數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新路徑探討

文/山東省濱州市濱城區(qū)統(tǒng)計(jì)局 王玉鳳

檔案管理具有較強(qiáng)的社會(huì)服務(wù)性，只有結(jié)合當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展，有效推進(jìn)數(shù)字化管理工作，才能夠使數(shù)字信息得到更加廣泛的運(yùn)用。在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，檔案管理是一項(xiàng)必不可少的工作，管理內(nèi)容相對(duì)繁瑣，只有結(jié)合數(shù)字化的背景，進(jìn)行合理的創(chuàng)新，才能夠使檔案管理滿足市場(chǎng)環(huán)境的需要。

一、檔案數(shù)字化創(chuàng)新管理的意義↙

在社會(huì)各個(gè)行業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，要意識(shí)到數(shù)字化發(fā)展的重要作用，才能夠促進(jìn)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，當(dāng)前數(shù)字化發(fā)展已經(jīng)成為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的重要力量，要想使檔案管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階，只有在檔案管理的各項(xiàng)環(huán)節(jié)中，積極引入先進(jìn)的數(shù)字化管理模式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的價(jià)值與作用，創(chuàng)新當(dāng)前的檔案管理路徑，才能從整體上提高檔案管理的效率。檔案是歷史的真實(shí)寫(xiě)照，是人類發(fā)展不能割斷的歷史，檔案提供的史料，是當(dāng)今進(jìn)行重大決策的重要依據(jù)。檔案資料由于收集、整理、保管的特殊性，決定其對(duì)歷史反映的真實(shí)程度要優(yōu)越于其他資料，為人們認(rèn)識(shí)歷史、認(rèn)識(shí)客觀世界提供了很好的教材，所以充分利用檔案資料，就能為我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)的決策和制定政策提供強(qiáng)有力的依據(jù)。檔案資料包含著人類智慧的結(jié)晶，蘊(yùn)藏著前人寶貴的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，是廣大專業(yè)技術(shù)人員、管理人員以及各行各業(yè)人員學(xué)習(xí)的寶庫(kù)，管理人員只有從中吸收營(yíng)養(yǎng)，才能夠更好地為祖國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

（一）有利于形成新型管理模式。在檔案管理的創(chuàng)新過(guò)程中，必須要對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行更加科學(xué)合理的利用，才能夠?yàn)闄n案管理創(chuàng)造更多的發(fā)展機(jī)會(huì)，要想使檔案管理具備更強(qiáng)的先進(jìn)性與科學(xué)性，具體可以表現(xiàn)為以下三個(gè)方面：1.對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化的處理，是當(dāng)今時(shí)代的一種新型模式，能夠使當(dāng)前的管理工作由復(fù)雜變得簡(jiǎn)單，還能夠?yàn)闄n案的各項(xiàng)環(huán)節(jié)提供更加先進(jìn)的技術(shù)支持，提升檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)與創(chuàng)新能力，為實(shí)現(xiàn)智能化管理提供必要的條件；2.數(shù)字化管理能夠解決當(dāng)前管理工作當(dāng)中的一些難題，減輕管理人員的工作壓力，提高工作效率；3.由于數(shù)字化管理是時(shí)代發(fā)展的重要體現(xiàn)，必須使檔案管理結(jié)合當(dāng)前發(fā)展的實(shí)際情況，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，才能夠促進(jìn)數(shù)字化管理的高效運(yùn)行。

（二）有利于提高管理的效率。數(shù)字化管理作為一種創(chuàng)新型的工作方式，能夠充分利用數(shù)字化技術(shù)的特點(diǎn)，提升各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的工作效率，例如，在管理檔案的過(guò)程中，數(shù)字化的作業(yè)方式將各項(xiàng)檔案都能夠進(jìn)行編碼處理，在這種情況下，就能夠快速地對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取，從而節(jié)省了工作人員的時(shí)間，在最大程度上提升工作人員的業(yè)務(wù)效率。除此之外，只有將數(shù)字化技術(shù)與當(dāng)前的管理工作內(nèi)容實(shí)際結(jié)合起來(lái)，才能夠?qū)鹘y(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，在這種形勢(shì)下，能夠大大提升管理工作的實(shí)際效率，從而豐富當(dāng)前工作人員的工作內(nèi)容，更好地發(fā)揮職能優(yōu)勢(shì)，以更加積極的工作狀態(tài)投入到工作當(dāng)中。

（三）有利于節(jié)約資源。只有結(jié)合當(dāng)前檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)目前的有形資源進(jìn)行不斷整合，才能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化管理。在具體的操作過(guò)程中，為了節(jié)約檔案管理中的有形資源，應(yīng)該將有形資源逐步向無(wú)形資源轉(zhuǎn)化，對(duì)當(dāng)前的檔案資源進(jìn)行數(shù)字化管理。只有在檔案管理過(guò)程中，減輕工作人員的壓力，降低紙質(zhì)資料的使用量，對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)水平進(jìn)行有效提升，才能夠充分發(fā)揮無(wú)形資源的優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理數(shù)據(jù)信息的安全性與合理性。由于在推進(jìn)數(shù)字化管理的過(guò)程中，能夠?qū)Ξ?dāng)前的管理工作實(shí)現(xiàn)便捷的管控，還可以有效地節(jié)約人力、物力，避免資源浪費(fèi)，有利于降低檔案管理維護(hù)的成本問(wèn)題。除此之外，檔案管理還具備循環(huán)查閱、方便管理、智能優(yōu)化等各項(xiàng)特點(diǎn)，只有在管理工作中充分發(fā)揮數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，才能夠節(jié)約各項(xiàng)管理資源。

二、檔案管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題↙

（一）數(shù)字化過(guò)程缺乏全面的管理。在檔案管理的過(guò)程中，由于缺乏更加完善的管理制度，也沒(méi)有通過(guò)更加科學(xué)合理的措施進(jìn)行改善，在這種情況下，就會(huì)存在著一些亟須解決的問(wèn)題，主要有以下三個(gè)方面：1.由于目前已經(jīng)提升了對(duì)數(shù)字化管理的重視程度，但依舊流于表面形式，沒(méi)有將各項(xiàng)管理措施進(jìn)行有效落實(shí)，如果不能夠充分發(fā)揮檔案管理創(chuàng)新理論的重要作用，也沒(méi)有結(jié)合實(shí)際工作的具體情況，進(jìn)行深入的分析與調(diào)研，在這種情況下，很難使數(shù)字化檔案管理制度進(jìn)行有效的落實(shí)；2.在對(duì)相關(guān)的數(shù)字化管理設(shè)備進(jìn)行采購(gòu)的基礎(chǔ)上，忽略了人才的重要作用，如果大量采購(gòu)相關(guān)的設(shè)備，沒(méi)有及時(shí)對(duì)相關(guān)的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，在這種情況下，就會(huì)使工作人員難以掌握數(shù)字化設(shè)備的各項(xiàng)操作流程，從而不能夠?qū)?shù)字化設(shè)備進(jìn)行有效運(yùn)用；3.沒(méi)有提升數(shù)字化的安全性，數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存具有一定的差距，必須要依靠信息技術(shù)才能夠進(jìn)行更好地保存，一旦受到病毒攻擊，很容易造成系統(tǒng)出現(xiàn)各類問(wèn)題。

（二）數(shù)字化管理相對(duì)獨(dú)立。由于當(dāng)前檔案管理的數(shù)字化程度相對(duì)較低，在這種情況下，就會(huì)使數(shù)字化管理處于相對(duì)獨(dú)立的狀態(tài)，在檔案管理部門(mén)中，不能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享，從而不能夠使單位內(nèi)部的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，導(dǎo)致部門(mén)之間出現(xiàn)信息壁壘，阻礙數(shù)字化管理的發(fā)展進(jìn)程。一方面，由于目前的數(shù)字化管理依舊處于初級(jí)階段，針對(duì)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定不夠完善，難以形成統(tǒng)一的形式標(biāo)準(zhǔn)；另一方面，在建設(shè)數(shù)字化管理的過(guò)程中，必須要投入大量的資金，以便于采購(gòu)相關(guān)的數(shù)字化設(shè)施，除此之外，也要積極引進(jìn)復(fù)合型人才，以便于對(duì)檔案進(jìn)行更加有效地管理，但由于各級(jí)管理單位可能會(huì)受到發(fā)展水平的限制，在這種情況下，就會(huì)使各地的檔案管理水平出現(xiàn)一定的差距。

（三）缺乏較高的利用效率。由于在當(dāng)前的檔案管理工作過(guò)程中，沒(méi)有對(duì)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行高效利用，為了對(duì)數(shù)字化管理進(jìn)行普及，必須讓工作人員具備更強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)與綜合能力，熟悉數(shù)字化管理的各項(xiàng)操作流程。從目前形勢(shì)來(lái)看，由于數(shù)字化管理還處于探索階段，缺乏完善的制度來(lái)規(guī)范當(dāng)前的操作流程，這就難以提升數(shù)字化管理的利用率。除此之外，由于部分管理人員沒(méi)有掌握數(shù)字化設(shè)備的使用方式，自身缺乏相關(guān)的專業(yè)水平，很難推進(jìn)檔案管理工作有序進(jìn)行。如果檔案管理人員依舊沿用傳統(tǒng)的管理方式，沒(méi)有從自身做起，樹(shù)立積極探索的創(chuàng)新意識(shí)，則無(wú)法充分發(fā)揮數(shù)字化管理的重要作用。

（四）檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高。檔案學(xué)是一門(mén)綜合性學(xué)科，要求檔案管理人員必須具備一定的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。而現(xiàn)階段的基層檔案管理人員在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、思想觀念等方面參差不齊，無(wú)論是業(yè)務(wù)熟練程度還是工作方法和態(tài)度上都有待提高。很多基層單位沒(méi)有專職檔案管理人員，大多是兼職，因此對(duì)檔案管理往往心有余而力不足，基本上沒(méi)有足夠的時(shí)間去管理或整理大量的檔案資料，更缺乏信息開(kāi)發(fā)應(yīng)用能力和敏銳的信息意識(shí)，這就極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

（五）檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱。由于基層單位領(lǐng)導(dǎo)主要精力都放在經(jīng)濟(jì)上，對(duì)與檔案相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)甚少，個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)將檔案工作簡(jiǎn)單地曲解為把文件材料收集、裝訂一下，檔案意識(shí)相當(dāng)薄弱。有的領(lǐng)導(dǎo)干部甚至認(rèn)為檔案工作只是檔案部門(mén)的事，自己不想管也不愿管。除此之外，有些部門(mén)對(duì)檔案工作重視不夠，沒(méi)有把檔案工作列入年度工作計(jì)劃，不研究、不安排，檔案問(wèn)題得不到解決，場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員更是沒(méi)有保障，檔案工作自然就做不好。

三、改善數(shù)字化檔案管理的創(chuàng)新方式↙

（一）提升檔案管理的深度。在對(duì)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新的過(guò)程中，必須要積極引進(jìn)相關(guān)的管理技術(shù)與管理模式，從而對(duì)當(dāng)前材料的存儲(chǔ)、分析以及處理等各項(xiàng)工作提供有力的保障，提高各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)的工作效率，為管理人員提供更加便捷的服務(wù)。首先，可以通過(guò)二維碼管理的形式，將二維碼設(shè)置到工作人員的證件當(dāng)中，當(dāng)工作人員需要對(duì)資料進(jìn)行提取時(shí)，掃描二維碼即可完成，帶來(lái)極大的便利。與此同時(shí)，也可以通過(guò)設(shè)置相關(guān)密碼的形式，以提升檔案管理的安全性與規(guī)范性。除此之外，還可以充分應(yīng)用RFID技術(shù)，以便于工作人員對(duì)檔案進(jìn)行更好的管理，將檔案的各類信息有效地與RFID進(jìn)行融合，從而提升檢索的效率，全面加強(qiáng)對(duì)于數(shù)字化管理的管控。

（二）實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的有效銜接。為了更好地應(yīng)用數(shù)字化管理系統(tǒng)開(kāi)展相關(guān)的工作，必須要從以下幾點(diǎn)做起：1.要規(guī)范當(dāng)前檔案管理的形式，在運(yùn)用傳統(tǒng)的管理模式過(guò)程中，也要加大對(duì)于數(shù)字保存形式的應(yīng)用，通過(guò)對(duì)各類圖片以及視頻等形式，來(lái)為檔案管理提供更加有利的條件；2.要結(jié)合當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)，提升對(duì)于各類文件的利用效率，通過(guò)檢索平臺(tái)，有效地降低文檔查詢的時(shí)間，并做好檔案管理的各項(xiàng)工作，同時(shí)在管理系統(tǒng)中增加相關(guān)的功能，滿足當(dāng)前管理的發(fā)展要求，適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的變化；3.也要結(jié)合目前管理的實(shí)際情況，對(duì)于各類有效信息進(jìn)行共享，從而為相關(guān)人員提供更加便捷的服務(wù)，在最大程度上充分發(fā)揮檔案管理的重要作用。

（三）根據(jù)檔案管理的實(shí)際情況進(jìn)行創(chuàng)新。隨著信息技術(shù)的普及，大數(shù)據(jù)也廣泛被應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)的管理過(guò)程當(dāng)中，在檔案管理的數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，不僅能夠有效地提升當(dāng)前的管理質(zhì)量，還能夠保障檔案資料及時(shí)地存儲(chǔ)，提升檔案管理的安全性與規(guī)范性。1.應(yīng)該加大對(duì)于檔案管理的資金投入，從而為運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)提供良好的條件，與此同時(shí)，也應(yīng)該不斷完善當(dāng)前的信息化設(shè)備；2.提升對(duì)于人才的重視程度，定期對(duì)管理人員開(kāi)展相關(guān)的培訓(xùn)工作，以提高管理人員的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)。對(duì)于管理人員來(lái)講，應(yīng)該從自身做起，樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)，通過(guò)各種有效的學(xué)習(xí)渠道提升自身的技術(shù)水平。

檔案工作要求細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)，工作步驟多、環(huán)節(jié)多、程序多、耗時(shí)多，致使完成任務(wù)的時(shí)間彈性比較大，檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的責(zé)任心，一絲不茍、一步步地做好檔案工作，保持歸檔案卷的齊全完整和質(zhì)量，確保其作為歷史證據(jù)的可靠性。除此之外，檔案管理人員還要具備健康的心理素質(zhì)，適時(shí)調(diào)整心理狀態(tài)，有較強(qiáng)的自制力和自控力。創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，變革時(shí)代需要?jiǎng)?chuàng)新社會(huì)管理模式，對(duì)于檔案工作也要?jiǎng)?chuàng)新，作為一個(gè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)者，首先對(duì)工作要有創(chuàng)新意識(shí)，并有強(qiáng)烈的創(chuàng)新欲望，這樣才能有新的創(chuàng)新發(fā)展。由于檔案工作屬于一成不變的，單調(diào)而枯煩，這便會(huì)使得大多數(shù)檔案工作人員在工作中，缺乏創(chuàng)新理念及創(chuàng)新欲望，如果依舊墨守成規(guī)，按傳統(tǒng)辦事，對(duì)于日常檔案工作，也只是滿足于每年立卷歸檔多少案卷，提供利用服務(wù)多少卷人次，而對(duì)于市場(chǎng)需要哪方面的檔案材料，最前沿學(xué)科發(fā)展情況如何，檔案工作是否適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)和社會(huì)發(fā)展需要等等，卻一無(wú)所知或知之甚少，更談不上檔案工作如何主動(dòng)、超前服務(wù)于市場(chǎng)，服務(wù)于社會(huì)。

（四）做好群眾服務(wù)?，F(xiàn)今檔案工作要注重服務(wù)群眾，服務(wù)群眾是檔案工作的最終目的，只有提升服務(wù)群眾的質(zhì)量與水平，才能汲取檔案工作群眾思想之精華，使檔案管理獲得源源不竭的動(dòng)力，讓沉悶枯燥的檔案管理工作變得趣味橫生。由此可見(jiàn)，只有切實(shí)做好服務(wù)群眾的工作，明確服務(wù)工作不僅僅是對(duì)外開(kāi)放以及簡(jiǎn)單的查詢服務(wù)，才能夠充分發(fā)揮群眾優(yōu)勢(shì)，讓各界群眾成為檔案管理的主角。

（五）完善檔案的收集工作。1.完善檔案材料收集的長(zhǎng)效機(jī)制，并把普通收集、定向收集、長(zhǎng)期性收集與突擊性收集結(jié)合起來(lái)，完善科學(xué)、合理、有效的檔案收集機(jī)制，發(fā)揮檔案工作者的主動(dòng)性，克服其工作的盲目性、隨意性和應(yīng)付性，增強(qiáng)檔案資料的真實(shí)性，收集過(guò)程的規(guī)范性；2.疏通和拓展檔案材料的來(lái)源渠道。在法律和道德允許的范圍內(nèi)，拓展干部人事檔案資料的來(lái)源渠道，力求材料來(lái)源的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、廣泛性和反映問(wèn)題的全面性；3.完善檔案歸檔制度，提高工作效率。充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段，及時(shí)處理不符合歸檔要求的材料，利用現(xiàn)代通信工具和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時(shí)督促、監(jiān)管檔案材料的辦理進(jìn)程，規(guī)范檔案資料歸檔，創(chuàng)新工作機(jī)制。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為了適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展，必須充分發(fā)揮數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)，才能夠?qū)崿F(xiàn)各個(gè)行業(yè)的創(chuàng)新與升級(jí)，數(shù)字化對(duì)于各個(gè)行業(yè)都具有重要的意義，只有結(jié)合當(dāng)今的時(shí)代背景，對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的創(chuàng)新與改善，才能夠提升當(dāng)前的工作效率，對(duì)目前檔案管理工作過(guò)程中的各項(xiàng)資源進(jìn)行整合與優(yōu)化，才能推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程的有效運(yùn)行。針對(duì)當(dāng)前數(shù)字化管理過(guò)程中存在的實(shí)際問(wèn)題，必須結(jié)合實(shí)際情況，通過(guò)更加科學(xué)合理的措施進(jìn)行解決，建立健全更加完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)，提升當(dāng)前建設(shè)的水平，通過(guò)各種創(chuàng)新方式實(shí)行更加全面的管理，以促進(jìn)檔案管理的健康有序發(fā)展。