企業(yè)檔案管理的地位及作用分析

文/吐哈油田分公司檔案中心 柴莉

受信息技術(shù)發(fā)展的影響，企業(yè)檔案管理在面臨挑戰(zhàn)的同時(shí)也遇到了重大發(fā)展機(jī)遇，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)與當(dāng)下企業(yè)發(fā)展需求相脫離，如果不進(jìn)行及時(shí)變通，勢(shì)必給企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展帶來影響；同時(shí)，信息技術(shù)的出現(xiàn)，使得檔案管理工作的全面開展有了充分的支持條件，更有利于為企業(yè)提供充分服務(wù)。因此，企業(yè)需把達(dá)到信息化標(biāo)準(zhǔn)作為一項(xiàng)目標(biāo)，分析目前檔案管理工作的實(shí)際地位和作用，加大工作創(chuàng)新力度。

一、信息化背景下檔案管理的特點(diǎn)

檔案是巨大的信息資源庫，因其不可再生性、原始憑證性、可重復(fù)利用性等備受關(guān)注。但從目前的實(shí)際情況來看，其豐富的信息資源和較低的利用率反差十分顯著，只有對(duì)其進(jìn)行合理科學(xué)開發(fā)，才能使價(jià)值完全轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力，給企業(yè)的經(jīng)營決策以及科學(xué)研究提供支持。信息化背景下，其管理工作整體呈現(xiàn)出以下特點(diǎn)：

（一）模式日漸靈活。在傳統(tǒng)管理中，基本都采用統(tǒng)一集中式管理，隨著企業(yè)間的競爭日漸激烈，單一化的管理已經(jīng)無法滿足需求，必須通過信息技術(shù)將分散和集中兩類模式結(jié)合起來，使企業(yè)獨(dú)自擁有資源，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理水平和效率。

（二）開展計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理。當(dāng)前社會(huì)信息化發(fā)展趨勢(shì)顯著，各領(lǐng)域的數(shù)據(jù)信息增長迅速，檔案管理中需要兼顧的信息數(shù)據(jù)也隨之增加。對(duì)此，通過應(yīng)用信息技術(shù)開展計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，構(gòu)建數(shù)字檔案庫以及智慧檔案館，實(shí)現(xiàn)資源整合，實(shí)施統(tǒng)一化管理，更有利于提升管理效率，便于企業(yè)獲取各項(xiàng)信息，及時(shí)做出決策。

（三）社會(huì)化協(xié)作更為強(qiáng)烈。目前市場(chǎng)競爭十分激烈，企業(yè)所有工作的開展都要對(duì)效益進(jìn)行考量，檔案管理亦如此。其中社會(huì)化協(xié)作逐漸頻繁，主要體現(xiàn)在其工作的“外包性”越來越顯著，即把內(nèi)部工作外包出去，在保證工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，減少工作壓力，降低成本，提升經(jīng)濟(jì)效益。其中社會(huì)化的管理機(jī)構(gòu)，需由政府部門對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督和引導(dǎo)，以形成極具社會(huì)化的競爭模式，進(jìn)一步提升管理效率。

二、信息化背景下企業(yè)檔案管理的地位與作用分析

檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理當(dāng)中的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，是促進(jìn)資料制度化與規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)。進(jìn)入新的市場(chǎng)環(huán)境中，該項(xiàng)工作的重要性日漸顯著，給企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展帶來巨大的支撐。尤其是在信息技術(shù)的作用下，其整體工作形式走向了高效性、信息化等，進(jìn)一步彰顯了具體的管理作用效能和在企業(yè)發(fā)展中的地位。從整體來看，該項(xiàng)管理工作的作用主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

（一）實(shí)現(xiàn)檔案的有效保存。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案是最基本的形式，其最大的缺陷就在于，保存具有一定年限性，過了時(shí)間就可能需要進(jìn)行重新整理歸檔，給檔案的完整造成不良影響。應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)之后，可以減少該類問題發(fā)生，進(jìn)一步延長檔案的保管期限，給管理工作的開展帶來更多便利，即便后續(xù)進(jìn)行大量借閱也不會(huì)給檔案本身帶來損害，最大程度上保證了管理工作的質(zhì)量。同時(shí)，信息技術(shù)能提供加密保護(hù)，進(jìn)一步提升了檔案工作的安全性。

（二）提升管理工作效率。真實(shí)有效的檔案在企業(yè)實(shí)際發(fā)展當(dāng)中發(fā)揮著重要作用，是實(shí)現(xiàn)高效化建設(shè)的重要參考。但在傳統(tǒng)管理模式下，大多數(shù)企業(yè)的管理思想都缺乏先進(jìn)性，且未嚴(yán)格實(shí)施審核，消耗大量時(shí)間，也影響管理效率。開展信息化管理，使對(duì)檔案準(zhǔn)確性與真實(shí)性的查證有了保障時(shí)間，還能及時(shí)、精準(zhǔn)地掌握檔案的閱讀量和人數(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案優(yōu)化，提升管理效率。給后續(xù)管理工作的開展帶來更多便利。

三、信息化背景下企業(yè)檔案管理存在的問題

（一）缺乏標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在信息化背景下，企業(yè)檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范已經(jīng)成為一項(xiàng)突出性問題，這就導(dǎo)致雖然為檔案管理信息化建設(shè)投入了大量資金與精力，但整體效果并不顯著，甚至難以形成完整體系。在信息化建設(shè)中，必須有明確規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，如信息數(shù)據(jù)規(guī)格、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、文本檔案形式等，但很多企業(yè)并未做好該項(xiàng)工作。不但造成了資源浪費(fèi)，還使得檔案信息過于雜亂和零散，很多原始檔案內(nèi)容未完全理順，新的數(shù)據(jù)又大量涌入，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理信息化出現(xiàn)混亂狀態(tài)。

（二）開發(fā)利用程度不足。現(xiàn)階段，很多企業(yè)都開始著手對(duì)檔案管理實(shí)施信息化建設(shè)，但因?yàn)檎w關(guān)注度不足，導(dǎo)致檔案管理十分被動(dòng)，很多管理信息系統(tǒng)開發(fā)利用程度較低，信息化發(fā)展水平不高。有些企業(yè)的管理工作甚至還停留在傳統(tǒng)層面上，即只是每日進(jìn)行檔案信息收集，再將其整合到計(jì)算機(jī)當(dāng)中。并未對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)真正的高效化應(yīng)用。甚至有些企業(yè)在調(diào)用檔案時(shí)，還是直接找尋紙質(zhì)檔案，鮮少從檔案管理系統(tǒng)中調(diào)用，這就使得檔案本身的開發(fā)利用程度長期處在一個(gè)較低水平，難以真正實(shí)現(xiàn)信息化管理。

（三）缺乏重視。檔案管理信息化建設(shè)在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的受重視程度直接決定了整體建設(shè)效率和水平，雖然目前很多企業(yè)都對(duì)該項(xiàng)工作十分重視，也建立了專門的隊(duì)伍和機(jī)構(gòu)，但仍有個(gè)別企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)缺乏重視，導(dǎo)致在資金、人力和物力方面的投入難以支撐信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程，從而延后了建設(shè)進(jìn)度，整體建設(shè)質(zhì)量難以滿足基本的發(fā)展要求。

四、企業(yè)檔案管理地位與作用的提高措施

為應(yīng)對(duì)日漸激烈的市場(chǎng)競爭，企業(yè)還需及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理思維模式，借助信息技術(shù)創(chuàng)新管理體制、優(yōu)化人員素質(zhì)、提升工作效率和水平，充分應(yīng)用其作用開展工作，以實(shí)現(xiàn)科學(xué)化與規(guī)范化管理，使更多信息資源可以和新技術(shù)相互接軌。

（一）重新建立檔案業(yè)務(wù)流程。對(duì)于常規(guī)檔案工作而言，整體上包含了收集、管理及應(yīng)用三個(gè)基本部分，在此基礎(chǔ)上，工作者直接展開信息收集、整理、儲(chǔ)存等內(nèi)容。基于信息化技術(shù)，其業(yè)務(wù)流程必須進(jìn)行重新構(gòu)建。1.完善收集。具體需應(yīng)用企業(yè)當(dāng)中的信息系統(tǒng)開展收集工作，給各部門下達(dá)和分配相關(guān)任務(wù)，再由部門人員繼續(xù)利用這一系統(tǒng)上傳具體的檔案信息。2.優(yōu)化整理。即對(duì)數(shù)字化檔案信息實(shí)施集中化管理與分類，并構(gòu)建專門的文件夾進(jìn)行存儲(chǔ)與備份。整理完具體的信息之后，還需再以部門、時(shí)間以及種類等將其進(jìn)行錄入，并設(shè)置安全管理權(quán)限。3.完善檢查。定期核查檔案的完整程度即有效性，針對(duì)其中出現(xiàn)的信息缺少等問題及時(shí)與有關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)系補(bǔ)全。4.在調(diào)取檔案時(shí)必須和管理對(duì)接，并明確和填寫具體的調(diào)取內(nèi)容、目的和責(zé)任，在防止外泄或丟失的基礎(chǔ)上，給對(duì)方賦予一定的訪問權(quán)限。

（二）加強(qiáng)檔案信息資源整合。開展檔案管理的主要目的就是防止資源出現(xiàn)丟失或者重復(fù)收集等問題。在企業(yè)的逐步發(fā)展下，每個(gè)部門每天都會(huì)產(chǎn)生大量信息，要對(duì)其進(jìn)行有效管理，就必須形成一整套完善且全面的管理體制，以強(qiáng)化資源收集和整合。以財(cái)務(wù)檔案信息為例，財(cái)務(wù)工作者每日都需全面匯總財(cái)務(wù)信息，以時(shí)間順序?yàn)闇?zhǔn)，如以周或者月進(jìn)行檔案上傳；上傳之后再依照具體情況設(shè)置專門的控制權(quán)限，定期對(duì)其數(shù)據(jù)進(jìn)行修改、整理和增設(shè)。如果是人力資源信息，則需由人力資源部門給所有職工都制定出專門的信息檔案，并根據(jù)職工崗位調(diào)整等進(jìn)行及時(shí)修訂，以確保信息的及時(shí)性與完整性。為了避免信息錄入發(fā)生沖突與交叉，則要對(duì)所有檔案信息劃定出具體的標(biāo)準(zhǔn)，以使信息的歸類更為清晰。

（三）提升檔案服務(wù)效能。開展檔案管理的主要目的是給企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和決策帶來充分的信息資料支持，但從目前的絕大多數(shù)情況來看，檔案基本上只發(fā)揮出基礎(chǔ)的借閱功能，無法體現(xiàn)出良好的服務(wù)價(jià)值，難以從根本上重視檔案管理工作，所以必須盡可能提升檔案服務(wù)效能。1.進(jìn)一步完善當(dāng)下的服務(wù)功能。各場(chǎng)景下，企業(yè)對(duì)于資料的需求都是不同的，但目前檔案的主要功能是進(jìn)行借閱，應(yīng)以此為重點(diǎn)進(jìn)行全面開發(fā)，強(qiáng)化整個(gè)管理系統(tǒng)的服務(wù)能力。如將全文檢索功能、快速檢索功能以及數(shù)據(jù)深挖功能等體現(xiàn)出來。2.在原本的服務(wù)功能上進(jìn)一步開發(fā)和應(yīng)用新功能。如進(jìn)一步提升檔案應(yīng)用效率，放寬檔案權(quán)限，面向更多人員開放。在保證基本信息安全的前提下，科學(xué)梳理各項(xiàng)檔案信息。

（四）建立信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。在建立管理信息化系統(tǒng)時(shí)，還需進(jìn)一步落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建，從而給正常的管理工作帶來更多更有效的標(biāo)準(zhǔn)支持以及保障，促進(jìn)企業(yè)工作的迅速推進(jìn)與開展。1.對(duì)于資料錄入來說，需重點(diǎn)制作出大量的詳細(xì)說明書，并將其下達(dá)到各個(gè)部門，促使其完全依照具體的說明要求開展信息的錄入與編輯工作。2.為數(shù)字檔案接收制定出詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，促使其能迅速上傳進(jìn)入?yún)R總，使信息能完全迅速及時(shí)地進(jìn)行保存，防止丟失問題產(chǎn)生。3.需建立管理標(biāo)準(zhǔn)，確保管理工作能夠完全依照具體標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)，如數(shù)據(jù)備份、存儲(chǔ)、劃分與刪除等都能在遵循規(guī)范的基礎(chǔ)上，落實(shí)與開展。

（五）創(chuàng)新應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)。1.企業(yè)可以直接應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)建立檔案共享數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的共享。比如與其他單位構(gòu)建云計(jì)算共享網(wǎng)絡(luò)，將能夠共享的內(nèi)容上傳到云端，以供所有參與共享企業(yè)直接進(jìn)行查看，降低檔案傳輸和借閱過程中產(chǎn)生的成本。2.企業(yè)還需加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理，在應(yīng)用云儲(chǔ)存的過程中注重備份，加強(qiáng)事后預(yù)防，避免檔案資源損壞、丟失或遺漏等問題發(fā)生，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效化管理。對(duì)于科技性的檔案，可以直接應(yīng)用數(shù)字水印，以標(biāo)明自己的所有權(quán)，加強(qiáng)自身知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。還可以應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)或者訪客限制技術(shù)等高效安全管理檔案，避免管理系統(tǒng)受到侵襲，有效應(yīng)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)中的各類安全風(fēng)險(xiǎn)。3.可以應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案編制進(jìn)行充分挖掘和篩選，進(jìn)一步豐富檔案內(nèi)容，提升信息資料的精準(zhǔn)性與科學(xué)性。另外，在實(shí)際編制的過程中，還要依照企業(yè)自身的發(fā)展戰(zhàn)略展開，以此更加全面展現(xiàn)檔案資源的作用，建立極具實(shí)用性的檔案專題內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)高效化應(yīng)用。

（六）加強(qiáng)檔案人才養(yǎng)成。檔案管理工作的有效開展前提就是良好的人才隊(duì)伍，目前很多企業(yè)存在人才匱乏的問題，不僅給實(shí)際的管理質(zhì)量帶來了巨大影響，還可能會(huì)導(dǎo)致相關(guān)信息出現(xiàn)混亂，對(duì)信息化管理的實(shí)現(xiàn)造成阻礙。因此，必須建立信息化、專業(yè)化的管理隊(duì)伍。1.管理隊(duì)伍進(jìn)行詳細(xì)分工，依照實(shí)際需求聘請(qǐng)具有良好工作經(jīng)驗(yàn)和信息化知識(shí)的現(xiàn)代化人才。2.針對(duì)具有良好條件的企業(yè)，還需進(jìn)一步強(qiáng)化與高校之間的溝通與合作，在校企合作中引入更多具有先進(jìn)知識(shí)和技術(shù)的人才。3.加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有管理人員的培訓(xùn)和教育，制定出全方位和長期性的培訓(xùn)規(guī)劃，進(jìn)一步提升知識(shí)掌握程度，促使信息化管理工作能夠高效落實(shí)。

五、結(jié)語

總而言之，作為當(dāng)前企業(yè)檔案管理發(fā)展中的一個(gè)主要方向，信息化的實(shí)現(xiàn)將會(huì)進(jìn)一步提升檔案信息的存儲(chǔ)量及豐富程度，給企業(yè)決策和工作開展帶來良好的保障，并促進(jìn)內(nèi)部管理的全面展開。對(duì)此，必須意識(shí)到檔案管理的重要作用，具體可以從業(yè)務(wù)流程完善、標(biāo)準(zhǔn)體系建立、人才培養(yǎng)、服務(wù)效能提升以及信息資源整合多個(gè)方面開展管理改革，全面建立一套可以真正有效適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的管理模式，進(jìn)而給企業(yè)的全面發(fā)展帶來更多依據(jù)和支撐。