新時(shí)代高校后勤管理信息化建設(shè)的策略研究

曾 偉，周 佳

（湖南廣播電視大學(xué)，長(zhǎng)沙 410004）

0 引言

高校要想能夠提升自身的運(yùn)行效率，必須對(duì)管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，改革管理體系。高校后勤管理工作內(nèi)容煩瑣，同時(shí)具備服務(wù)和管理兩種職能，負(fù)責(zé)對(duì)校內(nèi)設(shè)備、校園環(huán)境以及接待工作待進(jìn)行管理，需要對(duì)資源進(jìn)行合理調(diào)配。然而，目前高校后勤管理工作存在較多的問題，沒有形成良好的管理意識(shí)，導(dǎo)致現(xiàn)有的后勤管理體系已經(jīng)無法滿足高校的發(fā)展需求。因此，相關(guān)管理人員必須要能夠正確認(rèn)識(shí)后勤管理工作的重要性，結(jié)合后勤管理中實(shí)際存在的問題制定高效的管理策略。

1 新時(shí)代高校后勤管理信息化建設(shè)的意義

信息化時(shí)代，任何管理工作都離不開信息技術(shù)的支持，只有這樣才能夠?qū)芾砉ぷ髦兴a(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和分析，從而為后勤管理工作的開展和管理計(jì)劃的調(diào)整奠定重要的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。高校后勤管理進(jìn)行信息化建設(shè)具有重要的意義，具體如下。

①信息化建設(shè)可以為后勤管理人員和服務(wù)對(duì)象提供有效的溝通渠道，從而更好地了解服務(wù)對(duì)象的需求，對(duì)于提升后勤服務(wù)質(zhì)量有積極的影響［1］。②高校應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的教學(xué)質(zhì)量，這就必須要推進(jìn)管理體系的現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。后勤管理作為高校的主要管理工作之一，也需要加快信息化建設(shè)，這樣才能夠提升高校管理體系的整體現(xiàn)代化水平，加快高校的發(fā)展。③后勤管理信息化系統(tǒng)的應(yīng)用可以共享后勤數(shù)據(jù)，從而為后勤管理的各項(xiàng)工作提供便利，如人員招聘數(shù)據(jù)或者績(jī)效考核數(shù)據(jù)等都能得到有效的處理和分析，提升后勤管理效能，充分發(fā)揮后勤管理的職能和作用。④后勤管理信息化系統(tǒng)中可以對(duì)后勤管理工作的各項(xiàng)工作流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，且需要使用物資、設(shè)備或者教室的人員可以在管理系統(tǒng)上進(jìn)行線上申請(qǐng)，后勤管理人員在線上對(duì)其要求進(jìn)行審批，這樣做可以提高高校后勤管理的整體工作效率［2］。信息系統(tǒng)還可以及時(shí)收集后勤工作中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，將其存儲(chǔ)到系統(tǒng)中，并利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，對(duì)服務(wù)對(duì)象的需求進(jìn)行精準(zhǔn)分析，總結(jié)后勤管理工作中存在的問題，這對(duì)于后期后勤管理工作計(jì)劃的調(diào)整有積極的影響。信息化系統(tǒng)的應(yīng)用可以提高各項(xiàng)管理工作的精細(xì)化水平。例如，在對(duì)教室使用進(jìn)行管理時(shí)，可以在管理系統(tǒng)中完善教室申請(qǐng)、申請(qǐng)審批、教室使用登記等流程，這些信息就可以一直被記錄在系統(tǒng)中，可以為后續(xù)教室的調(diào)整和安排奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)［3］。

2 新時(shí)代高校后勤管理信息化建設(shè)面臨的問題

2.1 信息化系統(tǒng)建設(shè)不完善

雖然部分高校已經(jīng)在后勤管理工作中引入信息技術(shù)，但尚未利用信息技術(shù)搭建完善的管理系統(tǒng)，只是將部分工作環(huán)節(jié)轉(zhuǎn)移到線上平臺(tái)，缺少對(duì)后勤工作數(shù)據(jù)的分析和處理，仍然無法從根本上解決后勤管理工作存在的效率低下的問題。

2.2 信息化服務(wù)水平較低

后勤管理的服務(wù)模式過于被動(dòng)，影響了后勤管理職能的有效發(fā)揮。在當(dāng)前的后勤管理工作中，師生以及后勤管理人員之間的交流并不密切，后勤管理人員無法及時(shí)了解服務(wù)對(duì)象的需求，難以提供有效的服務(wù)。部分高校雖然已經(jīng)開設(shè)信息化服務(wù)平臺(tái)，但沒有發(fā)揮信息化服務(wù)平臺(tái)的作用，信息化服務(wù)出現(xiàn)形式化問題［4］。

2.3 缺少專業(yè)的后勤管理人才

后勤管理工作在以往的高校管理體系中并不屬于一項(xiàng)重要的管理內(nèi)容，部分高校管理人員忽視了后勤管理的作用和功能，認(rèn)為后勤工作只是負(fù)責(zé)解決師生所遇到的困難，導(dǎo)致后勤管理人員工作態(tài)度消極，缺乏工作積極性。除去工作態(tài)度方面的問題，后勤管理人員普遍缺少專業(yè)的管理技能，年齡結(jié)構(gòu)偏大，管理理念和管理手段落后，影響后勤管理效率［5］。信息化時(shí)代，部分后勤管理人員沒有形成良好的信息化管理思維，無法有效運(yùn)用信息技術(shù)來完成管理工作，影響了信息化建設(shè)的速度。高校缺少對(duì)后勤管理人才進(jìn)行培訓(xùn)的意識(shí)，使得后勤管理隊(duì)伍整體呈現(xiàn)出綜合素質(zhì)較低的現(xiàn)象。

3 新時(shí)代高校后勤管理信息化建設(shè)策略

3.1 開發(fā)個(gè)性化服務(wù)和信息化服務(wù)

高校師生需求呈現(xiàn)多元化發(fā)展的特點(diǎn)，針對(duì)其實(shí)際需求提供相應(yīng)的服務(wù)，能夠提升師生工作和學(xué)習(xí)的積極性。后勤管理是一項(xiàng)較為特殊的管理工作，同時(shí)兼具管理職能和服務(wù)職能，因此后勤管理人員應(yīng)當(dāng)利用信息技術(shù)開發(fā)信息化服務(wù)，充分發(fā)揮自身所具備的服務(wù)職能優(yōu)勢(shì)，為師生以及高校職工提供個(gè)性化服務(wù)。后勤管理人員可以開設(shè)信息化交流平臺(tái)，收集來自師生的反饋信息，了解服務(wù)對(duì)象對(duì)后勤管理工作的期待和需求，對(duì)服務(wù)需求進(jìn)行歸納和總結(jié)，以便在今后的工作中為其提供優(yōu)質(zhì)的后勤服務(wù)，為教師提供良好的科研環(huán)境，為校內(nèi)職工提供和諧的工作氛圍，為學(xué)生提供濃厚的學(xué)習(xí)氛圍。除提供個(gè)性化服務(wù)外，還可以開設(shè)線上服務(wù)平臺(tái)，為師生解決在生活學(xué)習(xí)中出現(xiàn)的問題，提升后勤服務(wù)的時(shí)效性［6-7］。例如，高?？梢栽O(shè)立微信公眾號(hào)，在微信公眾號(hào)中增加后勤服務(wù)平臺(tái)，師生可以在這一平臺(tái)上和后勤管理人員進(jìn)行線上溝通，后勤人員在后臺(tái)收到留言后第一時(shí)間予以回復(fù)。

3.2 提升后勤管理人員綜合素質(zhì)

為了加快后勤管理信息化建設(shè)速度，高校應(yīng)當(dāng)打造一支高素質(zhì)、高水平的后勤管理隊(duì)伍，這樣才能夠及時(shí)學(xué)習(xí)新型管理方法和理念，以此來落實(shí)后勤管理工作。首先，需要對(duì)高?，F(xiàn)有后勤管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，在日常管理工作中應(yīng)當(dāng)定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，向培訓(xùn)對(duì)象講解后勤管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵和重要意義，提高后勤管理人員信息化管理意識(shí)。其次，對(duì)后勤管理人員講解信息技術(shù)和信息化管理系統(tǒng)的使用要點(diǎn)，提高后勤管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力，使其能夠更加高效地利用信息技術(shù)完成后勤管理工作，培養(yǎng)其形成信息化管理理念。最后，高校應(yīng)當(dāng)積極吸收新型的后勤管理人才，利用專業(yè)人才充實(shí)后勤管理隊(duì)伍，促使后勤管理工作向著專業(yè)化和科學(xué)化的方向發(fā)展。新型后勤管理人員應(yīng)當(dāng)具備創(chuàng)新能力和信息化思維，可以主動(dòng)對(duì)工作模式進(jìn)行創(chuàng)新，并且還可以合理利用信息技術(shù)完成后勤管理［8］。另外，高校可依靠自身所具有的人才優(yōu)勢(shì)，在相關(guān)管理專業(yè)挑選專業(yè)能力強(qiáng)和職業(yè)素養(yǎng)高的人才，充實(shí)后勤管理隊(duì)伍。

3.3 健全后期管理信息化制度

在推進(jìn)后勤管理工作的信息化建設(shè)之后，后勤管理制度也需要進(jìn)行變革，這樣才能夠滿足后勤管理的實(shí)際需求，使后勤管理工作能夠在制度的約束下更加有序地進(jìn)行。比如，可以制定管理后勤服務(wù)平臺(tái)的制度，要求后勤管理人員在某一時(shí)間段內(nèi)保持在線狀態(tài)，增設(shè)獎(jiǎng)懲制度，根據(jù)后勤管理人員的具體工作表現(xiàn)提供相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，以此提高管理人員的工作積極性。首先，應(yīng)當(dāng)制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制度，對(duì)信息采集、信息存儲(chǔ)、軟件設(shè)計(jì)以及資源共享平臺(tái)搭建等工作進(jìn)行管理，提升信息化管理系統(tǒng)的整體建設(shè)水平。其次，針對(duì)信息化管理系統(tǒng)制定操作規(guī)范，要求相關(guān)人員按照操作規(guī)范使用管理系統(tǒng)，并定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和維護(hù)，保證系統(tǒng)有序運(yùn)行［9］。

4 結(jié)語

21 世紀(jì)是信息技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)代，新時(shí)代背景下，高校必須要將信息技術(shù)引入后勤管理工作中才能夠滿足當(dāng)前高校的發(fā)展需求。后勤管理工作較為煩瑣，通過信息技術(shù)建立后勤管理系統(tǒng)能夠?yàn)楹笄诠芾砉ぷ魈峁O大便利，讓后勤管理工作的各項(xiàng)數(shù)據(jù)變得更加清晰明了。新時(shí)代，高校的發(fā)展也面臨著新的挑戰(zhàn)，后勤人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合工作的具體情況更新管理理念，結(jié)合工作重點(diǎn)改進(jìn)后勤管理模式，促使后勤管理向著現(xiàn)代化和信息化方向發(fā)展。利用信息化管理系統(tǒng)可以加強(qiáng)后期管理人員和高校師生之間的聯(lián)系，從而為高校師生提供個(gè)性化服務(wù)，為師生提供良好的科研條件和學(xué)習(xí)條件。