ERP系統(tǒng)下物資管理的內(nèi)部控制探討

陳雨晰 大慶油田試油試采分公司物資供應(yīng)站

當前社會經(jīng)濟不斷快速發(fā)展，企業(yè)與企業(yè)之間競爭愈演愈烈，企業(yè)想要充分占據(jù)一席穩(wěn)固之地，就必須要認清企業(yè)當下發(fā)展實際，把握未來發(fā)展的重要方向，通過運用ERP系統(tǒng)，促進企業(yè)內(nèi)部物資管理實現(xiàn)有效控制，以此充分保障企業(yè)內(nèi)物資資源實現(xiàn)高度的整合，幫助企業(yè)控制合理的管理成本以及生產(chǎn)成本，促進企業(yè)自身經(jīng)濟利潤提升，不斷保障企業(yè)自身核心競爭優(yōu)勢的發(fā)揮。

一、物資管理的概念、特點以及優(yōu)勢分析

(一)物資管理的概念以及特點分析

物資管理，主要是企業(yè)生產(chǎn)運營管理過程中，針對生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)需要的具體物資進行合理采購、應(yīng)用以及存儲等各項活動加以全面合理、有序地統(tǒng)籌規(guī)劃，基于某種層面而言，物資本身是企業(yè)流動資產(chǎn)中不可或缺的一部分。物資不僅屬于企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的有形資產(chǎn)，還具有較強的流動性特征。企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動開展過程中，物資一直處于大量使用、持續(xù)購買或重新歸置的一個發(fā)展過程中。而且，物資本身也能夠進行變現(xiàn)，通過對物資展開銷售，也可以幫助生產(chǎn)者利用物資獲得相應(yīng)的經(jīng)濟利益，然而物資如果長時間無法售出，那么也會變成囤貨，積壓庫存的情況下也會阻礙企業(yè)正常的經(jīng)營發(fā)展。不僅如此，物資本身也有較強的實效性，所以也有可能會給企業(yè)帶來一定潛在的經(jīng)濟利益損失[1]。

(二)物資管理的優(yōu)勢分析

企業(yè)在物資管理過程中，運用ERP系統(tǒng)，可以為企業(yè)充分節(jié)約經(jīng)營管理成本以及生產(chǎn)成本等。我們都知道企業(yè)物資管理本身有著非常突出的流動性，企業(yè)生產(chǎn)運營過程中，物資管理的流動性以及實效性就決定了企業(yè)必須要加強實時高效的物資管理力度，一旦日常管理環(huán)節(jié)忽視了物資的有效管理，出現(xiàn)偏差或者失誤，必然會制約企業(yè)正常的經(jīng)營發(fā)展，為企業(yè)造成嚴重的利益損失。而企業(yè)運用ERP系統(tǒng)實施物資管理的內(nèi)部控制，可以有效規(guī)避這種問題，有助于企業(yè)充分降低物資管理的相關(guān)成本，促進企業(yè)提升市場競爭優(yōu)勢。

二、企業(yè)對于物資管理的內(nèi)部控制目標

企業(yè)在實施物資管理內(nèi)部控制過程中，因為物資本身的流動性以及實效性特點顯著，如果物資管理內(nèi)部控制落實不到位，必然會導致企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)過程中受到巨大的利益損失。企業(yè)日常經(jīng)營發(fā)展過程中，科學合理地實行物資管理內(nèi)部控制，一方面要充分保障企業(yè)日常生產(chǎn)運營的基本物資需求，同時在具體內(nèi)控管理實踐過程中，及時根據(jù)物資消耗的情況做好物資補充規(guī)劃，這樣可以有效提升企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的盈余資金，也可以保障日常生產(chǎn)運營的正常開展，促進物資管理過程中各項內(nèi)部資源得到及時有效的補給，保障企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。針對這種管理模式而言，通常適宜于經(jīng)濟相對發(fā)達的地區(qū)，特別是我國北上廣等一線城市，通過ERP系統(tǒng)的合理引用，加強企業(yè)物資管理的內(nèi)部控制，幫助企業(yè)充分節(jié)約資金成本，為企業(yè)長遠戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃給予科學可靠的支持依據(jù)，同時保障企業(yè)正常的資金流運轉(zhuǎn)，為企業(yè)核心競爭力提升奠定良好基礎(chǔ)，有效提升企業(yè)在激烈的市場競爭中的發(fā)展地位[2]。

三、ERP系統(tǒng)下物資管理的內(nèi)部控制現(xiàn)狀及問題

(一)物資管理比較混亂

企業(yè)在并未廣泛推廣應(yīng)用ERP系統(tǒng)以前，大多數(shù)企業(yè)在管理物資相關(guān)基本信息的時候重要通過傳統(tǒng)人工的方式進行數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計記錄，以紙質(zhì)檔案資料的管理方式對物資進行編碼管理和查詢，這樣的方式需要花費非常多的人工精力以及時間成本，同時存儲資料也需要占據(jù)一定的空間。很多企業(yè)在經(jīng)營過程中會定期進行內(nèi)部優(yōu)化調(diào)整，對工作業(yè)務(wù)項目進行調(diào)整和劃分，這就使得物資管理過程中很容易發(fā)生信息不對稱的問題。而如果一些物資型號是以部門名稱的字母縮寫來編號登記的，而內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整之后，原本的物資歸屬發(fā)生轉(zhuǎn)移，歸為其他新的部門管理，而在統(tǒng)一管理規(guī)劃部分物資的時候，新部門則會重新針對物資來編號，但是通過運用ERP系統(tǒng)進行物資管理滯后，則會發(fā)生物資查詢以及分類的記錄信息在不同的部門之中標記不同的編號等情況，所以信息查詢非常不便，容易造成混亂。而企業(yè)內(nèi)部調(diào)整項目業(yè)務(wù)時，一些物資轉(zhuǎn)移至新的部門來管理，而原部門有可能為了便捷，直接應(yīng)用原本的編碼規(guī)則直接套用至部門的一批新購物資上，也有的部門直接用新編碼，而這種方式就會導致有關(guān)人員在利用ERP系統(tǒng)進行物資查詢的過程中，直接存在一號對應(yīng)不同物資的混亂問題，這些都使得物資管理內(nèi)控工作難以有效開展，同時也無形中增加很多工作量。

(二)信息化管理觀念較為落后

由于受到科學技術(shù)與信息化進程的影響，以往在企業(yè)的物資管理過程中完全依賴人來進行管理，但是隨著信息化進程的不斷加速，企業(yè)逐漸應(yīng)用ERP系統(tǒng)進行信息管理。企業(yè)在推廣應(yīng)用ERP系統(tǒng)的時候，一些企業(yè)并未全面深入地理解信息化系統(tǒng)應(yīng)用于企業(yè)管理的重要意義，同時也并不理解ERP系統(tǒng)應(yīng)用，對于物資管理內(nèi)控的重要價值。因為受制于傳統(tǒng)老舊的思想理念，企業(yè)物資管理人員應(yīng)用ERP系統(tǒng)時還存在半信半疑的狀態(tài)，有的人甚至比較排斥，也不愿意主動改變傳統(tǒng)習慣了的工作模式，所以使得該系統(tǒng)應(yīng)用普及受到阻礙。隨著時代的發(fā)展進步，目前ERP系統(tǒng)已經(jīng)開始在各個行業(yè)領(lǐng)域中廣泛普及，而很多管理者仍然存在一定的抵觸心理，導致在物資管理內(nèi)控方面運用ERP系統(tǒng)管理并未充分與企業(yè)自身實際高效融合。企業(yè)中的一些管理者也沒有充分深入地學習了解ERP系統(tǒng)，因此，缺乏正確客觀的認知，使得系統(tǒng)引用推廣以后，內(nèi)部并未做好及時有效的引導和宣傳，管理部門與工作業(yè)務(wù)部門之間并未實現(xiàn)思想認知的有效統(tǒng)一。關(guān)于ERP系統(tǒng)的內(nèi)控應(yīng)用以及物資管理定位不夠清晰精準，使得系統(tǒng)應(yīng)用過程中無法有效發(fā)揮應(yīng)有的監(jiān)管作用，物資管理工作的效率也并未得到有效提升。企業(yè)管理者針對物資管理內(nèi)控信息化發(fā)展建設(shè)并未制定相應(yīng)的實施舉措，保障系統(tǒng)的有效利用，所以ERP系統(tǒng)并未有效實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部傳統(tǒng)物資管理理念的快速轉(zhuǎn)變，ERP系統(tǒng)因此應(yīng)用的效果并未達到預(yù)期[3]。

(三)物資配送的齊全性以及準時性較低

為了充分保障企業(yè)生產(chǎn)計劃的順利有序落實，不受阻礙，大多數(shù)企業(yè)會直接從倉庫拿出一部分物資，然后將其運往不同的生產(chǎn)線，物資配送環(huán)節(jié)對于物資本身的準時性、齊全性以及配套性等方面都有較高的要求。尤其是很多大型生產(chǎn)加工類的企業(yè)，本身生產(chǎn)工藝以及生產(chǎn)流程相對比較復雜，擁有很強的自由性，所以在物資配送運輸方面對于時間的要求以及物資齊全性的要求整體較高。而沒有充分執(zhí)行ERP系統(tǒng)的時候，多數(shù)企業(yè)在進行物資配送運輸?shù)臅r候，對于客戶提出的相應(yīng)要求，主要還是取決于配送人，也就是根據(jù)物資生產(chǎn)加工的順序排列生產(chǎn)配送的訂單，再根據(jù)客戶提出的物資配送時間需求，倉庫負責進行備貨，然后安排配送等。ERP系統(tǒng)在全面貫徹落實以后，物資配送清單也能夠運用ERP系統(tǒng)進行直接打印，由于生產(chǎn)加工的流程并未完善，同時系統(tǒng)管理人員自身不具備專業(yè)的操作應(yīng)用技能，則容易導致物資配送環(huán)節(jié)頻繁出錯，進而導致客戶對服務(wù)不滿意，不利于企業(yè)自身的口碑形象塑造。不僅如此，很多企業(yè)并未建立獨立的物資配送管理部門，所以在開始運用ERP系統(tǒng)進行物資管理的時候，配送功能模塊也沒有建立和完善，因此，物資配送的要求難以保障，并未切實實現(xiàn)信息化管理，物資配送環(huán)節(jié)的工作效率不高，導致企業(yè)自身生產(chǎn)加工的效率直接受到影響和限制。

四、ERP系統(tǒng)下物資管理的內(nèi)部控制對策分析

(一)加強不同工作部門之間的信息傳遞

關(guān)于現(xiàn)代企業(yè)對于物資配送環(huán)節(jié)的各種要求難以滿足的現(xiàn)實問題，企業(yè)必須要重視強化生產(chǎn)部門與庫房管理部門之間的有效溝通，促進彼此間的信息共享。企業(yè)配送物資環(huán)節(jié)，通常是庫房先為生產(chǎn)部門傳遞相關(guān)物資信息，然后由生產(chǎn)部門與市場部門溝通，所以企業(yè)利用ERP管理系統(tǒng)，完善物資管理的內(nèi)部控制信息共享機制，促進市場、生產(chǎn)以及倉庫存儲三方面的信息高度共享互通。設(shè)置物資管理內(nèi)部控制的獨立部門，幫助及時了解市場方面的動態(tài)情況，全面高效地挖掘市場中的潛在客戶需求，并基于此與生產(chǎn)部門溝通規(guī)劃建立相應(yīng)的管理制度，明確企業(yè)生產(chǎn)運營對于物資需求較高的類別，同時和倉庫以及生產(chǎn)部門對于配送時間加以明確。企業(yè)利用ERP系統(tǒng)開展物資管理內(nèi)部控制工作，能夠幫助有關(guān)部門快速高效地掌握物資庫存的實際數(shù)量，了解供應(yīng)商物資供給的實際情況，結(jié)合市場動態(tài)信息數(shù)據(jù)，促進物資管理工作更加高效地開展落實，對于企業(yè)物資生產(chǎn)庫存情況及時核算和把控。企業(yè)充分利用ERP系統(tǒng)，可以和供應(yīng)商之間的管理系統(tǒng)相互關(guān)聯(lián)，便于彼此及時了解物資的實際情況，并針對具體的信息情況，把控供貨的時間與數(shù)量，以此促進物資配送更加高效及時。企業(yè)在進行物理管理的過程中，物資數(shù)量以及數(shù)據(jù)信息都關(guān)系著企業(yè)自身經(jīng)營發(fā)展的效率，而利用ERP系統(tǒng)進行物資管理的內(nèi)部控制，可以加強部門之間的信息共享互通，促進企業(yè)及時獲取相關(guān)有效信息，為自身效益提升提供保障[4]。

(二)完善物資管理系統(tǒng)，全面建設(shè)ERP系統(tǒng)

大多數(shù)企業(yè)并未樹立全面客觀的物資管理信息化建設(shè)的意義和價值，所以企業(yè)必須要主動加強物資管理內(nèi)控的獨立部門建設(shè)，通過專門的組織機構(gòu)負責對于物資整體的系統(tǒng)化管理，保障物資供應(yīng)、采購、存儲以及配送運輸?shù)拳h(huán)節(jié)的把控，提升企業(yè)物資管理內(nèi)部控制的有效性，運用ERP系統(tǒng)進行物資管理內(nèi)控，結(jié)合工作具體的類型以及各項業(yè)務(wù)板塊，明確物資管理內(nèi)控的不同功能專區(qū)，有效加強物資管理的科學性以及集合性。

(三)統(tǒng)一好物資的標準型號

針對當前企業(yè)在進行物資管理的過程中，時常發(fā)生物資型號混亂等問題，企業(yè)需要對于物資型號標號標準進行統(tǒng)一系統(tǒng)化的規(guī)定，全面利用ERP系統(tǒng)的巨大優(yōu)勢，促進物質(zhì)管理更加標準和規(guī)范。企業(yè)首先需要建立獨立性的物資管理內(nèi)控部門，針對各個部門的物資情況落實統(tǒng)一科學有效的把控與管理。加強管理的集中化，針對物資名稱存在的混亂問題以及型號發(fā)生不一致等情況針對性地進行解決，具體可以聯(lián)系各個部門有關(guān)負責人員對于物資型號按照統(tǒng)一的標準進行規(guī)劃和分類，明確不同物資型號的代表性標識，根據(jù)規(guī)范化的工作流程對物資名稱加以對應(yīng)和匹配，這樣來報站物資管理中各項數(shù)據(jù)信息更加精準可靠。ERP系統(tǒng)進行應(yīng)用設(shè)計過程中，針對同類物資編碼以及物資名稱相同的特殊情況要設(shè)置提醒，這樣就可以避免不同部門的人員在輸入同類物資名稱時，能夠及時關(guān)注到物資名稱本身的規(guī)范性與獨立性，保障物資管理型號以及具體信息管理更加科學合理，而且所有物資的信息清晰明了。企業(yè)進行物資管理內(nèi)部控制時，責任部門通過運用ERP系統(tǒng)，對于全部的物資都可以根據(jù)相應(yīng)部門業(yè)務(wù)實際的需要做好區(qū)分，這樣能夠方便各個部門的員工在調(diào)取或者查詢信息時更加便捷，對各個部門的具體物資設(shè)置相應(yīng)的型號代碼，這樣可以通過編碼直接判斷出物資的實際歸屬部門，以此保障不同部門之間各自管理的物資情況相互獨立[5]。比如，對于一個生產(chǎn)加工類型的企業(yè)而言，企業(yè)應(yīng)當結(jié)合自身現(xiàn)狀，對于采購的物資加以清晰明確的劃分，以此促進各個部門隨時便捷地進行信息查詢。具體可以通過利用供貨商給的貨物單號，結(jié)合企業(yè)自身或者部門自身的名稱簡縮字母當作編碼的前綴，以此促進物資實現(xiàn)更加科學統(tǒng)一規(guī)范化的管理。針對外部協(xié)助加工的各項物資，應(yīng)當根據(jù)生產(chǎn)加工的具體工藝，結(jié)合企業(yè)以及部門名稱的字母縮寫代號實施統(tǒng)一規(guī)范化的物資編號標準。

五、結(jié)語

綜上所述，當前市場競爭越來越激烈，企業(yè)之間為了競爭一席之地也采取了各種各樣的手法，而要注意的是企業(yè)應(yīng)當在充分保障生產(chǎn)質(zhì)量的前提條件下，加強對于各個環(huán)節(jié)的成本管控。目前來看，企業(yè)物資管理環(huán)節(jié)有著非常巨大的可探索價值。實行ERP系統(tǒng)管理，加強物資庫存實時有效的監(jiān)管，對于相關(guān)管理數(shù)據(jù)信息進行科學高效的把控和分析，促進企業(yè)內(nèi)部物資管理控制的相應(yīng)制度建立與健全，提升物資管理效率，促進企業(yè)物資管理成本能夠得到科學有效的控制。