新時期檔案管理工作規(guī)范化的新途徑探究

劉莉

濟寧市汶上縣次邱鎮(zhèn)人民政府 山東濟寧 272504

高職院校在進行檔案管理工作時，可結合自身管理模式借鑒其他院校的管理方法，優(yōu)化檔案管理工作。然而當前檔案管理工作跟不上院校的發(fā)展，導致在檔案管理方面的效率不高，跟不上時代的步伐。對此，院校應對管理人員進行定期培訓，從而提升檔案管理工作的效率。

1 從根本找原因，發(fā)現(xiàn)工作的缺陷

由于當前大多數(shù)院校對于檔案管理工作經(jīng)驗比較欠缺，或是在工作中沿用了傳統(tǒng)的檔案管理模式，沒有跟著時代的發(fā)展轉變檔案管理工作的理念，不夠重視檔案管理工作的重要性。這樣的工作結果導致有些院校對管理沒有進行工作計劃，沒有設立相應的管理部署，以及場所和相應的設施，更沒有專門安排管理人員進行管理，對檔案沒有進行安全保障。更多院校更是沒有重視檔案管理工作，這種現(xiàn)象不利于開展檔案管理工作，同時也對學校其他的工作產(chǎn)生一定的影響。在發(fā)展迅猛的信息時代，給管理工作帶來各種各樣的管理手段，很多工作都可以利用電子文件模式進行開展。同時因為信息技術的便捷，讓人們傳輸文檔的速度更快、距離更遠，并且因為電子設備讓人們更方便攜帶，雖然很多電子文檔最終要轉換成紙質文檔進行儲存，使得可以高效運行的電子文檔成為二元制管理模式，從本質上說增加了檔案管理的成本，降低了檔案管理的效率[1]。各個院校應根據(jù)時代的發(fā)展做出工作調(diào)整，以便跟上新時期的發(fā)展步伐。在部分規(guī)模較小或是民辦的院校中因為受到資金以及其他方面的約束，導致檔案室的建設不能及時完工。同時有些院校在校區(qū)考核體系中沒有將檔案室的建設納入其中，學校領導對檔案室的建設不夠重視。因此，在校內(nèi)經(jīng)費預算中沒有將檔案室放在比較重要的位置，更沒注重科研成果和學術研究方面的投入，導致不能保障檔案室的擴建和相應設備的購買。檔案室的建立沒有得到充足的資金投入，管理硬件設施自然也不能滿足，更不能對檔案室資料的完好性和保密性進行保障。

2 規(guī)范管理工作，發(fā)揮其主要作用

院校的科研信息、學生信息以及教學信息都由高職檔案進行管理，是高職院校的第一手資源。但檔案管理模式仍舊采用傳統(tǒng)的紙質方式進行保存，這樣的保存管理模式不僅需要大量的人力，還需要大量的空間進行存放，在尋找時還需要花費大量的時間，長時間存放對于檔案的完好性和安全性都不能加以保障，容易導致丟失部分檔案資料。在新時代背景下，實現(xiàn)規(guī)范管理檔案工作就是運用數(shù)字化和信息化的模式對檔案進行保管，這也是我國目前比較重要的資料管理方式，同時也能保障高職院校的教學效果以及檔案管理工作的質量[2]。由此得出，在新的形勢下，嚴格規(guī)定檔案管理工作，并將工作內(nèi)容落實，可以保障檔案資料管理的嚴密性，并且還能提升學校的其他工作效率，在一定程度上還能促進學校工作的開展。因此，對高職院校檔案管理工作也提出了更高的要求。為了高職院校的長久發(fā)展，持續(xù)為社會發(fā)展提供“能量”，跟緊新時代腳步，更好地適應社會發(fā)展需求，要求高職院校規(guī)范檔案管理工作模式。

3 改變管理理念，加大科學式管理

為了高職院校的穩(wěn)定發(fā)展，管理工作人員要不斷地建立新型的院校檔案管理工作模式。高職院校中的領導要對檔案管理工作模式引起高度重視，并要求其他教學領導以及教師轉變傳統(tǒng)的管理工作理念，要加強檔案管理意識，并將檔案管理工作歸入到學校的重要工作內(nèi)容中。具體說明，在高職院校的五年發(fā)展規(guī)劃和年度計劃中，要將檔案管理工作內(nèi)容列入其中，并要求檔案管理人員對管理工作的細節(jié)進行具體說明，對相關的責任人員以及領導實施考核，保障檔案管理的場所，設施以及經(jīng)費等。同時，檔案管理以專業(yè)人員管理為主，但為了順利開展管理工作，應加強教師與學生的檔案管理意識[3]。首先，院校在對專業(yè)的管理人員進行培訓時，也要通過管理人員的能力提高管理工作的質量與效率。其次，在日常生活中，院校應加大檔案管理工作的宣傳力度，讓全校師生重視檔案管理工作，積極配合管理人員的工作制度，從而促進院校的管理發(fā)展。高職院校的所有工作人員都要轉變檔案管理工作的觀念，要根據(jù)時代的發(fā)展，將檔案工作進行科學化以及規(guī)范化管理，并準確掌握檔案周期，再加以科學性的安排管理，挖掘出院校檔案中的內(nèi)涵，將檔案文化的建立模式進行傳承，以技術手段較強的信息時代為前提，主動探究電子檔案和紙質文件的雙層管理模式，將原有的紙質檔案進行有效的歸攏，并實施安全保管，以便今后利用電子檔案進行搜索和使用，利用電子檔案的便捷提高檔案管理工作效率[4]。

4 結語

檔案管理工作屬于高職院校的基礎工作，對院校的整體管理具備一定的促進作用，應該得到院校領導的重視。但就目前高職院校對于檔案管理工作的規(guī)范性而言，必須加強文書處理的工作制度，以及檔案管理制度的完善，同時提升檔案管理人員的責任心以及工作素養(yǎng)，才能真正體現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范性，同時還能加強院校學生的檔案管理意識。并針對檔案管理模式采取有效措施，將信息技術與管理模式進行有機結合，優(yōu)化檔案管理的程序，最終讓檔案管理工作質量與效率得到有效提升。