大型國有企業(yè)合同管理工作的思考

吳月鑫 大慶油田通勤服務(wù)公司

一、引言

交易是企業(yè)經(jīng)濟活動的直觀表現(xiàn)，合同是交易的直接載體，明確著各方的權(quán)利義務(wù)等重要內(nèi)容。因此，從經(jīng)濟社會出現(xiàn)以來，對于合同的規(guī)范一直都是各個時期社會經(jīng)濟管理者的重點工作內(nèi)容。在我國，國有企業(yè)作為國民經(jīng)濟的命脈與支柱，經(jīng)濟往來活動十分頻繁，礙于體制管理方式等原因，合同管理難度較大，相應(yīng)問題較為復(fù)雜，但管理工作的意義和作用也是巨大的。

二、合同管理內(nèi)涵

合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理的一項非常重要的工作，是企業(yè)對于自身作為民事主體參與經(jīng)濟活動，其他組織依照法律規(guī)定訂立的具有權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議，并依法依約進(jìn)行履行、變更、解除等行為時，為了加強行為的合法性及效益性所進(jìn)行的審查、監(jiān)督等一系列管理行為的統(tǒng)稱。

大型國有企業(yè)因其具有經(jīng)濟主體及政府政令的雙重屬性，因此其合同管理過程不僅有強烈的法律約束，還要受到管理制度的嚴(yán)格約束，其管理要求要求更為嚴(yán)格、復(fù)雜。合同管理管理工作不僅具有合法性保障職能，還要符合國有資產(chǎn)保障、履行社會職能等多重目的，因此國有企業(yè)的合同管理工作更要做精做細(xì)，做到全過程、系統(tǒng)化、動態(tài)性管理。

三、大型國有企業(yè)合同管理工作中存在的問題

(一)合同簽署過程中的問題

1．未簽合同

合同簽訂工作應(yīng)當(dāng)在履行開始前完成，這樣才能將權(quán)利義務(wù)條款達(dá)成一致意見并固定下來，避免法律風(fēng)險，但在實際操作中往往存在未簽訂合同即開展業(yè)務(wù)活動，或者雖已經(jīng)簽訂合同，但履行內(nèi)容超出合同約定內(nèi)容并未進(jìn)行增補變更。這種情況不僅違反企業(yè)的合同管理規(guī)章制度，更嚴(yán)重的是如發(fā)生爭議時，難以確定雙方的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系，很有可能損害我方利益，承擔(dān)資金風(fēng)險責(zé)任。

2．事后合同

事后合同是指合同履行開始時間早于合同簽訂時間的情況。這種合同的存在，導(dǎo)致企業(yè)合同審批、選商等工作出現(xiàn)倒置，失去制度、經(jīng)營活動的意義和作用。如：某公司簽訂的工程建設(shè)合同，工程期為2019年4月至2019年7月，合同簽訂日期為2019年8月。

3．拆分合同

企業(yè)合同管理往往是存在層級管理，尤其是大型國有企業(yè)，為了管控性與靈活性相結(jié)合，標(biāo)的金額的大小與審批層級往往相關(guān)。有的單位為了規(guī)避制度管理與審批，會通過拆分合同來規(guī)避招投標(biāo)及審批，增加企業(yè)管控風(fēng)險。

4．合同條款約定不明確或存在瑕疵

合同關(guān)鍵的權(quán)利義務(wù)條款約定不清楚、不明確，或者表述出現(xiàn)瑕疵不周延，甚至出現(xiàn)重要條款遺漏等情況，為后期合同的履行帶來法律風(fēng)險。

5．合同監(jiān)督履行不到位

有的單位未按經(jīng)濟合同約定付款進(jìn)度清收款項，或未按約定預(yù)留工程質(zhì)保金等。如某企業(yè)簽訂360萬元的地埋式污水設(shè)施工程合同，合同約定預(yù)留40%的質(zhì)保金于3年后無質(zhì)量問題一次性付清，實際提前兩年已全部付清工程款。

(二)規(guī)章制度體系不科學(xué)、不健全，掣肘合同管理工作

國有企業(yè)合同管理準(zhǔn)則不僅僅是國家法律法規(guī)，更有企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度的約束。如此多的管理準(zhǔn)則本意是精細(xì)規(guī)范交易行為，然而由于規(guī)章制度體系不科學(xué)，存在沖突、繁冗、不具備可操作性等原因，或是重點管理制度不健全，導(dǎo)致操作隨意性較大，嚴(yán)重影響了國有企業(yè)的合同管理效果。

(三)人員素質(zhì)參差不齊，契約意識不足

國有企業(yè)工作環(huán)境相對封閉，外部流動性較差，工作人員安排具有較強的行政主觀色彩。具體到合同管理工作中，往往出現(xiàn)合同管理人員不懂法律、不懂業(yè)務(wù)，不僅無法準(zhǔn)確填寫合同文本，甚至缺乏契約精神，“甲方”意識強烈，漠視合同條款的法律約束力，條款填寫隨意、不按照合同履行等情況時有出現(xiàn)，導(dǎo)致經(jīng)濟行為存在較大的不穩(wěn)定因素。

(四)管理方式更新較慢，智能化程度不足

大型國有企業(yè)通常封閉性較強，管理模式相對比較固定，管理手段更新速度較慢，智能化程度較低，嚴(yán)重影響了企業(yè)的管理效率和管理質(zhì)量。

四、合同管理相關(guān)建議

(一)規(guī)范合同簽署程序

1．合同簽署前

(1)確定簽署合同的目的

簽署每一個合同都有它的目的，在簽署合同之前必須明確這個目的是什么，圍繞這個目的才能集合企業(yè)各個部門的力量來對這份合同做準(zhǔn)備工作。

(2)審查合同對方主體資信

現(xiàn)代社會是陌生人的社會，企業(yè)往往因為不了解交易對象的具體情況而遭受損失。所以在簽署合同前，要對對方的資信進(jìn)行調(diào)查。請對方自行提供自身基本情況，如企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等企業(yè)證照。

2．合同簽署時

(1)相關(guān)負(fù)責(zé)人分工

一是確定談判負(fù)責(zé)人。進(jìn)入合同簽署的階段就需要確認(rèn)與對方談判的人員。一般情況下談判人員為企業(yè)的業(yè)務(wù)人員，但涉及較大合同，則需由企業(yè)業(yè)務(wù)人員、法務(wù)人員、相關(guān)技術(shù)人員等會同參加談判。

二是確定文本內(nèi)容審核負(fù)責(zé)人。合同是整個項目談判的呈現(xiàn)載體，也是日后履行中的依據(jù)，所以應(yīng)由全程跟進(jìn)項目的業(yè)務(wù)人員與法務(wù)人員共同負(fù)責(zé)合同內(nèi)容的全面審查。

(2)合同文本的審查

每一類型的合同有著不同的審核要點，合同的通用條款審查一般包括雙方主體信息、合同簽署的背景及目的描述清楚明確、審核合同雙方的權(quán)利義務(wù)、合同通知條款的約定、違約條款、法律適用及管轄條款、簽署與生效條款等方面。

(3)合同簽署的形式完善

一是雙方均需簽署。確保合同主體均按照合同生效條款完備簽署，如約定需加蓋公章且授權(quán)代表簽字，則要注意不能忘記核查是否簽字。

二是騎縫簽署。合同一般都會在兩頁以上，要確保除落款頁外，每一頁都要有清晰的騎縫簽署或每一頁都有簡簽對于合同內(nèi)容有手寫修改的地方，需要保證每份合同所修改的內(nèi)容一致，并且由雙方在修改處進(jìn)行簽署確認(rèn)。

三是自然人主體的注意內(nèi)容。合同主體一方為自然人的情況下，要確保自然人加印指紋，并將自然人身份證復(fù)印件留作合同附件。

3．合同履行時

合同簽署完成后嚴(yán)格按照合同約定開始履行，并由合同執(zhí)行的負(fù)責(zé)人留存合同副本，以便隨時查閱合同并按照合同約定內(nèi)容履行合同。例如作為建設(shè)施工合同的發(fā)包方，既要及時提供設(shè)計圖紙、控制施工節(jié)點又要按時付款、及時驗收。

4．合同履行后

合同履行后，應(yīng)交由企業(yè)檔案管理部門進(jìn)行歸檔，合同歸檔之前進(jìn)行掃描，留存合同電子版，做到紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一。合同登記的項目應(yīng)由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。

(二)加強合同時效性，控制國有企業(yè)交易風(fēng)險

國有企業(yè)合同管理起點不低，但是在發(fā)展過程中因為企業(yè)的特殊性和復(fù)雜性，導(dǎo)致合同管理工作出現(xiàn)了部分環(huán)節(jié)的與市場不匹配情況。因此國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)持續(xù)加強合同全過程精細(xì)化管理，確保企業(yè)交易安全，合同管理要從大而廣進(jìn)入精而細(xì)層面，要注重管理與檢查相結(jié)合。企業(yè)管理人員應(yīng)針對合同檢查發(fā)現(xiàn)的問題，突出重點環(huán)節(jié)、重點事項、重點單位，強化監(jiān)督考核，不斷提升合同管理意識和水平。一是加大事后合同治理力度。通過完善制度流程、加強檢查督導(dǎo)、強化考核問責(zé)等措施，切實抓好綜合治理、源頭治理，從根本上避免事后合同發(fā)生。二是強化合同履行管理。在國有企業(yè)合同管理中，下大力氣改變“重簽訂、輕履行”的錯誤思維意識，逐步推進(jìn)“按約履行、嚴(yán)格履行”要求。具體到合同執(zhí)行中，應(yīng)嚴(yán)格明確合同履行負(fù)責(zé)人及其權(quán)利職責(zé)，合同簽訂后要認(rèn)真進(jìn)行合同內(nèi)容交流，不能束之高閣，管辦脫節(jié)。合同履行過程中出現(xiàn)情況變化、不能按約履行等異常狀況時，應(yīng)及時向合同管理部門報告，并組織相關(guān)人員及時處理，不得私下口頭變更合同，加強履約監(jiān)督檢查，確保合同履行規(guī)范到位，避免因履行不當(dāng)引發(fā)法律風(fēng)險。

(三)健全科學(xué)、完善的合同管理制度體系

工欲善其事必先利其器，科學(xué)完善的規(guī)章制度能夠在法律的框架下，從經(jīng)濟管理角度為企業(yè)保駕護航。因此國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)自身業(yè)務(wù)特點和發(fā)展需求，為企業(yè)合同管理工作松松綁、加加衣。首先通過對合同管理現(xiàn)行規(guī)章制度的梳理，修訂廢止不具備可操作性的、彼此沖突的、冗余的規(guī)章制度，為合同管理工作松松綁；再針對企業(yè)合同管理工作中的漏洞，科學(xué)制定、補足規(guī)章制度短板，為企業(yè)合同管理工作再加一層防護衣，保障企業(yè)合同管理工作的科學(xué)性、體系性。

(四)充分發(fā)揮監(jiān)管職能

加強執(zhí)法隊伍建設(shè)，開展“合同監(jiān)管深入”活動，夯實合同管理工作基礎(chǔ)。加強執(zhí)法隊伍建設(shè)，是全面加強合同監(jiān)管的基礎(chǔ)，是進(jìn)一步完善市場經(jīng)營秩序，制止各類合同違法行為，完成合同監(jiān)管任務(wù)的需要。以營造誠實信用的經(jīng)營環(huán)境，安全健康的消費環(huán)境為目標(biāo)，開展打擊合同欺詐違法行為、促信用發(fā)展專項執(zhí)法行動。并利用網(wǎng)絡(luò)信息化平臺的優(yōu)勢，及時發(fā)布近期所查辦的典型合同案件。同時，嚴(yán)格按照“三堅持、兩務(wù)必、一達(dá)到”的工作思路加大合同監(jiān)管力度，“三堅持”就是堅持宣傳教育和處罰結(jié)合的原則，堅持只講質(zhì)量、不求數(shù)量，有案必結(jié)，辦一批有影響、有震懾力的案件原則，堅持突出抓大放小強有力的原則；“兩務(wù)必”就是務(wù)必保證辦案過程中的程序合法，務(wù)必保證辦案人員的廉潔高效；“一達(dá)到”就是爭取達(dá)到錘煉出一支辦大要案件、敢打大仗硬仗的、有素質(zhì)、高水平的合同監(jiān)管隊伍。加大合同辦案指導(dǎo)力度，在具體工作中，我們把日常監(jiān)管與重點打擊有效結(jié)合起來，以點帶面。

(五)進(jìn)一步提升合同質(zhì)量和效率

針對合同人員水平與責(zé)任心等問題，通過設(shè)定合同管理人員崗位任職標(biāo)準(zhǔn)要求來控制相關(guān)人員業(yè)務(wù)自身基本素質(zhì)。通過加強合同相關(guān)知識培訓(xùn)、制定合同操作手冊、審查審批要點指導(dǎo)等內(nèi)容，增強合同人員業(yè)務(wù)能力；通過對相關(guān)人員考核考評，注重合同管理人員契約意識與責(zé)任心的培養(yǎng)，來強化合同相關(guān)人員業(yè)務(wù)處理責(zé)任心；通過完善企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文本制定，進(jìn)一步降低合同承辦、審查審批難度。

(六)加強對標(biāo)管理，加快管理方式、管理手段的更新速度

大型國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立和執(zhí)行對標(biāo)制度及自我提升模式，時刻關(guān)注行業(yè)管理動態(tài)，對標(biāo)管理領(lǐng)域的新方法新工具，以提升自身的管理能力和水平。如，通過系統(tǒng)管理方式進(jìn)行合同管理工作，減少線下、紙質(zhì)流轉(zhuǎn)審查等工作，這樣不僅能夠提高工作效率，更能夠?qū)崿F(xiàn)合同管理工作的無紙化、智能化、現(xiàn)代化?！?/p>