案管理的信息化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但受到歷史因素的影響，檔案管理業(yè)務(wù)基礎(chǔ)薄弱、卷宗質(zhì)量有待提升，特別是對(duì)檔案的歸類和整理不規(guī)范、不合理，無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，只能對(duì)某個(gè)專業(yè)進(jìn)行管理，無(wú)法擴(kuò)大到整個(gè)部門，由此阻礙了檔案管理的電子化發(fā)展進(jìn)程。

三、電子化文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

（一）提升辦公效率

計(jì)算機(jī)超強(qiáng)的信息處理能力是文書檔案電子化的最大優(yōu)勢(shì)。在傳統(tǒng)的檔案管理中，大多以人工形式進(jìn)行檔案信息的收集、分類、整理和查閱，整個(gè)環(huán)節(jié)復(fù)雜多變且操作十分不便，但文書檔案的信息化管理可以化繁為簡(jiǎn)，讓一切有秩序地進(jìn)行。

（二）文件和文字信息的有效交流

計(jì)算機(jī)的發(fā)展可以將檔案信息和載體分離開來，可以實(shí)現(xiàn)信息衡量、縱橫、跨越時(shí)空的利用，而且還能脫機(jī)調(diào)閱檔案信息。

（三）電子文件具有保存穩(wěn)定性、安全性等特點(diǎn)

和紙質(zhì)檔案相比，利用電子文件保存檔案可以延長(zhǎng)保存時(shí)間，而且隨著電子技術(shù)的成熟、設(shè)備的多樣化發(fā)展，我們可以基于自身需求自由選擇。以電子形式保存的文件具有讀取方便、傳送快捷、受外部因素影響小的優(yōu)勢(shì)。

（四）提升文件傳遞速率

工作人員丟失文件的事件十分常見，而且傳統(tǒng)文件傳輸以郵政系統(tǒng)為主，這大大延長(zhǎng)了文件傳輸時(shí)間，給工作人員帶來了極大的不便。而隨著電子技術(shù)的應(yīng)用，文件可以憑借網(wǎng)絡(luò)的互通性進(jìn)行傳遞，大大提升了文件的傳播速率。

四、推動(dòng)文書檔案管理電子化發(fā)展的有效對(duì)策

文書檔案管理的電子化發(fā)展必須以自動(dòng)化辦公為基本前提，而且必須立足于公文管理。雖然我國(guó)處于傳統(tǒng)辦公向自動(dòng)化辦公發(fā)展的時(shí)期，但依然以傳統(tǒng)辦公為主。面對(duì)此種情況，本文針對(duì)如何將電子文件科學(xué)、合理地歸檔提出了如下幾點(diǎn)對(duì)策：

（一）立足電子檔案，健全管理制度

應(yīng)形成從上到下的管理制度，諸如檔案歸納制度、文件儲(chǔ)存和保密制度、檔案真?zhèn)舞b定制度以及網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)制度等等，以切實(shí)保障電子化檔案的安全，推動(dòng)檔案的電子化發(fā)展。另外，在電子檔案的收集、歸納和制作上，要分配專人專管，避免部門人員調(diào)動(dòng)、計(jì)算機(jī)損壞或升級(jí)換代造成的電子文件遺漏或遺散，保證檔案資料的真實(shí)性、完整性。

（二）實(shí)現(xiàn)電子和紙質(zhì)文件的共同儲(chǔ)存，建立文書檔案的一體化發(fā)展工作制度

我國(guó)處于紙質(zhì)時(shí)代向電子時(shí)代轉(zhuǎn)型的階段，文書檔案的電子化管理要克服過程中遇到的諸多問題，所以紙質(zhì)文件向電子文件的過渡還需要很長(zhǎng)的一段時(shí)間。當(dāng)前最好的解決方法就是立足于傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔，推進(jìn)電子文件的發(fā)展，兩者并駕齊驅(qū)。要構(gòu)建連接紙質(zhì)文件和電子文件的橋梁，將兩種不同時(shí)代的文件保存形式以文本、影像的方式展現(xiàn)出來，并完善管理制度，如此不僅可以將文檔的憑證作用發(fā)揮出來，還能實(shí)現(xiàn)資源的共享。

（三）落實(shí)電子文檔管理制度

檔案是一種特殊的文字資料保存方式，部分可以對(duì)外開放，有的則要做好保密工作。保密的檔案必須加設(shè)密碼，過了保密時(shí)間方可解開。對(duì)于加密文件的管理要做到“一把鎖配一把鑰匙”，保護(hù)文件和鑰匙的操作者要互相制約。隨著檔案管理的信息化發(fā)展，加密文件的安全管理更加重要，不單要做好信息儲(chǔ)存媒介的質(zhì)量關(guān)卡、保管好信息儲(chǔ)存的電子設(shè)備等硬件安全管理工作，還要做好權(quán)限設(shè)置和加密管理以及設(shè)置防火墻等軟件安全管理，通過硬軟件的安全管理增強(qiáng)系統(tǒng)的保密性，避免不法訪問對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)造成損壞。

（四）從日常工作出發(fā)，做好文書檔案管理工作

一般情況下，電子文件的管理可以劃分為兩大部分。第一，電子文件形成中的有效管理。一般要經(jīng)歷起草、修訂、審核、簽發(fā)、打印、封存、發(fā)放等流程，在這一過程中要根據(jù)實(shí)際要求，明確文件的形式、確立好標(biāo)題以及加密級(jí)別和時(shí)間權(quán)限等，最好將文件修改次數(shù)、標(biāo)記之處附著在附錄上。第二，文件歸檔處理工作。在將電子文件歸檔的過程中，要遵循如下幾點(diǎn)原則。一是按時(shí)歸檔。按照規(guī)定完成的電子文件要及時(shí)發(fā)送到檔案室，其形式可以是多種多樣的，如拷貝、郵箱發(fā)送、直接移交等，再由檔案室分類歸納和管理。紙質(zhì)文件要在限定時(shí)間移交檔案室，同時(shí)還要做好紙質(zhì)和電子文件的校對(duì)、審核，避免中途篡改。二是核對(duì)原則。對(duì)于已經(jīng)歸檔的文件要做好鑒定、核對(duì)，鑒定和核對(duì)人員由各部門抽調(diào)出業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的人員共同進(jìn)行，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成對(duì)電子文件和紙質(zhì)文件真實(shí)性、完整性的核對(duì)，同時(shí)按照編制進(jìn)行文件的電子化儲(chǔ)存，以供調(diào)取和查閱。

（五）建立一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的管理隊(duì)伍，提升管理水平

在信息大爆炸的今天，檔案管理也正在從勞動(dòng)密集型形式向現(xiàn)在的專業(yè)化方向發(fā)展，這就要求管理者要具有超高的敏感度和超強(qiáng)的數(shù)據(jù)分析能力，能夠精準(zhǔn)把握專業(yè)性強(qiáng)的檔案。除此以外，檔案管理者也要從檔案利用者需求出發(fā)搜集和管理信息。而如上情況的實(shí)現(xiàn)對(duì)管理者的專業(yè)知識(shí)、素質(zhì)能力提出了很高的要求，所以建立一支業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的隊(duì)伍刻不容緩。

五、結(jié)語(yǔ)

文書檔案的電子化發(fā)展是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，其在應(yīng)用和發(fā)展中的利弊是相互的，但總體來說，進(jìn)行電子檔案管理利大于弊。但我們?cè)谙硎苄畔⒓夹g(shù)帶來的便利的同時(shí)，也要注重系統(tǒng)安全的防護(hù)。檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，在做好日常工作的同時(shí)學(xué)習(xí)電子文件管理知識(shí)，只有強(qiáng)化工作人員的意識(shí)，才能在工作中加強(qiáng)創(chuàng)新，才能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理向電子化文件管理的發(fā)展，才能加快文書檔案管理的電子化發(fā)展進(jìn)程。