檔案管理價值及創(chuàng)新研究

文/烏蘭察布醫(yī)學高等?？茖W校 高淑琴

進入21世紀后，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展，信息資源內(nèi)容與類型日益多樣。檔案作為信息資源的重要內(nèi)容，在信息革命背景下，不但使檔案業(yè)務(wù)范圍不斷拓展，檔案內(nèi)涵也逐漸加深，不再只是單純的館藏機構(gòu)，還是信息交流、聚集與應用中心。在新形勢下，為提高檔案管理價值與作用，從業(yè)者應從思想意識、工作手段、人員素質(zhì)等方面著手創(chuàng)新，探尋新的發(fā)展機遇與路徑，使檔案管理在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持下獲得新發(fā)展。

一、檔案管理創(chuàng)新面臨的問題

檔案管理工作量較大，且內(nèi)容復雜繁瑣，許多從業(yè)者未能正確認識工作價值，將其當作一份十分枯燥的工作看待。正因?qū)芾韮?nèi)容的忽視，導致許多負責人與基層人員在工作中消極被動，甚至部分檔案人員片面地將其看成資料的機械匯總，根本未能正確認識到這一崗位的價值，受服務(wù)理念影響，工作效率很難得到提升。

（一）在管理和服務(wù)手段方面。因部分管理者對工作認知有誤，對檔案管理的重視度與投資力度較低，尚未與先進技術(shù)相結(jié)合創(chuàng)新信息管理系統(tǒng)，導致管理出現(xiàn)遺漏，影響檔案內(nèi)容全面性，不利于計算機優(yōu)勢在檔案整理、開發(fā)利用中充分發(fā)揮。因檔案管理服務(wù)手段單一，信息技術(shù)水平較低，仍以人為操作為主，在工作中難免出現(xiàn)失誤，且工作效率較低。

（二）在人才隊伍建設(shè)方面。許多檔案部門專業(yè)從事檔案信息化的人員十分稀少，主要分為兩種：一種是擁有專業(yè)背景的人員，通過自學和參與實踐的方式掌握信息技術(shù)，成為高技能管理人員；另一種是信息技術(shù)專業(yè)畢業(yè)，通過培訓了解檔案知識的人員。此類人才結(jié)構(gòu)的問題在于，擁有信息技術(shù)的人員受檔案理論知識限制，要想精通檔案內(nèi)容，并將信息技術(shù)靈活運用其中十分困難。一些具備檔案理論基礎(chǔ)的員工，在檔案管理中常常一知半解，需要大量實踐積累才可真正做到學以致用。因此，擁有系統(tǒng)創(chuàng)建、功能設(shè)計、檔案規(guī)劃等多項能力的復合型人才十分稀少，為檔案創(chuàng)新管理帶來較大阻礙。

二、創(chuàng)新檔案管理工作的意義

傳統(tǒng)檔案管理實質(zhì)是將相關(guān)信息匯總、記載下來，保障后續(xù)使用時可快速查閱。當前社會不斷發(fā)展，檔案管理也發(fā)生了巨大變化，檔案內(nèi)容與種類逐漸增加，在無形中增加了管理難度，需要對管理理念與方式進行創(chuàng)新，創(chuàng)建檔案管理信息為社會科學提供有力支撐。根據(jù)檔案管理現(xiàn)狀與問題，創(chuàng)新檔案管理工作意義重大，具體如下。

（一）有助于管理質(zhì)量與效率提升。信息時代網(wǎng)絡(luò)檔案的誕生與應用使文件傳輸、檢索、存儲等手段發(fā)生改變，各單位可借助網(wǎng)絡(luò)渠道相互聯(lián)系，為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變提供強大助力，有利于管理質(zhì)量與效率的全面提升。同時，網(wǎng)絡(luò)檔案可為數(shù)字化轉(zhuǎn)變提供便捷通道，將檔案管理者從繁瑣手工操作中解脫出來，對全體檔案信息實施計算機管理，節(jié)約大量時間與精力，對提高管理效率具有重大意義。

（二）有助于推動教學模式變革。當前，網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟使各院校與外部間的聯(lián)系發(fā)生改變，自身的組織結(jié)構(gòu)與形態(tài)也發(fā)生了變化，需要創(chuàng)造一種新型工作方式滿足現(xiàn)實需求。以往大部分院校組織結(jié)構(gòu)趨于扁平，組織規(guī)模極端化，組織邊界模糊且虛擬。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應用后，不同單位間的障礙被打破，通過信息集成、資源共享、業(yè)務(wù)集成等方式，為異地協(xié)同設(shè)計制造、遠程教學管理、網(wǎng)課營銷等提供強大支撐。與此同時，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展還促進院校由線下教學向線上教學、由理論性教學向服務(wù)性轉(zhuǎn)變、由封閉式教育向開放式轉(zhuǎn)變，由此促進院校教學模式優(yōu)化變革。

（三）有助于從業(yè)者整體素質(zhì)提升。管理創(chuàng)新是一門學問，具有較強的學術(shù)性、研究性質(zhì)，通過管理創(chuàng)新可探尋科學管理規(guī)律，積累寶貴的管理經(jīng)驗，為檔案事業(yè)發(fā)展開辟新道路。檔案管理創(chuàng)新可使檔案部門與院校同步發(fā)展，以改革創(chuàng)新思維指導各項檔案管理工作，使高校檔案更適應信息化環(huán)境，為各項教育教學活動提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在檔案管理創(chuàng)新中，從業(yè)者的科學知識儲備不斷豐富，創(chuàng)新能力逐漸增強，且管理創(chuàng)新作為知識增長的過程，使檔案人員整體素質(zhì)得到顯著提升。

三、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)新的有效措施

當今社會科技飛速發(fā)展，信息化成為各行業(yè)的主流方向，檔案管理工作也不例外，通過合理應用信息技術(shù)促進管理效率提升成為必然。與傳統(tǒng)檔案管理相比，電子檔案的應用可將各類資源變?yōu)殡娮有畔?，依靠信息科技將其存放到電腦中，更便于開展各項管理工作，具體創(chuàng)新措施如下：

（一）更新服務(wù)理念，突顯人性化特點。傳統(tǒng)檔案管理大多處于被動，管理者沒有主動思考和實踐，而是等著別人找上門或者上級下達硬任務(wù)，此種被動管理方式難以適宜新時期高質(zhì)量、高速度的信息服務(wù)要求，很可能導致公眾對檔案工作產(chǎn)生怨懟。要想借助信息手段實現(xiàn)管理創(chuàng)新，先要從思想層面出發(fā)，更新管理者的服務(wù)理念，要求緊跟時代步伐，改變思維定式，克服以往按照習慣和個人經(jīng)驗做事的思想，勇敢接受新思想與新方法，并以此為基礎(chǔ)樹立現(xiàn)代化服務(wù)理念，以創(chuàng)造性思維打破傳統(tǒng)思維束縛，開辟新思路。同時，還要重視現(xiàn)實性，根據(jù)使用者需求明確服務(wù)方向，逐漸擴展服務(wù)范圍，將本單位之外的潛在用戶也納入服務(wù)隊伍中，幫助其解決現(xiàn)實問題。值得注意的是，檔案服務(wù)要遵循一定規(guī)律，對近年來文件利用情況進行分析，探究現(xiàn)行文件應用目的，并提供多樣化渠道便于使用者獲取檔案，做到主動引導和服務(wù)，徹底改變以往被動服務(wù)理念，突顯人性化服務(wù)特點。

（二）創(chuàng)新服務(wù)手段，加強信息系統(tǒng)建設(shè)。在網(wǎng)絡(luò)檔案建設(shè)背景下，檔案管理應創(chuàng)新服務(wù)手段，將計算機引入實際管理中，使大批量檔案信息能夠迅速準確地檢索，同時在檔案整理、開發(fā)利用等方面也發(fā)揮著重要作用，實現(xiàn)采集、歸檔與管理一體化目標。通過加強信息系統(tǒng)建設(shè)，使全國高校檔案均可共享，減少和避免人為工作中造成的失誤，在信息技術(shù)優(yōu)勢下促進服務(wù)手段創(chuàng)新，具體措施如下：

1.構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫。該項工作屬于信息化基礎(chǔ)所在，數(shù)據(jù)庫可對多類電子信息進行查詢、檢索與存儲。與單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)相連，加強全方位信息系統(tǒng)建設(shè)，此舉不但可迅速高效歸檔，還可促進信息利用率提升，內(nèi)部員工只需利用計算機聯(lián)網(wǎng)后便可快速查詢、檢索和使用檔案資源。

2.創(chuàng)建檔案部門網(wǎng)站。檔案部門可在網(wǎng)絡(luò)設(shè)立專門網(wǎng)站，面向社會提供信息服務(wù)，將部分可公開檔案以網(wǎng)頁形式傳遞到網(wǎng)絡(luò)，為各單位、各高校提供資源支持，使網(wǎng)絡(luò)用戶可隨時隨地通過訪問網(wǎng)站獲取所需信息，將網(wǎng)絡(luò)檔案優(yōu)勢充分體現(xiàn)出來。線上發(fā)布信息成為檔案服務(wù)應用最廣泛、最普遍的服務(wù)形式，具有信息交流速度快、服務(wù)面廣等特點，有助于檔案信息利用率提升。

3.創(chuàng)新服務(wù)模式與手段。檔案管理價值從服務(wù)方面體現(xiàn)出來，為改變當前被動型服務(wù)模式，應堅持人性化原則，了解檔案應用者特點與需求后，從“索取型”向“推送型”轉(zhuǎn)變，不定期向用戶推送相關(guān)信息資源，便于使用者所示了解檔案信息新動向，以新型服務(wù)模式改變以往檔案部門就是資料倉庫的傳統(tǒng)觀念。同時，還要對檔案資源提供方式進行創(chuàng)新，力求做到與時俱進，檔案應用不但要確保內(nèi)容真實，還要將主動性、時代性等特點展示出來，不再是為“閱讀”檔案提供原始資料與數(shù)據(jù)源，而是將信息加工處理后提供給用戶，將“提供信息”朝著“提供答案”轉(zhuǎn)變。

（三）強化人資建設(shè)，提高從業(yè)者素質(zhì)。在網(wǎng)絡(luò)時代下，對檔案從業(yè)者提出更高要求，其不再單純是檔案保管者，還是信息服務(wù)的主動提供者。面對新環(huán)境，檔案部門應強化人資建設(shè)，促進從業(yè)者綜合素質(zhì)的提升，具體措施如下：

1.重視人才選拔與培養(yǎng)。傳統(tǒng)人才結(jié)構(gòu)無法滿足現(xiàn)實需求，在大數(shù)據(jù)背景下，對從業(yè)者的專業(yè)技能、信息素養(yǎng)提出嚴格要求，部門管理者應重視人才選拔與培養(yǎng)，打造一支高素質(zhì)、高技能的復合型隊伍。在人才選拔中應優(yōu)先選擇專業(yè)性強的人員，壯大團隊力量。針對現(xiàn)有人才可通過開展培訓活動的方式提高整體素養(yǎng)，通過創(chuàng)新培訓內(nèi)容與手段，引入微課、慕課等多媒體技術(shù)輔助教學，激發(fā)檔案人員學習興趣，提高檔案人才培訓效果。

2.完善評價與激勵機制。為激發(fā)從業(yè)者工作熱情，端正其工作態(tài)度，可利用信息技術(shù)完善評價與激勵機制，對檔案人員工作狀態(tài)與行為作出科學評價。大量實踐表明，在相同條件下未受激勵員工的潛力僅可發(fā)揮30%左右，而受到激勵的員工可發(fā)揮80%-90%?？梢?，檔案部門應采取恰當?shù)募顧C制，在物質(zhì)和精神層面給予從業(yè)者適當?shù)莫剟?，由此激發(fā)其創(chuàng)造力與能動性，更好地適應信息化新環(huán)境，為檔案事業(yè)發(fā)展貢獻自我價值。

四、結(jié)語

綜上所述，在全球信息化背景下，檔案管理理念與手段也應跟隨時代潮流，做到與時俱進。作為檔案管理者，應通過更新服務(wù)理念、創(chuàng)新服務(wù)手段、強化人資建設(shè)等方式，在先進信息技術(shù)支持下創(chuàng)建信息管理系統(tǒng)，探尋全新的改革創(chuàng)新之路，由此提高檔案管理效率與價值，實現(xiàn)檔案事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。