檔案管理信息化建設(shè)中的標準問題探討

文/江蘇省淮安市煙草專賣局（公司） 孫靜

檔案標準是檔案工作領(lǐng)域各種標準的總過程，相關(guān)單位及個人在開展檔案工作時，應當遵循檔案標準這一準則進行。隨著信息化時代的到來，檔案管理信息化建設(shè)是必然的趨勢。但電腦系統(tǒng)在人工智能方面有局限性，使得檔案管理信息化建設(shè)中的標準問題更加突出。因此，本文重點對檔案管理信息化建設(shè)中的標準問題進行探討，并提出問題的解決對策，旨在保障檔案管理信息化更好地發(fā)展。

一、檔案管理信息化建設(shè)中主要面臨的標準問題

（一）信息化建設(shè)標準滯后?，F(xiàn)階段計算技術(shù)以及檔案管理領(lǐng)域普及應用，并迅速普及到各機關(guān)和企事業(yè)單位中，大大提升了檔案管理的效率。檔案管理信息化的普及，也使得大量的電子文件資料出現(xiàn)，加強電子檔案管理儼然成為檔案管理過程中重要任務(wù)。但由于目前在檔案管理信息化建設(shè)方面的標準落后，進展緩慢，關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)標準寥寥無幾，且現(xiàn)有的標準在內(nèi)容方面缺乏系統(tǒng)性、配套性，難以滿足檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展的需求。

（二）系統(tǒng)集成性、兼容性較低。近年來，許多企事業(yè)單位紛紛進行了檔案管理信息化建設(shè)，但出于獨立開發(fā)、各自為政的原因，使得各自采用的檔案管理軟件及標準并不相同，進而影響檔案信息資源的有效整合，更是無法實現(xiàn)信息共享。除此之外，由于系統(tǒng)在兼容性方面不足，采集的數(shù)據(jù)內(nèi)容、質(zhì)量標準各異，很大程度上增加了信息資源整合的難度，而在這樣的情況下，就需要花費大量的人力、物力成本，不僅不利于檔案信息化的順利推進，還會導致大量的資源被浪費。導致這一問題的發(fā)展原因，主要因為各地區(qū)、各單位缺乏有效的溝通，這使得技術(shù)研發(fā)重復且水平低的問題普遍存在，阻礙了檔案信息化的進程。與此同時，還因為各單位盲目研發(fā)的因素，研發(fā)的系統(tǒng)兼容性較差，系統(tǒng)中文件格式、數(shù)據(jù)內(nèi)容等方面均有較大差異，從而使得“信息孤島”問題出現(xiàn)，不僅制約了檔案信息的共享，也制約了檔案信息價值的發(fā)揮。

（三）檔案信息化存在隨意性、自發(fā)性。大多數(shù)單位企業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)為自主研發(fā)。這期間也存在不少的問題：一是存在較大隨意性，對信息化建設(shè)認識不足，缺乏重要性認識，也使得信息共享處于缺位狀態(tài)，嚴重影響了檔案信息化建設(shè)的進程；二是檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)，各單位只能夠盲目開展，以至于成本高、水平低的問題較突出。

（四）檔案管理標準與信息技術(shù)契合度較低。我國現(xiàn)有的檔案管理標準大多是基于實體檔案管理角度出發(fā)，專門針對檔案管理信息化的標準幾乎沒有，不僅使得檔案信息化建設(shè)難以順利推進，也制約了高新技術(shù)的有效運用。

二、檔案管理信息化建設(shè)過程中標準化制定策略

（一）基于國家戰(zhàn)略基礎(chǔ)上全面制定檔案信息化標準。從現(xiàn)階段我國檔案信息化建設(shè)總體情況來看，與理想的目標相差甚遠，使得檔案信息化建設(shè)的作用、功能難以充分發(fā)揮。追究其因，主要因為缺乏有力的統(tǒng)籌和有效的指導，使得各單位盲目摸索。實際上檔案信息化建設(shè)是一項復雜的工程，不僅涉及技術(shù)問題，更是涵蓋了法制、機制、體制等方面的問題，若僅依靠基層社會組織的努力，實在勉為其難，所以應當從國家和政府層面著手。面臨信息化快速發(fā)展帶來的沖擊，在推進檔案信息化建設(shè)過程中，應緊密依托政策導向，強化統(tǒng)籌組織，建立統(tǒng)一的技術(shù)體系，以便達到高度的信息共享。政府在檔案信息化規(guī)范建設(shè)中更是起到重要的作用，所以要想實現(xiàn)檔案信息化的標準化建設(shè)，關(guān)鍵在于國家戰(zhàn)略的制定。

實現(xiàn)檔案管理信息化標準化建設(shè)，各地政府及單位應出臺相關(guān)政策及管理辦法，從建檔工作前期準備、中期錄入、后期分析存儲等方面落實相關(guān)細則，使得整體層面上形成規(guī)范化管理的模式。同時各單位也應積極響應國家政策，現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)也成了國家戰(zhàn)略重要內(nèi)容之一。一方面，要切實解決檔案管理信息化建設(shè)中存在的標準問題，從思想上重視信息化、標準的建設(shè)，各單位既要認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，也要認識到檔案標準建設(shè)的重要性，全面引入信息化、標準化的手段，規(guī)范檔案管理，同時需要標準化開展宣傳教育工作，使各部門及人員都能充分認識到檔案管理信息化的作用，并積極配合檔案管理標準化的開展；另一方面，各單位要以我國檔案法為基礎(chǔ)，結(jié)合自身實際情況，建立起有針對性、實用性的信息化管理系統(tǒng)，并加快現(xiàn)有管理制度的完善，為檔案管理信息化朝著標準化方向發(fā)展提供制度保障。

（二）以標準化為先行原則。掌握高端先進技術(shù)是解決檔案管理信息化中標準化問題的關(guān)鍵所在。但我國檔案管理信息化建設(shè)情況并不理想，雖然運用了許多高新技術(shù)，但是忽視了標準規(guī)范的制定，最終使得高新技術(shù)作用不能夠有效發(fā)揮。具體來看，多數(shù)是從各單位的個性化問題出發(fā)，僅僅是針對局部需要來制定解決措施，也因為如此，無形中也進一步加劇了檔案信息化建設(shè)各自為政、分散孤立的現(xiàn)象，更是難以實現(xiàn)信息高度共享?？偨Y(jié)經(jīng)驗來看，各地檔案行政管理部門在推進檔案信息化建設(shè)過程中，應從全局角度出發(fā)進行檔案信息化建設(shè)，而不是將嚴格放在具體的、微觀問題解決上，現(xiàn)階段應從具備操作、重點具體解決向標準制定和實施轉(zhuǎn)變，通過完善相關(guān)規(guī)范標準，為檔案管理信息化建設(shè)提供有力的基礎(chǔ)支持。另外，在當今信息化時代下，促使檔案信息資源的整合利用更是大勢所趨，為此各級檔案管理機構(gòu)應形成合力，構(gòu)建起統(tǒng)一完備的檔案信息資源整合平臺，促使各個應用系統(tǒng)聯(lián)結(jié)，將檔案信息資源整合在一起，并按照統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，確保入網(wǎng)的檔案信息以統(tǒng)一的標準形式形成檔案數(shù)據(jù)庫?？梢?，要想實現(xiàn)檔案信息資源的理想整合，也需要針對檔案信息資源整合制定相應完善規(guī)范的標準，并在檔案信息管理、開發(fā)利用等環(huán)節(jié)中有效落實，而這也就需要堅持檔案信息化建設(shè)過程中標準化先行的原則，圍繞標準化來進行信息資源的整合，從而實現(xiàn)檔案資源信息理想的整合。

（三）以檔案專業(yè)部門為支撐，制定符合信息技術(shù)設(shè)備應用的標準體系。從技術(shù)難度上看，應當由國家檔案行政管理部門為支撐，主導進行檔案管理信息化標準的制定。國家檔案行政管理部門在知識專業(yè)性及技術(shù)權(quán)威性上有優(yōu)勢，能最大限度地保證檔案管理信息化標準的科學性。另外，國家檔案行政管理部門也具有監(jiān)督指導的職責，且在政策制定、組織貫徹方面有豐富的經(jīng)驗。因此，應當由檔案行政管理部門主導推進檔案信息化建設(shè)實現(xiàn)標準化，然后在此基礎(chǔ)上充分利用大型集團或?qū)I(yè)機構(gòu)的高端技術(shù)優(yōu)勢，把握高新技術(shù)發(fā)展的脈搏，從而進行檔案信息化建設(shè)技術(shù)標準的制定。這樣便能夠保證檔案管理標準與信息技術(shù)高度契合，不至于出現(xiàn)標準體系遠遠落后科技發(fā)展的情況，進而提升高新技術(shù)設(shè)備在檔案工作中的利用水平。

（四）立足長遠發(fā)展角度，制定適當?shù)臉藴鼠w系。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，給檔案管理帶來便利的同時，也涌現(xiàn)出許多矛盾。一方面表現(xiàn)為信息技術(shù)日新月異，但其實際應用和推廣并不是一蹴而成，需要一定的時間來檢驗其應用效果，于是也造就了技術(shù)發(fā)展與技術(shù)應用之間的存在偏差；另一方面表現(xiàn)為信息技術(shù)的快速發(fā)展，使得廣大檔案工作者希望在信息化建設(shè)過程中配置的硬件設(shè)備應是高檔先進的，設(shè)計的軟件系統(tǒng)也應是面面俱到的，這樣才能夠充分體現(xiàn)出現(xiàn)代化和先進性。實際上這樣的認識也是不科學的，盲目的跟進只會導致原有技術(shù)設(shè)備作用還未充分發(fā)揮就被淘汰，而引進高檔先進技術(shù)軟件又需要花費較大的成本，其中的損失可想而知。針對這樣的問題，首先就需要在制定標準時，對技術(shù)的發(fā)展進行合理的預判，同時也需要設(shè)立標準研究的常設(shè)機構(gòu)，立足長遠發(fā)展多角度，制定與技術(shù)發(fā)展有效銜接的標準體系，這樣可避免由于標準體系未形式而使得新技術(shù)應用受到阻礙，從而讓廣大檔案工作者能夠切實應用到先進的技術(shù)設(shè)備開展檔案工作，推進信息化建設(shè)向標準化發(fā)展，避免由于盲目建設(shè)而導致大量資源被浪費。

（五）標準制定與標準貫徹實施同等重要，應引起高度重視。從現(xiàn)實情況來看，我國檔案信息化建設(shè)與發(fā)展滯后，除了標準化制定滯后的原因外，也存在標準貫徹不到位的因素，現(xiàn)階段機關(guān)和企事業(yè)單位檔案信息化工作中貫徹實施已制定標準的只有少數(shù)。因此，在檔案信息化建設(shè)中，各級檔案管理部門應高度重視標準制定及標準貫徹實施同步進行。一方面，需要加強標準化制定的宣傳力度，讓檔案管理人員充分認識到標準化在檔案管理信息化建設(shè)中的重要性及必要性；另一方面，要加大制定標準的推廣力度，可通過貫徹實施標準試點的方式，并樹立典型，發(fā)揮典型示范作用加快標準推廣，實現(xiàn)全覆蓋，提高標準的應用水平。