加強事業(yè)單位編外人員人事檔案管理的思考

文/慈溪市水利局 戎范兒

事業(yè)單位存在的目的是中央與各級地方政府更好地履行社會公共服務職能，因此事業(yè)單位不同于一般生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)，具有公益性、非營利性屬性，事業(yè)單位開展工作及業(yè)務的目的也是為了保障社會在經(jīng)濟、政治、文化等諸多方面的全面建設與發(fā)展。隨著國家的不斷發(fā)展，事業(yè)單位也承擔著越來越多的工作與任務，在事業(yè)編制有限的情況下，更多事業(yè)單位通過招錄編外人員的方式來解決人手不足的問題。以筆者所在單位為例，編外人員在全系統(tǒng)人員中的比重已超三成，而在其他單位這個比重還可能更高。在越來越多編外人員參與到事業(yè)單位各項工作當中的時候，對其管理是否規(guī)范與科學，直接決定了單位整體運作及工作開展的水平與質(zhì)量。

一、加強事業(yè)單位編外人員人事檔案管理的重要性

人事檔案主要記錄了學歷和專業(yè)培訓材料、任免、工資待遇材料，出國工作、考察、學習材料等內(nèi)容，反映了勞動者在參加工作過程中的工作內(nèi)容、工作水平，以及工作中受到的獎懲等，各單位在進行人員考核、崗位評定的過程中都或多或少需要依靠人事檔案記錄的內(nèi)容來作出科學的決策。隨著事業(yè)單位中編外人員占比的逐漸提高，作為肩負著履行國家社會公共服務職能的特殊機構，在編外人員檔案管理問題上更需要加大研究與工作力度。加強事業(yè)單位編外人員人事檔案管理的重要性也日益突顯，主要包括了如下幾個方面：

（一）有利于保障編外人員合法權益。雖然事業(yè)單位的編外人員在辦理工資調(diào)整、離退休等諸多問題上都不需要使用人事檔案，但并不代表人事檔案對于編外人員不具有管理價值。不少編外人員在參加工作的過程中會參加事業(yè)單位招聘考試、公務員考試以及其他類型的考試，一旦入編，人事部門就會對被錄用人員的人事檔案進行調(diào)閱與考察，人事檔案就會變成非常重要的參考材料。如果在這種情況下，事業(yè)單位無法提供編外人員完整的人事檔案材料，必然會影響到人員的工齡核定以及后續(xù)的事業(yè)發(fā)展。所以，加強事業(yè)單位編外人員人事檔案管理是維護編外人員切身權益以及避免后續(xù)各種問題的重要保證。

（二）有利于加強編外人員的激勵和培養(yǎng)。事業(yè)單位的編外人員，一直以來都是比較特殊的群體，雖然從事著與事業(yè)單位編內(nèi)人員相同的工作，卻由于編制上的不同，拿到的薪酬只有編內(nèi)人員的幾分之一，很容易在心理上產(chǎn)生較大的落差。加之事業(yè)單位對編外人員的管理重視程度不高，進一步導致了事業(yè)單位編外人員的流動性增強、工作進取心打折。這不利于編外人員的個人能力與價值發(fā)揮，也不符合事業(yè)單位應有的管理要求。加強對事業(yè)單位編外人員的人事檔案管理，一方面能夠通過完整及時的工作情況記錄，及時糾正編外人員在工作上的失誤與偏差，更重要的是，通過科學的人事檔案管理能夠幫助單位更加細致、全面地了解編外人員的業(yè)務能力、潛力及個人價值，從而有利于單位更有針對性地開展人員激勵與人才培養(yǎng)。人才培養(yǎng)不僅有利于單位自己的高素質(zhì)人員團隊建設，同時對于編外人員的個人成長與價值彰顯也能夠起到很好的推動作用。

（三）有利于單位管理與業(yè)務水平提升。人事檔案管理的重要性不僅僅體現(xiàn)在對編外人員本身的管理及權益保障上，其所記錄的內(nèi)容從一定程度上也反映出了單位自身的管理及業(yè)務運作的情況與質(zhì)量。加強編外人員檔案管理，不僅能夠更好地掌握編外人員的工作情況、態(tài)度及意識，同時也能夠反映出單位在管理及工作開展方面的更多信息以及工作人員的執(zhí)行情況，反觀管理上是否存在偏差與漏洞。所以，加強編外人員人事檔案管理，一方面能夠通過督促與約束編外人員來提高工作質(zhì)量；另一方面人事檔案也像一面鏡子，映照出單位本身的管理質(zhì)量及內(nèi)部管理秩序，通過加強人事檔案管理能夠幫助單位領導層及時發(fā)現(xiàn)管理上的漏洞及問題，從而進一步查漏補缺，切實提高整個單位的管理水平。

二、事業(yè)單位編外人員人事檔案管理現(xiàn)狀及問題

事業(yè)單位編外人員人事檔案管理的重要性，前文中我們已經(jīng)進行了深入闡釋。但在實際工作當中，卻還是因為這樣或者那樣的許多因素而導致管理上出現(xiàn)問題。

（一）管理意識存在偏差。事業(yè)單位由于自身的公益屬性，無法通過效益驅(qū)動來主動強化自身管理，所以在管理上本身就存在著一定的惰性。編外人員從本質(zhì)上來說不屬于事業(yè)單位“內(nèi)部人員”，加之編外人員無論是薪資調(diào)整、職務升遷抑或是離退休等都不需要用到人事檔案，所以對編外人員人事檔案的管理缺乏積極性與主動性。久而久之，就造成了編外人員人事檔案管理比較松散的情況。

（二）缺少專職人員。人事檔案管理工作涉及更加專業(yè)與復雜的系統(tǒng)性知識，目前大多數(shù)事業(yè)單位人事檔案管理都由人事干部兼任，雖然人事干部所從事的也是人事工作，但與真正意義上的人事檔案管理工作要求之間，仍然存在著知識體系與專業(yè)素養(yǎng)方面的較大差距。加之人事干部本身需要應對較為繁重的日常工作，承受著較大的工作壓力與精神壓力，在此種情況下如果還需要兼任并不擅長的人事檔案管理工作，必然在精力耗損、壓力倍增的情況下影響到人事檔案管理甚至自身本職工作的質(zhì)量，從而直接影響到單位每一位干部職工的切身利益。

（三）編外人員流動性強、管理難度大。首先，我們需要承認編外人員存在流動性強、管理難度大的問題，這確實是事業(yè)單位編外人員人事檔案管理質(zhì)量遲遲無法得到穩(wěn)步提升的重要影響因素。但有些單位只看到這些客觀困難而放松了對自身的管理要求，個別單位甚至以此為理由，不愿意主動做出改變，也沒有下定迎難而上的決心，從而導致管理問題始終存在、管理質(zhì)量始終無法提高。我們既要看到這些客觀性，同時也要深入分析客觀問題背后所隱藏的深層次原因，只有找到了原因才能找到解決的辦法。目前事業(yè)單位編外人員的流動性強，側面說明了事業(yè)單位對編內(nèi)人員與編外人員現(xiàn)實存在的“差別對待”，管理上的不重視、薪酬上的不平等以及升遷上的“內(nèi)外有別”，都讓許多編外人員無法對供職單位產(chǎn)生更多的責任心與歸屬感，從而導致跳槽離職等現(xiàn)象頻繁發(fā)生，進一步加劇了事業(yè)單位編外人員的流動性。

（四）檔案管理未能發(fā)揮實效。人事檔案記錄了勞動者的工作經(jīng)歷、工作成績以及個人成長，重要性不言而喻，但目前各單位雖然也都適用于本單位的人事檔案管理制度及執(zhí)行細則，但在實際管理當中卻仍然將管理精力更多地放在編內(nèi)人員檔案管理上面，沒有將編外人員檔案管理工作落到實處，在管理上存在著比較突出的形式化和表面化現(xiàn)象。這其中不僅有管理意識跟不上的問題，同時也有對編外人員人事檔案管理工作重視不足、制度不嚴、執(zhí)行不力的問題，導致檔案管理制度未能發(fā)揮實際作用，成了一紙空文。

三、加強事業(yè)單位編外人員人事檔案管理的措施

隨著事業(yè)單位編外人員數(shù)量的不斷增多，一方面推動了事業(yè)單位各項工作的順利開展，提高了單位社會公共服務職能的履行質(zhì)量與效率；另一方面由于編外人員的身份特殊性，也給目前單位的人事檔案管理工作提出了更多新的要求。編外人員人事檔案管理不僅僅是為了保證編外人員的合法權益不受侵害，對于提升事業(yè)單位管理的整體質(zhì)量以及職能履行質(zhì)量，也具有重要意義。編外人員人事檔案管理的強化與規(guī)范，不僅需要依靠科學的管理意識，同時也需要在崗位及人員設置、提高管理規(guī)范性等多個方面加強具體工作。

（一）樹立科學管理意識。編外人員人事檔案管理不善最為關鍵的原因，就在于對編外人員管理上的不夠重視，認為編外人員的人事檔案用處不大，管理的重要性不足。要切實提高編外人員人事檔案管理具體工作成效，首先必須樹立起科學的管理意識，要充分認識到人事檔案管理對于編外人員個人成長及事業(yè)發(fā)展的重要性，同時要知道編外人員雖然不在編，但作為單位全體工作人員中的一分子，對于單位本身的建設、管理以及業(yè)務推動同樣做出了突出貢獻。此外，也要看到編外人員人事檔案管理對于完善與優(yōu)化事業(yè)單位整體管理的重要性，只有這樣才能夠樹立起真正科學積極的管理意識，進而從正確的管理意識出發(fā)，讓開展的一切工作都更加有針對性、側重點，最終取得較好的管理成效。

（二）設置專人專崗。隨著我國各項事業(yè)的不斷發(fā)展，各類事業(yè)單位在業(yè)務拓展及工作內(nèi)容上也日趨繁重與復雜，在編內(nèi)人員管理問題上，由于經(jīng)過多年的研究與實踐，無論是人事管理或者人事檔案管理在事業(yè)單位體系內(nèi)部都已經(jīng)形成了一整套較為完善與嚴格的管理制度，從而實現(xiàn)較為規(guī)范嚴格的管理，同時由于監(jiān)督上的強化與重視，人事干部也會將更多工作精力放在編內(nèi)人員人事檔案管理工作上。近年來，雖然越來越多事業(yè)單位開始聘用編外人員參與內(nèi)部工作，但由于缺乏必要的管理要求與工作規(guī)范，加之專業(yè)上不足和人事干部精力有限等問題，導致對編外人員人事檔案管理的重視不足和管理效能的低下。所以，筆者認為應當建設專門的人事檔案管理崗位并配備專業(yè)對口的專職人員進行管理，從而更好地通過人事檔案管理為編外人員的工作、學習乃至今后事業(yè)發(fā)展提供幫助。

（三）加強檔案收集與整理。為了進一步提高檔案管理與使用的有效性，筆者認為應當為編外人員切實建立起一人一冊的規(guī)范化檔案管理制度，以編內(nèi)人員人事檔案管理標準為標準，盡可能完整收集編外人員的各類重要資料與信息，如合同、協(xié)議、黨團資料、學歷資料、工作績效、考核評價等，這樣一方面有利于單位在人員培訓、崗位調(diào)整等工作上更具針對性，另一方面也能夠在編外人員有需要的情況下（如入編、入黨等）及時提供完整檔案信息，充分保障編外人員的合法權益。

（四）加強信息化管理升級。隨著信息化和大數(shù)據(jù)時代的來臨，人事檔案也逐漸從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，相對于紙質(zhì)檔案，電子檔案無論是在收集、整理還是調(diào)閱上都更加快捷高效。因此，應當對應編內(nèi)人員管理模式，在建立起對編外人員一人一檔的人事檔案管理制度的情況下，盡快推進編外人員電子檔案管理體系建設，切實打造編外人員紙質(zhì)檔案與電子檔案雙渠道管理模式，有效提高檔案管理的規(guī)范性與檔案調(diào)閱及使用的實效性。在雙渠道管理模式打造過程中，還應當注意電子檔案管理是依托于網(wǎng)絡及計算機技術而生，容易受到網(wǎng)絡病毒、木馬程序的侵入和破壞。所以，必須重視對電子檔案在數(shù)據(jù)安全方面的管理工作，應當設置專人專崗以保證網(wǎng)絡環(huán)境的穩(wěn)定以及檔案信息的安全。最終在保證提升檔案利用效率與質(zhì)量的同時，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的安全管理，有效規(guī)避信息化環(huán)境中的各類管理風險。

四、結語

隨著社會的快速發(fā)展，國家及各級地方政府在經(jīng)濟、政治、文化、教育等各個方面都需要進一步提高社會公共服務職能履行質(zhì)量，這就給事業(yè)單位的管理能力及服務水平提出了更高要求。在事業(yè)單位工作人員在編名額有限的情況下，為了更好地開展相關工作，越來越多事業(yè)單位開始傾向于聘用編外人員來緩解人手不足的問題。在編外人員越來越多參與到事業(yè)單位各項工作當中的情況下，必須加強編外人員人事檔案管理，以增強對編外人員的管理規(guī)范性，同時也為編外人員創(chuàng)造更好的工作環(huán)境和發(fā)展平臺。