整體觀視域下檔案數(shù)據(jù)治理體系推進(jìn)探討

文/揚(yáng)州大學(xué)社會發(fā)展學(xué)院 嚴(yán)皓

隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等新興信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案工作的重心也逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閷n案數(shù)據(jù)資源的安全存儲治理，因而，檔案數(shù)據(jù)治理問題必然屬于歷史的發(fā)展問題。金波在《大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)治理研究》中提到“推進(jìn)多元、協(xié)同、融合為一體的檔案數(shù)據(jù)治理新機(jī)制，建立科學(xué)合理的檔案數(shù)據(jù)治理體系?！比欢婕啊盀槭裁匆獙?shí)現(xiàn)一體化管理”以及“怎樣有效融為一體治理”等相關(guān)問題時(shí)，尚未明確原因與方法。為了推動檔案數(shù)據(jù)治理體系研究的縱向發(fā)展，筆者嘗試從整體化的視角對上述問題進(jìn)行的解答，并在推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)治理體系建設(shè)方面進(jìn)行探索。

一、整體化視域下檔案數(shù)據(jù)治理體系建設(shè)的內(nèi)涵

“檔案數(shù)據(jù)”一詞最初的概念是由我國檔案信息機(jī)構(gòu)研究人員總結(jié)工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合日益新潮的大數(shù)據(jù)技術(shù)，于2008年后創(chuàng)造的新術(shù)語，其后隨著各類新興技術(shù)的發(fā)展與迭代，有關(guān)“檔案數(shù)據(jù)”的內(nèi)涵與外延不斷得到豐富拓展和深刻研究：有的學(xué)者將檔案數(shù)據(jù)歸納為“檔案主管機(jī)構(gòu)保留與收集的所有原始數(shù)據(jù)”；有的學(xué)者則認(rèn)為檔案數(shù)據(jù)具體應(yīng)該包括檔案目錄、內(nèi)容、檔案實(shí)體等相關(guān)數(shù)字資源；還有學(xué)者通過考察國外學(xué)者關(guān)于“檔案數(shù)據(jù)”的使用環(huán)境與學(xué)科內(nèi)涵意圖，指出檔案學(xué)科視角下檔案數(shù)據(jù)的合理范疇。當(dāng)前學(xué)界則普遍將“檔案數(shù)據(jù)”理解為“數(shù)據(jù)化的檔案信息及具備檔案性質(zhì)的數(shù)據(jù)記錄”。

檔案數(shù)據(jù)治理體系整體化發(fā)展的主要內(nèi)容包括檔案部門、社會組織和公民等多元主體協(xié)同合作，依據(jù)一定的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，充分利用大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)生成、收集、管理、存儲、利用的整個(gè)生命周期進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的全程管理，挖掘檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，滿足社會利用需求，從而“讓檔案數(shù)據(jù)得以實(shí)現(xiàn)善治?！逼渲兄档米⒁獾氖牵獔?jiān)持以檔案數(shù)據(jù)的安全保管為核心，厘清能夠影響檔案數(shù)據(jù)治理的各類因素，發(fā)揮主體與客體的統(tǒng)籌協(xié)作，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)高效治理的目的，豐富國家現(xiàn)代化治理體系理論。

二、檔案數(shù)據(jù)治理體系整體化發(fā)展的依據(jù)

檔案數(shù)據(jù)治理體系是以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的安全保管與業(yè)務(wù)合理開發(fā)為重要目標(biāo)。目前有關(guān)檔案數(shù)據(jù)治理的研究過于追求技術(shù)化、理論化，缺乏用整體觀意識看待如何發(fā)展檔案數(shù)據(jù)治理體系。筆者認(rèn)為，采用整體觀視角思考檔案數(shù)據(jù)治理內(nèi)容，是避免該類型問題走向碎片化研究的一種可行性思路，主張通過協(xié)調(diào)整體與部分的關(guān)系實(shí)現(xiàn)多元主體共治共享，達(dá)到目的與行動的一致性。其主要依據(jù)如下：

（一）理論層面。1.哲學(xué)層面。馬克思唯物辯證法指出：世界上的所有事物均由內(nèi)部各個(gè)部分有機(jī)聯(lián)系構(gòu)成，因此整體是部分的有機(jī)結(jié)合，占據(jù)主要領(lǐng)導(dǎo)與統(tǒng)率地位，而部分不能離開整體而獨(dú)立，兩者的關(guān)系是密不可分、相互依存的。常大偉認(rèn)為檔案數(shù)據(jù)治理能力的結(jié)構(gòu)可以分為：數(shù)據(jù)質(zhì)量管控、數(shù)據(jù)組織管理、數(shù)據(jù)開發(fā)利用、數(shù)據(jù)開放、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)制度建設(shè)、數(shù)據(jù)的統(tǒng)籌規(guī)劃、數(shù)據(jù)治理保障、數(shù)據(jù)發(fā)展創(chuàng)新。金波則在《大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)治理研究》一文中將檔案數(shù)據(jù)治理體系劃分成數(shù)據(jù)治理控制、數(shù)據(jù)整合集成、數(shù)據(jù)共享利用、數(shù)據(jù)安全保障、數(shù)據(jù)治理運(yùn)行機(jī)制共五個(gè)方面。無論是前者的“九大要點(diǎn)”還是后者的“五個(gè)方面”，都同屬于檔案數(shù)據(jù)治理體系這一有機(jī)整體的“部分”結(jié)構(gòu)，呈現(xiàn)包含與被包含的關(guān)系。站在檔案數(shù)據(jù)治理體系的角度，該整體具備上述“部分”在彼此獨(dú)立狀態(tài)下所缺乏的整體性特征，因此統(tǒng)領(lǐng)制約“部分”的所有內(nèi)容，與此同時(shí)，整個(gè)有機(jī)整體也不能輕視任意上述“部分”的作用?？傊?，為了實(shí)現(xiàn)整體功能效果大于部分之和的理性效果，必須要求重視體系內(nèi)部每個(gè)“部分”的功能，利用部分功能的完善與改進(jìn)，推動整體的優(yōu)化發(fā)展。2.數(shù)據(jù)管理層面。數(shù)字管護(hù)理論認(rèn)為“數(shù)字資料全生命周期中，以數(shù)字資料的復(fù)用、共享和增值為目標(biāo)，各利益主體包括數(shù)字資料生產(chǎn)者、管理者、消費(fèi)者和其相關(guān)人員主動介入對數(shù)字資料進(jìn)行的管理活動?！痹摾碚撋羁剃U釋了檔案數(shù)據(jù)在誕生到最終保存管理及利用的整個(gè)運(yùn)動過程中所受到的影響。因此，為了保障檔案數(shù)據(jù)治理體系的運(yùn)行，必須認(rèn)識整體與部分的聯(lián)系，要求檔案數(shù)據(jù)治理體系中的“部分”嚴(yán)格遵循整個(gè)數(shù)據(jù)生命周期，確保檔案數(shù)據(jù)從形成到永久保存或消除整個(gè)過程的高效治理，從始至終完成對數(shù)據(jù)的全面與安全控制，保障檔案數(shù)據(jù)治理體系的整體優(yōu)化建設(shè)。

（二）實(shí)踐層面。國家檔案局原局長楊冬權(quán)針對檔案數(shù)據(jù)化的問題這樣回答：“檔案數(shù)據(jù)化就意味著我想利用檔案了，不要求我自己去查詢，而是資料能夠自動推送過來?！睂?shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)治理不僅能夠保障檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容挖掘、文本聯(lián)系以及價(jià)值分析，同時(shí)也意味著傳統(tǒng)檔案界從最初的“重存輕取”工作理念走向以“開發(fā)服務(wù)”為主的工作新導(dǎo)向。在新的時(shí)代環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)安全問題不單單在于技術(shù)存儲層面，還來源于其他方面。面對大量原始數(shù)據(jù)的誕生和多主體參與的復(fù)雜綜合體，新生的檔案資源權(quán)屬問題日益嚴(yán)峻；促進(jìn)當(dāng)前國家各檔案館（室）所保存的海量館藏的數(shù)據(jù)化，如何做到人力的安排以及轉(zhuǎn)入過程中保障數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐暾耘c安全性。互聯(lián)網(wǎng)攻擊頻繁和私人信息泄密日益嚴(yán)重的當(dāng)下，如何保障檔案主管部門或機(jī)構(gòu)對旗下所保存的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行安全維護(hù)防止檔案數(shù)據(jù)的盜竊；面對突發(fā)危機(jī)事件，如何保障檔案數(shù)據(jù)安全保存和合理備份、是否有明確的應(yīng)急處理流程等。因此，為了切實(shí)保證檔案數(shù)據(jù)的安全，確保檔案數(shù)據(jù)治理體系發(fā)揮整體有效作用，需要政策、法規(guī)、技術(shù)、人力等各“部分”的統(tǒng)籌協(xié)助，才能最終實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的“高枕無憂”。

三、整體化視域下檔案數(shù)據(jù)治理體系建立的闡釋

檔案治理屬于國家治理內(nèi)容，在技術(shù)先行、數(shù)據(jù)為王的時(shí)代，檔案治理的核心業(yè)務(wù)在于檔案數(shù)據(jù)的安全管理與治理，在檔案數(shù)據(jù)治理體系內(nèi)，多元共治的理念是其最主要的特征或標(biāo)志，強(qiáng)調(diào)檔案管理部門、社會機(jī)構(gòu)和公共組織合作協(xié)同，這就要求該體系正確處理全局與局部、當(dāng)下與未來、發(fā)展與靜止之間的關(guān)系。

（一）檔案數(shù)據(jù)治理體系整體化發(fā)展強(qiáng)調(diào)體系內(nèi)部的有機(jī)協(xié)調(diào)。檔案數(shù)據(jù)作為重要的國家或社會數(shù)據(jù)資源，對其妥善的保管與管理顯得尤為重要。面對因社會實(shí)踐活動不斷積累的碎片化與細(xì)顆?；黠@的檔案數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的實(shí)物資源治理方式明顯不能符合預(yù)期的要求。同時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的質(zhì)量篩選、資源整合組織、分享共建以及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測防范等目的，不僅當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)治理體系需要將上述情況考慮在內(nèi)，保障體系的全局狀態(tài)與改變不會對體系內(nèi)部各局部功能造成直接影響或風(fēng)險(xiǎn)，而局部的功能領(lǐng)域也同時(shí)反作用于全局。只有正確厘清全局與局部的各自特征與作用，兩者統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、共同發(fā)展，才能確保整個(gè)體系的安全長久運(yùn)作。

（二）檔案數(shù)據(jù)治理體系整體化發(fā)展要著眼未來。檔案數(shù)據(jù)治理體系的整體化要求決策領(lǐng)導(dǎo)層與技術(shù)管理層在實(shí)施檔案數(shù)據(jù)治理時(shí)要摒棄短視行為，所做決策要注重可持續(xù)利用，而不是被動地根據(jù)實(shí)際情況做出沒有戰(zhàn)略規(guī)劃的決策。例如，我國各級國家綜合檔案館的館藏?cái)?shù)量正在迅速增加，其中館藏檔案達(dá)到75051.1萬卷、件，照片檔案2056.0萬張，館藏電子檔案127.7萬GB，館藏檔案數(shù)字化副本1556.4萬GB。在對上述檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)化的過程中，包括檔案數(shù)據(jù)的生成、組織收集、存儲管理以及分享利用等操作均需要保持嚴(yán)格的規(guī)范執(zhí)行，以保證后續(xù)可以科學(xué)地分享利用，為推動檔案數(shù)據(jù)治理體系的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，檔案治理的多元主體在商討和建立體系規(guī)則時(shí)應(yīng)該充分考慮技術(shù)迭代、格式規(guī)范、項(xiàng)目精準(zhǔn)等外在變動影響因素，建立規(guī)范的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)描述方式等操作協(xié)議，保障現(xiàn)有的數(shù)據(jù)化檔案資料即使在未來某一階段也能順利被相關(guān)使用者利用，而不至于造成識別困難或無法破譯的窘境。

（三）檔案數(shù)據(jù)治理體系是動態(tài)的而非靜止。檔案數(shù)據(jù)治理體系中其核心或者基礎(chǔ)單位就是檔案數(shù)據(jù)，其不僅具備檔案的原始記錄性、歷史性、社會性等固有特性以外，還具有廣源性、共生與互生性、累積性、擴(kuò)展性與易算性等新特征。因此與實(shí)物館藏管理和數(shù)字化檔案資源管理相比，數(shù)據(jù)時(shí)代檔案數(shù)據(jù)資源管理更易遇到問題與挑戰(zhàn)。針對問題與挑戰(zhàn)的動態(tài)化，檔案數(shù)據(jù)主管單位應(yīng)及時(shí)對檔案數(shù)據(jù)治理體系進(jìn)行適用性判斷，及時(shí)調(diào)整與補(bǔ)充新的內(nèi)容與政策，以滿足新環(huán)境的變化要求。

四、整體化視域下檔案數(shù)據(jù)治理體系建設(shè)的推進(jìn)策略

（一）樹立整體觀，提升整體化管理意識。整體化檔案數(shù)據(jù)治理打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，在檔案數(shù)據(jù)的運(yùn)行管理過程作為整體進(jìn)行研究與治理，最大程度上保障檔案數(shù)據(jù)免遭各種風(fēng)險(xiǎn)因素的破壞，因而關(guān)注的不再是局部問題或者單個(gè)影響的解決。由此，僅憑上文提到的“九大要點(diǎn)”或“五個(gè)方面”策略已經(jīng)不能滿足當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)的安全治理需求，為了提升檔案數(shù)據(jù)安全的保障體系的持續(xù)化發(fā)展能力，應(yīng)該站在宏觀的角度去思考檔案數(shù)據(jù)治理的整體環(huán)節(jié)，運(yùn)用整合的方法解決當(dāng)前問題。

基于“整體能力大于局部能力之和”的思想，整體化發(fā)展檔案數(shù)據(jù)治理體系注重的是體系運(yùn)作的最優(yōu)化，而不是某個(gè)局部環(huán)節(jié)或操作對檔案數(shù)據(jù)治理的影響。在治理主體方面應(yīng)該具備多元中心的特征，突出檔案部門與社會機(jī)構(gòu)的共治理念；在治理手段上，則應(yīng)不拘泥于單一化，而是趨于多樣化；在治理內(nèi)容上，不僅要考慮檔案數(shù)據(jù)的安全保管和合理開發(fā)，更要保障檔案數(shù)據(jù)保存硬件或設(shè)備的風(fēng)險(xiǎn)防范與應(yīng)急管理，綜上，管理內(nèi)容應(yīng)確保檔案數(shù)據(jù)治理體系的建設(shè)整體性與全面性。

（二）補(bǔ)缺短板，重視體系內(nèi)各部分作用。從事物的構(gòu)成因素可以看到其并非簡單的部分機(jī)械組織，而是處于較為完整的有機(jī)聯(lián)合狀態(tài)。在檔案數(shù)據(jù)治理體系中，法律法規(guī)、管理組織、檔案數(shù)據(jù)環(huán)境設(shè)施、治理防范技術(shù)、人員能力等因素的關(guān)系是相互聯(lián)系影響的，他們作為構(gòu)成檔案數(shù)據(jù)體系的局部從各個(gè)不同層面對整體施加影響。短板理論認(rèn)為：“一只木桶可以裝多少水，取決于木桶上最短的那塊板。”“短板”就是主要矛盾。鑒于相關(guān)數(shù)據(jù)應(yīng)用技術(shù)發(fā)展較為成熟，目前檔案數(shù)據(jù)治理體系建設(shè)中尚不明確的部分要屬后續(xù)的監(jiān)管工作，由誰主導(dǎo)監(jiān)管，怎樣監(jiān)管，合適的評價(jià)監(jiān)管體系建立等問題還在討論研究中。因此，在整體推動檔案數(shù)據(jù)治理體系的過程中一定要控制好內(nèi)部“短板”因素，否則這些“短板”就會致使整個(gè)檔案數(shù)據(jù)治理體系處于非穩(wěn)定狀態(tài)，存在安全隱患。此外有關(guān)日常檔案館的數(shù)據(jù)治理“短板”，主管數(shù)據(jù)治理的人員要注重體系中各個(gè)環(huán)節(jié)的漏洞檢測與風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防，對可能的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行預(yù)先評估，建立合理的風(fēng)險(xiǎn)防御機(jī)制，保障檔案數(shù)據(jù)的安全保存和開發(fā)分享。

（三）統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)發(fā)展。具體可見如下三個(gè)層面：1.宏觀生態(tài)層，依照當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)生態(tài)的現(xiàn)狀，開展合理的檔案數(shù)據(jù)相關(guān)戰(zhàn)略治理，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)治理框架，培養(yǎng)具有可持續(xù)性發(fā)展的檔案數(shù)據(jù)生態(tài)系統(tǒng)。其中最為重要的就是檔案數(shù)據(jù)制度與標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。前者能夠確保檔案數(shù)據(jù)有法可依，后者量化數(shù)據(jù)資源建設(shè)要素，優(yōu)化數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，兩者同時(shí)并進(jìn)，在夯實(shí)檔案數(shù)據(jù)治理生態(tài)環(huán)境的基礎(chǔ)上，確保整個(gè)體系的健康高效發(fā)展。2.中觀執(zhí)行層，一方面，考慮到檔案數(shù)據(jù)治理復(fù)雜性的特征，為了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)治理運(yùn)行機(jī)制的深度發(fā)展與運(yùn)行，檔案數(shù)據(jù)的主管單位應(yīng)該建立以檔案部門為核心，多種社會機(jī)構(gòu)共同參與的多元主體管理制度，管理理念從被動地接受整理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃娱_發(fā)服務(wù)；另一方面，具體的執(zhí)行離不開人的參與，在確立了多主體協(xié)調(diào)、多方式多手段融合的新型管理運(yùn)行機(jī)制下，提升每一位參與檔案數(shù)據(jù)治理體系人員的工作能力。據(jù)調(diào)查顯示，當(dāng)前檔案工作人員信息素養(yǎng)不高，難以掌握數(shù)據(jù)挖掘與信息管理能力。為了解決上述現(xiàn)象，不僅要在高校中注重檔案數(shù)據(jù)治理方面人才的培養(yǎng)，同時(shí)對現(xiàn)存的檔案工作人員要開展定期的職業(yè)能力培訓(xùn)，提高數(shù)據(jù)處理能力。3.微觀數(shù)據(jù)技術(shù)層，為了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)治理的善治，要強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)技術(shù)的深度拓展，技術(shù)是基礎(chǔ)也是推動檔案數(shù)據(jù)治理理念創(chuàng)新的動力，在檔案數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)生命周期中，數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用主要集中在檔案數(shù)據(jù)采集、處理、存儲、組織、利用等單元，具體包括：數(shù)據(jù)憑證可以參考區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換處理可以借用光學(xué)識別（OCR）或者語音識別（ASR）、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)挖掘借助語義網(wǎng)或語義挖掘技術(shù)等。推動檔案數(shù)據(jù)處理技術(shù)與檔案數(shù)據(jù)治理體系的融合，保障檔案數(shù)據(jù)治理順利運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)服務(wù)多樣化與個(gè)性化，滿足社會大眾對檔案數(shù)據(jù)利用的需要。