與時(shí)俱進(jìn) 開拓創(chuàng)新 促進(jìn)城建檔案館服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變

文/福建省泉州市城市建設(shè)檔案館 溫鯉虹

城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理是一項(xiàng)錯(cuò)綜復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須要有充分的理論依據(jù)和數(shù)據(jù)支撐。而城建檔案為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供了重要參考資料，對城市的規(guī)劃和發(fā)展發(fā)揮了關(guān)鍵的促進(jìn)作用。城建檔案作為一種多功能信息資源，為社會各界提供多種便利，其潛在價(jià)值得以充分彰顯。城建檔案館最基本的工作就是收集、整理和保存檔案，做好檔案適用工作，保持不朽生命力，讓“死”檔案“活”起來。隨著政府民生工程的發(fā)展和公民檔案利用意識的增強(qiáng)，城建檔案的重要作用越來越凸顯，其服務(wù)職能的創(chuàng)新和轉(zhuǎn)變迫在眉睫。

一、精準(zhǔn)把握城建檔案管理的必要性

（一）為城市規(guī)劃提供基礎(chǔ)和保障。城市規(guī)劃是一定時(shí)期內(nèi)規(guī)范城市發(fā)展建設(shè)，統(tǒng)籌部署城市各項(xiàng)工程建設(shè)的政府行為，是城市管理的重要組成部分。不同城市的形成與發(fā)展特點(diǎn)不盡相同。只有在遵循客觀規(guī)律和實(shí)踐過程的基礎(chǔ)上，城市的規(guī)劃者才能在歲月的年輪上，往后看到城市波瀾壯闊的歷史，往前展望城市美好的未來，進(jìn)行城市規(guī)劃。而城市的自然條件、歷史條件、社會條件等因素都必須依靠真實(shí)記載“城市記憶”的城建檔案為依據(jù)，城建檔案是編制城市規(guī)劃的珍貴線索。由此可見，只有通過城建檔案才能制定出適合城市發(fā)展規(guī)模和結(jié)構(gòu)的規(guī)劃。

（二）有助于加快城市建設(shè)步伐。城市建設(shè)是城市規(guī)劃的實(shí)現(xiàn)途徑，是政府民生工程的有效載體，為人民群眾創(chuàng)造一個(gè)舒適宜居、美麗智能的城市環(huán)境是城市建設(shè)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，政府開始大規(guī)模建設(shè)和改造城市，逐漸增多的城建檔案正日益成為工程擴(kuò)改擴(kuò)建的重要依據(jù)。城建檔案中的施工前原貌、施工過程及建成后的面貌，以實(shí)際為脈，以豐富的圖片為絡(luò)，真實(shí)記錄城建工程建設(shè)過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，為建設(shè)中的大街小巷提供水文、氣象、地質(zhì)、歷史、現(xiàn)狀、地上、地下等原始資料，為加快城市化建設(shè)的步伐提供齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)支撐。

（三）推動城市建設(shè)管理的發(fā)展。城市建設(shè)管理主要包括規(guī)劃管理、房屋土地管理、城市公用事業(yè)管理、市政工程管理等。從鱗次櫛比的地上建筑到縱橫交錯(cuò)的地下管線，城建檔案在城市建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)和角落都扮演著重要角色。城建檔案管理的意義在于它詳細(xì)記錄了城市建設(shè)的歷史進(jìn)程、城市面貌，可以在這一厚重檔案的基礎(chǔ)上，進(jìn)行深層次城市管理，避免不必要的浪費(fèi)，簡化工作，推動其進(jìn)一步發(fā)展。做好城建檔案的收集、管理和利用工作。

二、充分認(rèn)識城建檔案工作為群眾服務(wù)的重要意義

堅(jiān)持“群眾滿意不滿意、高興不高興、答應(yīng)不答應(yīng)”的“唯一標(biāo)準(zhǔn)”是求真務(wù)實(shí)、科學(xué)治理的具體體現(xiàn)及黨的實(shí)踐觀和群眾觀的生動體現(xiàn)。如何轉(zhuǎn)變城建檔案館服務(wù)職能，讓檔案工作服務(wù)與群眾零距離，是值得思考的一個(gè)問題。泉州市城建檔案館始終把群眾利益放在首位，結(jié)合“不忘初心、牢記使命”主題教育工作，圍繞提升為民服務(wù)效率進(jìn)行專題調(diào)研，組織召開部分住建行業(yè)企業(yè)代表座談會，征求意見建議，調(diào)研中發(fā)現(xiàn)全市城建檔案信息化工作開展還不平衡，影響了群眾快速及時(shí)的查詢，需進(jìn)一步優(yōu)化便民利企服務(wù)環(huán)境。

私人購房登記、舊房改造、土地產(chǎn)權(quán)、紅線劃定等大量的文件資料都是城建檔案形成的重要資源，這些檔案都關(guān)系著廣大公民的切身利益，對其進(jìn)行最大化挖掘、開發(fā)利用，不僅可以為人民群眾服務(wù)，還提高了城建檔案的社會地位。由于城建檔案館的職能所在，我們要收集整理歸檔材料，為了方便服務(wù)對象，除了把材料送上門，還可以深入建設(shè)、施工、管線單位主動宣傳，協(xié)助建設(shè)、施工部門檔案兼管人員做好形成文件的整理和預(yù)立卷工作，降低他們因?yàn)樗蛯彽臋n案不規(guī)范而返工的概率。同時(shí)針對不同的服務(wù)對象，采取不同的方法來提升服務(wù)水平。按照省、市有關(guān)主管部門的關(guān)于提升營商環(huán)境的要求，縮短竣工檔案的審查時(shí)間。泉州市城建檔案館經(jīng)研究決定自2019年1月1日起，工程竣工檔案審查由備案改為預(yù)驗(yàn)收，采取提前介入、提前審查、簡化審查流程等措施，有效壓縮工程檔案在本館審查的時(shí)間。經(jīng)抽樣回訪建設(shè)單位，獲廣泛好評。

三、創(chuàng)新推進(jìn)城建檔案館服務(wù)管理優(yōu)化升級

（一）民生是城建檔案的來源，城建檔案館要以樹立為人民服務(wù)的理念為己任。從檔案的價(jià)值和作用來看，它們肩負(fù)著建設(shè)管理的現(xiàn)實(shí)和歷史雙重責(zé)任，管理建設(shè)、竣工驗(yàn)收、生產(chǎn)運(yùn)行、改造維護(hù)服務(wù)都離不開檔案資料。從工作來看，檔案是建筑和管理的重要組成部分和環(huán)節(jié)；從為民服務(wù)的角度來看，近年來，群眾對城建檔案利用的需求不斷增加，如檢查核實(shí)、面積計(jì)量、房屋改建、管道維修、產(chǎn)權(quán)證、資質(zhì)審查、司法證明等。因此，作為檔案接收和管理部門的城建檔案館要提高查檔服務(wù)水平，構(gòu)建高效的民生體系，把檔案信息收集、利用的功能發(fā)揮得淋漓盡致，真正為人民著想，急人民所急。

（二）對服務(wù)方式進(jìn)行革新，推進(jìn)新型城建檔案體系民生服務(wù)職能轉(zhuǎn)變。城建檔案可以多種方式告知群眾館藏情況，讓他們有需求時(shí)主動查詢。如泉州市城建檔案館增加了自助查詢機(jī)，有需求的群眾只要刷自己的二代身份證，通過系統(tǒng)顯示的界面，按照操作提示，輕輕點(diǎn)擊屏幕就可以一目了然地查詢到自己所需要的檔案。相比以往的人工查詢，等待時(shí)間大大縮短，不需要排隊(duì)辦理，提高了工作效率。同時(shí)，還可以通過實(shí)用手冊的印刷及分發(fā)，城市建設(shè)信息的傳播，收檔查檔指南的明示，設(shè)立檔案接收及利用咨詢電話，把電話號碼發(fā)布在信息網(wǎng)上，允許前來查檔的人員通過電話提前查閱，工作人員要一次性告知工作流程和所需提供的材料，減少辦事群眾二次往返的問題，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作從管理向開發(fā)利用的轉(zhuǎn)變。實(shí)現(xiàn)城建檔案利用智能化、便捷化、效率化，讓群眾少跑路，為廣大服務(wù)對象提供優(yōu)質(zhì)高效滿意的服務(wù)。

（三）加強(qiáng)窗口服務(wù)建設(shè)，為政府民生工程提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。老舊小區(qū)改造提升，是中央部署的一項(xiàng)重要惠民工程，也是泉州市近年來持續(xù)推進(jìn)的一項(xiàng)重要民生工作。2019年，老舊小區(qū)整治提升工作被列入泉州市民生“XIN”行動。為合理改造老舊小區(qū)，小區(qū)的業(yè)主需要先到泉州市城建檔案館調(diào)取小區(qū)檔案，來訪訴求主要集中在：1.老舊小區(qū)增設(shè)電梯，解決業(yè)主特別是老年人上下樓梯不便的問題；2.管道整改，解決小區(qū)給排水管道老化、污水橫流的問題；3.增設(shè)幼兒園，提供小區(qū)幼托服務(wù)；4.提升綠化，改善老舊小區(qū)居住環(huán)境。由于歷史原因，許多老舊小區(qū)的檔案不完整或者信息較模糊，為做好這項(xiàng)民生服務(wù)工程，泉州市城建檔案館推出“蘭臺黨旗紅，服務(wù)下基層”服務(wù)活動，深入了解周邊老舊小區(qū)情況，與來訪群眾細(xì)心溝通交流，努力幫助群眾找到所需的檔案資料。自2018年起，城建檔案館陸續(xù)為上千名來訪群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提供檔案共計(jì)數(shù)千卷，工作人員耐心熱情的工作態(tài)度獲得了許多群眾的贊許。

（四）加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，開拓創(chuàng)新城建信息時(shí)代。城建檔案館是21世紀(jì)信息時(shí)代的重要組成部分，數(shù)字化是信息化建設(shè)的重要手段。作為負(fù)責(zé)檔案信息保存和使用的職能部門，檔案館必須建設(shè)信息化城建檔案管理系統(tǒng)，目的是打破傳統(tǒng)載體模式，采用智能化設(shè)計(jì)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)、信息采集和數(shù)據(jù)利用，即讓數(shù)字信息成為檔案管理內(nèi)容的新型系統(tǒng)。該系統(tǒng)以計(jì)算機(jī)為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳輸為使用方式，可以更好解決歸檔、分類、整理、存儲和使用等問題，為城建檔案的利用提供獨(dú)特、直觀、真實(shí)的服務(wù)。由于各工作部門對效率的要求越來越高，對檔案信息的需求量越來越大，如老舊小區(qū)改造、加裝電梯、舊城區(qū)改造、文化名城、文化街區(qū)改造等，因此必須充分發(fā)揮城建檔案數(shù)字化的作用。

四、與時(shí)俱進(jìn)提升城建檔案管理人員整體素質(zhì)

檔案工作者必須樹立良好的服務(wù)形象和服務(wù)方向，這是做好查詢工作的前提。樹立良好的服務(wù)形象需要有優(yōu)良的工作作風(fēng)和堅(jiān)定的服務(wù)理念，要有高度的事業(yè)責(zé)任感，有默默無聞、兢兢業(yè)業(yè)、無私奉獻(xiàn)的精神，對來辦事的群眾始終熱情、耐心、主動；樹立良好的服務(wù)形象，必須了解業(yè)務(wù)知識和館藏的各種資料，只有掌握業(yè)務(wù)，對館藏的內(nèi)容、各種資料的整體形式及相互聯(lián)系和存放密集架的位置了然于目，減少查閱的盲目性，提高工作的主動性和效率；樹立良好的服務(wù)形象，必須對服務(wù)對象進(jìn)行各種形式的信息反饋，通過多種渠道開展社會調(diào)查，充分考慮檔案利用的社會需求，這也是檔案利用服務(wù)的重要環(huán)節(jié)；樹立良好的服務(wù)形象，還要做到溝通從微笑開始，微笑能使陌生人感到親切，是快樂的源泉，是親近服務(wù)對象的媒介。一個(gè)微笑，會讓人感到平易近人，檔案工作人員面帶微笑，服務(wù)對象就有了賓至如歸之感。

五、結(jié)語

習(xí)近平總書記指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”城建檔案工作者要始終牢記“檔案工作姓黨”，勇?lián)鸀辄h管檔、為國守史、為民服務(wù)的責(zé)任，在城建檔案管理中樹立“職責(zé)有限、服務(wù)無限”的理念，在服務(wù)職能上取得突破、創(chuàng)新，真正實(shí)現(xiàn)城建檔案的功能最大化，為民生工程服務(wù)。