行政事業(yè)單位合同管理的主要風(fēng)險與對策

陸美寧

（廣西法官學(xué)院，廣西 南寧 530022）

隨著行政事業(yè)單位的深化發(fā)展，其需要簽訂的經(jīng)濟(jì)合同數(shù)量也在不斷增多，合同風(fēng)險管控范圍在不斷擴(kuò)大，面臨的風(fēng)險也在不斷增多。為了更好地推動行政事業(yè)單位的發(fā)展，相關(guān)人員需要著重對行政事業(yè)單位合同管理面臨的風(fēng)險問題進(jìn)行研究，根據(jù)合同管理風(fēng)險類型，采取積極有效的措施，規(guī)避和應(yīng)對風(fēng)險。

一、行政事業(yè)單位合同管理的必要性

《民法典》規(guī)定，合同是民事主體之間設(shè)立、變更、終止民事法律關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，自成立時生效，但是法律另有規(guī)定或者當(dāng)事人另有預(yù)約定的除外。

隨著國家經(jīng)濟(jì)體制的改革和依法行政的深入發(fā)展，行政事業(yè)單位需要履行的社會職責(zé)以及需要為人們提供的公共服務(wù)內(nèi)容增多。為了更好地發(fā)揮職能，行政事業(yè)單位需要簽訂必要的合同，做好各項合同管理工作。但是從當(dāng)前的實際發(fā)展情況來看，一些行政事業(yè)單位在開展合同管理工作的時候，普遍存在風(fēng)險認(rèn)識不足的現(xiàn)象，具體的合同管理工作存在一些漏洞，合同簽訂和實施的過程中也存在一定的風(fēng)險，如一些行政事業(yè)單位沒有規(guī)范合同的范圍、實施條件，制定的經(jīng)濟(jì)合同構(gòu)成要素不完整，對標(biāo)的物的數(shù)量、種類、生產(chǎn)地等沒有作出明確的規(guī)定，合同驗收的時候雙方容易出現(xiàn)糾紛。簽訂合同的時候，對于一些技術(shù)性比較強(qiáng)的法律條文，沒有安排專門的技術(shù)人員進(jìn)行論證和管理，最終導(dǎo)致合同無法按期履行或者合同的履行損害行政事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)利益。在合同管理的時候，為了某種利益的實現(xiàn)，會將一個大合同拆分成多個小合同，這樣的操作不符合國家有關(guān)規(guī)定，也會使行政事業(yè)單位的財務(wù)管理活動出現(xiàn)違法違規(guī)的現(xiàn)象，這些合同信息如果牽扯到一些商業(yè)機(jī)密問題，還會使行政事業(yè)單位或者國家的利益受到損害。因此，行政事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，需要采取積極的措施來預(yù)防合同簽訂風(fēng)險。

二、行政事業(yè)單位合同管理面臨的風(fēng)險

第一，合同簽訂和履約風(fēng)險。合同簽訂涉及合同前期規(guī)劃、合同對象調(diào)查研究、合同條款談判、合同文本簽署等內(nèi)容。在對合同當(dāng)事人信譽(yù)問題調(diào)查研究不充足的情況下，還會出現(xiàn)履約風(fēng)險。合同履行是指合同義務(wù)的具體執(zhí)行階段，包含合同的履行、合同條款的補(bǔ)充、合同的解除。在合同履行的過程中，各部門擔(dān)負(fù)的責(zé)任是一致的，需要發(fā)揮個人職能對合同進(jìn)行分散化管理和審核。但是從發(fā)展的實際情況來看，部分行政事業(yè)單位沒有對合同開展有效的管理，也沒有按照合同約定履行合同的基本義務(wù)，更沒有督促合同當(dāng)事人提交合同的成果，最終導(dǎo)致行政事業(yè)單位的利益受到損害。第二，合同驗收環(huán)節(jié)風(fēng)險。在合同驗收階段，當(dāng)事人沒有嚴(yán)格按照合同約定提交合同成果，或者說提交的合同成果不符合合同的約定，由此引發(fā)合同糾紛和資金損失。

三、行政事業(yè)單位合同管理引發(fā)風(fēng)險的原因

（一）行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)沒有給予合同管理足夠的重視

行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)缺乏合同管理意識和合同風(fēng)險識別意識，特別是在單位發(fā)展的過程中，沒有注重經(jīng)濟(jì)合同管理。同時，在合同管理工作開展的過程中，行政事業(yè)單位內(nèi)部沒有形成規(guī)范的合同管理制度，在制度缺乏的情況下，無法進(jìn)行有效的合同管理。

（二）內(nèi)部控制機(jī)制不完善

在合同管理的過程中，行政事業(yè)單位內(nèi)部沒有明確各部門人員的工作職責(zé)，更沒有為合同的履行設(shè)置具體的管理部門，各部門的責(zé)任分工不夠明確。另外，在合同管理的過程中，沒有形成完善的風(fēng)險責(zé)任制度，沒有對違反合同的行為予以責(zé)任追究。

（三）合同管理混亂

行政事業(yè)單位的合同管理主體不夠明確，各部門的工作責(zé)任分工不明確，合同管理不規(guī)范、不科學(xué)，對合同簽訂的范圍、形式和內(nèi)容等都沒有作出明確的規(guī)定。合同簽訂主體不符合法律法規(guī)的基本要求，經(jīng)常在沒有授權(quán)的情況下擅自簽訂合同。合同簽訂之后，合同經(jīng)辦人、合同責(zé)任人沒有對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤。

四、行政事業(yè)單位合同管理風(fēng)險防范對策

（一）強(qiáng)化合同維權(quán)意識，科學(xué)落實合同簽訂工作

在簽訂合同的過程中，需要樹立維權(quán)意識，仔細(xì)確認(rèn)對方的主體資格，仔細(xì)研究合同的內(nèi)容。行政事業(yè)單位簽訂的合同條款內(nèi)容包含合同簽約方、合同目的條款、標(biāo)的物、權(quán)利義務(wù)條款、驗收管理條款、保密條款、違約責(zé)任等。

（二）建立完善的合同管理制度

為了實現(xiàn)行政事業(yè)單位合同管理的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展，需要在實施合同管理的時候制定出完善的合同管理制度。行政事業(yè)單位的工作人員需要嚴(yán)格按照《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的要求和單位實際情況，制定和調(diào)整合同管理制度，在合同管理制度的約束和規(guī)范下，引領(lǐng)各部門履行自己在合同管理工作中的職責(zé)，避免合同管理工作出現(xiàn)權(quán)責(zé)交叉、工作重復(fù)的現(xiàn)象。

（三）強(qiáng)化對合同實施環(huán)節(jié)的管控

第一，做好合同實施的事前控制。在合同簽訂階段，要求相關(guān)人員做好合同的簽字調(diào)查研究和可行性分析，仔細(xì)檢查合同的簽訂是否符合單位需求。在合同簽訂之前，還需要全面了解合同方的資信情況，對于一些法律性、專業(yè)性、復(fù)雜性較強(qiáng)的合同，要組織法律部門、技術(shù)部門、財會管理部門聯(lián)合審制，從而最大限度地防控合同違約風(fēng)險。在合同簽訂之前，需要實施嚴(yán)格的合同審查制度，設(shè)置科學(xué)合理的合同審核流程，在明確各個部門合同審批職能的情況下，落實各自的工作職責(zé)。第二，做好合同簽訂的事中控制。在這個階段，需要對合同履行的實際情況進(jìn)行記錄和跟蹤，如果合同管理過程中出現(xiàn)了變更現(xiàn)象，相關(guān)人員則需要對合同變更過程、變更內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的記錄。另外，在合同履行階段還需要做好管理工作。一方面，行政事業(yè)單位內(nèi)部需要構(gòu)建合同履行監(jiān)督審查制度，在制度的約束和規(guī)范下，充分掌握合同執(zhí)行部門的合同履行情況，出現(xiàn)違約風(fēng)險或者潛在違約風(fēng)險的時候，要及時進(jìn)行風(fēng)險提示，并由相關(guān)部門按照提示防范風(fēng)險；另一方面，還需要借助信息化的技術(shù)手段反饋合同履行情況，整合出具合同履行報告。第三，做好合同簽訂的事后完善工作。在合同履行的后續(xù)階段，行政事業(yè)單位還需要做好合同的備案管理，如部分政府采購合同按要求需向財政部門備案，合同備案登記管理部門要嚴(yán)格履行合同備案登記管理制度，借助先進(jìn)的技術(shù)整合、完善合同簽訂的信息，打造一體化的合同管理平臺。

（四）強(qiáng)化合同的履約管理

行政事業(yè)單位需要對合同的履行情況進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督控制，在合同履行的過程中，還需要及時安排專門人員督導(dǎo)檢查合同的履行情況，全面掌握合同的最新履行進(jìn)展。對于單位因自身原因無法履行合同的行為，要及時采取對應(yīng)的措施；對于因為特殊原因需要簽訂的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議，則需要嚴(yán)格按照合同簽訂流程重新審查合同內(nèi)容。

另外，財務(wù)部門還需要根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的履約驗收報告來辦理價款結(jié)算，對于沒有嚴(yán)格合同履行約定的款項，財務(wù)部門可以拒絕付款，并向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報情況。

（五）做好合同的登記和歸口管理工作

合同歸口管理部門需要強(qiáng)化對合同登記的管理，對保管生效的合同連續(xù)編號，對合同進(jìn)行統(tǒng)計、分類和歸檔管理。2021年1月1日起施行的《民法典》增加了有關(guān)電子合同的規(guī)定，如第四百六十九條規(guī)定，當(dāng)事人訂立合同，可以采用書面形式、口頭形式或者其他形式。以電子數(shù)據(jù)交換、電子郵件等方式能夠有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容，并可以隨時調(diào)取查用的數(shù)據(jù)電文，視為書面形式。隨著互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電子合同也要納入合同管理的范圍。一些特殊性的條款內(nèi)容，還需要相關(guān)人員不斷補(bǔ)充完善，更好地發(fā)揮出合同的效用。在使用合同的時候，合同管理部門需要進(jìn)一步落實合同安全保密工作，在沒有得到批準(zhǔn)的情況下，不能夠泄漏合同簽訂和履行過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密。

（六）及時采取措施解決爭議性問題

行政事業(yè)單位在履行合同的過程中會遇到一些特殊的情況，這些特殊情況的出現(xiàn)會使合同無法按期履行。因此，行政事業(yè)單位要強(qiáng)化對合同糾紛的處理，通過及時處理合同糾紛，將其帶來的損失降至最低。在合同管理的過程中，行政事業(yè)單位要加快建立健全完善的合同風(fēng)險管理機(jī)制，對合同的履行情況定期進(jìn)行評估，發(fā)現(xiàn)合同糾紛的時候，行政事業(yè)單位要在規(guī)定的時間內(nèi)積極采取措施予以解決。

五、結(jié)語

行政事業(yè)單位合同管理是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的一個重要組成部分，這項工作的有效開展能夠提升行政事業(yè)單位的財政資金使用效率和效益，使行政事業(yè)單位在發(fā)展的過程中合理規(guī)避風(fēng)險。因此，行政事業(yè)單位要提升對合同管理的重視程度，加快完善內(nèi)部合同管理模式、管理制度和管理流程，保證合同管理的規(guī)范化以及科學(xué)化。此外，在簽訂以及履行合同時，也要提高控制力，從而有效避免不必要的經(jīng)濟(jì)損失，促進(jìn)行政事業(yè)單位長遠(yuǎn)、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展。