論事業(yè)單位會計檔案數(shù)字化的必要性與可行性

韓強

摘? 要：事業(yè)單位在提供社會服務(wù)的同時，需要財政資金的支持。財務(wù)監(jiān)管是保證其正常運作的必要措施，而會計檔案是財務(wù)監(jiān)管的重要憑據(jù)。針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的查詢效率低下等不足，本文論證了建立數(shù)字化會計檔案的必要性，并通過與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的對比，顯示了數(shù)字化會計檔案易于備份，方便保管與檢索的優(yōu)點，并提出了建立數(shù)字化會計檔案的基本要素和實現(xiàn)途徑，且對建立數(shù)字化檔案的困難進行了客觀分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位? 社會服務(wù)? 會計檔案? 數(shù)字化

中圖分類號：G271;F231 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2021）07（a）-0091-03

On the Necessity and Feasibility of Digitization of Accounting Archives in Public Institutions

HAN Qiang

（China University of Geosciences， Wuhan， Hubei Province， 430074? China）

Abstract： While providing social services， public institutions need the support of financial funds. Financial supervision is a necessary measure to ensure their normal operation， and accounting archives are an important evidence of financial supervision. In view of the low query efficiency of traditional paper archives， this paper demonstrates the necessity of establishing digital accounting archives. Through the comparison with traditional paper archives， it shows the advantages of easy backup， convenient storage and retrieval of digital accounting archives， and puts forward the basic elements and implementation ways of establishing digital accounting archives. The difficulties of establishing digital archives are also objectively analyzed.

Key Words： Public institutions; Public services; Accounting archives; Digitization

1? 會計檔案數(shù)字化是大勢所趨

1.1 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足

會計檔案是事業(yè)單位財務(wù)活動的歷史記錄和憑證，是一旦失去就不可復(fù)得的重要資源。因此，形成、保存、調(diào)用檔案是日常財務(wù)活動的重要內(nèi)容。在事業(yè)單位的日常財務(wù)核算中，會計檔案發(fā)揮著不可替代的作用，會計檔案管理工作至關(guān)重要。但是，會計檔案的管理是一項責(zé)任重大而又非常繁瑣、易于出錯，需要極大的耐心，細致而又不易體現(xiàn)業(yè)績的工作，對從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)精神有很高的要求?？陀^而言，科研事業(yè)單位在目前的會計檔案管理工作中，存在管理人員對會計檔案管理工作重視程度不足、缺乏完整性的管理方案以及檔案難以被長期保存等問題[1]。尤其是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案占地多、易受潮，且對消防有很高的要求，保存實屬不易，查閱起來也費時費力，效率低下。保存檔案的目的當(dāng)然是為了查閱檔案，可是傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案不僅查閱困難，在查閱過程中還可能導(dǎo)致部分損毀，是檔案利用工作中的老大難問題。財務(wù)人員一般都能感受到，查賬是一件費時費力但常常又必須做的工作，往往需要集中大量的專業(yè)人員。

1.2 會計檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展方向

近年來，信息化技術(shù)飛速發(fā)展，對會計工作的內(nèi)容與方式都產(chǎn)生了極大的影響，數(shù)字化辦公已成為會計工作的絕對主流[2]。但在會計檔案管理這一方面，信息化步伐明顯落后。大部分工作依賴的還是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這顯然是沒有跟上時代的步伐。尤其是大數(shù)據(jù)時代的來臨，不僅帶給人們生活上的便利，對于各行業(yè)、各職能方面的影響也是非常明顯的。傳統(tǒng)管理模式下的檔案管理已無法適應(yīng)當(dāng)前形勢，其所面臨著挑戰(zhàn)的同時更是改革的契機，改革和創(chuàng)新是必然趨勢[3]。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)的飛速發(fā)展，大型企業(yè)集團都在推進財務(wù)共享的建設(shè)，將會計信息以電子化的形式存放于網(wǎng)絡(luò)或者本地，以實現(xiàn)信息資源共享[4]。

以下將從事業(yè)單位會計檔案管理數(shù)字化的必要性、可行性、實現(xiàn)途徑和存在的問題等幾個方面，說明會計檔案數(shù)字化乃是大勢所趨，之所以現(xiàn)在還沒有完全做到，不是因為它沒有意義，而是人們的觀念沒有與時俱進。

2? 事業(yè)單位會計檔案信息化的必要性

2.1 事業(yè)單位會計檔案的基本屬性

與企業(yè)單位相比，事業(yè)單位往往需要國家財政的支持，即日常開支中至少一部分來自納稅人的貢獻，有義務(wù)接受政府部門代表納稅人行使的監(jiān)督。會計檔案作為單位財務(wù)收支的憑證，是政府監(jiān)督的重要依據(jù)。同時，事業(yè)單位一般都需要提供一些方面的社會服務(wù)，利用會計檔案也是社會服務(wù)的內(nèi)容之一。

2.2 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不足與數(shù)字化檔案的優(yōu)勢

憑借傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案來行使財務(wù)監(jiān)督時，存在效率低下的問題，非常不利于財務(wù)監(jiān)督的常態(tài)化。這就可能讓一些不法之徒產(chǎn)生僥幸心理，覺得他們的違法違規(guī)行為雖然難免在檔案中留下痕跡，但被淹沒在大量票證、單據(jù)中，被發(fā)現(xiàn)的概率很低，從而使人決定鋌而走險。從這些年被揭發(fā)出來的一些經(jīng)濟犯罪的案例來看，很多犯罪行為是在行為人明知會留下痕跡的情況下發(fā)生的。

相反，如果采用數(shù)字化會計檔案，會使檔案查詢的效率極大提高，很容易將違法違規(guī)行為暴露在陽光之下，不僅有利于揭露以往的違法違規(guī)事實，也能震懾潛在的違法者。

從提供服務(wù)的角度，數(shù)字檔案相比于紙質(zhì)檔案也有明顯的優(yōu)勢。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案，常常出現(xiàn)的一個難題是：如果將檔案開放給一般未經(jīng)專業(yè)訓(xùn)練的查閱者，則可能造成原始檔案的損傷;而完全由保管人員承擔(dān)查閱任務(wù)，則有時難免工作量巨大，工作效率難以滿足要求。而若采用數(shù)字化會計檔案，只要設(shè)置幾臺計算機就可以了，一般的查閱者按指南操作，根本無需接觸原始檔案。工作效率大大提高，同時可保證原始檔案完整無損。

2.3 數(shù)字化解決檔案管理的傳統(tǒng)困難

傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案需要防潮、防火、防蟲蛀，又要方便查閱，對檔案室環(huán)境有較高的要求。在采用數(shù)字化檔案后，紙質(zhì)檔案不是棄之不用，而是可以大大減少調(diào)用頻率。紙質(zhì)檔案可以采用密封保存，大大降低損壞的風(fēng)險。同時，數(shù)字化檔案所占用的空間幾乎可以忽略不計，因為一個硬盤的存儲能力就可以超過一個傳統(tǒng)的大型圖書館。數(shù)字化檔案還有一個優(yōu)勢，就是方便備份，而這是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案完全做不到的。

3? 事業(yè)單位會計檔案信息化的可行性

3.1 數(shù)字化會計檔案的可保存性

反對數(shù)字化會計檔案的人所提出的一個理由是存儲數(shù)字化檔案的硬盤存在一定的壽命，不利于檔案的長期保管。事實上硬盤材料的穩(wěn)定性近些年來一直在持續(xù)提高中，按現(xiàn)有水平和最保守的估計，儲存10年是沒有任何問題的。由于數(shù)字化檔案方便備份，在硬盤預(yù)期壽命之前進行轉(zhuǎn)存，可保證數(shù)據(jù)無損，所造成的成本，與其產(chǎn)生的效益相比，可以忽略不計。由于會計檔案并非需要永久保存的資料，會定期銷毀。所以通過有限次數(shù)的轉(zhuǎn)存，可以保證數(shù)字化檔案在保存期內(nèi)的安全有效使用。

3.2 無紙化辦公助力會計檔案數(shù)字化

現(xiàn)代會計實踐的很多方面已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化、無紙化，包括電子票據(jù)的應(yīng)用，這為數(shù)字化會計檔案的建立提供了方便、降低了成本。如果能夠在會計前臺和檔案室之間建立有效聯(lián)動，則會大大提高建立數(shù)字化檔案的效率。在檔案管理以往的實踐中，已有工作嘗試將辦公自動化和檔案管理相結(jié)合[5]。對于會計工作和數(shù)字化會計檔案的形成而言，這不失為一種幾乎不增加成本，但卻大大省略中間環(huán)節(jié)，提升工作效率的路徑。

4? 事業(yè)單位會計檔案數(shù)字化的實現(xiàn)途徑

4.1 人力資源的保證

要實現(xiàn)會計檔案的數(shù)字化，檔案管理人員首先要接受過系統(tǒng)的教育與訓(xùn)練，熟悉信息化技術(shù)，能熟練應(yīng)用相關(guān)軟件，勝任數(shù)據(jù)庫的建立、維護和調(diào)用方面的工作。

事業(yè)單位一般而言，人員組成編制相對固定，這就決定了數(shù)字化會計檔案的建立者和運行管理者，應(yīng)主要立足于從現(xiàn)有人員中培養(yǎng)。實際上數(shù)字化會計檔案的錄入、管理等工作與其他數(shù)字化檔案并沒有本質(zhì)差別，一般熟悉數(shù)據(jù)庫操作的人員都可以勝任，在技術(shù)層面上并沒有特別要求。即使是以往對相關(guān)計算機軟件不熟悉的人，也可以在短期培訓(xùn)后迅速掌握該項技術(shù)。從事該項工作的主要難處還是在于數(shù)據(jù)量大，圖片、表格類數(shù)據(jù)多，需要手工錄入的數(shù)據(jù)多，且數(shù)據(jù)在日常會計工作中會不斷生成。與技術(shù)難度相比，數(shù)字化會計檔案對從業(yè)人員的要求更多體現(xiàn)在責(zé)任心上。

4.2 硬件、軟件的置備

建立和維護數(shù)字化會計檔案，需要單位領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的重視。需要撥付?？钣糜谫徶糜布O(shè)備和正版軟件，日常維護、系統(tǒng)升級、數(shù)據(jù)備份等也需要一定資金投入，但相對于開始建立數(shù)字化會計檔案室的支出是一個小數(shù)。

最近在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)上的發(fā)展進一步為會計檔案數(shù)字化提供了技術(shù)前提。利用物聯(lián)網(wǎng)異構(gòu)數(shù)據(jù)的基本特征，設(shè)計物聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)的存儲模型，其中結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)通過分布式數(shù)據(jù)庫進行管理，文本、圖片等小體量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)通過分布式文件系統(tǒng)進行管理。在此基礎(chǔ)上又分別結(jié)合了負載均衡和緩存更加深入地改善了系統(tǒng)性能[6-7]。智能財務(wù)系統(tǒng)收集的電子財務(wù)檔案通過建立接口的方式，共享到檔案管理系統(tǒng)中[8]。因為會計檔案涉及到較多的圖片等非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，這些新技術(shù)的應(yīng)用無疑是一個福音。

4.3 歷史檔案的數(shù)字化

在建立數(shù)字檔案時，需要逐漸將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化錄入存儲，這項工作開展得越早越好。數(shù)字化檔案在開始建立時，需要較多的人力、物力投入，但一旦建立系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，會給今后的工作帶來極大的方便。權(quán)衡得失，還是非常值得的。

一般而言，歷史檔案中，時間越是靠近現(xiàn)在的，調(diào)用頻率越高，價值越大。因此在歷史檔案數(shù)字化時，時間上應(yīng)采用倒序，即按照先近后遠的次序建立數(shù)字化歷史檔案。

4.4 合理的分類與檢索途徑

數(shù)字化檔案最大的好處還是方便查閱，而要把這種理論上的方便落到實處，首先必須對檔案進行合理的分類，并建立有效的檢索路徑。由于數(shù)字化會計檔案屬于新生事物，在這方面缺少先例可供借鑒，建議各單位在開始時可以參考圖書館的分類檢索方案。一般而言，檔案對應(yīng)的業(yè)務(wù)發(fā)生的時間、科目、金額范圍、業(yè)務(wù)類型等都可以作為分類檢索的依據(jù)。根據(jù)各單位的具體情況，也可將檔案業(yè)務(wù)對應(yīng)的二級單位等作為分類檢索依據(jù)。根據(jù)使用效果，可以逐漸調(diào)整、改造分類檢索路徑。

5? 存在的問題

數(shù)字化會計檔案如果在實踐中得到應(yīng)用，它將是一個新生事物，需要一定時間來得到社會的認可。開始建立數(shù)字化會計檔案時，需要一定的人力、財力投入。由于缺乏先例，各個單位的主體業(yè)務(wù)和檔案規(guī)模都不相同，對于資金預(yù)算還需要更進一步的計算與摸索。更重要的是在開始時，很多業(yè)務(wù)如財務(wù)審計還一時不會接受數(shù)字化檔案作為憑據(jù)。但是，從會計實踐的總體發(fā)展趨勢來看，數(shù)字化會計檔案將是大勢所趨。尤其是我國政府一直鼓勵建立創(chuàng)新性社會，像數(shù)字化會計檔案這樣的新理念是符合創(chuàng)新性社會的要求的。雖然有些人會質(zhì)疑數(shù)字化檔案的保真度，但其實它的保真度高于目前常用的紙質(zhì)復(fù)印件。

6? 結(jié)語

本文所提出的數(shù)字化會計檔案是一個創(chuàng)新設(shè)想。正如其他新事物一樣，它還有很多不完善和不確定的方面。本文正是希望能激起職業(yè)會計和財務(wù)主管在這方面的興趣和熱情，最終將這一設(shè)想轉(zhuǎn)化成會計檔案數(shù)字化的具體實踐，并在實踐中完善提高。文中從必要性、可行性、實現(xiàn)路徑和存在問題等幾方面分析了會計檔案數(shù)字化的優(yōu)勢與意義。雖然還需要一些時間來獲得社會的認可和支持，但它終將是大勢所趨。

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