關(guān)于做好辦公室文秘綜合管理工作的思考

王藝愷

陜西電器研究所 陜西西安 710000

辦公室文秘工作人員需要做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，必須具備良好的心理素質(zhì)、高水平的專業(yè)能力、組織協(xié)調(diào)能力以及高尚的道德情操等，這樣才能熟練高效地完成上級領(lǐng)導(dǎo)布置的工作，提高辦公室部門的形象和競爭力，從而促進(jìn)企業(yè)的健康運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展。

1 分析現(xiàn)階段綜合辦公室文秘工作中存在的問題

1.1 難以抓住工作重點(diǎn)，組織協(xié)調(diào)能力較差

辦公室文秘工作瑣碎的事情較多，經(jīng)常要處理各種紛繁復(fù)雜的事務(wù)，工作負(fù)擔(dān)比較重，所以使文秘人員經(jīng)常抓不住工作重點(diǎn)，不能有效地解決一些棘手的問題，組織協(xié)調(diào)能力較差，造成文秘人員的工作質(zhì)量較差，工作效率較低，不能起到良好的參謀助手作用，使上級領(lǐng)導(dǎo)對文秘人員的工作能力提出質(zhì)疑和不滿，不利于文秘人員的工作發(fā)展。

1.2 文秘人員的專業(yè)知識(shí)水平和技能較差，難以滿足工作要求

當(dāng)前，企業(yè)為了自身的健康可持續(xù)發(fā)展，對辦公室文秘工作的要求越來越高，而有些文秘人員的專業(yè)知識(shí)水平和技能難以滿足工作要求，有些企業(yè)并沒有對文秘人員進(jìn)行定期的工作培訓(xùn)，使員工的視野和工作思路較窄，而且文秘人員也沒有主動(dòng)更新知識(shí)和技能的意識(shí)，使文秘人員最基本的文字寫作水平較差，并且也不夠了解企業(yè)和行業(yè)的發(fā)展情況，實(shí)踐管理能力水平較差，缺乏創(chuàng)新性和前瞻性的眼光，所以不能給領(lǐng)導(dǎo)提出具有建設(shè)性的意見，使辦公室文秘工作的完成質(zhì)量與領(lǐng)導(dǎo)的要求存在差距。

1.3 部分文秘人員的法律和道德素質(zhì)較差，導(dǎo)致出現(xiàn)違規(guī)違法行為

現(xiàn)階段，在辦公室工作的部分文秘人員的法律和道德素質(zhì)較差，沒要培養(yǎng)認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，沒有樹立嚴(yán)謹(jǐn)踏實(shí)的工作作風(fēng)，使這些文秘人員對待領(lǐng)導(dǎo)布置的工作任務(wù)缺乏深入的思考，比較敷衍了事，臨時(shí)應(yīng)付問題比較嚴(yán)重，從而使文秘人員的工作質(zhì)量較差。另外，還有一些文秘人員為了個(gè)人的利益，而做出一些違反企業(yè)規(guī)定甚至法律的行為，例如，報(bào)送的信息滯后，不夠準(zhǔn)確等，這些故意的違規(guī)違法行為會(huì)阻礙企業(yè)的發(fā)展。

2 對于現(xiàn)階段辦公室文秘工作中存在的問題的解決措施

2.1 提高辦公室文秘人員的服務(wù)意識(shí)

辦公室文秘在工作中經(jīng)常處于一個(gè)樞紐位置，所以文秘在工作中要逐漸明白自身的工作核心價(jià)值和內(nèi)容，同時(shí)也就會(huì)發(fā)現(xiàn)自身對于服務(wù)意識(shí)的需要，只有增強(qiáng)文秘在工作中的服務(wù)意識(shí)，才會(huì)使得綜合辦公室與其他部門之間的工作關(guān)系更緊密。在文秘的工作過程中，首先要注意的是服務(wù)性質(zhì)的轉(zhuǎn)變，從過去的被動(dòng)要求服務(wù)轉(zhuǎn)化為自身出發(fā)的主動(dòng)進(jìn)行服務(wù)，對于辦公室所面臨的困難和問題提早發(fā)現(xiàn)，盡快處理。辦公室文秘的工作是具有一定的特殊性和突發(fā)性的，因?yàn)槲拿氐墓ぷ鞑皇潜M早安排妥當(dāng)?shù)?，所以文秘在工作時(shí)要做到胸有成竹，對工作有十分的把握并且有良好的控制能力。辦公室所要處理的部門事物大多繁雜，所以文秘必須轉(zhuǎn)變自身的服務(wù)方向，將自己的最大能力發(fā)揮在工作之中，不僅要把握工作中的細(xì)節(jié)問題，還要對辦公室工作的大方向有良好的掌控，也只有這樣才能使得辦公室的工作更加順利有效。

2.2 辦公室文秘人員需要提高自身的工作效率

辦公室的大多數(shù)工作都是在進(jìn)行上下級工作內(nèi)容的傳達(dá)匯報(bào)，對于辦公室工作效率的研究就需要從傳達(dá)匯報(bào)的效率開始。辦公室的工作效率會(huì)對單位的其他部門造成一定的影響，只有辦公室的工作順利展開進(jìn)行，其他部門才可以有更多的效率提升空間。所以首先就要從辦公室自身的工作效率開始進(jìn)行提高，這樣就需要加強(qiáng)對于文秘的工作管理，提高文秘的工作效率，不能出現(xiàn)細(xì)節(jié)問題，努力加快文秘的辦事效率。在其他方面還要注意辦公室與公司其他部門的工作聯(lián)系是通過文秘作為樞紐進(jìn)行的，所以對于文秘的傳達(dá)工作要進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督和審核，達(dá)到一致到位的工作效果。在辦公室的信息整理工作中，文秘的工作職能一樣不容忽視，對于信息的檢索和內(nèi)容整理都需要文秘來進(jìn)行，較大的工作量在某些情況下就可能導(dǎo)致其工作效率降低，所以必須找到有效的解決辦法來提高文秘工作人員的自身工作效率。

2.3 全面提升辦公室文秘工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

辦公室工作的具體工作就是辦文和辦事，一是提高寫作水平。文秘工作是一個(gè)具有辦公室工作重要功能和價(jià)值的地方，也是一個(gè)展示公司形象，體現(xiàn)公司品質(zhì)的重要平臺(tái)。為此，它是一般管理人員必須具備的基本能力。二是強(qiáng)化高等教育。因?yàn)閷W(xué)習(xí)總是被認(rèn)為是枯燥無聊的，經(jīng)常是因?yàn)楣ぷ骱苊?，沒有時(shí)間，導(dǎo)致學(xué)習(xí)成為一種負(fù)擔(dān)或成為一種工作壓力。俗話說:“刀不磨就會(huì)生銹，人不學(xué)就會(huì)落后?！币朔]有時(shí)間學(xué)習(xí)的慣性思想，積極培養(yǎng)學(xué)習(xí)意識(shí)，加大對國家各項(xiàng)政策、法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)力度，以學(xué)習(xí)型員工的身份競爭，使學(xué)習(xí)成為一種習(xí)慣。

2.4 辦公室文秘工作人員的作風(fēng)需要整頓

辦公室在工作中需要有極其嚴(yán)格的制度來進(jìn)行紀(jì)律管理，對于辦公室內(nèi)部的工作人員來說，嚴(yán)格的按照規(guī)章制度進(jìn)行工作才不會(huì)出現(xiàn)工作上的失誤，這樣嚴(yán)于律己的作風(fēng)就會(huì)帶動(dòng)單位其他部門的工作效率。從另一個(gè)方面來說，辦公室所要開展的工作必須有一個(gè)嚴(yán)格的章程，文秘在工作中掌握巨大的信息量，良好的工作作風(fēng)才能保證公司企業(yè)的信息不被泄漏。在文秘的工作中，還需要文秘有良好的服務(wù)態(tài)度，如果不對文秘的日常工作行為進(jìn)行規(guī)范化管理，就很難增強(qiáng)其在工作中的服務(wù)程度。

3 結(jié)語

從整個(gè)辦公室的工作來說，上傳下達(dá)的工作任務(wù)，繁瑣復(fù)雜的信息處理等都需要用到關(guān)鍵性的文秘工作人員，所以文秘工作人員要不斷加強(qiáng)自身的職業(yè)技能訓(xùn)練，提升自身的職業(yè)素養(yǎng)，在工作中細(xì)致認(rèn)真，總結(jié)失誤發(fā)現(xiàn)自身缺點(diǎn)進(jìn)行改正，通過點(diǎn)滴積累讓自身的工作效率不斷提高，從而帶動(dòng)整個(gè)辦公室的工作效率，更好地為領(lǐng)導(dǎo)及部門服務(wù)。