淺談大數(shù)據(jù)時代檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變

文/吉林省白城市退役軍人事務(wù)局軍隊離休退休干部休養(yǎng)所 楊易木

大數(shù)據(jù)時代的來臨給傳統(tǒng)的檔案館帶來了巨大的沖擊和影響，在這個過程中，人們逐漸認識到大數(shù)據(jù)的重要性和必要性。在大數(shù)據(jù)的背景下，我們需要將單一的檔案管理轉(zhuǎn)化為一個完整的體系結(jié)構(gòu)，來應(yīng)對新的挑戰(zhàn)并實現(xiàn)更大的突破。同時，隨著社會的發(fā)展和進步、人類文明不斷創(chuàng)新，信息的處理能力得到了很大的提升，在此情況下，檔案管理人員應(yīng)積極轉(zhuǎn)變思維方式，注重自身修養(yǎng)與知識水平的提升，以更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作的需求。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理存在的問題

近年來，大數(shù)據(jù)的發(fā)展給傳統(tǒng)的檔案管理思維模式帶來了巨大的變革與挑戰(zhàn)，但也有一些問題值得我們注意。首先，是檔案管理者對大數(shù)據(jù)的認識不夠深刻，在實際工作中，對大數(shù)據(jù)的理解還停留在表面，沒有把大數(shù)據(jù)的核心思想運用到檔案管理工作中，導(dǎo)致在面對新形勢時，不能及時應(yīng)對和解決遇到的困難。其次，檔案管理人員缺乏專業(yè)的技術(shù)和能力，對新時代背景下的社會需求了解不透徹，無法適應(yīng)新的要求。最后，檔案管理人員的思維方式也存在一定的問題：第一，習(xí)慣了被動接受，主動思考的意識淡薄，認為只要把紙質(zhì)的文件放到網(wǎng)上就可以完成，而不去考慮利用現(xiàn)代電子化的手段來進行收集，去分析、挖掘信息，整理資料，從而達到事半功倍的效果；第二，重視形式，忽視內(nèi)容，輕視過程，注重結(jié)果，從而忽略服務(wù)，缺少創(chuàng)新，使得很多的檔案館失去原有的價值與意義。

二、大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作提出的要求

（一）大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作提出的要求。新時期，大數(shù)據(jù)對檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變具有重要的影響作用，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，檔案管理者在面對新的問題時，首先要從自身做起，提高自己的專業(yè)素質(zhì)和能力，不斷學(xué)習(xí)，提升自己的綜合素養(yǎng)，為檔案事業(yè)的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)；第二，要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，提高檔案管理人員的辦事效率，使其能夠主動利用現(xiàn)代技術(shù)手段來收集、整理、加工和處理相關(guān)的信息資源，并將這些信息轉(zhuǎn)化為有價值的知識和技能；第三，在大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)化文件已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求，這就迫切要求檔案管理人員加強對電子化辦公的認識和應(yīng)用，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段來實現(xiàn)對文檔資料的有效管理，使其更加的方便快捷，從而更好地服務(wù)于廣大群眾，促進國家的建設(shè)與進步。

（二）大數(shù)據(jù)時代對檔案管理技術(shù)提出的要求。首先，要提高檔案管理人員對大數(shù)據(jù)的認識和運用能力，在思想上轉(zhuǎn)變檔案管理思維方式，把大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到日常的檔案管理工作中，使其真正成為一種輔助手段。其次，要加強對大數(shù)據(jù)的認知和理解，利用好“互聯(lián)網(wǎng)+”、云計算等新的技術(shù)進行信息收集，并將其應(yīng)用于檔案管理工作，使其更好地發(fā)揮作用。

（三）大數(shù)據(jù)時代對檔案管理規(guī)章制度提出的要求。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理將借助先進技術(shù)理念實現(xiàn)管理效能的提升，在此情況下，對檔案管理工作的規(guī)章制度也提出更高要求。首先，檔案管理工作的開展需要良好的氛圍，這就要求檔案館建立起完善的規(guī)章制度，規(guī)范工作人員的行為準則，讓他們能夠自覺遵守相關(guān)的法律法規(guī)，嚴格按照程序辦事，避免出現(xiàn)違反條例的現(xiàn)象，從而更好地服務(wù)于人民。其次，要建立健全的法律法規(guī)，為公民提供一個良好的法制環(huán)境，讓他們能夠有法可依，依法辦事，從而實現(xiàn)社會和諧穩(wěn)定。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的新思維與新思路

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理工作的思維模式。利用網(wǎng)絡(luò)信息科技的優(yōu)勢，將其運用到檔案管理工作中，首先要做到的就是轉(zhuǎn)變檔案信息工作的固有觀念，以信息化作為工作的出發(fā)點和基本思路。一方面，單位內(nèi)部各個部門要相互貫通，多進行信息的交流。另一方面，要提高檔案管理人員以及單位其他人員的信息處理的能力，不僅要對檔案數(shù)據(jù)進行歸類整理，也要學(xué)會對檔案數(shù)據(jù)進行研究分析，掌握信息化檔案數(shù)據(jù)的利用方式。此外，要意識到檔案管理的新作用，結(jié)合新時期各方面工作開展的實際需求來對檔案管理的目標(biāo)、方式以及工作模式進行創(chuàng)新，使檔案管理可以更好地為各方面工作的開展提供服務(wù)。

（二）創(chuàng)新檔案管理工作模式。當(dāng)下各行各業(yè)的工作開展都離不開檔案數(shù)據(jù)的支持，而要真正去運用此方式，靈活掌握其中的方法，需要深入研究檔案管理工作的模式。尤其在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的信息化需要有相應(yīng)的管理信息系統(tǒng)提供支撐，所以要定期更新檔案管理工作所需要的系統(tǒng)，這對于檔案內(nèi)容的安全性有更強的保障。對于檔案管理工作人員要進行定期的培訓(xùn)，對于科技信息類的知識，需要不斷積累，跟上創(chuàng)新時代的步伐，要對系統(tǒng)和信息的內(nèi)容進行充分了解和認知，如此才能夠?qū)n案做到最優(yōu)的管理。對于數(shù)據(jù)分析人員，要運用科學(xué)的方式對檔案信息進行研究分析，從檔案信息中剝離有價值的內(nèi)容，為幫助單位工作開展提供充足依據(jù)，不斷助力單位各方面工作的優(yōu)化完善。

（三）做好檔案管理大數(shù)據(jù)的收集。首先，檔案數(shù)據(jù)信息的收集，是開展檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，因此數(shù)據(jù)的準確性、及時性、有效性是檔案管理工作中的重點任務(wù)。其次，對于單位整體的發(fā)展運行而言，還要考慮在檔案管理工作之中所消耗的物資、財產(chǎn)資源等，以做到最優(yōu)化管理，實現(xiàn)效益的最大化。對此，檔案管理工作人員要積極運用信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)手段做好各方面檔案信息的收集工作，并不斷提高檔案信息收集的及時性與準確性，以便充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)時代檔案信息的應(yīng)有價值。

（四）利用大數(shù)據(jù)提高服務(wù)效率。大數(shù)據(jù)的利用，是為了讓各個工作體系更好地完成自己的工作任務(wù)，也為了使職工擁有更便捷的工作方式。通過大數(shù)據(jù)，充分了解本單位服務(wù)的對象，根據(jù)對象的信息制定有利于單位發(fā)展和進步的方案。同時，僅僅擁有數(shù)據(jù)是不夠的，還要對數(shù)據(jù)進行模型構(gòu)建以及細致的分析。只將數(shù)據(jù)進行歸類分化不是檔案管理的最終目的，科學(xué)運用數(shù)據(jù)才是大數(shù)據(jù)背景下對檔案管理創(chuàng)新的最終要求。對此，檔案管理人員要以服務(wù)理念看待自身工作，從服務(wù)角度來對工作內(nèi)容、方式方法進行優(yōu)化，來不斷提升自身服務(wù)效率。

（五）以大數(shù)據(jù)檔案管理促信息溝通。在當(dāng)今時代背景下，每個社會機構(gòu)都不是獨立存在的個體，都需要信息的交換和溝通，對于一個不斷追求發(fā)展的單位更是如此。在過去的檔案管理方式中，各種信息的交換和溝通是非常不易的，需要人為操作很大的工作量才能完成。而在大數(shù)據(jù)時代，這種信息溝通更為簡便和快捷。就檔案管理而言，其不僅能夠幫助外界更全面地了解機構(gòu)內(nèi)部的工作模式、狀態(tài)信息，同時機構(gòu)也可以根據(jù)外界的變化來不斷地調(diào)整自身的發(fā)展方向，以制定更科學(xué)的發(fā)展方案。在機構(gòu)內(nèi)部之中，各個部門的交流與合作同樣需要信息的不斷傳遞和發(fā)展，在運用大數(shù)據(jù)管理自身部門信息的同時，還能夠了解其他部門的信息，運用這些信息來明確自己部門工作的方向。

四、結(jié)語

當(dāng)今社會是一個大數(shù)據(jù)時代，在這個時代，我們需要對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行改革，在原有的基礎(chǔ)上對其創(chuàng)新，使之適應(yīng)新的發(fā)展環(huán)境，把大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢發(fā)揮到最大化。通過對大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的研究發(fā)現(xiàn)，大數(shù)據(jù)的到來給傳統(tǒng)的檔案管理方式帶來了很大的沖擊和影響，在這個新的時代背景下，我們需要改變檔案管理工作的思維模式，學(xué)會利用新的思維方式，在原有的基礎(chǔ)上進行創(chuàng)新，從全新的視角來開展檔案管理工作，并提供利用和服務(wù)。