社會保險檔案數(shù)字化的實(shí)踐策略

文/青州市社會保險事業(yè)中心 鄭海偉

當(dāng)前是信息化時代，一旦個人信息被泄露，就會在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中迅速傳播，給個人生活帶來不便。社會保險被視為個人隱私信息的一種，直接關(guān)系著個人的社會福利狀況，需要做好信息的保護(hù)。隨著社會的發(fā)展，社會保險逐漸成為人們生活的一部分，而社會保險檔案管理也需要根據(jù)時代的發(fā)展進(jìn)行改革。信息數(shù)字化技術(shù)在改善檔案管理方面表現(xiàn)出了顯著的優(yōu)勢，社保檔案管理與信息技術(shù)的結(jié)合是未來發(fā)展的主要趨勢，符合我國的宏觀發(fā)展目標(biāo)。

一、數(shù)字化技術(shù)引入保險檔案管理過程的重要性

我國重視數(shù)字化技術(shù)的研究，促進(jìn)知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為人們生活水平的提高創(chuàng)造了條件。初步研究發(fā)現(xiàn)，隨著科技水平的發(fā)展，我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展方式實(shí)現(xiàn)了變革，尤其是培養(yǎng)了大批的優(yōu)秀人才。社會保險工作的順利開展有助于人們生活水平的改善，盡管我國將社會保險列入重要的研究課題，但當(dāng)前的檔案管理制度仍存在多種問題，主要體現(xiàn)在管理質(zhì)量不足和管理效率低下。為了確保社會保險行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，需要引入數(shù)字化技術(shù)，制定科學(xué)化的保險檔案管理制度，建設(shè)有效的保險檔案管理體系，用實(shí)際行動去改善保險檔案的管理現(xiàn)狀。正是由于數(shù)字化技術(shù)的引入，才使得社會保障制度更加透明，實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提高?？茖W(xué)化的保險檔案管理模式是社會發(fā)展的基礎(chǔ)，其將人力資源檔案分類儲存和管理，最大程度上提高了社會保障信息的完整性，為后續(xù)社會保障制度的落實(shí)和實(shí)施打下基礎(chǔ)。

二、信息化技術(shù)在社會保險檔案管理的問題

（一）社保檔案管理模式過于陳舊。據(jù)不完全統(tǒng)計，當(dāng)前部分地區(qū)仍使用傳統(tǒng)的保險檔案管理模式，即手動管理，表現(xiàn)為管理效率低下，無法滿足工作的需求。另外，由于社保檔案管理工作量大，如果僅用手動的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，往往會出現(xiàn)錯誤，進(jìn)一步加劇檔案管理的壓力。隨著時間的推移，每天形成的社保檔案數(shù)量還將繼續(xù)增加，如果不開展保險檔案管理模式的改革，必將引發(fā)嚴(yán)重的問題。

（二）社保檔案管理水平不高。我國信息化技術(shù)每天都在更新，社保檔案管理應(yīng)借助科技手段去提高檔案管理質(zhì)量。但是，在具體的社保檔案管理過程中，管理人員專業(yè)水平不足。更有甚者，對信息化管理存在抵觸情緒，導(dǎo)致社保檔案管理質(zhì)量難以提高。另外，社會保險檔案管理人員以年長者為主，其無法在短時間內(nèi)接受新鮮的信息化技術(shù)，即使開展針對性的教學(xué)培訓(xùn)，也難以迅速掌握使用方法，這也增加了保險檔案管理壓力?？梢?，社會保險檔案管理水平不足，管理人員無法準(zhǔn)確理解信息技術(shù)的重要性，使得信息化社會保險檔案管理工作推廣緩慢。

（三）社保檔案管理系統(tǒng)不健全。目前，社會保險檔案管理流程并不完善，主要表現(xiàn)為管理系統(tǒng)的不健全，不具備科學(xué)化的檔案管理規(guī)范。在社會保險檔案管理實(shí)踐工作中，經(jīng)常出現(xiàn)因管理體系不合理而導(dǎo)致的資源浪費(fèi)現(xiàn)象，使得檔案管理效率無法提升。隨著科技的發(fā)展，人們的社會保險意識有了顯著的改善，再加上信息化技術(shù)的融入，社會保險行業(yè)正在穩(wěn)定發(fā)展。同時人們對社會保險服務(wù)提出了新的要求，不再滿足于基本的生活保障，而是向著精神保障方面發(fā)展，這就需要社會保險檔案人員的不斷努力，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的革新。社保檔案管理系統(tǒng)不健全是約束社保行業(yè)發(fā)展的重要因素，必須展開深入探索。

三、計算機(jī)信息化技術(shù)在社會保險檔案管理模式中的探索

（一）將信息化技術(shù)引入社保工作，強(qiáng)化社會保險檔案管理人員的工作意識。我國信息化技術(shù)發(fā)展速度較快，為社會保險檔案管理效率的提升創(chuàng)造了條件，所以，信息化技術(shù)與社會保險檔案管理的結(jié)合是未來發(fā)展的必然，也是確保社會保險健康發(fā)展的重要渠道。為此，當(dāng)前的首要任務(wù)是提升社會保險檔案管理人員的工作意識，明確檔案管理的重要性，進(jìn)而全身心地投入到社會保險檔案管理工作中去。另外，社會保險檔案管理工作的開展也需要資金的支持，主要用于軟件設(shè)備的研發(fā)和硬件設(shè)備的采購，所以，必須根據(jù)實(shí)際需求拓展資金獲取渠道，確保資金充足。一般來說，政府扶持是最主要的資金獲取方式，但該方式往往資金有限，并不能滿足社會保險檔案管理工作的需求。為了進(jìn)一步提高社會保險檔案管理人員的重視程度，需要對其工作內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，制定合理的崗位晉升制度，為管理人員提供對應(yīng)的薪酬福利待遇，激發(fā)管理人員的積極性。另外，定期組織管理人員培訓(xùn)計劃，強(qiáng)化其專業(yè)技能，這也是改善管理人員工作意識的重要方式。值得注意的是，管理人員技能培訓(xùn)不僅僅是專業(yè)技能，還包括思想行為，幫助管理人員樹立奉獻(xiàn)理念，為后續(xù)社會保險檔案管理工作的開展打下基礎(chǔ)。

（二）創(chuàng)建有效的社保檔案管理規(guī)范，約束檔案管理人員的工作行為。以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)，對社會保險檔案制度進(jìn)行完善，創(chuàng)建有效的社保檔案管理規(guī)范，強(qiáng)化檔案管理質(zhì)量。對于社會保險檔案管理工作來說，其表現(xiàn)出內(nèi)容復(fù)雜、任務(wù)繁重等特點(diǎn)，高強(qiáng)度的工作容易造成管理人員行為的偏差，而社保管理規(guī)范的確定，有效地約束了管理人員的行為，最大程度上降低了工作失誤的發(fā)生。隨著時代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式逐漸與信息化技術(shù)脫節(jié)，導(dǎo)致管理效率不斷下降，必須以合理的檔案管理規(guī)范進(jìn)行約束。1.社保檔案管理規(guī)范制定需要結(jié)合信息化技術(shù)。信息化技術(shù)是我國研究的重點(diǎn)，并隨著時間的推移不斷完善，社會保險檔案管理也需要不斷革新，融入信息化技術(shù)。社保檔案管理規(guī)范重視的是精進(jìn)管理理念，即跟隨時代的發(fā)展而革新，所以不能停留在初級階段，而是需要與當(dāng)前形勢結(jié)合，用信息化手段去約束管理人員的行為，進(jìn)而改善管理質(zhì)量。社保檔案管理規(guī)范進(jìn)一步優(yōu)化了檔案管理流程，那些繁瑣的管理權(quán)限在信息化技術(shù)的幫助下得到實(shí)現(xiàn)，檔案數(shù)據(jù)的處理無需部門間多次交流，而是直接在平臺中調(diào)閱，節(jié)約了檔案管理時間。2.社保檔案管理規(guī)范的制定需要充分考慮社保檔案的發(fā)展需求，尤其是不斷創(chuàng)新社保檔案服務(wù)業(yè)務(wù)，在信息化技術(shù)的支持下，對檔案數(shù)據(jù)開展靈活處理，如此一來，就可以大幅度提升檔案管理質(zhì)量。例如：根據(jù)需求創(chuàng)建社保檔案管理平臺，將人們的社保檔案信息上傳至平臺，以便用戶進(jìn)行檔案信息查詢。通過社保檔案管理規(guī)范的制定，不斷強(qiáng)化管理效率，約束管理人員的行為，提高服務(wù)質(zhì)量。

（三）緊跟時代的發(fā)展，提升社保檔案管理的信息化水平。1.社會保險檔案管理需要重視信息化水平的研究，借助科技手段改善檔案管理質(zhì)量。當(dāng)前來看，紙質(zhì)檔案仍然存在于社會保障管理工作中，如果不能實(shí)現(xiàn)檔案信息化模式的革新，將會給管理工作帶來不小的壓力。當(dāng)前的任務(wù)是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，完成檔案信息化模式的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而促進(jìn)管理效率的提高。為此，社會保障部門需要對檔案管理工作進(jìn)行全面的分析，尤其是明確約束社會保險檔案管理發(fā)展的因素，用實(shí)際行動提高檔案管理方面的資金投入，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員思維上的改革，從思想和設(shè)備角度入手，強(qiáng)化管理質(zhì)量。換句話說，社會保險檔案管理工作的開展需要考慮時代的發(fā)展因素，在信息化技術(shù)的幫助下進(jìn)行管理工作，將信息化技術(shù)視為檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施，總結(jié)新型的信息化保險檔案管理手段。社保檔案管理信息化水平的提升是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，需要從宏觀角度制定發(fā)展規(guī)劃并落實(shí)發(fā)展方案。2.信息化管理手段的合理性直接決定著社保檔案的管理質(zhì)量，為此，社會保險檔案管理人員必須學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，掌握有效的信息化管理手段并運(yùn)用到實(shí)踐中去。在信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計過程中，充分考慮工作環(huán)境，以管理人員的工作方式為基礎(chǔ)，最大程度提高管理系統(tǒng)的效率。隨著科技的發(fā)展，信息化管理手段不斷完善，其對于社會保險管理風(fēng)險的降低有著重要作用，應(yīng)該深入探索。所以說，管理人員應(yīng)該從管理思想角度入手，革新管理理念，隨后根據(jù)時代的發(fā)展需求設(shè)計管理體系，通過不斷的探索完成社保檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。3.服務(wù)意識是評價社會保險檔案管理人員能力的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是當(dāng)前管理人員必須具備的素質(zhì)之一。從工作內(nèi)容上看，社會保險檔案管理屬于服務(wù)部門，要求提高服務(wù)質(zhì)量。隨著時代的進(jìn)步，我國的社保制度逐漸完善，參與社保服務(wù)的人員數(shù)量逐年增多，給社會保險管理部門的工作帶來了壓力。社會保險檔案管理人員直接參與管理工作，必須具備高水平的服務(wù)意識，只有如此，才能全身心地服務(wù)于群眾，才能改善檔案管理質(zhì)量。當(dāng)前是經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的時期，民眾越來越重視自身健康，積極參與社會保險活動，只有完成社保檔案電子化模式的轉(zhuǎn)變，才能回饋社會、保障群眾健康。例如，鼓勵群眾主動參加電子檔案信息的采集，大力宣傳電子檔案的優(yōu)點(diǎn)，用實(shí)際行動改善社保檔案管理質(zhì)量。

四、社會保險檔案數(shù)字化的戰(zhàn)略規(guī)劃思路

（一）制定數(shù)字檔案管理戰(zhàn)略規(guī)劃。對于數(shù)字化檔案管理來說，應(yīng)該增設(shè)目錄查詢功能，其目的是便捷用戶對自身保險檔案信息的查閱。另外，正是由于數(shù)字化技術(shù)的融入，使得歷史保險檔案信息生動地展現(xiàn)在用戶面前，將檔案資源的價值發(fā)揮出來。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，只能完成數(shù)據(jù)的記錄功能，在檔案資源的查閱過程中表現(xiàn)出了極大的不足，而數(shù)字化檔案管理便捷的查閱方式，在一定程度上滿足了用戶的需求。數(shù)字化戰(zhàn)略規(guī)劃為社會保險檔案的發(fā)展指明了方向，未來的10～15年間要不斷完善數(shù)字化管理制度，共同提高保險檔案管理效率。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化與數(shù)字化的統(tǒng)一發(fā)展。檔案管理信息化重視的是管理模式的轉(zhuǎn)變，檔案管理數(shù)字化強(qiáng)調(diào)的是管理效率的提高。檔案管理信息化與數(shù)字化的統(tǒng)一發(fā)展實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變，要求管理人員和社保參與人員共同努力，按照規(guī)定的檔案管理流程實(shí)施檔案信息的錄入和管理工作。隨著時間的推移，數(shù)字化檔案管理流程逐漸完善，再加上智能化技術(shù)融入，社保檔案管理能夠做到自動化處理。如此一來，檔案管理人員的工作壓力得到緩解，對應(yīng)的人力和財力資源得到控制，有助于檔案服務(wù)質(zhì)量的提高。

（三）協(xié)調(diào)處理業(yè)務(wù)管理和歸檔管理的關(guān)系。一般來說，業(yè)務(wù)管理是社會保險工作的重點(diǎn)，而歸檔管理可直接影響著后續(xù)檔案資源的利用率，所以，必須處理好兩者的關(guān)系。業(yè)務(wù)管理即動態(tài)數(shù)據(jù)管理，歸檔管理指的是靜態(tài)資源管理，只有實(shí)現(xiàn)兩者的融合，才能從后臺對社會保險檔案進(jìn)行高效的管理。在實(shí)施社會保險檔案工作時，管理人員首先需要做的是錄入檔案信息，這個過程需要用戶的信息確認(rèn)，當(dāng)完成信息錄入后，檔案資源就由動態(tài)模式轉(zhuǎn)換為靜態(tài)模式。值得注意的是，并不是靜態(tài)檔案資源將永遠(yuǎn)不動，其靜態(tài)只是一個相對穩(wěn)定的狀態(tài)，當(dāng)需要資源的查閱時，仍可以在搜索軟件的幫助下調(diào)閱保險檔案資源。

五、結(jié)語

綜上所述，信息化時代已經(jīng)來臨，社會形勢變化顯著，社會保險檔案管理必須緊跟時代的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)管理模式的創(chuàng)新。社會保險檔案管理與信息化技術(shù)的結(jié)合成為了未來的必然趨勢，但當(dāng)前的實(shí)施過程仍然問題重重，主要體現(xiàn)在管理模式陳舊、系統(tǒng)性不足等方面，迫切需要解決。信息化社會保險檔案管理將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，不僅減輕了管理人員的壓力，也強(qiáng)化了檔案管理的質(zhì)量，滿足當(dāng)前時代的發(fā)展需求。