大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案發(fā)展問題研究

文/中國郵政文史中心（中國郵政郵票博物館） 劉妍

近年來，由于檔案的作用與價值越發(fā)重要，企業(yè)也越來越重視檔案的管理，會根據(jù)工作需要對運營中產(chǎn)生的檔案進行收集、存儲、分析等。但是，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上企業(yè)快速發(fā)展的步伐，不能在大量的檔案資料中即時、高效地為檔案查閱人員和企業(yè)決策者提供精準(zhǔn)有效的服務(wù)。通過用大數(shù)據(jù)技術(shù)收集各類原始檔案資料，提取有用信息并加以分析、整合，最終為企業(yè)日益增長的檔案信息需求和服務(wù)功能需求提供更精準(zhǔn)、高效的服務(wù)，是企業(yè)檔案管理的新發(fā)展方式。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)檔案管理需要記錄的信息數(shù)量及種類會更加復(fù)雜，企業(yè)內(nèi)部大數(shù)據(jù)系統(tǒng)建設(shè)及大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理也面臨著挑戰(zhàn)。

一、大數(shù)據(jù)及大數(shù)據(jù)檔案

（一）大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)及發(fā)展。大數(shù)據(jù)（big data）一詞起源于互聯(lián)網(wǎng)，最早可追溯到Apache的開源項目Nutch中，是用來描述為更新網(wǎng)絡(luò)搜索索引同時進行批量處理或分析的大量數(shù)據(jù)集。自2012年起，大數(shù)據(jù)吸引了越來越多的關(guān)注，隨著不斷地豐富發(fā)展，形成了大量（Volume）、多樣（Varity）、高速（Velocity）、價值（Value）四大特征，其數(shù)據(jù)類型包括結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化三種數(shù)據(jù)。如今，大數(shù)據(jù)在各行業(yè)不斷應(yīng)用實踐，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)逐漸成為數(shù)據(jù)的主要部分。大數(shù)據(jù)的精髓在于帶來了三個顛覆性觀念的轉(zhuǎn)變：是全部數(shù)據(jù)，而不是隨機采樣；是大體方向，而不是精確制導(dǎo)；是相關(guān)關(guān)系，而不是因果關(guān)系。大數(shù)據(jù)如此重要，以至于其獲取、存儲、搜索、分析等都成為當(dāng)前重要的研究課題。

（二）大數(shù)據(jù)檔案。檔案是企業(yè)發(fā)展的真實記錄，是客觀形成、最原始的材料，也是一種獨特的信息資源。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，不能充分發(fā)揮檔案的服務(wù)價值，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，企業(yè)的檔案管理工作迎來了新的發(fā)展。

企業(yè)在發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的檔案材料，不僅包含各種會議材料、項目材料，還包括人員信息材料等，數(shù)據(jù)量豐富多樣。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式不能合理將這些檔案分門別類地歸檔好，檔案之間聯(lián)系不夠緊密，不能將現(xiàn)有檔案資源合理利用，有效開發(fā)。大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，能較好地解決這些問題。大數(shù)據(jù)檔案具有存儲數(shù)據(jù)量龐大、承載數(shù)據(jù)種類多樣等特點，能夠?qū)⑵髽I(yè)現(xiàn)存的文字、圖片、音頻、視頻等各類檔案進行數(shù)字化處理，并運用相關(guān)技術(shù)進行分類存儲，在龐大的企業(yè)存儲的檔案中，快速查詢相關(guān)聯(lián)的檔案，綜合分析處理，從價值密度低的文件中快速檢索，實現(xiàn)價值的提純，大大提高檔案的利用率，提高服務(wù)保障的精準(zhǔn)度。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的優(yōu)勢

大數(shù)據(jù)背景下的企業(yè)檔案管理，能夠發(fā)揮高科技技術(shù)的天然優(yōu)勢，在改善檔案存儲質(zhì)量的同時，不斷深挖檔案的潛在價值，為企業(yè)提供更加精準(zhǔn)的服務(wù)支撐；同時提高檔案資源的有效共享率，提高檔案查閱的效率，釋放部分檔案管理人員的工作精力，為企業(yè)檔案管理帶來極大的便利。

（一）能有效改善檔案的存儲質(zhì)量。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案主要以紙質(zhì)方式存儲，紙質(zhì)檔案數(shù)量多的企業(yè)，需要大量的空間存儲，這就對存儲的環(huán)境提出了更高的要求，在濕度、溫度、防水、防火、防蟲等方面都有極其嚴格的規(guī)定，而且隨著時間的推移，會出現(xiàn)紙張老化，導(dǎo)致紙張變脆或字跡模糊的現(xiàn)象。另外企業(yè)存儲的各類檔案，由于數(shù)據(jù)類型的差別，往往會造成相關(guān)聯(lián)的檔案不能存放在一起，為查檔工作帶來很大困難。大數(shù)據(jù)背景下，檔案資料以數(shù)據(jù)的形式存儲，將紙質(zhì)檔案、圖片檔案、視頻檔案等以電子數(shù)據(jù)的形式，按照規(guī)范原則統(tǒng)一存儲到設(shè)備當(dāng)中，極大地提高了數(shù)據(jù)的存儲質(zhì)量。而且現(xiàn)在硬盤存儲數(shù)據(jù)量巨大，一塊硬盤就可以存儲TB級的數(shù)據(jù)量，以往成千上萬張紙質(zhì)檔案，現(xiàn)在一塊硬盤就能存儲，在極大地節(jié)省存儲空間的同時更加易于保存。另外，電子數(shù)據(jù)往往會備份使用，即使系統(tǒng)出現(xiàn)故障，我們也能找到備份數(shù)據(jù)，而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理并不會將所有檔案進行復(fù)印留存。以上都能說明從安全性和操作性上，大數(shù)據(jù)檔案管理能提高檔案的存儲質(zhì)量。

（二）能不斷挖掘檔案的潛在價值。企業(yè)檔案的價值，主要表現(xiàn)在企業(yè)平時的查檔服務(wù)和利用上，想要深挖檔案的潛在價值，不僅要解決好檔案存儲的完整性，更重要的是將相關(guān)聯(lián)的檔案緊密串聯(lián)到一起，挖掘其潛在價值，為企業(yè)相關(guān)人員提供更加精準(zhǔn)的服務(wù)。借助大數(shù)據(jù)檔案管理的先進技術(shù)，能推動手動紙質(zhì)化查閱向電子化查閱方向轉(zhuǎn)變，通過設(shè)置相關(guān)篩選條件，對檔案進行深層次研究分析，從大量檔案資源中提取出全新的內(nèi)容，充分挖掘檔案的潛在價值，同時能根據(jù)各類不同的需求，定制多樣化的服務(wù)，使得企業(yè)檔案管理向先進性、智能化方向發(fā)展，改變了傳統(tǒng)模式下檔案管理效率低、精準(zhǔn)度不高等問題，推動企業(yè)檔案管理工作長足發(fā)展與進步。

（三）能極大提高檔案的管理效率。傳統(tǒng)模式下的檔案查詢主要通過紙質(zhì)檔案來查閱信息，需要檔案管理人員找到相關(guān)檔案，從中篩選并提煉出查檔者需要的有用信息。這種模式下，長時間翻閱紙質(zhì)檔案，一方面，會造成紙質(zhì)檔案的破損，加大后續(xù)存儲管理的難度；另一方面，通過人工方式翻閱、查找必然會造成人力和時間上的浪費，這些都降低了企業(yè)檔案管理的效率，更加不適應(yīng)現(xiàn)代科技的發(fā)展要求。大數(shù)據(jù)檔案建設(shè)之初，就要求企業(yè)根據(jù)檔案的性質(zhì)、類別等進行分類并存儲到設(shè)備中，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對存儲的企業(yè)檔案進行檢索、分析。查閱過程中檔案管理人員僅通過電腦就能實現(xiàn)有效數(shù)據(jù)的獲取與分析。一方面，極大提高了檔案管理人員對檔案查閱的速度與質(zhì)量；另一方面，也從側(cè)面顯示出了企業(yè)的經(jīng)營水平。

（四）能實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的資源共享。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使得檔案數(shù)據(jù)在企業(yè)內(nèi)部共享成為可能。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用能較好地解決企業(yè)檔案資源的浪費問題，提高檔案資源的利用率，同時基于大數(shù)據(jù)技術(shù)，能有效構(gòu)建檔案管理及共享系統(tǒng)，通過查檔者提出的查檔需求，檔案管理者進行查閱并實現(xiàn)價值的提純，將相關(guān)數(shù)據(jù)共享給查檔者，從而有效解決查檔必進檔案室的老問題，促進企業(yè)檔案資源的共享。另外企業(yè)各部門產(chǎn)生的檔案，根據(jù)規(guī)范化處理，按照格式要求通過大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)實時、快速共享給檔案管理者，能極大減少再次整理檔案的時間，節(jié)約檔案歸檔的成本，提高檔案歸檔的效率。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中發(fā)揮了巨大作用，帶來了更加便捷的工作方式與檔案分析處理能力，與此同時，也面臨著人力、物力、財力的巨大投入，數(shù)據(jù)存儲安全壓力倍增、人員素質(zhì)與儲備不足、缺乏未來規(guī)劃合理統(tǒng)籌等新問題、新挑戰(zhàn)，從而使得大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用面臨一些現(xiàn)實問題，不得不引起企業(yè)的重視。

（一）系統(tǒng)建設(shè)與運維需要大量投入。當(dāng)前，企業(yè)大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)速度，遠遠跟不上時代發(fā)展速度，建設(shè)適合單位發(fā)展需求的大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)。一方面，需要高性能的硬件設(shè)備及軟件環(huán)境的支撐，以此為基礎(chǔ)才能構(gòu)建智能化、數(shù)據(jù)化檔案管理模式，否則企業(yè)的檔案將無法實現(xiàn)大數(shù)據(jù)條件下的智能管理。同時企業(yè)需要將原有的紙質(zhì)檔案、圖片、視頻、音頻等傳統(tǒng)檔案文件轉(zhuǎn)變?yōu)榭捎玫碾娮訑?shù)據(jù)，建立企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫，對于有大量檔案存放的企業(yè)來說，為了增加檔案數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)程度，便于后續(xù)查找，要求在轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)的過程中，按照規(guī)定轉(zhuǎn)化為規(guī)范可用的數(shù)據(jù)集，并建立相關(guān)數(shù)據(jù)檔案的索引鏈接，這是一個浩大的工程，需要人力、物力、財力的支持；另一方面，系統(tǒng)的軟硬件運行維護也需要專業(yè)運維人員，檔案涉及企業(yè)運轉(zhuǎn)各個環(huán)節(jié)，需要及時歸檔、存儲，也需要第一時間為查檔者提供需要的信息，所以軟硬件出現(xiàn)故障，必須第一時間解決，這就要求企業(yè)投入資金建立軟硬件備份庫。所以，企業(yè)大數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)建設(shè)不是一蹴而就的，需要企業(yè)增大投入并穩(wěn)步推進，才能發(fā)揮出檔案的最大價值。

（二）數(shù)據(jù)存儲與管理存在安全隱患。企業(yè)檔案是在運營過程中產(chǎn)生的實物見證，記錄著企業(yè)成長的全部過程，同時有大量的公司保密性信息，一旦丟失或者泄露，會帶來巨大損失。大數(shù)據(jù)時代，大量檔案數(shù)據(jù)以電子數(shù)據(jù)進行存儲，不可避免地會與網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生聯(lián)系，有可能出現(xiàn)內(nèi)在或外在的網(wǎng)絡(luò)安全隱患，造成檔案數(shù)據(jù)的丟失、泄露或被惡意篡改等安全問題。另外企業(yè)及檔案管理人員對檔案安全重視程度不夠，沒有制定規(guī)范的檔案管理制度或不能按照檔案管理相關(guān)制度進行檔案管理，造成檔案的缺失、遺漏等。這就要求企業(yè)及檔案管理人員重視檔案數(shù)據(jù)的管理與建設(shè)，實時監(jiān)控檔案信息處理，形成穩(wěn)定的數(shù)據(jù)存儲機制與管理模式。

（三）人員素質(zhì)與儲備具有一定差距。由于檔案的特殊性及重要性，檔案管理有一套嚴格的技術(shù)流程，尤其是在大數(shù)據(jù)檔案管理中，更需要從源頭對企業(yè)各類檔案數(shù)據(jù)進行規(guī)范的電子化處理。同時，針對不同的檔案，使用不同的方式進行分析處理是管理人員需要具備的技術(shù)條件，這就對管理人員的素質(zhì)提出更高的要求。現(xiàn)實情況，企業(yè)中檔案管理人員數(shù)量少，人員流動大，很少參加檔案類的培訓(xùn)，更不用說了解大數(shù)據(jù)檔案的管理與應(yīng)用相關(guān)知識，甚至有些企業(yè)沒有專門的檔案管理人員由其他部門人員兼職，這些都體現(xiàn)了企業(yè)對檔案管理人員，培養(yǎng)不夠重視；另外，企業(yè)沒有對高學(xué)歷、高素質(zhì)、熟悉大數(shù)據(jù)檔案管理的人才引進計劃，更多的是關(guān)注管理人才與技術(shù)人才的引進，這種情況加劇了人才儲備機制的不健全，不能很好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)條件下的檔案管理工作。

（四）未來規(guī)劃與發(fā)展缺乏合理統(tǒng)籌。隨著對大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入研究，更加智能、便捷、新穎的技術(shù)將會被開發(fā)出來，如果這些技術(shù)在企業(yè)檔案管理中能及時應(yīng)用，會使得企業(yè)檔案的潛在價值挖掘得更充分，同時為檔案管理者提供更加便捷的管理方式，為企業(yè)決策者提供更加精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支撐，為企業(yè)帶來更多無形的財富，從而為企業(yè)長遠發(fā)展注入新的活力。但是，現(xiàn)階段科技發(fā)展迅速，大數(shù)據(jù)技術(shù)更新迭代速度快、新技術(shù)層出不窮，現(xiàn)實情況是企業(yè)不能合理統(tǒng)籌，對未來大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用規(guī)劃不夠明確，并沒有及時對最初部署的大數(shù)據(jù)技術(shù)升級，存在沒有留好大數(shù)據(jù)技術(shù)升級接口等現(xiàn)實情況，這樣就造成了檔案后續(xù)發(fā)展力量不足，對大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用造成影響。

四、結(jié)語

大數(shù)據(jù)的發(fā)展為企業(yè)檔案管理工作注入了新的活力，提供了新的管理方式，帶來了巨大的變化。企業(yè)要抓住大數(shù)據(jù)發(fā)展的機遇，與時俱進，科學(xué)規(guī)范，不斷挖掘企業(yè)檔案的價值，為相關(guān)人員提供精準(zhǔn)服務(wù)；同時要直面大數(shù)據(jù)在企業(yè)檔案管理中面臨的各類問題，科學(xué)規(guī)劃與統(tǒng)籌，善于分析并解決，只有這樣才能開創(chuàng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理工作應(yīng)用的新局面。