淺談對于檔案保密工作的思考

陸立峰

吉林省白山市政府公文傳輸保障中心 吉林白山 134300

在當前社會中檔案保密工作非常重要，檔案安全與國家許多方面相關(guān)，例如，機密文件、經(jīng)濟數(shù)據(jù)以及科學(xué)專利等，從而應(yīng)該加以重視和有效保護。檔案保密工作對國家信息安全以及社會穩(wěn)定發(fā)展有著一定影響，并且也會影響人們的利益以及權(quán)利，這就要求我國公民享受相應(yīng)權(quán)利時，也要承擔(dān)檔案保密的責(zé)任。公民不僅享受檔案信息知情權(quán)和保存權(quán)，也需要積極履行檔案信息安全保護的義務(wù)。

1 提升檔案保管中的保密力度

1.1 檔案管理庫保密工作

為確保檔案保密工作質(zhì)量，需合理選擇檔案管理庫房，根據(jù)有關(guān)設(shè)計標準以及要求選擇管理庫房地址，確保建設(shè)檔案管理庫質(zhì)量。開展設(shè)計工作時，需將檔案管理室和閱覽室分開。為提升檔案保密工作效果，確保檔案安全性，在庫房中應(yīng)該安裝防盜門、煙霧警報裝置、報警鈴以及監(jiān)控設(shè)備等。另外，事業(yè)單位需要安排專門人員來管理檔案管理庫，制定完善的管理制度，確保順利開展檔案保密工作。

1.2 確定檔案管理以及保密期限

開展檔案保密工作時，根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史作用以及實際作用來劃分其保管期限，并結(jié)合具體情況以及相應(yīng)工作需求分析和確定檔案保管價值，合理設(shè)置檔案保管期限，將其保密質(zhì)量提升[1]。

1.3 提升培訓(xùn)工作人員的力度

在檔案保密工作中為提升保密效果，需要管理人員將自身責(zé)任意識提高，認識到保密工作以及自身職責(zé)的重要性。在實際工作崗位中提升管理機密檔案的力度，比如對一些機密檔案進行移除和銷毀時，需要上報給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，在同意后根據(jù)有關(guān)規(guī)定來處理，而在沒有審核的情況下，工作人員不許翻閱和使用機密檔案。在管理檔案工作時，如果出現(xiàn)泄密問題，需要立即調(diào)查出現(xiàn)問題的工作人員和具體情況，根據(jù)實際情況合理制定補救措施，并處理有關(guān)人員。在實際工作中，管理人員也需提升自身學(xué)習(xí)能力，掌握更多檔案保密技能，將保密效果提高，防止出現(xiàn)檔案信息泄露問題。

1.4 調(diào)整檔案密級

為有效保管重要檔案，我國頒布了有關(guān)保密法律，事業(yè)單位需要根據(jù)法律規(guī)定來開展檔案保密工作，并注重保密工作要點：①根據(jù)保密規(guī)范標準以及涉密內(nèi)容規(guī)定開展檔案保密工作，確保有法可依，將工作中出現(xiàn)的問題減少。②鑒定機密文件，區(qū)分非保密文件與保密文件，明確可以對外開放和不可以對外開放的文件。

2 提升檔案利用中的保密力度

2.1 強化制度建設(shè)

為了將檔案保密工作做好，需要根據(jù)具體情況完善構(gòu)建相應(yīng)制度，嚴格規(guī)定檔案使用情況。另外，對于不同工作人員，需根據(jù)實際使用情況明確審批程序，在檔案不泄露的基礎(chǔ)上合理應(yīng)用檔案。

2.2 加大建設(shè)人才隊伍的力度

為確保檔案利用中保密工作質(zhì)量，需要加大建設(shè)人才隊伍的力度，確保工作人員具備較強安全責(zé)任意識和職業(yè)素養(yǎng)。在政治素質(zhì)方面，需要工作人員崗位責(zé)任感較強，并且喜歡檔案管理這一份工作。在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，工作人員需牢固掌握專業(yè)知識，全面了解檔案保管內(nèi)容，并且要善于觀察和發(fā)現(xiàn)問題，在分析后進行總結(jié)，以此應(yīng)對檔案保密工作中出現(xiàn)的問題，防止日后問題頻繁發(fā)生，提升利用檔案工作中檔案保密效果。

2.3 提升監(jiān)管力度

為提升監(jiān)管工作力度，可以在保管檔案的場所安裝監(jiān)控設(shè)備，以實時了解檔案管理情況。實際工作中，事業(yè)單位需加大宣傳檔案保密規(guī)定的力度，將工作人員責(zé)任意識提高，要求工作人員及時發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在的問題，并采取合理措施來應(yīng)對。全面了解檔案使用者具體情況，當使用者歸還到案后需及時檢查，特別是重點關(guān)注使用者所查閱的內(nèi)容，防止再歸還檔案后存在破損情況。如果出現(xiàn)破損問題，需上報給領(lǐng)導(dǎo)，以此做出補救措施。

3 提升開放檔案中的保密力度

3.1 加大審查檔案的力度

審查工作是檔案保密工作中非常重要的內(nèi)容，也是開放檔案的重要環(huán)節(jié)，提升審查檔案開放工作的力度，應(yīng)根據(jù)檔案開放程度作出科學(xué)判斷，確保將開放程度控制在合理范圍內(nèi)。①初審工作，有關(guān)檔案人員應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定及要求對在開放期限內(nèi)的檔案進行審查，并根據(jù)具體情況來判斷檔案開放程度。②開展中審工作時，需要工作能力較強的人員進行，工作主要內(nèi)容是提升審查初審中未判定開放使用檔案的力度，并獲得明確的結(jié)論。③終審工作中需要領(lǐng)導(dǎo)進行審查，確保根據(jù)實際情況全面分析，最后明確檔案是否開放。

3.2 完成解密工作

根據(jù)上述可知，檔案保密工作存在級別劃分，如果劃分檔案級別，應(yīng)根據(jù)法律規(guī)定進行。對檔案密級進行劃分的目的是，要求工作人員根據(jù)具體情況以及檔案密級開展不同管理工作，確保檔案保密的效果。在實際檔案保密工作之中，如果檔案超出保密期限，無需進行保密，這是因為其不具備保密價值，超出保密期限的檔案可實施開放文件管理，以此保證檔案保密的實效性。

4 提升電子檔案管理力度

電子檔案具有較長保存時間、不易損壞和使用方便等優(yōu)勢，從而得到了廣泛應(yīng)用。為了應(yīng)對科技的沖擊，檔案管理人員需將基礎(chǔ)檔案管理工作做好，根據(jù)實際情況掌握更多電子檔案管理技術(shù)。另外，事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理人員所具備的信息技術(shù)水平，對其進行定期培訓(xùn)，使其更有效地開展檔案保密工作。對電子檔案進行管理時，由于網(wǎng)絡(luò)中的不確定性因素較多，會威脅著機密性較高文件的安全性，從而應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)安全方面加以應(yīng)對。保密機密檔案時可采用專門計算機系統(tǒng)和信息設(shè)備；不應(yīng)將非涉密文件和涉密文件混合管理；為保證涉密檔案安全性，可采用斷網(wǎng)管理方式，防止外部人員入侵電腦。

5 結(jié)語

在開展檔案保密工作時，需準確認識檔案保密工作重要性，確定檔案使用和保密間的關(guān)系以及措施與制度間的關(guān)系，基于此順利開展檔案保密工作。