新時代高校學生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策研究

文/安徽財經(jīng)大學檔案館 官宇

新時代，中國經(jīng)濟保持中高速增長，社會安定繁榮，民生得到保障，人民生活水平顯著提升。作為總結(jié)經(jīng)驗、認識規(guī)律和延續(xù)歷史的檔案管理工作，要不斷適應高速高質(zhì)量發(fā)展的新時代，任重而道遠。

一、新時代的含義和特征

（一）新時代的含義。習近平總書記在黨的十九大報告中指出，新時代是“中國特色社會主義偉大勝利的時代”，是“社會主義現(xiàn)代化強國的時代”，是“逐步實現(xiàn)全體人民共同富裕的時代”，是“奮力實現(xiàn)中華民族偉大復興中國夢的時代”，也是“我國日益走近世界舞臺中央、不斷為人類作出更大貢獻的時代”。這一時期，國家發(fā)展戰(zhàn)略穩(wěn)步實施，信息技術(shù)得到大規(guī)模運用。國家高質(zhì)量發(fā)展的同時，人們的生活、工作和思維也在不斷發(fā)生改變。新時代所產(chǎn)生的歷史性劇變不僅給黨和國家提出了更高的要求，也給社會各行業(yè)帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。

（二）新時代的特征。1.國內(nèi)外形勢變化多，國家發(fā)展快。新時代國內(nèi)外形勢發(fā)生了深刻的變化，世界經(jīng)濟復蘇情況不明朗，經(jīng)濟全球化趨勢遭受阻礙；地區(qū)形勢復雜化，國際關(guān)系面臨大調(diào)整；疫情給世界各國的發(fā)展帶來了巨大的不確定性和風險等等。在這一系列因素的沖擊下，我國順應當今世界的發(fā)展潮流，勇于抓住發(fā)展機遇，經(jīng)過全國人民的不懈努力，中國社會各項事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展，國際影響力逐漸增大。2.發(fā)展質(zhì)量高，科技含量強。近年來，隨著新時代新發(fā)展理念的不斷貫徹落實，新發(fā)展模式的構(gòu)建和新發(fā)展質(zhì)量的提高，促進我國各項事業(yè)取得了許多重要成就。新時期的中國沒有刻意追求發(fā)展的速度，對發(fā)展的要求已向質(zhì)量和效益并重下的合理增速上轉(zhuǎn)變。新時代我國的高質(zhì)量發(fā)展離不開我國創(chuàng)新能力和競爭能力的增強，而這些都與我國重視科學技術(shù)支撐發(fā)展的政策，堅持質(zhì)量第一、效益優(yōu)先的原則，注重發(fā)展質(zhì)量和效益的做法密不可分。加快建設(shè)創(chuàng)新型國家，不僅需要關(guān)注世界科技發(fā)展前沿動態(tài)，還要在提升自主科研能力和創(chuàng)新能力上下功夫，以科技促發(fā)展，以科技提高發(fā)展質(zhì)量。3.更關(guān)注人民以及人民的利益。中國共產(chǎn)黨從始至終關(guān)注人民群眾，所以在立黨之初就把全心全意為人民服務作為黨的根本宗旨，并確立了以人民為中心的原則。新時代人民的需求發(fā)生了改變，中國社會的主要矛盾已經(jīng)轉(zhuǎn)化為人民日益增長的美好生活需求和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾。即使社會主要矛盾發(fā)生了改變，我黨在新時代的工作中依舊貫徹群眾路線，始終堅持把人民對美好生活的向往作為奮斗目標，集中力量保證高速高質(zhì)量的發(fā)展來努力解決新時期的社會矛盾，以此保障人民的利益，滿足人民日益增長的美好生活需求，促進社會全面發(fā)展以及全體人民的共同富裕。

二、新時代高校學生檔案的特點以及面臨的機遇和挑戰(zhàn)

（一）新時代高校學生檔案的特點。1.數(shù)量多且種類豐富。我國高等教育在新時代的背景下得到了高速高質(zhì)量的發(fā)展，學生數(shù)量的不斷增加導致每年學生檔案的數(shù)量不斷攀升；學生檔案歸檔范圍的拓寬使得高校學生檔案包含的材料種類越來越豐富。高校學生檔案不僅要有入校前學生的原始材料，在校期間學生的個人信息、綜合評價、獎懲情況以及畢業(yè)和學位材料等也包含在內(nèi)，黨團材料也是高校學生檔案不可或缺的一部分。不僅如此，隨著新時代培養(yǎng)復合型人才的需求增大，可以多方面反映學生個人情況的檔案材料（例如誠信檔案、心理檔案以及實踐檔案）被納入歸檔范圍。2.信息化程度高。首先，高校學生檔案在逐步邁入數(shù)字化時代。學生檔案各項材料都在向電子化方向進行轉(zhuǎn)變，例如：近年來，更多的省份采用高考電子檔案來取代高考紙質(zhì)檔案；依靠辦公一體化和管理智能化，高校逐步建立起電子檔案來實現(xiàn)對學生檔案的管理；新時代國家對于黨員隊伍管理的嚴格化推進了學生黨員檔案的數(shù)字化進程。其次，高校學生檔案信息化管理的水平也得到了進一步提升。學生檔案材料的收集、處理、存儲以及利用逐漸從傳統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代的計算機管理，信息化程度的加深提高了檔案工作的效率，滿足了不斷增加的檔案利用需求。3.檔案價值高。新時代對于高素質(zhì)人才的培養(yǎng)和需求使得高校學生檔案作為學生個人成長發(fā)展真實可靠的歷史記錄，在學校、用人單位以及社會各方面的利用率不斷增大，其蘊含的檔案價值隨之升高。高校學生檔案可以為學生個人的發(fā)展服務，可以指引學校人才培養(yǎng)的方向，也是用人單位選人錄用、政審考核的依據(jù)，為單位了解學生提供保障。

（二）機遇和挑戰(zhàn)。1.有利于發(fā)揮高校學生檔案的價值。新時代技術(shù)的革新、社會的發(fā)展以及人們檔案意識的覺醒給高校學生檔案工作帶來了活力，高校學生檔案的價值得到肯定。高校教師可以根據(jù)學生在校的成績和表現(xiàn)了解學生個人情況，設(shè)定個性化的培養(yǎng)目標。學校教育工作者可以透過檔案確定適合學生的工作方向，對學生就業(yè)進行針對性指導。用人單位可以通過學生檔案內(nèi)記錄的各類信息找到與所需崗位最佳匹配的人才。高校檔案工作者要緊抓新時代的特點，緊密結(jié)合新時代高校學生檔案管理的實際，發(fā)展好新時代高校學生檔案工作，發(fā)揮高校學生檔案價值的最大效益。2.有利于促進檔案管理工作的發(fā)展。新時代檔案工作由封閉式向開放式轉(zhuǎn)變，檔案的交流日益頻繁。高校學生檔案管理工作借助于信息化技術(shù)、學校辦公一體化和智能化等條件逐步提高了檔案管理的效率，加深了與校內(nèi)各部門之間的交流與合作，通過對學生檔案信息資源的開發(fā)和利用，實現(xiàn)了新時代高校學生檔案管理效用的最大化。此外，新時代高校間的交流合作也使得各大學校檔案館之間進行了檔案學術(shù)研究和交流。學術(shù)交流平臺的搭建，學術(shù)活動的舉辦以及國內(nèi)和國外的交流合作有助于破解檔案事業(yè)發(fā)展中的難題和短板，促進檔案學術(shù)理論的創(chuàng)新與發(fā)展。3.檔案信息化高速發(fā)展的挑戰(zhàn)。高校學生人數(shù)的增加、檔案材料的豐富已經(jīng)使傳統(tǒng)的管理思維和管理模式難以應對，檔案的查找、利用、服務工作也逐漸產(chǎn)生了異地化、多樣化、高效化、個性化的需求。不僅如此，高校學生檔案管理在進行工作方式轉(zhuǎn)變的同時，還應加快信息化建設(shè)的步伐?？墒牵糠謱W校還存在經(jīng)費不足、檔案專業(yè)人才短缺等問題，學生檔案仍以紙質(zhì)的形式進行保管和利用，遠遠不能達到新時代的要求。4.檔案管理新興觀念的挑戰(zhàn)。新時代給高校檔案工作者的傳統(tǒng)思想觀念帶來了挑戰(zhàn)。作為新時代的高校檔案工作者，不僅要具備豐富的專業(yè)知識和先進的檔案理論思想，更需要樹立堅定的宣傳服務意識。增強師生的檔案意識和檔案價值觀，加強其對于檔案的了解和利用，加大檔案的宣傳教育才會推進高校學生檔案建設(shè)的進程。高校檔案工作者自身也需根據(jù)新時代的要求進行自我調(diào)整與改變，建立服務意識，積極提供檔案信息資源，讓檔案為師生服務，為學校建設(shè)發(fā)展提供參考，為真實、全面地記錄和呈現(xiàn)新時代的歷史進程貢獻力量。5.檔案管理隊伍高素質(zhì)化的挑戰(zhàn)。檔案工作是專業(yè)性、服務性和機要性的工作，檔案工作者除了要具備一定的業(yè)務知識和工作技能外，還要有良好的服務意識、工作態(tài)度以及高度的警惕性。新時代背景下，專業(yè)化的高校檔案管理人員還應具備一定的數(shù)據(jù)和信息分析處理能力，以適應信息時代的要求。高校檔案工作者只有通過不斷學習，更新專業(yè)知識，提升實踐技能，才能達到新時代高素質(zhì)檔案工作者的要求；而高校要跟上新時期檔案事業(yè)發(fā)展的步伐，更新檔案人才的培養(yǎng)目標和檔案專業(yè)的課程設(shè)置，有針對性地培養(yǎng)檔案專業(yè)人才，加強檔案人員的專業(yè)化培訓，才能不斷適應新時期高校學生檔案管理的需要。

三、新時代高校學生檔案管理的策略

高校學生檔案管理要遵循黨中央、國務院在新時期對檔案工作的要求，認清高校學生檔案管理的現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)高校學生檔案管理存在的問題，運用科學技術(shù)更好地為黨管檔、為國守史、為民服務，開拓新時代的高校學生檔案管理新局面。

（一）檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是驅(qū)動檔案事業(yè)飛躍發(fā)展的重要引擎，高校在推進學生檔案信息化的進程中，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化對當下高校檔案工作具有重要意義。通過對紙質(zhì)檔案進行加工和處理，使其以數(shù)字化的形式進行存儲，是對學生紙質(zhì)檔案的備份，也保證了檔案可以被計算機設(shè)備所識別和處理，可以數(shù)字圖像或文本的形式通過網(wǎng)絡進行傳輸。數(shù)字化后的電子文件資源實現(xiàn)了信息的共享和利用的快捷。

但僅僅進行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化還不能滿足新時代高校檔案信息化建設(shè)的要求，“檔案部門應加強館藏數(shù)字化轉(zhuǎn)為內(nèi)容數(shù)據(jù)的能力建設(shè)，大力推進館藏數(shù)據(jù)資源建設(shè)，將檔案管理提升到知識管理層面，為大數(shù)據(jù)時代的檔案管理與服務奠定堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)”。高校檔案工作者利用掃描技術(shù)對學生入校前的原始檔案材料以及黨團材料等紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，保存?zhèn)浞莸耐瑫r便于信息檢索和分類整理；利用數(shù)字化存儲技術(shù)對學生在校期間正在形成的電子文件進行及時歸檔與保存，減輕工作量的同時，也提升了工作效率；使用技術(shù)軟件打造的檔案信息系統(tǒng)使檔案信息資源在有關(guān)部門之間共享，加強部門間的合作，發(fā)揮檔案價值；并且在新時代背景下依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，利用信息系統(tǒng)和平臺，實現(xiàn)檔案查詢和管理的有機結(jié)合。另外，高校學生檔案信息化建設(shè)要加大軟硬件的投入。首先，要加大計算機、服務器等硬件設(shè)施以及計算機系統(tǒng)等軟件設(shè)備的投入，保證檔案信息數(shù)據(jù)的存儲和利用安全，減少故障。其次，由于檔案的機密性，要加大網(wǎng)絡安全的技術(shù)支持，采用專業(yè)的防病毒軟件和漏洞檢測系統(tǒng)，設(shè)置平臺和系統(tǒng)的安全管理權(quán)限，加強日常的網(wǎng)絡維護，減少檔案管理系統(tǒng)的安全隱患。

（二）檔案法制化建設(shè)。新修訂的《檔案法》確保檔案管理工作在黨的領(lǐng)導下開展，建立健全統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的管理機制，在法律上為我國檔案事業(yè)適應新時代經(jīng)濟社會的發(fā)展提供了保障。1.高校檔案法制化建設(shè)首先要結(jié)合學校綜合管理和工作實際，不斷推進檔案工作法制化進程；依法管檔治檔，維護檔案安全；充分發(fā)揮檔案服務發(fā)展、服務民生的作用。新時代下高校確立了檔案管理工作統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的管理機制之外，對新《檔案法》多處條款反映出的安全工作機制、問責制度應給予關(guān)注和強化。安全工作機制的建立和問責制度的推進可以確保新時代高校檔案管理人員認真貫徹執(zhí)行檔案安全制度，維護檔案工作安全，提升檔案安全意識，推進高校檔案工作有序發(fā)展。2.高校在遵守法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，應依據(jù)國家檔案管理的各項規(guī)定，結(jié)合學校情況，加強高校學生檔案管理的制度建設(shè)，使檔案法律法規(guī)條款具體化，增加其可行性，方便指導、監(jiān)督和檢查，確保學生個人檔案的安全和完整與真實，便于檔案的利用。例如，高?？梢灾贫▽W生檔案管理制度或規(guī)定，明確學校檔案館與各學院以及相關(guān)部門在學生檔案收集、歸檔、整理、利用和轉(zhuǎn)遞等一系列工作中的責任并且建立相應的獎懲、人才培養(yǎng)等制度，從而推進高校學生檔案管理的系統(tǒng)化和規(guī)范化發(fā)展。

（三）檔案開放性建設(shè)。新時代要積極開展檔案開放工作，通過公開檔案實現(xiàn)資源共享，通過檔案信息資源共享滿足社會各界對檔案的需求，促進檔案作用的發(fā)揮。檔案開放工作應堅持檔案工作的人民立場，這是新時代檔案事業(yè)和檔案工作發(fā)展的新要求。1.新時代高校檔案工作要滿足師生以及社會各界對檔案資源的需求，要從加強社會各界對于檔案的了解和利用入手，加快高校學生檔案開放性建設(shè)的進程。同時，高校檔案工作者要轉(zhuǎn)變工作理念和工作態(tài)度，樹立檔案的服務意識，加大檔案和檔案知識的宣傳，做好學生檔案的利用；還要順應新時代潮流，秉承合作發(fā)展的理念，主動與學校各部門進行溝通交流，積極參與學校的改革與建設(shè)，提升檔案工作的綜合能力，推進高校學生檔案工作發(fā)展。2.新時代高校學生檔案管理經(jīng)過創(chuàng)新與發(fā)展已經(jīng)不再是傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的收集和整理，而是已經(jīng)擴展到檔案信息化和智能化的管理；擴展到現(xiàn)代化管理原則與方法技術(shù)的應用；擴展到檔案信息資源和信息技術(shù)的研究；擴展到檔案保護、掃描復印等相關(guān)技術(shù)的使用；擴展到檔案知識宣傳及檔案資源利用服務等方面。高校檔案管理工作信息化、數(shù)字化的趨勢以及檔案利用群體多元化、利用目的多樣化的發(fā)展敦促高校學生檔案管理部門要加快檔案的開放進程，促進檔案的利用，提升檔案的服務，發(fā)揮檔案的效益。例如，高?？梢约哟髾n案開放鑒定力度，把符合開放條件的檔案按照等級在不同的網(wǎng)絡上公布，推進檔案信息資源的共享，真正做到讓信息多跑路，讓師生少跑腿。

四、結(jié)語

綜上所述，高校學生檔案管理工作在新時代形成了新的特點。伴隨著新時代的機遇和挑戰(zhàn)，通過加強信息化建設(shè)、制度化建設(shè)和開放性建設(shè)，高校學生檔案管理將會獲得更大的發(fā)展。