加快檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新設(shè)想

文/北京市東城區(qū)疾病預(yù)防控制中心 王曉云（通訊作者） 周瑩 戴威

一、檔案信息化建設(shè)的深遠(yuǎn)意義

（一）國(guó)內(nèi)外檔案工作特點(diǎn)和發(fā)展方向顯示信息化建設(shè)的重要性。通過梳理近年來國(guó)內(nèi)外檔案年會(huì)主題，概括總結(jié)為：一是順應(yīng)時(shí)代逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，以戰(zhàn)略信息資源的視角重新審視傳統(tǒng)的管理方法。二是積極倡導(dǎo)人工智能在檔案中的創(chuàng)新應(yīng)用，探討信息變革歷史及影響因素，不斷推動(dòng)檔案工作全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型。三是加強(qiáng)信息數(shù)字化時(shí)代檔案的公開與利用，建立檔案部門與其他各部門及公眾的聯(lián)系，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的可查找、可操作、可利用。

（二）新檔案法明確指出各部門要積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。《中華人民共和國(guó)檔案法》已由第十三屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議于2020年6月20日修訂通過，自2021年1月1日起施行。新《檔案法》第五章第三十五條至第四十一條詳細(xì)介紹了檔案信息化建設(shè)。其中包括機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接等重要內(nèi)容。以信息化為核心來促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，是國(guó)家檔案局近年來的主要政策導(dǎo)向。

（三）“十四五”規(guī)劃要求發(fā)展戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)和加快數(shù)字化發(fā)展。一是加快和壯大新一代信息技術(shù)，推動(dòng)大數(shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)同各產(chǎn)業(yè)深度融合，培養(yǎng)新技術(shù)、新模式，促進(jìn)信息化平臺(tái)健康發(fā)展。二是加強(qiáng)數(shù)字社會(huì)建設(shè)、提升公共服務(wù)等智能化水平。擴(kuò)大基礎(chǔ)公共信息數(shù)據(jù)有序開放，建設(shè)國(guó)家數(shù)據(jù)統(tǒng)一共享開放平臺(tái)。三是提升全民數(shù)字技能，實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)全覆蓋。在編制北京市檔案事業(yè)“十四五”規(guī)劃的發(fā)展目標(biāo)時(shí)，要在檔案治理、檔案服務(wù)、檔案安全、檔案信息化和人才隊(duì)伍方面實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

二、檔案信息化建設(shè)的管理現(xiàn)狀及存在的問題

（一）管理現(xiàn)狀。1.檔案部門發(fā)展情況。一是依法治檔取得新成績(jī)。完善法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)體系、加強(qiáng)檔案行政執(zhí)法、開展檔案“七五”普法。二是檔案資源建設(shè)取得新成果。機(jī)關(guān)單位檔案工作有成效、企業(yè)檔案工作有突破、項(xiàng)目檔案工作有發(fā)展、農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作有成績(jī)。三是檔案利用服務(wù)取得新成效。國(guó)家重點(diǎn)檔案開發(fā)利用亮點(diǎn)紛呈，持續(xù)推進(jìn)檔案工作走向開放，公共服務(wù)能力顯著提升。四是檔案信息化取得新進(jìn)展。數(shù)字檔案館（室）建設(shè)加快、館藏檔案數(shù)字化比例大幅提升、電子檔案管理全面開展、檔案信息資源共享加快推進(jìn)。五是檔案安全實(shí)現(xiàn)新保障。加大數(shù)字檔案資源建設(shè)力度，推進(jìn)新型公共檔案館建設(shè)。嚴(yán)格落實(shí)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，確保檔案信息安全。2.疾控部門檔案發(fā)展情況。一是加強(qiáng)法制學(xué)習(xí)，依法治檔。按照上級(jí)要求組織檔案法、憲法及相關(guān)法規(guī)學(xué)習(xí)，并納入單位績(jī)效考核重點(diǎn)內(nèi)容。二是筑牢安全防線，確保檔案安全。單位主管領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)檢查檔案安全管理情況，做到防火、防盜、防潮、防光、防塵、防高溫、防有害氣體、防有害生物、防數(shù)據(jù)丟失、防秘密或敏感信息泄露，排除安全隱患，保證檔案實(shí)體和數(shù)據(jù)安全。三是加強(qiáng)實(shí)時(shí)監(jiān)管，檔案工作水平顯著提高。每年6月底，完成檔案歸檔工作，其中包括文書、實(shí)物、儀器設(shè)備、會(huì)計(jì)、基建等各類檔案資料。中心設(shè)有專職檔案員對(duì)各科室移交的檔案逐卷進(jìn)行核查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修正，確保案卷質(zhì)量。四是嚴(yán)格檔案工作考核，不斷提高檔案管理水平。全年對(duì)中心各科室進(jìn)行兩次檔案工作考核，從檔案的收集、整理、錄入、裝訂成卷到移交，整體流程規(guī)范，并按時(shí)完成案卷移交工作。檔案利用率、利用效果記錄水平逐年提高。五是加強(qiáng)檔案庫(kù)管理，定期開展自查。每年對(duì)檔案庫(kù)房開展自查工作，包括電器的安全使用、庫(kù)房衛(wèi)生、溫濕度是否符合要求，并每日記錄溫濕度，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。

（二）存在的問題。1.對(duì)檔案管理信息化建設(shè)重視程度不夠。主要表現(xiàn)在信息化管理制度不完善、無(wú)經(jīng)費(fèi)保障、培訓(xùn)力度不夠等方面。目前只有少部分疾控機(jī)構(gòu)建立了檔案信息平臺(tái)，檔案錄入系統(tǒng)僅僅停留在目錄電子化水平，大部分檔案資料信息化水平相對(duì)滯后。2.檔案信息化建設(shè)缺乏專業(yè)的人才。第一，檔案工作者對(duì)黨的方針、政策及檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)、電子文件轉(zhuǎn)化等理解、認(rèn)識(shí)程度不夠深入，思想道德、政治素養(yǎng)有待于進(jìn)一步提高。第二，檔案工作者對(duì)各項(xiàng)文書檔案、科技檔案、基建檔案等熟悉程度不夠，工作只滿足完成任務(wù)，創(chuàng)新能力匱乏。第三，檔案工作者計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平有待于加強(qiáng)。3.檔案管理信息化硬件與軟件設(shè)施不足。當(dāng)前社會(huì)處于數(shù)據(jù)信息化時(shí)代，紙質(zhì)檔案已不能滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要，疾控系統(tǒng)缺少紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的平臺(tái)，以及向信息化轉(zhuǎn)變的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)?；A(chǔ)設(shè)施缺乏，如直列式檔案密集架、自動(dòng)號(hào)碼機(jī)等。

三、檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新點(diǎn)及展望

（一）創(chuàng)新信息化制度管理模式，嚴(yán)格落實(shí)國(guó)家最新標(biāo)準(zhǔn)。1.創(chuàng)新管理模式，推動(dòng)信息化建設(shè)快速發(fā)展。成立專門的組織機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)檔案工作研討、會(huì)商，進(jìn)一步推進(jìn)新型電子檔案信息化建設(shè)和發(fā)展，在不斷優(yōu)化電子檔案內(nèi)容的情況下，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的高效整合。貫徹落實(shí)國(guó)家新檔案法、新的衛(wèi)生檔案管理制度，結(jié)合單位實(shí)際情況，建立適合本單位的創(chuàng)新型檔案制度、管理評(píng)估、考評(píng)機(jī)制，為檔案工作提供規(guī)范的前沿的技術(shù)指導(dǎo)，保障相關(guān)工作超前有序開展。2.深入探索研究，及時(shí)掌握國(guó)家最新標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用范疇。充分了解《電子文件存儲(chǔ)與交換格式 版式文檔》（下文簡(jiǎn)稱OFD標(biāo)準(zhǔn)）（GB/T33190-2016）制定的意義。一是支持可管、可控和長(zhǎng)期保存等電子文件管理的實(shí)際需求。二是有助于電子文件的顯示和存檔，保證國(guó)家電子文件的安全。三是整合國(guó)家優(yōu)質(zhì)產(chǎn)業(yè)資源，推動(dòng)我國(guó)電子文件版式相關(guān)技術(shù)的良性發(fā)展。目前，本標(biāo)準(zhǔn)已在中央檔案館、北京檔案館、天津檔案館、長(zhǎng)春檔案館、安徽檔案館應(yīng)用；國(guó)家電子文件管理試點(diǎn)中的國(guó)土資源部、審計(jì)署、海關(guān)總署、知識(shí)產(chǎn)權(quán)局以及黨政機(jī)關(guān)電子公文均應(yīng)用本標(biāo)準(zhǔn)。

（二）創(chuàng)新檔案事業(yè)發(fā)展方向，穩(wěn)步推進(jìn)電子檔案轉(zhuǎn)型。1.以信息數(shù)字化改革推進(jìn)電子檔案發(fā)展。應(yīng)用大數(shù)據(jù)、人工智能等新型的前沿技術(shù)，帶動(dòng)檔案文化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。建立公共信息智能服務(wù)、檔案共享服務(wù)等信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)線上線下并軌程序，注重研究新技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)科技成果共享和利用。2.掌握國(guó)家OFD標(biāo)準(zhǔn)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用。一是元數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。每個(gè)電子檔案對(duì)應(yīng)的OFD文件包括檔案的完整信息，不依賴系統(tǒng)就能獲取電子檔案的元數(shù)據(jù)。二是敏感信息遮擋。根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則，在電子檔案被借閱利用前，將一些敏感信息屏蔽，防止信息外泄。三是頁(yè)面管理。支持文件合并、頁(yè)面插入、拆分、刪除、旋轉(zhuǎn)、順序調(diào)整。根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)則，在電子檔案被借閱利用前，進(jìn)行必要的處理。3.完善檔案數(shù)字資源庫(kù)建設(shè)。按照用途不同，劃分基礎(chǔ)信息庫(kù)、檔案內(nèi)容庫(kù)、業(yè)務(wù)過程庫(kù)、運(yùn)行維護(hù)庫(kù)、統(tǒng)計(jì)信息庫(kù)等。檔案數(shù)字資源是存儲(chǔ)于各種介質(zhì)、處于不同階段各類在線或脫機(jī)檔案數(shù)字信息，是信息化條件下，在檔案收集、管理、保存、利用等業(yè)務(wù)過程中形成的數(shù)字資源，是信息化建設(shè)的核心。檔案信息化可以保護(hù)檔案原件及內(nèi)容的完整性，為網(wǎng)絡(luò)共享提供數(shù)字資源，還可以優(yōu)化管理，提高工作效率，利于檔案信息的長(zhǎng)期保存。

（三）創(chuàng)新軟硬件設(shè)施建設(shè)，有效促進(jìn)部門溝通協(xié)作。進(jìn)一步完善檔案部門硬件和軟件設(shè)施建設(shè)，在保證網(wǎng)絡(luò)安全的情況下，信息管理系統(tǒng)有序?qū)崿F(xiàn)端口開放和互聯(lián)互通，逐步實(shí)現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”平臺(tái)的融合共享，從時(shí)間、專業(yè)、類別等方面進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、統(tǒng)計(jì)，為人才培養(yǎng)、健康規(guī)劃、資源配置、疾病監(jiān)測(cè)等提供科學(xué)依據(jù)。加強(qiáng)各部門的溝通協(xié)作，將政務(wù)辦公系統(tǒng)與文檔處理和文檔歸檔等管理系統(tǒng)聯(lián)系起來，提高各部門間的自動(dòng)化水平，管理人員應(yīng)積極將相關(guān)資料分類、整合、加工，以資源共享為目的，構(gòu)建方便、快捷的查詢平臺(tái)。同時(shí)可以將疾控系統(tǒng)與醫(yī)院辦公系統(tǒng)相結(jié)合，增強(qiáng)平臺(tái)的互動(dòng)性，為疫情防控工作提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。

（四）創(chuàng)新人才隊(duì)伍培養(yǎng)，快速提升專業(yè)人員水平。人才隊(duì)伍建設(shè)是新時(shí)期檔案工作的重要保障，為此建立一支素質(zhì)過硬、業(yè)務(wù)精湛、知識(shí)全面、服務(wù)高效的隊(duì)伍至關(guān)重要。一是新修訂的《檔案法》中對(duì)檔案隊(duì)伍建設(shè)提出了新要求，要加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷提升政治素養(yǎng)。二是倡導(dǎo)檔案工作人員樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)。檔案管理部門要不斷創(chuàng)新學(xué)習(xí)形式，在電子檔案領(lǐng)域、檔案新視野、數(shù)據(jù)共享利用等方面，開展形式多樣的知識(shí)培訓(xùn)，逐步促進(jìn)檔案信息化建設(shè)良性發(fā)展。三是引進(jìn)檔案學(xué)、法學(xué)、計(jì)算機(jī)等專業(yè)人才，不斷壯大檔案管理隊(duì)伍，推動(dòng)檔案工作快速向信息化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量創(chuàng)新發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

快速發(fā)展檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案，整合各領(lǐng)域資料，深入挖掘數(shù)據(jù)庫(kù)的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)由點(diǎn)到面的全方位覆蓋。提供科學(xué)、精準(zhǔn)、全面的檔案信息，為政府部門提供重要數(shù)據(jù)支撐。檔案信息化的發(fā)展可以進(jìn)一步推動(dòng)檔案工作適應(yīng)新時(shí)代，邁向新臺(tái)階，走在最前沿。