新形勢下高校院系辦公室提升工作效能探析

文/西藏民族大學(xué)民族研究院 張向耀

高校院系辦公室是高校各院系的綜合協(xié)調(diào)辦事機構(gòu)，是高校行政管理體系的中間環(huán)節(jié)，承擔(dān)著上傳下達、下情上達、上下通達、溝通內(nèi)外、總攬全局、協(xié)調(diào)各方、服務(wù)師生的職責(zé)使命，直接服務(wù)于院系的黨建、行政、教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)及學(xué)生管理等工作。隨著高校改革的不斷深化，院系辦公室發(fā)揮的橋梁紐帶和參謀助手作用越來越重要。在新形勢下，如何進一步提高院系辦公室的工作質(zhì)量和效率問題顯得尤為突出。

一、高校院系辦公室的主要職能

（一）服務(wù)職能。院系辦公室是綜合協(xié)調(diào)辦事機構(gòu)，承擔(dān)著為學(xué)校及職能部門、院系領(lǐng)導(dǎo)及廣大師生服務(wù)的職能。既要完成學(xué)校及各職能部門和院系領(lǐng)導(dǎo)安排部署的工作任務(wù)和交辦的各類事項，又要細致、耐心、熱情、周到地為廣大師生服務(wù)，既要圓滿完成各項工作，又要使廣大師生感到滿意。

（二）參謀助手職能。辦公室是院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為院系領(lǐng)導(dǎo)提供重要的參考信息，幫助領(lǐng)導(dǎo)為院系發(fā)展做出科學(xué)、合理的決策和部署。院系辦公室具有溝通院系領(lǐng)導(dǎo)與教師，對接學(xué)校職能部門，了解學(xué)校其他院系，外聯(lián)其他高校院系的橋梁紐帶作用。辦公室工作人員要充分發(fā)揮其“千里眼、順風(fēng)耳”的作用，既要正確深刻的領(lǐng)會院系領(lǐng)導(dǎo)的意圖與院系發(fā)展規(guī)劃，又要傾聽教師的心聲和實際需求，既要將上級、學(xué)校和職能部門的文件、通知、會議精神等精準報送院系領(lǐng)導(dǎo)，又要為即將落實或?qū)嵤┑墓ぷ骺赡艽嬖诨虺霈F(xiàn)的問題做到巧妙的提醒，做到“未雨綢繆”，為領(lǐng)導(dǎo)決策建言獻策，幫助院系領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)合理的決策。

（三）溝通協(xié)調(diào)職能。院系辦公室既要與學(xué)校各職能部門經(jīng)常聯(lián)系溝通業(yè)務(wù)工作，又要與院系的領(lǐng)導(dǎo)、各科室之間互相溝通協(xié)調(diào)工作的辦理等事宜，以此達到服務(wù)好全院系師生的目標，推動院系、學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展。在具體事務(wù)處理過程中，由于不同的部門、不同的群體因為工作性質(zhì)、出發(fā)點、立足點不盡相同，對工作的態(tài)度和看法也不盡相同，辦公室工作人員需要耐心、細致做通各方工作，努力使各項工作圍繞著有利于院系整體發(fā)展方向進行。

（四）業(yè)務(wù)管理職能。院系辦公室是集黨建、行政管理為一體的綜合辦公機構(gòu)。包括黨的建設(shè)、學(xué)校各類文件的接收與管理、草擬各類規(guī)章制度及工作計劃與總結(jié)、各類會議的組織、固定資產(chǎn)的管理與使用以及臨時性與日常性的工作等。辦公室工作既具有常規(guī)性、計劃性、復(fù)雜性，又具有臨時性、突發(fā)性、未見性的特點，工作人員要善于總結(jié)經(jīng)驗，沉著應(yīng)對遇到的新問題，不斷提高應(yīng)對解決問題的能力。

（五）督促檢查職能。院系的決策部署、工作計劃、發(fā)展目標、會議要求等最重要的是付諸實施，其中督促檢查是其中一個必不可少的環(huán)節(jié)，辦公室需要直接深入到實際工作中，督促各項工作落地生根。同時，還可以發(fā)現(xiàn)在實際實施中存在的問題，進而加以糾正，為決策提供真實可靠的依據(jù)，從而提高決策的科學(xué)性。

二、提升院系辦公室工作效能的途徑

（一）提高對院系辦公室工作重要性的認識。高校院系辦公室所具有的服務(wù)、參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)管理及督促檢查等職能，充分反映出它是高校行政管理體系的中間環(huán)節(jié)，是高校行政管理體系的重要組成部分，“向上看，它是領(lǐng)導(dǎo)層的輔助層；向下看，它是執(zhí)行教學(xué)科研、學(xué)生工作、黨群工作等任務(wù)的平衡協(xié)調(diào)中心，負責(zé)全校各項工作任務(wù)的最終傳達和基層信息的收集整理。高校院系辦公室是整個學(xué)校行政管理體系中不可缺少的重要組成部分，起著上情下達及下情上傳的樞紐作用。”院系辦公室工作在學(xué)校層面負責(zé)對接學(xué)校黨委、行政的大多數(shù)職能部門，在院系層面負責(zé)教學(xué)、科研、學(xué)科建設(shè)、學(xué)生管理、對外交流、黨的建設(shè)等事務(wù)和內(nèi)設(shè)機構(gòu)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。工作內(nèi)容具體而又繁雜，包括日常辦公運轉(zhuǎn)，重要事項的辦理，信息的溝通，通知的下達等都需要辦公室來處理，可以說院系辦公室是院系的“心臟”，向?qū)W校和所在院系及內(nèi)設(shè)機構(gòu)源源不斷地輸入與輸出信息的“血液”，在院系所有工作中發(fā)揮著不可替代的作用。

（二）重視院系辦公室工作人員的綜合素養(yǎng)。新時代，高校在教育綜合改革和“雙一流”建設(shè)方面持續(xù)發(fā)力，對院系辦公室工作人員提出更高要求，不僅要掌握一定的政治、經(jīng)濟、文化、法律、管理、文秘、檔案、計算機等方面的知識，還需要深入了解院系歷史傳承，學(xué)科專業(yè)、師資隊伍、學(xué)生結(jié)構(gòu)等歷史與現(xiàn)狀，更好地服務(wù)于教學(xué)、科研工作。院系辦公室工作人員要具有較高的政治理論素養(yǎng)，能夠正確認識和準確把握黨的教育方針和高校教育的基本規(guī)律，對高校落實全面從嚴治黨、加強和改進高校思想政治工作，對“培養(yǎng)什么樣的人、怎么培養(yǎng)人、為誰培養(yǎng)人”這一根本問題要有清晰的認識，從而與院系的學(xué)科建設(shè)、專業(yè)調(diào)整、人才培養(yǎng)等工作進行有效結(jié)合，推動院系高質(zhì)量發(fā)展。

（三）注重院系辦公室工作人員的培訓(xùn)與交流。由于大多數(shù)院系辦公室工作人員常年沒有外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)的機會，不能及時學(xué)習(xí)先進管理經(jīng)驗和拓寬視野，很容易出現(xiàn)管理理念陳舊、工作方式經(jīng)驗化、職業(yè)倦怠等情況，缺乏創(chuàng)新精神，滿足于維護日常工作運轉(zhuǎn)，勢必會造成工作效率和質(zhì)量不高的問題。學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強開展諸如辦會辦文、各類系統(tǒng)、軟件、數(shù)據(jù)庫的運用與維護方面的培訓(xùn)，同時學(xué)校和院系應(yīng)當(dāng)鼓勵和創(chuàng)造機會使辦公室工作人員積極走出去，到其他高校學(xué)習(xí)與交流，這樣可以交流經(jīng)驗，相互學(xué)習(xí)，取長補短，這是拓寬視野，轉(zhuǎn)變工作觀念的有效方法，從而提高院系辦公室的工作效率，推動學(xué)校整體工作效率的提升。

（四）重視院系辦公室工作人員的個人發(fā)展。院系辦公室事務(wù)繁雜，工作瑣碎，頭緒多，涉面廣，稍不注意，可能就會出現(xiàn)紕漏，工作人員要有甘于奉獻，做好服務(wù)的強烈意識。同時，學(xué)校應(yīng)考慮到工作人員的個人發(fā)展，在物質(zhì)和精神層面給予一定的支持與理解。學(xué)?？筛鶕?jù)院系辦公室工作多、任務(wù)重的特點，適當(dāng)增加辦公室人數(shù)，以解決一個人應(yīng)對日益增加的工作內(nèi)容的問題，有效緩解人手不足，工作壓力大，疲于應(yīng)付的局面，在職務(wù)晉升、職稱評定、崗位津貼、教學(xué)科研等方面給予一定的照顧。具有高學(xué)歷的工作人員，要使其充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，承擔(dān)一定的教學(xué)任務(wù)，為其個人發(fā)展創(chuàng)造條件，解決其對未來發(fā)展前途的擔(dān)憂，使其能夠全身心投入工作中，保持持久不衰的工作熱情。

（五）重視院系辦公室工作人員的梯隊建設(shè)。一般來說，院系辦公室主任負責(zé)辦公室的日常工作，另外一名工作人員分工負責(zé)某些方面的工作，這兩名工作人員要相互了解對方負責(zé)的工作及進展情況，一旦一名工作人員臨時有事不能正常完成工作的情況下，另外一名工作人員可以“頂上去”將工作完成，不至于出現(xiàn)在缺少某個人的情況下工作無法開展的情況，確保院系工作始終有人能夠執(zhí)行，維護院系正常的運轉(zhuǎn)。同時，也要將各自的工作職責(zé)和分工明確下來，各司其職，有條不紊地完成各項工作，防止相互扯皮、推諉的情況發(fā)生，既要相互通報工作進展情況，相互幫助，又要相互提醒、相互監(jiān)督，共同提高工作效率，培養(yǎng)成為業(yè)務(wù)精英和能手，共同推動院系教育事業(yè)的發(fā)展。

（六）重視院系辦公室管理的自動化。辦公自動化（Office Automation，簡稱OA），是應(yīng)用計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)等先進科學(xué)技術(shù)，不斷使人們的部分辦公業(yè)務(wù)借助于各種辦公設(shè)備，并由這些辦公設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標的人及信息。目前，高校已普遍運用OA進行辦公，它是將學(xué)校日常辦公、管理和教學(xué)的各種非涉密業(yè)務(wù)通過軟件系統(tǒng)進行規(guī)范并在網(wǎng)絡(luò)上進行辦理，實現(xiàn)無紙化辦公的智能網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。院系辦公室工作人員要熟悉掌握OA系統(tǒng)的操作與使用，減少工作人員一些不必要的“跑腿”來收發(fā)和報送材料，從而有效提高工作效率。

（七）注重建章立制完善科學(xué)管理。建立健全規(guī)章制度是實現(xiàn)科學(xué)規(guī)范管理的有效途徑，是確保提高工作效率的基本要求。院系辦公室要建立健全一系列規(guī)章制度，規(guī)范辦事、辦文、辦會等工作流程，制定院系辦公室、辦公室主任、工作人員工作職責(zé)及印章管理規(guī)定等規(guī)章制度，明確工作責(zé)任，處理好辦公室工作人員的分工與合作，避免無序性、隨意性等情況，使各項工作都能夠落實。同時，根據(jù)新形勢新變化要及時制定一些新的規(guī)章制度或?qū)τ诓缓蠒r宜的制度進行修訂和完善，用規(guī)章制度和崗位職責(zé)引導(dǎo)各項工作在規(guī)范的軌道上流暢運轉(zhuǎn)，既可大大提高辦公室的整體運行效率，也可有效避免閑時無所事事、忙時手忙腳亂的現(xiàn)象。

三、結(jié)語

綜上所述，新形勢下高校綜合改革持續(xù)推進，院系辦公室工作任務(wù)在不斷增加，工作職能在不斷調(diào)整，如何提高院系辦公室工作效能是不得不面對的一個課題，不論是提高對辦公室工作重要性的認識，還是注重對辦公室工作人員的培訓(xùn)、關(guān)心關(guān)愛、梯隊建設(shè)等，其目的都是為了提升辦公室的工作效率，只有提升院系辦公室工作效率，才可以推動學(xué)校整體工作發(fā)展，從而更好地為高校培養(yǎng)高素質(zhì)人才服務(wù)。