網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化管理與服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新思考研究

魏 磊 鄆城縣委宣傳部

在信息技術(shù)突飛猛進(jìn)發(fā)展背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在不斷地更新，應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)檔案工作數(shù)字化、檔案管理自動(dòng)化以及檔案信息法制化的發(fā)展模式，拓展全新的檔案管理服務(wù)機(jī)制，促進(jìn)對(duì)外交流的開(kāi)放化，掌握全新的信息技術(shù)，從而使檔案工作得到更好的服務(wù)，應(yīng)當(dāng)積極提升資源質(zhì)量的發(fā)展需求，促進(jìn)檔案種類(lèi)更加的豐富。檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展可以提升工作的發(fā)展效率，從而促進(jìn)檔案部門(mén)的有效性，找到工作發(fā)展的方向，對(duì)于之后的檔案管理有著至關(guān)重要的意義。

一、檔案信息化管理的作用

(一)促進(jìn)檔案管理能力得到提升

信息化技術(shù)的普及為檔案信息化的創(chuàng)建帶來(lái)了極高的可行性。通過(guò)信息化的創(chuàng)建促進(jìn)檔案管理規(guī)模的不但擴(kuò)大，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足信息時(shí)代對(duì)檔案管理的全新需求。所以說(shuō)促進(jìn)檔案信息化管理是當(dāng)前行業(yè)發(fā)展當(dāng)中的必然趨勢(shì)。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合時(shí)代的發(fā)展，促進(jìn)信息化管理水平的落實(shí)，使得檔案管理的能力得到進(jìn)一步的提升。

(二)促進(jìn)檔案管理部門(mén)的競(jìng)爭(zhēng)力得到提升

如果部門(mén)有著一定的管理水平，但在檔案管理力度和信息化創(chuàng)建方面缺失，那么就會(huì)對(duì)工作造成嚴(yán)重的影響，因此當(dāng)管理人員應(yīng)當(dāng)將檔案系統(tǒng)的先進(jìn)服務(wù)發(fā)揮出來(lái)，從而提升檔案管理部門(mén)的競(jìng)爭(zhēng)力。

(三)促進(jìn)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)得到提升

檔案信息化管理對(duì)于檔案管理人員也有的較高的要求，主要體現(xiàn)在專(zhuān)業(yè)的職業(yè)素養(yǎng)以及信息技術(shù)的掌握上。在新時(shí)代發(fā)展下，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)掌握較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，了解互聯(lián)網(wǎng)的操作功能，并且在實(shí)踐工作當(dāng)中發(fā)揮自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。

二、檔案服務(wù)創(chuàng)新機(jī)制的要求

(一)創(chuàng)新渠道

檔案管理工作具有輔助性的特點(diǎn)，服務(wù)是其中重要的內(nèi)容，首先為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供服務(wù)，其次就是為各部門(mén)的正常工作提供幫助在。網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展下，檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)全面提升服務(wù)的敏銳度，積極主動(dòng)地投身到信息化創(chuàng)建當(dāng)中，針對(duì)各個(gè)時(shí)期的工作與相關(guān)部門(mén)取得緊密的聯(lián)系，掌握部門(mén)對(duì)檔案工作的基本要求，并提出針對(duì)性的檔案服務(wù)。除此之外，針對(duì)檔案管理部門(mén)所具有的服務(wù)功能，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行拓展，為廣大用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。因此就應(yīng)當(dāng)加大服務(wù)力度，樹(shù)立全新的服務(wù)理念，開(kāi)展檔案展覽活動(dòng)，彰顯檔案所具備的文化承載價(jià)值，在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展下，檔案信息服務(wù)有著較為顯著的成效，檔案管理部門(mén)可以設(shè)置檔案信息綜合利用口以及展覽的窗口，并以此作為突破口，促進(jìn)服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新。

(二)創(chuàng)新觀念

在新時(shí)代不斷發(fā)展的過(guò)程中，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域?qū)n案工作都提出了全新的要求。為了更好滿足這些要求，檔案管理人員就應(yīng)當(dāng)具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。首先，樹(shù)立自主服務(wù)的觀念，在完成本職工作的同時(shí)還應(yīng)當(dāng)為信息化檔案管理的創(chuàng)建提供支持，其次，檔案信息發(fā)展融合而服務(wù)，拓展服務(wù)的發(fā)展范圍，不僅要滿足單位人員的檔案需求，還應(yīng)當(dāng)滿足其他行業(yè)工作人員的需求，最后為廣大人民提供的服務(wù)，依照法律法規(guī)進(jìn)行檔案的開(kāi)放性，并設(shè)置便民窗口，解決群眾對(duì)檔案的利用以及查找的需求。

(三)服務(wù)方式

檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建檔案網(wǎng)站，提供互聯(lián)網(wǎng)檔案的服務(wù)。創(chuàng)建檔案區(qū)域網(wǎng)，將檔案內(nèi)容傳遞到網(wǎng)站當(dāng)中，對(duì)檔案文件進(jìn)行有效的管理。電子檔案數(shù)據(jù)是信息化管理工作的關(guān)鍵，將網(wǎng)站當(dāng)中所有的歸檔電子文案進(jìn)行整合，促進(jìn)在網(wǎng)站當(dāng)中進(jìn)行文件的在線查找與搜索。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展下，所有電子文件都可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的在線運(yùn)用，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)模式的管理方式，使檔案可以重新歸檔，保證檔案的安全與完善。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化管理的措施研究

(一)增強(qiáng)信息化意識(shí)

檔案管理信息化所指的就是觀念信息化。檔案管理信息化的核心力量就是管理人員的積極性會(huì)得到提升，管理人員會(huì)積極運(yùn)用信息化水平。由此可見(jiàn)，應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)管理人員樹(shù)立正確的檔案管理信息化意識(shí)，從而更好地意識(shí)到檔案管理信息化發(fā)展的意義，提升工作的責(zé)任感以及使命感，重視檔案管理的信息化人發(fā)展，積極應(yīng)對(duì)好工作的具體措施。因此，在實(shí)施檔案管理信息化的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)先對(duì)相關(guān)工作人員樹(shù)立信息化意識(shí)，這也是激發(fā)檔案管理信息化的主要?jiǎng)恿Α?/p>

(二)提升現(xiàn)代化的檔案服務(wù)水平

在當(dāng)前新時(shí)代發(fā)展的過(guò)程中，信息技術(shù)作為新時(shí)達(dá)發(fā)展的主要產(chǎn)物在人們的生活以及學(xué)習(xí)當(dāng)中已經(jīng)得到了廣泛的運(yùn)用，促進(jìn)了生活以及教學(xué)質(zhì)量的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在實(shí)際的生活當(dāng)中，信息技術(shù)為人們的工作帶來(lái)了更多的便利，并且也習(xí)慣性的運(yùn)用計(jì)算機(jī)的方式對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步的管理與使用。因此作為檔案的管理人員，應(yīng)當(dāng)在新時(shí)代的發(fā)展當(dāng)中不斷提升自身的現(xiàn)代化服務(wù)水平。其中的關(guān)鍵就是促進(jìn)檔案信息資源的信息化與電子化發(fā)展，從而使用戶在信息查找的過(guò)程中可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料的查找，進(jìn)一步減少檔案資源的儲(chǔ)存地點(diǎn)，保證檔案資源更具真實(shí)性與完善性；之后還應(yīng)當(dāng)保證檔案信息可以滿足用戶檔案使用的權(quán)利，在資料轉(zhuǎn)化的過(guò)程中，工作人員還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行完善的保密工作，對(duì)國(guó)家的加密內(nèi)容進(jìn)行隱私處理。

(三)創(chuàng)新檔案資源的利用途徑

在當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)保證人們對(duì)檔案資源的質(zhì)量需求不斷的提升，保證檔案種類(lèi)更加豐富。為了保證企業(yè)和單位對(duì)檔案進(jìn)行合理的運(yùn)用與整合，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)注重對(duì)檔案資源運(yùn)用途徑的不斷創(chuàng)新，促進(jìn)檔案服務(wù)水平的創(chuàng)新發(fā)展，使服務(wù)的方式得到進(jìn)一步的完善，更新服務(wù)發(fā)展的理念，保證檔案的運(yùn)用價(jià)值得到有效的運(yùn)用與發(fā)揮。不僅如此，檔案管理部門(mén)還應(yīng)當(dāng)改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，對(duì)社會(huì)當(dāng)中的不同檔案資源進(jìn)行整合與匯總，通過(guò)合理的資源方式促進(jìn)對(duì)檔案的有效運(yùn)用與開(kāi)發(fā)，使得檔案資源的種類(lèi)得到完善發(fā)展，促進(jìn)檔案運(yùn)用途徑的不斷更新。

(四)構(gòu)建完善的檔案資源中心

促進(jìn)檔案資源合理運(yùn)用，就應(yīng)當(dāng)提升對(duì)檔案資源的合理構(gòu)建，促進(jìn)資源的整合完善發(fā)展。首先應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行全面的管理，促進(jìn)檔案的真實(shí)性以及完整性；其次應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建高技術(shù)人才的發(fā)展隊(duì)伍，促進(jìn)管理人員的技術(shù)水平全面提升，融入高質(zhì)量以及高素質(zhì)的人才，促進(jìn)內(nèi)部人員工作不斷的提升，開(kāi)展培訓(xùn)工作，保證管理人員可以掌握現(xiàn)代化的檔案管理方式，運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作的常態(tài)化發(fā)展；最后，應(yīng)當(dāng)促進(jìn)檔案資源的開(kāi)放化管理，在進(jìn)行檔案管理與審核的過(guò)程中，保證檔案的開(kāi)放化管理，促進(jìn)檔案資料運(yùn)用率的全面提升，發(fā)揮出檔案的自身價(jià)值。

(五)增強(qiáng)檔案資源的共享

如果想要促進(jìn)檔案利用率得到提升，就應(yīng)當(dāng)彰顯出檔案資源的價(jià)值，保證各個(gè)部門(mén)之間與檔案管理進(jìn)行有效的溝通交流，發(fā)揮檔案信息的共享性特點(diǎn)，促進(jìn)檔案自身的利用價(jià)值得到全面的發(fā)展。促進(jìn)檔案資源的搜集與整合發(fā)展，使得檔案資源可以為更多的人提供優(yōu)質(zhì)性的服務(wù)，加強(qiáng)各界人士對(duì)檔案管理工作的重視，促進(jìn)檔案資源利用率得到提升，使檔案可以發(fā)揮出自身的發(fā)展價(jià)值，提升影響力。

(六)運(yùn)用信息技術(shù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)在檔案管理當(dāng)中使必不可少的一項(xiàng)內(nèi)容，安全可靠的數(shù)據(jù)管理可以保證檔案資料的完整性，并且為自身的利益發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。由此可見(jiàn)，各個(gè)到單位應(yīng)當(dāng)積極地運(yùn)用信息化技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)管理的有效創(chuàng)建，并且還應(yīng)當(dāng)結(jié)合檔案管理的類(lèi)型進(jìn)行細(xì)致的分類(lèi)。除此之外，在創(chuàng)建數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)時(shí)，還應(yīng)當(dāng)注重搜索引擎，進(jìn)而提升檔案管理的效率。在創(chuàng)建數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的過(guò)程中還要保證系統(tǒng)的安全發(fā)展，可以創(chuàng)建防火墻，安裝殺毒軟件等等，防止黑客的入侵以及惡意破壞，優(yōu)化檔案的信息化管理，避免遭受到損壞的情況。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理不僅可以提升檔案資源的利用率，同時(shí)還可以保障檔案資源的完整性，進(jìn)一步發(fā)揮出自身的使用價(jià)值。檔案管理在企業(yè)當(dāng)中具有著較強(qiáng)的價(jià)值，時(shí)刻記錄著企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，并進(jìn)行詳細(xì)的記錄，是促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，因此檔案材料的價(jià)值是非常重要的。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境發(fā)展的背景下，應(yīng)當(dāng)以服務(wù)機(jī)制作為發(fā)展的突破口，實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的共享，促進(jìn)檔案服務(wù)水平的全面發(fā)展。當(dāng)前我國(guó)檔案信息化管理仍然處于發(fā)展的階段，在之后的研究當(dāng)中仍然需要不斷的創(chuàng)新，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的背景下促進(jìn)檔案股那里的信息化發(fā)展?！?/p>