基層水利單位檔案工作管理面臨的問題及對策

文/渭南市澗峪水庫管理中心 王振華

在檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提升的當(dāng)下，基層水利檔案不但符合上級管理人員對于工作決策的基本需求，也與基層檔案管理事業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展息息相關(guān)。但是由于基層水利單位在開展檔案管理工作時仍然存在著較多的問題和隱患，且信息化和規(guī)范化水平不高，致使檔案管理工作缺乏發(fā)展?jié)摿Α?/p>

一、提升基層水利單位檔案工作信息化規(guī)范化管理水平的現(xiàn)實意義

（一）有利于全面促進基層水利單位相關(guān)工作的進步與發(fā)展。從本質(zhì)來說，基層水利單位通過對相關(guān)規(guī)章制度的貫徹落實，在進一步推動檔案管理與單位發(fā)展經(jīng)營戰(zhàn)略有機結(jié)合的基礎(chǔ)上，增強了單位整體工作效率及服務(wù)質(zhì)量。同時，也為單位及時調(diào)整工作方向與工作重心提供了堅實的后盾支持，保障工作的最終效果。

（二）有利于為單位后期相關(guān)工作的開展提供依據(jù)?；鶎铀麊挝粰n案管理部門工作人員在工作開展過程中，所需處理的檔案資料既涵蓋了水利工程建設(shè)過程中各個階段所留存的相關(guān)圖表及文字資料，也包括了圖像、音頻、視頻等電子資料，針對這些資料進行保存與歸檔，不但能為水利工程項目后續(xù)的質(zhì)量等級評定工作提供依據(jù)，而且還從根本上保障了工程整體的規(guī)范性和安全性。

二、基層水利單位檔案工作信息化規(guī)范化管理所面臨的問題

（一）基層水利單位檔案工作的開展不完善，資料收集不合標(biāo)準(zhǔn)。通過與我國檔案管理行業(yè)整體發(fā)展水平的對比可知，絕大多數(shù)基層水利單位并沒有提高對檔案管理部門的重視程度。一方面，受單位自身工作特點的影響，各級管理人員對于檔案資料的認(rèn)知并不到位，工程建設(shè)、水資源調(diào)度以及防汛防旱等部門的擴大壓縮了檔案管理部門的生存空間；另一方面，檔案管理工作并沒有形成體系，各個工作流程的開展還不夠全面，相關(guān)文件在收集整理過程中存在缺漏。

（二）基層水利單位檔案室內(nèi)部未能將軟硬件設(shè)施配置齊全，信息化水平不足。1.檔案室管理存在疏漏，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在管理過程中產(chǎn)生損毀。這是因為在部分水利單位中，檔案室僅在工作過程中起到儲存的作用，且單位并未對整體環(huán)境進行防塵、防蟲、防潮、防火等方面的處理；2.電子信息化設(shè)備配置不完善。當(dāng)前，檔案信息的電子化管理已然成為其現(xiàn)代化發(fā)展進程中的重要一環(huán)，但是由于基層水利單位缺乏資金支持，所以在電子檔案管理中，并沒有配齊掃描儀、防磁柜等先進設(shè)備。信息化水平的不足也制約了基層水利單位檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（三）基層水利單位檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理，專業(yè)水平較低。1.基層水利單位內(nèi)部受傳統(tǒng)管理觀念的影響較深，對檔案管理工作存在誤解，在管理人員的分配過程中，管理層也并未對人員的年齡結(jié)構(gòu)進行合理化的配置，致使檔案管理部門人員年齡普遍偏大，在對相關(guān)資料盡心編研時缺乏一定的學(xué)習(xí)能力，影響檔案信息管理的規(guī)范性；2.受基層水利單位崗位限制的影響，在絕大多數(shù)單位內(nèi)部并未安排專門的檔案管理人員，因此相關(guān)管理人員往往都是身兼多職，不但擾亂了檔案管理工作的正常運行秩序，并且還極大地降低了基層水利部門整體的專業(yè)性。個別單位盡管設(shè)置了相應(yīng)的崗位，但是并沒有對管理人員進行統(tǒng)一培訓(xùn)，導(dǎo)致工作人員在工作過程中難以實現(xiàn)與其他部門管理工作的有序銜接。

（四）基層水利單位缺乏現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)。近年來，隨著我國信息化水平的全面提升，各行各業(yè)都加快了自身的現(xiàn)代化建設(shè)進程，但是在基層水利單位的工作過程中，受其自身信息化水平較低的影響，絕大多數(shù)基層部門并未建立起與其內(nèi)部水利調(diào)度及管理系統(tǒng)相配套的綜合檔案管理系統(tǒng)，再加之管理人員自身專業(yè)化水平不足，在對檔案信息進行收集時并未實現(xiàn)對電子信息的整理，因此導(dǎo)致檔案資源并未與單位的實際工作進程同步，存在一定的滯后。在此基礎(chǔ)上，由于基層水利單位檔案管理部門并沒有做到專機專用，內(nèi)外網(wǎng)在辦公過程中共用一臺電腦，從而致使紙質(zhì)檔案在電子化過程中很容易產(chǎn)生信息泄露或是遺失的風(fēng)險。

三、基層水利單位檔案工作信息化規(guī)范化管理問題的產(chǎn)生根源

（一）基層水利單位領(lǐng)導(dǎo)部門對檔案管理工作缺乏嚴(yán)肅的認(rèn)知。在進行日常管理工作時，單位領(lǐng)導(dǎo)并沒有意識到檔案管理的關(guān)鍵意義，因此在對財力、人力及物力資源進行統(tǒng)籌分析與合理配置時，習(xí)慣性地壓縮了檔案管理的發(fā)展空間，軟硬件設(shè)備購置不齊、檔案管理規(guī)章制定不完善、對檔案管理人員的監(jiān)督也不到位，種種問題不但阻礙了檔案管理工作水平的提升，同時也制約了檔案資料整體價值的全面發(fā)揮。

（二）基層水利單位的經(jīng)費保障存在很大的不確定性。就現(xiàn)階段來說，在部分基層水利單位中，并未給檔案管理部門劃分出明確的經(jīng)費使用范圍，在此過程中，對專業(yè)化設(shè)備的購置與安排不能及時到位，相關(guān)人員很難保證電子檔案在存儲過程中的安全性，致使檔案管理的規(guī)范化程度被極大地降低，相關(guān)信息化、數(shù)字化業(yè)務(wù)活動也不能及時開展。

四、基層水利單位檔案工作信息化規(guī)范化管理的解決對策分析

（一）幫助上級管理部門及時轉(zhuǎn)變觀念，提高對于檔案管理的重視程度。1.增強基層水利單位對于檔案管理工作重要性的了解與認(rèn)知，并通過對現(xiàn)階段內(nèi)部檔案管理狀況的分析，制定出科學(xué)合理的規(guī)范化管理制度，保證為相關(guān)問題提供解決措施、相關(guān)環(huán)節(jié)提供流程依據(jù)的基礎(chǔ)上，進一步加強對水利檔案的建設(shè)與管理；2.上級管理部門需客觀看待檔案管理部門相關(guān)工作的整體質(zhì)量，并針對水利工程資料的收集與編研工作制定出之相應(yīng)的檔案監(jiān)督管理體系。一方面，為該部門的正常運行構(gòu)建出健康積極的工作環(huán)境，以幫助檔案管理人員實現(xiàn)對自身崗位職能的全面發(fā)揮；另一方面，在監(jiān)督管理的過程中，增強檔案管理人員的職業(yè)認(rèn)同感和工作責(zé)任感，從根本上實現(xiàn)檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升。

（二）加大對檔案管理部門軟硬件設(shè)施的投資力度。1.要求基層水利單位必須為檔案管理工作劃分出明確的經(jīng)費投資范圍，在保證經(jīng)費投入的公平性和透明度的基礎(chǔ)上，保證相關(guān)設(shè)備的購置能夠滿足檔案管理的基本需求，提升檔案信息編研的質(zhì)效；2.要求檔案管理人員必須在工作過程中合理利用各類系統(tǒng)與設(shè)備，一方面，通過對防潮、防火等先進防治設(shè)施的有效應(yīng)用，保障紙質(zhì)檔案管理工作的規(guī)范性，提升安全性；另一方面，工作人員需加強對先進電子設(shè)備的利用，特別是在水利工程的建設(shè)過程中，通過對工程建設(shè)審計、工程質(zhì)量、工程驗收等階段中所產(chǎn)生圖片、視頻、音頻等相關(guān)電子資料的統(tǒng)籌管理，來厘清水利工程開展的主次脈絡(luò)，并以此來實現(xiàn)對工程質(zhì)量評定環(huán)節(jié)相關(guān)工作的支持；3.基層水利單位需廣泛面向社會招納技術(shù)性管理人才，在實現(xiàn)水利建設(shè)內(nèi)部調(diào)度系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相統(tǒng)一的基礎(chǔ)上，在單位內(nèi)部建立起完善的檔案信息查閱與共享平臺，從而提升檔案管理的信息化水平。

（三）加強檔案建設(shè)工作，提升檔案規(guī)范化管理的水平。1.基層水利部門必須加強對檔案信息資料的驗收管理。通過對檔案管理行業(yè)及水利工作相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的綜合考慮，來對檔案信息的完整度和細致程度進行評估，針對不能達到要求的，需勒令其進行二次信息收集，同時還要求其必須秉承著專業(yè)性、配套性以及現(xiàn)實性的相關(guān)原則，來實現(xiàn)對工程建設(shè)過程中有價值資料的全面收集，保證歷史記錄的全面性；2.檔案管理部門在對水利工程建設(shè)過程中所產(chǎn)生檔案信息進行整合編纂時，需遵循實效性和重點性的基本工作原則，切實掌握好工程相關(guān)資料的主次關(guān)系，避免檔案資料產(chǎn)生混亂，有針對性地對各個工程環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的相關(guān)問題及其配套處理措施進行歸納分類；3.在檔案規(guī)范化管理的過程中，基層水利單位還需重視對相關(guān)人員的專業(yè)化培養(yǎng)，一方面，進一步實現(xiàn)對管理部門人才組織架構(gòu)的科學(xué)化配置，在縮減年齡差距的基礎(chǔ)上，廣泛實施老帶新的培養(yǎng)策略；另一方面，定期組織檔案管理人員進行學(xué)習(xí)，從根本上增強檔案管理的整體水平。

五、結(jié)語

綜上所述，要想全面提升基層水利單位檔案管理信息化和規(guī)范化水平，就要求單位內(nèi)部能夠主動提高對檔案工作的重視，秉承著與時俱進的原則，在不斷貫徹落實規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，進一步加強對信息化建設(shè)手段的合理應(yīng)用，并在促進軟硬件設(shè)備與檔案管理業(yè)務(wù)有機結(jié)合的同時，深入發(fā)掘檔案信息管理的內(nèi)在價值，保障基層水利單位能夠?qū)?nèi)部資源進行統(tǒng)籌調(diào)配，恪守規(guī)范化、公平性的基本目標(biāo)，進而促進水利檔案管理事業(yè)的進一步發(fā)展。