高校教學(xué)檔案的收集與開發(fā)利用

文/楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院 霍倩倩

教學(xué)檔案是高校在教育教學(xué)以及科研實踐活動中直接形成且具有非常重要的保存和研究價值的各類文本、圖表、照片、影像等各種載體形式的憑證材料。它真實記錄和反映著高校教育教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動情況，是全體師生員工努力的勞動成果以及智慧結(jié)晶。教學(xué)檔案為教學(xué)實踐活動提供參考和歷史憑證，也為學(xué)校的日常教學(xué)和發(fā)展提供服務(wù)。

一、高校教學(xué)檔案的收集

教學(xué)檔案的收集作為檔案管理工作開展的基礎(chǔ)，不僅是檔案信息資源開發(fā)以及利用的必要條件，也是檔案工作的重點以及難點，因此做好教學(xué)檔案收集是最關(guān)鍵的一步。以筆者實際工作的陜西某高職院校為例，該校對于教學(xué)檔案的收集和歸檔范圍主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）綜合類。主要包括：上級行政部門下達的有關(guān)教學(xué)改革、人才培養(yǎng)等工作方面的文件材料（針對本校的、重要的或者具有指導(dǎo)性和參照性的）；有關(guān)學(xué)校規(guī)劃、實施方案；有關(guān)教學(xué)活動方面的規(guī)章制度、會議簡報等；有關(guān)教學(xué)檢查、評估和教學(xué)質(zhì)量項目申報評獎材料等；有關(guān)非學(xué)歷教育的各類培訓(xùn)班、進修班、研討班會務(wù)材料等；各類有關(guān)學(xué)校發(fā)展建設(shè)的統(tǒng)計報表；教學(xué)成果獎評選材料等。

（二）學(xué)科、專業(yè)與實驗實訓(xùn)室建設(shè)類。主要包括：上級行政部門有關(guān)學(xué)科、專業(yè)與實驗實訓(xùn)室條件建設(shè)的文件材料（針對本校的、重要的或者具有指導(dǎo)性和參照性的）；有關(guān)重點學(xué)科、專業(yè)、實驗實訓(xùn)室建設(shè)項目的申報、建設(shè)計劃、簡報、總結(jié)統(tǒng)計報表以及批復(fù)材料等。

（三）招生類。主要包括：上級部門有關(guān)招生工作方面的文件材料（針對本校的、重要的、有指導(dǎo)與參照性的）；有關(guān)招生計劃、宣傳、規(guī)定、總結(jié)以及招生過程中形成的材料。

（四）學(xué)籍信息類。主要包括：新生錄檢表、名單、入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片、成績單、各類休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變更材料以及學(xué)校三好學(xué)生等獎懲材料。

（五）課堂教學(xué)與實踐教學(xué)類。主要包括：學(xué)校各招生專業(yè)的教學(xué)標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)大綱、課程標(biāo)準(zhǔn)、教案、校歷、課表等；各分院（系）期中（期末）專業(yè)課程考試題庫；頂崗實習(xí)方案、計劃安排、總結(jié)等；學(xué)生假期社會調(diào)查、社會實踐總結(jié)及有關(guān)材料等。

（六）畢業(yè)生類。主要包括：上級行政部門有關(guān)畢業(yè)要求的文件材料（針對本校的、重要的或者具有指導(dǎo)性和參照性的）；畢業(yè)生工作計劃、總結(jié)；畢業(yè)生派遣名冊；畢業(yè)證和派遣證的領(lǐng)取簽存根收冊；畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和反饋材料；畢業(yè)生就業(yè)統(tǒng)計匯總材料等。

（七）教材類。主要包括：教師主編、自編教材；各招生專業(yè)實際使用的教材選用目錄以及自編、主編教學(xué)指導(dǎo)（任務(wù)）書以及其他具有保存價值的材料等。

最后附錄的是各基層單位需要保存的教學(xué)類檔案。主要包括：學(xué)生畢業(yè)論文及評審意見；課程進度表；教師任課登記表、學(xué)生成績登記表、考試試卷；學(xué)生頂崗實習(xí)總結(jié)報告；本專業(yè)教學(xué)情況檢查及總結(jié)；教師工作量的核算、登記；教學(xué)評估工作要求的其他材料。

二、當(dāng)前高校教學(xué)檔案的收集現(xiàn)狀

近年來，筆者一直負責(zé)本部門（科室）有關(guān)教學(xué)檔案的收集和整理工作。在多年的工作中，筆者發(fā)現(xiàn)教學(xué)檔案的收集是一項十分重要的工作，在實際工作中還存在一些問題。1.工作人員的檔案意識淡薄。其實不僅僅是檔案管理的工作人員，上至領(lǐng)導(dǎo)、下到其他各類人員包括學(xué)生等等都缺少一定的檔案意識，在實際工作中也不難發(fā)現(xiàn)，因為大多數(shù)部門（科室）缺少專職的檔案管理人員，而兼職的檔案管理人員又對檔案工作沒有充分的認(rèn)識和重視，日常工作中的很多原始材料沒有及時收集保管，導(dǎo)致很多檔案原始材料出現(xiàn)遺失，最終導(dǎo)致所形成歸檔文件不齊全、不完整。2.檔案工作人員收集方法的問題。教學(xué)檔案很多時候來源于教學(xué)、科研等實踐活動，能夠全面地反映學(xué)校在教育教學(xué)管理、教學(xué)實踐活動以及教學(xué)研究等等各項工作中的真實情況，但是因為這些材料的來源相對比較分散，內(nèi)容非常豐富，形成復(fù)雜且又具有多樣性的特點，這都決定了教學(xué)檔案的收集必然是一項繁瑣并艱苦的工作，不講方法或者沒有采用合理有效的方式是萬萬不行的。因為當(dāng)前高校的教學(xué)管理工作是按學(xué)年度劃分的，但像是學(xué)籍表、成績表這類又都是在畢業(yè)后才可以形成的材料，所以在平時的工作中，檔案管理工作人員一定要講究方式方法，如果不及時收集、整理、保存，只是一味地按照學(xué)年度固定的收集歸檔，那么勢必會造成教學(xué)檔案的缺失或者不準(zhǔn)確。

三、做好高校教學(xué)檔案收集工作的建議

結(jié)合多年的工作實際，筆者認(rèn)為，檔案管理人員在日常工作中，應(yīng)注意以下幾個方面的問題：1.要在本部門宣傳教學(xué)檔案的重要性，提高相關(guān)人員對教學(xué)檔案工作的重視程度。2.要嚴(yán)格按照收發(fā)文登記制度，對教學(xué)文件等材料進行收發(fā)登記，做到隨收、隨發(fā)、隨登記，防止檔案丟失。3.要提高在平時工作中對一些有價值的零散文件材料的收集保管意識，以防最終教學(xué)檔案文件材料收集的不齊全、不完整，在對收集到的教學(xué)檔案進行整理的時候要進行分類，為后面的查閱和利用提供便利。4.要進一步加強對兼職檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強化檔案意識，服務(wù)意識，要熱愛本職工作，對檔案的管理工作要落實到個人，特別是要做好因人員調(diào)動發(fā)生的檔案交接工作，確保教學(xué)檔案的完整性。

四、教學(xué)檔案的開發(fā)利用

檔案管理工作的重要內(nèi)容和重要環(huán)節(jié)就是檔案信息的開發(fā)和利用。傳統(tǒng)模式的檔案管理工作，更多的是注重檔案的收集和保管，對于檔案的開發(fā)和利用這方面做得較少，而且認(rèn)識和重視程度也不夠，手段和方法也相對滯后。實際工作中不難發(fā)現(xiàn)，檔案信息的開發(fā)和利用才是檔案管理工作的最終目的和歸宿。因此，高校應(yīng)積極主動地創(chuàng)造各種條件開展對教學(xué)檔案信息的開發(fā)和利用，使廣大師生和社會人員充分認(rèn)識教學(xué)檔案的作用，更大限度發(fā)揮教學(xué)檔案的價值。各校應(yīng)該根據(jù)自身特點和實際，選擇有效的方式為檔案利用者（使用者）提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。一般有三種利用方式：

（一）借閱復(fù)制。按利用者（使用者）要求提供教學(xué)檔案的閱覽和外界服務(wù)，并按規(guī)定滿足利用者（使用者）的復(fù)制需求。但必須注意的是，不管是在為校內(nèi)還是校外或其他單位提供學(xué)生錄取、學(xué)籍、成績、畢業(yè)等相關(guān)證明材料，一定要做好查閱人或者受委托人身份的確認(rèn)和核實工作，要保護學(xué)生個人信息，以防被他人利用。

（二）咨詢服務(wù)。關(guān)于教學(xué)檔案的咨詢服務(wù)主要是指幫助或者協(xié)助利用者（使用者）熟悉和認(rèn)識并且充分了解他所要利用（使用）的教學(xué)檔案基本情況，指導(dǎo)和幫助其查找和利用并解答相關(guān)問題，或者不定期地開展跟蹤服務(wù)，從而滿足學(xué)校教學(xué)工作的需要。

（三）編研開發(fā)。高?？梢愿鶕?jù)教學(xué)工作實際，組織檔案專業(yè)人員分析教學(xué)檔案的內(nèi)容，編輯各類形式、不同層次的參考資料，如學(xué)校發(fā)展年鑒、校友名錄、典型教案（案例）匯編、制度文件匯編等等，為學(xué)校發(fā)展建設(shè)提供服務(wù)。

五、教學(xué)檔案開發(fā)利用的工作重點

（一）確保教學(xué)檔案文件材料齊全完整。在實際的教學(xué)檔案收集工作過程中不難發(fā)現(xiàn)，因為檔案管理工作人員的檔案收集意識以及專業(yè)能力不足出現(xiàn)的檔案遺漏、缺失等問題，這些都造成了教學(xué)檔案收集的不完整，以及歸檔率不高甚至出現(xiàn)教學(xué)檔案的利用率偏低等情況。因此，高校應(yīng)該在做好教學(xué)檔案管理工作基礎(chǔ)建設(shè)的同時，提供必要的支持保障條件，比如配備先進的儀器設(shè)備，制定相應(yīng)獎懲制度等，積極調(diào)動檔案管理工作人員的主動性，為規(guī)范教學(xué)檔案的信息化管理和開發(fā)利用提供有力保障。

（二）提高廣大師生員工教學(xué)檔案的開發(fā)利用意識。教學(xué)檔案是學(xué)校檔案工作的主體，應(yīng)該將其納入學(xué)校檔案管理的范疇。首先，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要增強教學(xué)檔案的開發(fā)利用意識；其次，廣大教師要注意實際工作中各類教學(xué)活動記錄、學(xué)生活動記錄材料的積累，如果沒有齊全完整的教學(xué)檔案做支撐，何談教學(xué)檔案的開發(fā)和利用，這是需要全校每一個部門每一位教師和每一位學(xué)生的支持和參與才可以做好的。學(xué)校的檔案管理部門可以通過舉辦展覽、印刷宣傳冊、開展檔案信息咨詢、報道檔案工作先進人物等多種多樣的形式，廣泛宣傳教學(xué)檔案的重要作用以及檔案業(yè)務(wù)部門的工作職能等。通過宣傳教育，使越來越多的人認(rèn)識教學(xué)檔案及教學(xué)檔案管理工作的重要性，同時也要清楚地了解教學(xué)檔案的收集歸檔內(nèi)容以及開發(fā)利用的方法，只有這樣，才可以有針對性地提高廣大師生收集和利用教學(xué)檔案的積極性和主動性。

（三）實現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理。隨著當(dāng)今社會科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，如何更好地運用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、縮微技術(shù)等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)手段開發(fā)利用檔案信息，是檔案工作人員亟須面對的問題。高校要重視對檔案管理工作人員的專業(yè)化建設(shè)，檔案管理工作人員必須做到與時俱進，不僅要學(xué)習(xí)和掌握最新、最全面的檔案專業(yè)知識，還要學(xué)習(xí)計算機網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提高自身綜合素養(yǎng)。培養(yǎng)和建立一支檔案管理專業(yè)（骨干）人才隊伍，是檔案資源信息開發(fā)和利用的根本保證。

（四）做好教學(xué)檔案的編研工作。教學(xué)檔案的產(chǎn)生多來源于教學(xué)活動，但這些材料往往都比較分散，給利用者（使用者）在一定程度上帶來諸多不便，因此檔案管理工作人員只有根據(jù)利用者（使用者）和社會的需求，在現(xiàn)有的教學(xué)檔案信息內(nèi)容進行一次、二次甚至是多次加工，才可以滿足利用者（使用者）對教學(xué)檔案的利用需求。只有經(jīng)過篩選、歸納、濃縮、整理后的檔案編研成果，才可以讓利用者（使用者）迅速獲得所需要的有效信息。例如可以選編一些本校畢業(yè)的并且在社會上有一定知名度和影響力的優(yōu)秀畢業(yè)生的個人簡介或者匯編學(xué)校優(yōu)秀教師的典型教學(xué)設(shè)計、教學(xué)案例等等，在最大程度上發(fā)揮教學(xué)檔案的自身價值。

（五）充分了解利用者（使用者）需要。要了解廣大利用者（使用者）的心態(tài)，不斷總結(jié)教學(xué)檔案開發(fā)和利用的規(guī)律及特點，以此來提升教學(xué)檔案的實際利用率。要正確認(rèn)識到檔案工作人員既是專業(yè)人才，也是服務(wù)人員，應(yīng)變被動服務(wù)為主動服務(wù)，運用各種方式滿足利用者（使用者）需求，在態(tài)度上熱情主動，在內(nèi)容上緊跟形勢，充分了解利用者（使用者）需求，及時并且有針對性地開發(fā)檔案資源，提供高質(zhì)量檔案信息。例如，在畢業(yè)生進行畢業(yè)論文（畢業(yè)設(shè)計）之前，先了解畢業(yè)生有關(guān)畢業(yè)論文（畢業(yè)設(shè)計）的選題情況，整理匯編歷年畢業(yè)生的優(yōu)秀畢業(yè)論文（畢業(yè)設(shè)計），以此提高教育質(zhì)量和教學(xué)水平。

六、做好教學(xué)檔案收集和開發(fā)利用工作的意義

檔案是人類在從事各項社會活動的過程中形成的一種產(chǎn)物，是社會文化遺產(chǎn)，更是重要的社會資源。檔案管理的根本目的就是開發(fā)利用，這是實現(xiàn)檔案價值的根本途徑，也是學(xué)校各項事業(yè)發(fā)展的需要。教學(xué)檔案作為高校在教學(xué)、科研、管理等活動中產(chǎn)生的真實憑證，在學(xué)校的整個發(fā)展建設(shè)進程中有著非常重要的作用，作為檔案管理工作者，要加快對教學(xué)檔案信息資源的開發(fā)和利用，只有對其有效開發(fā)和利用，才能體現(xiàn)出它的價值，使教學(xué)檔案更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，并在學(xué)校發(fā)展建設(shè)的偉大目標(biāo)中發(fā)揮自身更大的作用。

要做好教學(xué)檔案的開發(fā)和利用，必須先做好教學(xué)檔案的收集。首先，教學(xué)檔案的收集工作是整個教學(xué)檔案工作的起點。起點如果沒有做好，那后續(xù)的其他工作就不復(fù)存在，難以開展。教學(xué)檔案工作在收集的過程中，是否齊全、正確，這些都直接影響著教學(xué)檔案工作中的其他環(huán)節(jié)。其次,教學(xué)檔案的收集是教學(xué)檔案工作更好發(fā)展的重要條件。收集到的教學(xué)檔案資料的質(zhì)量高低決定著教學(xué)檔案工作水平的高低。只有收集工作做好了、做踏實了，才能有效開展對教學(xué)檔案的整理、加工、編研、保存、開發(fā)、利用等工作。最后，教學(xué)檔案的收集是高校檔案部門工作水平高低的重要體現(xiàn)。檔案是財富，對于應(yīng)該收集歸檔的各類教學(xué)檔案材料，任何部門或個人都不能阻擋并占為己有。只有館藏內(nèi)容豐富了，才能發(fā)揮檔案館（室）的作用。

七、結(jié)語

綜上所述，想要教學(xué)檔案更好地服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展，最重要的就是要規(guī)范教學(xué)檔案的收集，并且要把教學(xué)檔案資源信息的開發(fā)和利用作為重點工作來抓，使教學(xué)檔案在高等教育的發(fā)展中起到積極的作用。