關(guān)于加強(qiáng)高校院系辦公室隊(duì)伍建設(shè)的思考

文/上海交通大學(xué)電子信息與電氣工程學(xué)院 梁妮

一、當(dāng)前高校院系辦公室隊(duì)伍建設(shè)中存在的問(wèn)題

高校院系辦公室是維持和保障院系各項(xiàng)工作有序進(jìn)行、承上啟下、協(xié)調(diào)各方的重要職能部門，不僅承擔(dān)著大量的基礎(chǔ)性工作，同時(shí)也是協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)制定各項(xiàng)政策措施的重要參謀，是高校管理的重要組成部分。因此，高校院系辦公室工作成效的高低，將直接影響院系教學(xué)科研工作的高質(zhì)高效開展。而要提升高校院系辦公室的工作成效，擁有一支人員穩(wěn)定、素質(zhì)優(yōu)良的管理隊(duì)伍是關(guān)鍵因素。

然而由于傳統(tǒng)觀念影響，認(rèn)為院系辦公室工作專業(yè)技術(shù)性不強(qiáng)、難度低，因此高校對(duì)院系辦公室隊(duì)伍建設(shè)的重視程度普遍不高。首先，對(duì)缺乏辦公室隊(duì)伍建設(shè)的明確規(guī)劃，普遍未將辦公室隊(duì)伍建設(shè)納入學(xué)校的工作規(guī)劃中。其次，對(duì)存量辦公室行政人員的培訓(xùn)不足，缺少定期的職業(yè)技能培訓(xùn)，導(dǎo)致部分辦公室行政人員面對(duì)新問(wèn)題缺乏足夠的應(yīng)對(duì)能力。最后，沒(méi)有形成科學(xué)合理的隊(duì)伍建設(shè)機(jī)制，體現(xiàn)為績(jī)效考核及激勵(lì)機(jī)制不完善等。

二、院系辦公室隊(duì)伍建設(shè)措施

根據(jù)人力資源管理理論，人力資源管理包含招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績(jī)效管理、薪酬福利管理等模塊。本文擬結(jié)合人力資源管理理論，從上述模塊分析如何加強(qiáng)院系辦公室隊(duì)伍建設(shè)，并提出可行的隊(duì)伍建設(shè)措施。

（一）嚴(yán)把招聘質(zhì)量，從源頭提高辦公室隊(duì)伍質(zhì)量。首先要做好招聘建設(shè)，從源頭抓好隊(duì)伍質(zhì)量。根據(jù)院系辦公室崗位的需求，科學(xué)合理地甄選和錄用合適的優(yōu)秀人才補(bǔ)充到辦公室隊(duì)伍中，并將其配置到合適的崗位上，才能使辦公室隊(duì)伍的整體素質(zhì)日益提高。

1.提高招聘的針對(duì)性。人們普遍認(rèn)為，院系辦公室工作專業(yè)性不強(qiáng)，只需要具備一定的學(xué)歷就可以做好，因此在招聘過(guò)程中往往只關(guān)注應(yīng)聘者的學(xué)歷、思想政治素質(zhì)和基本的辦公技能，卻忽略了應(yīng)聘者的專業(yè)背景。然而理工科院系的部分崗位，如教學(xué)管理崗位、科研管理崗位、實(shí)驗(yàn)室管理崗位等，如果不具備與院系專業(yè)相符合的學(xué)歷背景，很難有效開展工作。如教學(xué)管理崗位的行政人員，如果不具備相應(yīng)的專業(yè)背景，其在協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)安排課程時(shí)，將難理解不同課程之間的銜接關(guān)系。此外，部分崗位具有較強(qiáng)的專業(yè)性，如人力資源管理崗位需要較強(qiáng)的人力資源專業(yè)知識(shí)和背景。招聘具有人力資源專業(yè)背景的人員從事院系人力資源管理，發(fā)揮其專業(yè)優(yōu)勢(shì)，協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)地進(jìn)行師資規(guī)劃，制定合理的薪酬體系和考核制度等，從而提高院系人力資源管理的科學(xué)性和專業(yè)性。因此，在辦公室行政人員的招聘過(guò)程中，除了對(duì)應(yīng)聘者綜合素質(zhì)的關(guān)注外，也應(yīng)盡可能地招聘具有相關(guān)專業(yè)背景的人員，充分發(fā)揮其專業(yè)優(yōu)勢(shì)，使各崗位的工作更具專業(yè)性。

2.招聘的過(guò)程中要考察應(yīng)聘者的學(xué)習(xí)能力。高校院系辦公室的工作雖然具有較強(qiáng)的規(guī)律性，但并不是一成不變的，隨著社會(huì)和高等教育的發(fā)展，高校院系辦公室行政人員面臨著各種新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。如隨著自媒體的快速發(fā)展，院系的宣傳工作重心必然要從傳統(tǒng)的官網(wǎng)宣傳轉(zhuǎn)為官網(wǎng)宣傳與自媒體宣傳相結(jié)合，這就要求宣傳干事盡快掌握自媒體傳播的規(guī)律等新技能。因此在招聘過(guò)程中，應(yīng)盡可能選擇學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的人員，才能保障其在面臨新問(wèn)題時(shí)能積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)新的技能、新的方法，從而較好地解決遇到的新問(wèn)題。

3.招聘過(guò)程中應(yīng)考察應(yīng)聘者的職業(yè)穩(wěn)定性。高校院系行政辦公室需要一支穩(wěn)定的管理隊(duì)伍，因此在招聘過(guò)程中應(yīng)考察應(yīng)聘者的職業(yè)穩(wěn)定性，綜合考察其對(duì)職業(yè)的期待、個(gè)人發(fā)展需求、家庭等因素以確定其是否能在一定的時(shí)期內(nèi)在崗位中穩(wěn)定工作。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)與開發(fā)，提升隊(duì)伍素質(zhì)。加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)，除了從源頭嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)、入門關(guān)外，還需要重視人員的在崗培訓(xùn)，通過(guò)科學(xué)高效的培訓(xùn)充分發(fā)掘辦公室隊(duì)伍的潛力，提高辦公室隊(duì)伍的工作能力。

1.根據(jù)人員所處的不同階段，培訓(xùn)內(nèi)容也應(yīng)具有針對(duì)性。對(duì)于新進(jìn)人員，首先，應(yīng)盡快進(jìn)行入職培訓(xùn)，使其盡快了解和熟悉學(xué)校的各項(xiàng)規(guī)定和政策。只有熟悉學(xué)校的各項(xiàng)政策才能保障各項(xiàng)工作的順利開展，完成好本職工作。在此基礎(chǔ)上，只有對(duì)各項(xiàng)規(guī)定和政策非常熟悉，才能更宏觀地思考問(wèn)題，從而開創(chuàng)性地提出更好的工作方式方法。其次，要進(jìn)行校情尤其是院情的培訓(xùn)。一方面，學(xué)院發(fā)展的不同階段對(duì)辦公室工作人員的要求也不同；另一方面，不同學(xué)院的學(xué)科不同，對(duì)新進(jìn)員工進(jìn)行相應(yīng)的學(xué)科情況介紹能使其對(duì)學(xué)院的學(xué)科特點(diǎn)有更好的了解。對(duì)于在崗多年的老員工，則要重視繼續(xù)教育，定期進(jìn)行職業(yè)技能的培訓(xùn)，使其不斷更新知識(shí)和技能，從而應(yīng)對(duì)各種新情況和新要求。

2.除了入職培訓(xùn)和技能培訓(xùn)外，溝通與協(xié)調(diào)、應(yīng)急事件處置等綜合素質(zhì)的提升也應(yīng)作為培訓(xùn)的內(nèi)容之一。溝通協(xié)調(diào)是院系辦公室工作人員的重要工作內(nèi)容，他們不僅要與學(xué)校機(jī)關(guān)部處溝通，為學(xué)院爭(zhēng)取利益，還需要與師生溝通傳達(dá)學(xué)校及學(xué)院的政策、解答疑惑等，因此應(yīng)當(dāng)將溝通協(xié)調(diào)能力的培訓(xùn)納入培訓(xùn)內(nèi)容。此外，辦公室行政人員直接面對(duì)師生，處理與教師、學(xué)生利益相關(guān)的各類事務(wù)，因此在工作中也常常處在各類矛盾的第一線，直接面對(duì)各類突發(fā)事件。在應(yīng)對(duì)突發(fā)事件時(shí)應(yīng)如何處理才能避免矛盾升級(jí)，如何處理才能在學(xué)校政策允許的范圍內(nèi)滿足各方的需求，也是辦公室行政人員應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)的重要技能。

3.鼓勵(lì)辦公室行政人員考取相應(yīng)的職業(yè)技能證書。高?？赏ㄟ^(guò)報(bào)銷培訓(xùn)費(fèi)用及考試費(fèi)用等方式，鼓勵(lì)辦公室行政人員積極參加各類職業(yè)技能培訓(xùn)，考取相應(yīng)的資格證書，通過(guò)以考促學(xué)的手段，提升辦公室行政人員的技能。同時(shí)考取的各類職業(yè)技能證書也可作為辦公室行政人員未來(lái)發(fā)展的基礎(chǔ)。

4.通過(guò)內(nèi)部輪崗制度實(shí)現(xiàn)對(duì)員工的有效培訓(xùn)。輪崗制度在各大型企業(yè)中已經(jīng)實(shí)行多年，并且已經(jīng)被證明是有效的人才培養(yǎng)制度。但在高校院系辦公室中較少實(shí)行輪崗制度。本文所指輪崗制度是指在院系內(nèi)部不同辦公室之間實(shí)行人員的輪崗，定期調(diào)整工作崗位和工作內(nèi)容。通過(guò)輪崗制度，一方面，可以緩解辦公室行政人員的職業(yè)倦怠。長(zhǎng)期在同一崗位工作，尤其長(zhǎng)期從事大量基礎(chǔ)的事務(wù)性工作，不可避免地出現(xiàn)職業(yè)倦怠，在工作中難以提起興致，甚至產(chǎn)生厭倦的心理，從而工作投入力度和工作效率降低。通過(guò)輪崗制度，使辦公室工作人員定期有機(jī)會(huì)調(diào)整新的工作崗位，從事新的工作內(nèi)容，從而在新的崗位上再次煥發(fā)工作熱情，激發(fā)工作積極性和主動(dòng)性；另一方面，輪崗制度也將有效地鍛煉員工的綜合能力和綜合素質(zhì)。不同的工作崗位對(duì)行政人員的素質(zhì)和要求是不同的，如黨政綜合辦公室的行政人員要求有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)能力和應(yīng)急處理能力，宣傳辦公室的行政人員則要求有較強(qiáng)的文字能力。在不同崗位經(jīng)過(guò)歷練的行政人員，有機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)更多崗位的知識(shí)和技能，從而提高綜合素質(zhì)，使其成為工作的“多面手”。

（三）建立科學(xué)合理的績(jī)效考核方式?？茖W(xué)合理的績(jī)效考核方式，能更科學(xué)、客觀地對(duì)辦公室行政人員進(jìn)行績(jī)效考核評(píng)估。目前高校對(duì)專業(yè)教師的考核已建立較為科學(xué)合理的績(jī)效考核評(píng)價(jià)方式，尤其是建立了合理的量化指標(biāo)體系，使考核結(jié)果客觀合理。但是對(duì)辦公室行政人員的績(jī)效考核還缺乏一套科學(xué)合理的考核評(píng)價(jià)方式。如年度考核通常由被考核的辦公室行政人員提交年度總結(jié)報(bào)告或進(jìn)行PPT述職，由考核小組根據(jù)述職情況進(jìn)行主觀評(píng)價(jià)。此考核方式受到不同工作崗位特點(diǎn)的影響、被考核人凝練工作業(yè)績(jī)的能力及口頭表達(dá)能力、考核小組成員的個(gè)人主觀感受等多方面的影響，難免出現(xiàn)考核結(jié)果不完全合理的情況。

對(duì)此，筆者建議應(yīng)建立科學(xué)合理的績(jī)效考核體系，對(duì)辦公室行政人員進(jìn)行全面考察。在考核小組成員的構(gòu)成方面，應(yīng)包含與辦公室行政人員產(chǎn)生業(yè)務(wù)聯(lián)系的各類人員，即除了學(xué)院主管領(lǐng)導(dǎo)外，還應(yīng)將教師代表和學(xué)生代表，學(xué)校聯(lián)系機(jī)關(guān)部處代表等作為考核小組成員。考核內(nèi)容方面，應(yīng)綜合考察職業(yè)道德、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)與業(yè)績(jī)、服務(wù)對(duì)象評(píng)價(jià)等內(nèi)容，重點(diǎn)考核工作實(shí)績(jī)。在考核結(jié)果運(yùn)用方面，合理發(fā)揮獎(jiǎng)懲性評(píng)價(jià)的激勵(lì)與約束作用，對(duì)于考核結(jié)果優(yōu)良的人員，應(yīng)在績(jī)效、晉升等方面予以優(yōu)先考慮；對(duì)于考核結(jié)果較差的人員，也應(yīng)有一定的懲罰措施，真正形成推動(dòng)辦公室行政人員發(fā)展的長(zhǎng)效機(jī)制。

（四）用好薪酬管理等激勵(lì)制度。人力資源管理理論指出，各種有效的激勵(lì)措施將有助于激發(fā)員工的積極性和主動(dòng)性，并使員工能在工作中長(zhǎng)期保持高昂的情緒和持續(xù)的積極狀態(tài)，最大程度地發(fā)揮主觀能動(dòng)性。因此，在加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)的過(guò)程中，有效的激勵(lì)措施將發(fā)揮重要作用。筆者認(rèn)為，激勵(lì)措施應(yīng)包含物質(zhì)激勵(lì)和精神激勵(lì)兩個(gè)方面。

1.物質(zhì)激勵(lì)主要指薪酬激勵(lì)，這是最直接有效的激勵(lì)措施之一。首先，應(yīng)適當(dāng)提高辦公室行政人員的薪酬水平。當(dāng)前高校院系辦公室行政人員的薪酬無(wú)論是與專業(yè)教師相比，還是與公務(wù)員、事業(yè)單位員工相比，都沒(méi)有優(yōu)勢(shì)，既難以吸引優(yōu)秀的人才加入辦公室行政人員隊(duì)伍，也難以對(duì)現(xiàn)存的行政人員起到較大的激勵(lì)作用。因此，參照公務(wù)員或事業(yè)單位行政管理人員的薪酬水平，逐步提高院系辦公室行政人員的薪酬，不僅有助于吸引更多的優(yōu)秀人員加入辦公室隊(duì)伍，也有助于增強(qiáng)存量辦公室行政人員的崗位黏性和穩(wěn)定性。其次，應(yīng)建立有層次的薪酬激勵(lì)，即在提高辦公室行政人員總體薪酬水平的基礎(chǔ)上，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的行政人員給予更高的績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)。一方面，充分肯定了先進(jìn)員工，激勵(lì)其繼續(xù)追求卓越；另一方面，也激勵(lì)表現(xiàn)相對(duì)普通的行政人員，在未來(lái)通過(guò)更加高效的工作來(lái)提高個(gè)人績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)。

2.精神激勵(lì)方面，要重視增強(qiáng)院系辦公室行政人員的職業(yè)榮譽(yù)感和成就感。在高校中，教學(xué)與科研是高校的中心工作，因此教師及科研人員往往受到各方面的重視。思政教師作為學(xué)校培養(yǎng)后備干部的隊(duì)伍，也普遍具有完善的激勵(lì)制度。而院系辦公室行政人員往往處于學(xué)校的基層，再加上工作中包含大量的事務(wù)性、重復(fù)性工作，很難形成亮點(diǎn)，因此難以從工作中獲得足夠的榮譽(yù)感和成就感。工作榮譽(yù)感和成就感的長(zhǎng)期缺失，將會(huì)導(dǎo)致辦公室行政人員的工作投入度降低、持續(xù)學(xué)習(xí)提升的動(dòng)力不足。因此，無(wú)論從學(xué)校層面還是學(xué)院層面，都應(yīng)充分肯定院系辦公室工作的重要性，使院系辦公室行政人員增加對(duì)崗位的認(rèn)同感和自豪感。同時(shí)，建立針對(duì)院系辦公室行政人員的各類評(píng)獎(jiǎng)評(píng)優(yōu)，對(duì)在工作中表現(xiàn)優(yōu)異的行政人員給予鼓勵(lì)和肯定。

（五）為院系辦公室行政人員提供發(fā)展渠道。一方面，由于管理崗位數(shù)量有限，院系辦公室行政人員的晉升機(jī)會(huì)較少，只有少數(shù)人員能晉升到管理崗位，大部分辦公室行政人員將長(zhǎng)期在基礎(chǔ)崗位工作；另一方面，當(dāng)下各一線城市高校普遍進(jìn)行行政人員用人制度改革，即采用勞動(dòng)聘用、項(xiàng)目聘用等方式招聘行政人員。而此類人員在轉(zhuǎn)入事業(yè)編制前無(wú)法進(jìn)行職員職級(jí)的晉升。

如何在不增加管理崗位及事業(yè)編制的前提下，為行政人員提供發(fā)展渠道就變得尤為重要。筆者建議，首先，為辦公室行政人員盡可能提供職稱職級(jí)的晉升渠道，并將職稱職級(jí)的晉升與薪酬福利待遇的提高相掛鉤。其次，應(yīng)逐步考慮將非事業(yè)編制的行政人員也納入職級(jí)晉升的范圍，使其獲得發(fā)展機(jī)會(huì)。最后，幫助行政人員進(jìn)行專業(yè)化發(fā)展。即在管理崗位有限的前提下，行政人員在縱向無(wú)法提升發(fā)展時(shí)，鼓勵(lì)其橫向發(fā)展，通過(guò)考取證書等方式成為某一方面的專業(yè)人才，實(shí)現(xiàn)個(gè)人的發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

高校院系辦公室作為院系管理和運(yùn)行的重要職能部門，為充分發(fā)揮其作用，保障各項(xiàng)工作的開展，必然要求建設(shè)一支穩(wěn)定、高效高質(zhì)的管理隊(duì)伍。結(jié)合人力資源管理理論，應(yīng)通過(guò)加強(qiáng)招聘、培訓(xùn)、考核和薪酬管理等環(huán)節(jié)加強(qiáng)辦公室隊(duì)伍建設(shè)。