論企業(yè)電子檔案管理信息化的發(fā)展

張志紅

（中工國際工程股份有限公司，北京 100085）

一、電子檔案信息化建設(shè)的價(jià)值體現(xiàn)

企業(yè)的檔案是在研發(fā)、制造、服務(wù)、運(yùn)營和管理等行為中產(chǎn)生的不同種類和載體的記錄。它是企業(yè)發(fā)展和成長過程的體現(xiàn)，也是企業(yè)經(jīng)營管理中的重要資產(chǎn)和信息資源，對(duì)管控企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)、維護(hù)員工權(quán)益、規(guī)避市場風(fēng)險(xiǎn)、提高經(jīng)濟(jì)效益，以及實(shí)現(xiàn)企業(yè)的健康發(fā)展都有積極的作用。企業(yè)檔案管理主要涉及兩方面的內(nèi)容，分別是實(shí)體安全和信息安全。檔案管理主要包括八個(gè)方面的內(nèi)容，分別是收集、審核、梳理、保存、檢索、編制、應(yīng)用和統(tǒng)計(jì)。相較于紙質(zhì)檔案管理模式，電子檔案始終貫徹全過程管理、前端控制和全面管理的標(biāo)準(zhǔn)。檔案的審核主要體現(xiàn)在接受環(huán)節(jié)。電子檔案質(zhì)量主要體現(xiàn)在四個(gè)方面，即安全性、適用性、完整性和準(zhǔn)確性，統(tǒng)計(jì)工作通常在保存過程中同步完成，檢索和編制工作主要在開發(fā)和利用環(huán)節(jié)中開展［1］。

加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)可以有效提高檔案管理的利用率，方便企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更好地決策，提高檔案管理人員的工作效率和質(zhì)量，保證企業(yè)穩(wěn)定高效發(fā)展。企業(yè)結(jié)合內(nèi)部實(shí)際情況制定信息化檔案管理方案，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，改變傳統(tǒng)的手動(dòng)搜索模式，可以有效解決傳統(tǒng)檔案管理檔案數(shù)量較大、保管條件較差、查找利用率低、工作人員工作量大等問題，為企業(yè)的發(fā)展提供更好的數(shù)據(jù)支持和借鑒參考。

二、電子檔案信息化原則

（一）全面統(tǒng)籌管理

在進(jìn)行電子檔案信息化建設(shè)工作時(shí)，需從企業(yè)層面出發(fā)做好統(tǒng)籌規(guī)劃，明確電子檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，并結(jié)合企業(yè)需求、實(shí)際情況制定建設(shè)方案。同時(shí)建立健全相關(guān)管理制度，規(guī)范管理流程，將責(zé)任落實(shí)到位，高效開展信息整合、搜集以及轉(zhuǎn)移等工作，減少企業(yè)內(nèi)部資源浪費(fèi)。對(duì)不同類型的檔案依照先后順序進(jìn)行合理劃分，多線并行，以最快的速度推進(jìn)電子檔案信息化建設(shè)工作，盡可能減少過程中員工使用檔案資料不便的狀況，更好地推進(jìn)新舊檔案管理方法、制度等的過渡，從而防控檔案信息化管理風(fēng)險(xiǎn)。

（二）技術(shù)適用性

電子檔案信息化以信息共享為前提，應(yīng)統(tǒng)一數(shù)據(jù)編碼原則、標(biāo)準(zhǔn)等，采用適合企業(yè)自身檔案管理實(shí)際狀況的信息化平臺(tái)以及管理系統(tǒng)，準(zhǔn)備具有較強(qiáng)兼容性的拓展接口。在保證企業(yè)現(xiàn)有文書檔案、電子文檔等的適用性的基礎(chǔ)上，充分考慮未來可能出現(xiàn)的新架構(gòu)以及新技術(shù)，避免在未來實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)升級(jí)及功能優(yōu)化時(shí)，出現(xiàn)原信息轉(zhuǎn)移存在問題的狀況。同時(shí)在電子檔案信息化建設(shè)過程中，還應(yīng)當(dāng)避免操作失誤導(dǎo)致功能設(shè)置限制條件規(guī)范性不足，如產(chǎn)生歸檔時(shí)間設(shè)置區(qū)間錯(cuò)誤等。

（三）需求引領(lǐng)

在信息化環(huán)境下，推進(jìn)電子檔案信息化建設(shè)不僅能提高企業(yè)檔案管理效率，還能為信息需求者提供有針對(duì)性的數(shù)據(jù)信息，保證其可以獲得全面、及時(shí)、有效的信息。此外，還應(yīng)當(dāng)保證電子檔案信息管理系統(tǒng)簡便、易學(xué)、好上手，便于檔案管理人員準(zhǔn)確操作，從而簡化工作流程，更好地推進(jìn)電子檔案信息化進(jìn)程。因此在用戶界面以及頁面結(jié)構(gòu)上，可以積極參考企業(yè)內(nèi)部其他系統(tǒng)網(wǎng)頁界面，幫助使用者更好地熟悉電子檔案信息化管理系統(tǒng)，切實(shí)提升工作效率及質(zhì)量，為企業(yè)各項(xiàng)工作的開展及時(shí)提供所需數(shù)據(jù)。

（四）保密及安全原則

在推進(jìn)電子檔案管理信息化建設(shè)過程中，應(yīng)當(dāng)時(shí)刻注意信息保密及安全工作，一切信息活動(dòng)的開展都應(yīng)當(dāng)遵循各項(xiàng)制度規(guī)定，在層層保密的要求之下，規(guī)范員工行為，明確涉密人員自身權(quán)利及義務(wù)，確保電子檔案管理信息化建設(shè)能夠助力企業(yè)發(fā)展，而不會(huì)帶來較大經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

（五）檔案資料舍棄原則

大部分企業(yè)內(nèi)部檔案資料存儲(chǔ)處于多進(jìn)少出、只建不廢狀態(tài)。很多企業(yè)對(duì)檔案的留存規(guī)定不夠嚴(yán)謹(jǐn)，檔案庫里充斥著大量的無用數(shù)據(jù)信息，導(dǎo)致人員在搜集信息時(shí)需要耗費(fèi)大量時(shí)間，也使得管理與利用難度加大。以電子檔案管理信息化建設(shè)為契機(jī)，對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行重新歸檔，實(shí)現(xiàn)管理流程的優(yōu)化，對(duì)無用的數(shù)據(jù)信息當(dāng)斷則斷、當(dāng)舍則舍。對(duì)于沒有留存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)按規(guī)處理，按照實(shí)際狀況選擇作廢，或進(jìn)行電子文件轉(zhuǎn)化。根據(jù)電子檔案管理信息化新管理流程及方式對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，摒棄不符合當(dāng)前管理需求的傳統(tǒng)管理模式。

（六）有效推進(jìn)原則

企業(yè)內(nèi)部電子檔案管理信息化建設(shè)工作并不能一蹴而就，它是一項(xiàng)長期且系統(tǒng)的工程。檔案資料本身的特殊性，決定了電子檔案管理信息化建設(shè)的主要作用是為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供支撐，因此其無法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。為了推動(dòng)電子檔案管理信息化建設(shè)工作的有序推進(jìn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定各階段目標(biāo)任務(wù)，并對(duì)其進(jìn)行細(xì)化分解，分段總結(jié)，以此提升員工工作積極性，確保電子檔案管理信息化建設(shè)工作穩(wěn)定有序地推進(jìn)。與此同時(shí)，根據(jù)利用方式、利用頻率對(duì)企業(yè)現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行分析，作出合理的排序，以便更好地體現(xiàn)信息化價(jià)值，推動(dòng)信息化工作的開展。

三、企業(yè)電子檔案管理信息化建設(shè)中存在的難題

（一）檔案接收時(shí)仍然存在增量電子化難鑒定問題

存量電子化和增量電子化是信息化檔案使用的基礎(chǔ)。當(dāng)前，許多企業(yè)都開始了檔案信息化工作，然而增量電子化工作進(jìn)展緩慢，主要面臨的問題是電子檔案在內(nèi)容、范圍等方面很難界定和保障。

（二）引入的檔案信息系統(tǒng)直接影響后續(xù)檔案安全管理成本

企業(yè)檔案管理人員需要進(jìn)行海量的電子檔案和數(shù)字化文件的收集、整理和保管工作，怎樣完成數(shù)量巨大的信息整理工作，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的核心問題。當(dāng)前企業(yè)應(yīng)用的信息化系統(tǒng)種類繁多，如何依據(jù)企業(yè)自身情況選擇合適的系統(tǒng)是企業(yè)面臨的巨大難題。如果系統(tǒng)適用性較差，會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)展不順利，進(jìn)而增加企業(yè)在系統(tǒng)投資、維修養(yǎng)護(hù)等方面的成本。

（三）電子檔案存儲(chǔ)和保密工作存在丟失、泄露風(fēng)險(xiǎn)

部分企業(yè)電子檔案在保存和移交的過程中，沒有通過物理隔斷手段對(duì)涉及公司機(jī)密的電子文件進(jìn)行保管和備份，造成檔案丟失和泄密風(fēng)險(xiǎn)。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案由于保存介質(zhì)是移動(dòng)硬盤、光盤等，具有不穩(wěn)定性，容易出現(xiàn)損壞和丟失等風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，檔案系統(tǒng)本身存在的漏洞也會(huì)引發(fā)潛在的風(fēng)險(xiǎn)問題［2］。

（四）企業(yè)電子檔案被利用風(fēng)險(xiǎn)未解決

企業(yè)電子檔案不管是初始數(shù)據(jù)還是數(shù)據(jù)開發(fā)，其目的都是為企業(yè)經(jīng)營提供支撐，然而檔案自身保密屬性和開發(fā)應(yīng)用之間的矛盾始終存在，怎樣保證信息化文件的應(yīng)用能夠被追溯，如何對(duì)電子檔案的損毀和泄密進(jìn)行責(zé)任追究，是企業(yè)急需解決的難題。

（五）檔案管理人員能力不滿足需求

當(dāng)前企業(yè)檔案管理缺乏專業(yè)人才，現(xiàn)有檔案管理人員欠缺信息化管理的專業(yè)素質(zhì)和工作能力，呈現(xiàn)老齡化趨勢(shì)，信息化意識(shí)有待增強(qiáng)。同時(shí)，企業(yè)缺乏對(duì)管理人員技能的培訓(xùn)，使得工作隊(duì)伍知識(shí)結(jié)構(gòu)不夠完善，部分管理人員對(duì)電子檔案信息化管理缺乏正確的認(rèn)知，仍然以傳統(tǒng)的管理模式、方法展開工作，對(duì)工作中存在的不足不能及時(shí)改進(jìn)，影響了檔案管理工作的質(zhì)量。

四、企業(yè)電子檔案管理信息化建設(shè)下一步發(fā)展方向

（一）優(yōu)化電子檔案管理規(guī)章制度

為了保證企業(yè)電子檔案的安全性、完整性和真實(shí)性，提高文件管理的效率和質(zhì)量，企業(yè)需要建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，對(duì)電子檔案和文件在管理和存檔方面的具體工作進(jìn)行細(xì)化，對(duì)員工的責(zé)任和權(quán)利進(jìn)行明確。首先，企業(yè)檔案管理部門主要管理電子檔案和存檔相應(yīng)的電子資料，所以應(yīng)接受統(tǒng)一的培訓(xùn)，保證其可以高效地完成文件的歸置、編目和接收等工作。制定嚴(yán)格的檔案管理制度對(duì)實(shí)際的工作過程進(jìn)行規(guī)范，加大相關(guān)部門的工作執(zhí)行力度，監(jiān)督企業(yè)檔案管理的規(guī)范化程度，及時(shí)整理檔案，保證檔案按期歸檔，實(shí)現(xiàn)信息化背景下檔案管理工作的科學(xué)化。其次，負(fù)責(zé)資料電子化的部門要做好相應(yīng)的工作，包括文件的入檔移交、文件目錄的整理以及文件的收集等。再次，相關(guān)員工要根據(jù)制定的信息化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，保證系統(tǒng)各相關(guān)功能可以正常使用，為企業(yè)檔案管理信息化提供支持［3］。最后，企業(yè)要加快啟動(dòng)檔案管理的數(shù)字化工程，持續(xù)推進(jìn)紙質(zhì)檔案電子化，電子檔案數(shù)據(jù)庫化，對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)資料進(jìn)行存儲(chǔ)。檔案管理人員將檔案掃描上傳，將信息納入系統(tǒng)，并編寫相關(guān)報(bào)告，便于各部門員工對(duì)企業(yè)現(xiàn)有辦公系統(tǒng)的工作流程有一個(gè)更全面、清晰的認(rèn)知，靈活使用財(cái)務(wù)電子檔案上報(bào)、查詢等功能，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）選擇適宜的檔案信息系統(tǒng)

檔案信息管理跟企業(yè)信息技術(shù)管理有著密切的關(guān)聯(lián)，在實(shí)際應(yīng)用檔案信息系統(tǒng)時(shí)，操作人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與企業(yè)信息技術(shù)員工的交流和溝通，找到最優(yōu)的檔案資料存儲(chǔ)方案。小型企業(yè)可以利用移動(dòng)硬盤、只讀光盤或者服務(wù)器進(jìn)行資料的備份；中型企業(yè)可以選擇藍(lán)光光盤、云服務(wù)器進(jìn)行備份；條件較好的企業(yè)可以利用COLD或者COM進(jìn)行存儲(chǔ)備份。值得注意的是COM-COLD雙套存儲(chǔ)需要利用相同的作業(yè)設(shè)備開展，應(yīng)當(dāng)使用相同的數(shù)據(jù)，如果無法同時(shí)開展兩個(gè)過程，要首先對(duì)COM進(jìn)行處理，數(shù)據(jù)資料庫的類型應(yīng)當(dāng)支持COM設(shè)備，否則經(jīng)過轉(zhuǎn)換以后，還需將DOC、PDF等格式轉(zhuǎn)變成TIFF格式的數(shù)字圖像。

企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)過程中，要根據(jù)國家信息化管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展的需求和特點(diǎn)，制定相應(yīng)的內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)體系，并在實(shí)踐過程中加以優(yōu)化與完善。同時(shí)，建立規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的信息化檔案系統(tǒng)，便于管理人員操作，制定標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫軟硬件文檔格式和數(shù)據(jù)規(guī)范，方便管理人員共享數(shù)據(jù)，增強(qiáng)檔案資料檢索的快捷性和有效性。加強(qiáng)對(duì)檔案的安全性管理，科學(xué)開展檔案電子數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建、使用以及日常管理，在保證數(shù)據(jù)獲取便捷的同時(shí)，減少資料遺失和泄露的發(fā)生概率。

（三）健全檔案信息等級(jí)保護(hù)機(jī)制

企業(yè)檔案信息在驗(yàn)收完成以后，單機(jī)版軟件能夠脫機(jī)使用，并且使用員工只有一人，因此可以安裝加密狗，以保證系統(tǒng)使用的安全性。多數(shù)大型企業(yè)采用網(wǎng)絡(luò)版和手機(jī)端共同使用的模式，為了避免資料泄露，可以利用第三方信息登記保護(hù)機(jī)制，依據(jù)等級(jí)要求進(jìn)行調(diào)整。同時(shí)，檔案管理人員要加強(qiáng)與信息技術(shù)部門的交流，全面了解信息系統(tǒng)的各項(xiàng)功能模塊，減少人為失誤帶來的信息風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)應(yīng)對(duì)系統(tǒng)預(yù)警機(jī)制、應(yīng)急功能板塊等也有一定的了解，在日常操作中一旦出現(xiàn)問題，要能夠及時(shí)采取措施，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)散。當(dāng)然，企業(yè)也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的管控，規(guī)范檔案信息化管理流程，約束人員行為，減少內(nèi)部人員因素帶來的信息泄露、數(shù)據(jù)篡改風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于使用電子檔案的部門，要建立嚴(yán)格的授權(quán)審批制度，減少信息化檔案系統(tǒng)非法采訪的發(fā)生概率，保證數(shù)據(jù)的安全。企業(yè)要安排專業(yè)人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和保護(hù)，采用專業(yè)的防火墻技術(shù)，保證網(wǎng)絡(luò)不會(huì)受到黑客的惡意攻擊，避免企業(yè)涉密被篡改、偷取，影響企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展。

（四）完善電子檔案使用權(quán)限和追溯功能設(shè)置

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，電子檔案的使用已經(jīng)成為必然的發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)于企業(yè)來說，電子檔案的二次傳播在可控性方面不夠理想；從檔案管理員工的角度來看，需要在檔案系統(tǒng)建設(shè)過程中，對(duì)身份信息進(jìn)行嚴(yán)格的認(rèn)證，設(shè)置權(quán)限，避免檔案內(nèi)容的擴(kuò)散，還可以通過動(dòng)態(tài)水印功能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的追溯。企業(yè)要建立訪問記錄機(jī)制，對(duì)登錄信息化檔案系統(tǒng)的用戶進(jìn)行全面記錄，包括登陸的時(shí)間、地點(diǎn)、設(shè)備號(hào)以及進(jìn)行的操作等，保證檔案管理人員能夠進(jìn)行事后追蹤。條件較好的企業(yè)可以設(shè)置讓電子文件在預(yù)定期限內(nèi)完成自毀，避免關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息被泄露。

（五）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

管理人員能力水平也關(guān)乎企業(yè)檔案信息化建設(shè)的效率以及后期能否落實(shí)運(yùn)行。針對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案管理人員綜合能力不強(qiáng)、人員配置不合理等問題，企業(yè)必須加大人員培養(yǎng)力度，組織開展檔案文化學(xué)習(xí)、檔案信息化建設(shè)等培訓(xùn)，幫助管理人員掌握信息化技術(shù)，熟悉檔案業(yè)務(wù)和檔案管理的相關(guān)知識(shí)，認(rèn)清互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理的發(fā)展方向。同時(shí)，建立健全人才引進(jìn)機(jī)制，引入綜合型人才，全面提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)水平。檔案管理模式和手段的變化對(duì)檔案安全管理提出了新的要求，現(xiàn)有檔案管理人員應(yīng)積極主動(dòng)地參與檔案信息化和數(shù)字化知識(shí)培訓(xùn)，做好企業(yè)檔案管理制度和信息化系統(tǒng)的更新與完善工作。

五、結(jié)語

隨著信息化時(shí)代的來臨，企業(yè)更要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，通過實(shí)施檔案管理制度，對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，加快檔案管理信息化進(jìn)程，健全檔案信息登記保護(hù)機(jī)制，完善使用權(quán)限和追溯功能，加強(qiáng)檔案安全性管理，增強(qiáng)檔案管理工作的科學(xué)性，為企業(yè)的長足發(fā)展打好基礎(chǔ)。