新時代國有企業(yè)辦公室管理質(zhì)量的提升策略

馬麗

華電福新廣州能源有限公司 辦公室（法律事務部） 廣東廣州 511340

任何國有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，都離不開與之相關(guān)的行政工作，也就是說，保證管理工作的效率和質(zhì)量，是國有企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的前提基礎(chǔ)。而辦公室作為綜合、全面的辦事部門，在國有企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)中發(fā)揮著不可替代的中樞作用。但由于管理工作內(nèi)容多，不僅涉及國有企業(yè)內(nèi)部的各個部門，還涉及文秘、檔案、值班、督察以及信息等其他工作內(nèi)容，從而導致處理起來較為復雜。因此，結(jié)合實際工作，切實提高國有企業(yè)辦公室管理工作的效率和質(zhì)量，是目前迫切需要解決的問題。

1 當前國有企業(yè)辦公室工作主要特征概述

從國有企業(yè)辦公室職能定位來看，其長期發(fā)展中主要具備的特征是政策性、綜合性、服務性以及被動性。政策：辦公室屬于行政職能部門，主要是有效協(xié)同配合國有企業(yè)階層管理活動，有效統(tǒng)籌國有企業(yè)長期以及短期發(fā)展計劃、發(fā)展目標，有效掌握政府部門擬定的各項政策以及法規(guī)，能為國有企業(yè)長遠發(fā)展提供明確的發(fā)展方向；綜合性：由于當前我國各個地區(qū)國有企業(yè)發(fā)展規(guī)模在逐步擴大，國有企業(yè)發(fā)展中內(nèi)部科室數(shù)量逐步增多，國有企業(yè)各個科室在溝通中涉及工作的內(nèi)容以及范圍相對廣泛，所以目前國有企業(yè)辦公室在溝通階段要注重分析不同科室職能定位、重難點問題、服務范圍等，突出辦公室多項職能；服務性：國有企業(yè)辦公室職能定位相對較多，如對不同指令與計劃上傳下達，實現(xiàn)公文穩(wěn)定流轉(zhuǎn)、信息公開。另外，要注重實現(xiàn)國有企業(yè)不同科室之間協(xié)調(diào)交流，保障國有企業(yè)管理層多項決策能有效落實。之后要及時對國有企業(yè)管理人員各項意見與發(fā)展需求集中收集，便于向上級管理部門集中反饋；被動性：國有企業(yè)辦公室在日常事務處理中，會依照管理層各項發(fā)展決策、管理指令開展多項活動，起到上傳下達的橋梁作用，所以辦公室在工作開展中存有較大的被動性[1]。

2 國有企業(yè)辦公室管理存在的問題

2.1 員工綜合素質(zhì)水平有待提高

國有企業(yè)辦公室管理部門職工綜合素質(zhì)水平的高低，將直接影響國有企業(yè)辦公室管理工作能否有序、高效的開展，兩者之間存在必然的聯(lián)系。但就目前我國國有企業(yè)辦公室管理工作開展現(xiàn)狀來講，缺乏較高綜合素質(zhì)水平的專業(yè)管理人員，其整體素質(zhì)較差。由于管理執(zhí)行人員的能力水平有限，導致無法有效保證管理工作協(xié)調(diào)和執(zhí)行的質(zhì)量。除此之外，因為辦公室工作的特殊性和復雜性，無論是執(zhí)行、監(jiān)督或者是服務哪項工作的開展，都需要逐層進行傳遞，在這個過程中就極易出現(xiàn)浪費現(xiàn)象，從而嚴重影響工作的效率，導致其工作效率低下。

2.2 尚未實現(xiàn)“融入中心、服務大局”

國有企業(yè)辦公室管理工作開展中，受員工服務意識影響，導致缺乏與生產(chǎn)經(jīng)營部門協(xié)調(diào)聯(lián)動，如相關(guān)工作人員未能主動深入企業(yè)一線為項目部員工解決問題。甚至部分人員在開展工作中，長期處于相對封閉狀況，缺乏對公司動態(tài)、業(yè)務信息和現(xiàn)存問題認知與了解，難以為各個部門解決問題提供有效幫助。

2.3 管理制度有待完善

通常情況下，在國有企業(yè)辦公室管理工作開展中，需要完善工作制度，為管理工作開展提供有效引導，促使管理人員能夠正確認識自身管理工作，能夠在自身工作中發(fā)揮專業(yè)能力與素質(zhì)。但工作開展中不難看出，國有企業(yè)辦公室管理制度并不完善，導致管理工作經(jīng)常會出現(xiàn)混亂，同時工作人員對于辦公室管理工作，以及自身工作重要性沒有正確認識。管理效率低下，任何事情，都無法在第一時間給出相應解決措施，導致問題影響范圍的逐漸增大，制約國有企業(yè)的更好發(fā)展。

3 新時代國有企業(yè)辦公室管理質(zhì)量的提升策略

3.1 牢固樹立正確的工作理念并不斷提升

辦公室工作的主動性和積極性國有企業(yè)辦公室工作人員要牢固樹立正確的工作理念，要更新自己的工作觀念，以與時俱進的工作方法來破除以往低效化的工作模式，要充分認識到辦公室工作在管理方面的重要價值。國有企業(yè)辦公室管理始終是和國家的發(fā)展相一致的，這就需要國有企業(yè)辦公室工作人員不斷提升自己工作的主動性和積極性。第一，國有企業(yè)辦公室人員要注重強化學習，對于先進的管理方式和理念要加大學習力度，運用與國有企業(yè)新時期發(fā)展相適應的管理工作模式；第二，在國有企業(yè)辦公室工作中要增強主動意識和進取意識，在辦公室服務工作中要做到熱情周到；第三，要提升自身的服務意識和服務能力。國有企業(yè)辦公室服務的主體需要國有企業(yè)辦公室管理人員及時了解有關(guān)工作信息，參與到管理工作中去，協(xié)助領(lǐng)導做好工作方案的制定，及時掌握國有企業(yè)辦公室管理動態(tài)，以此來推動工作效率的提升[2]。

3.2 提升管理人員素養(yǎng)

管理人員在國有企業(yè)辦公室管理中，發(fā)揮著不可替代的作用，因此，要在最大程度上保證管理人員能夠掌握更多管理技巧，具備較強管理能力，從而不斷提升管理水平。在提升管理人員的素養(yǎng)過程中，可以從以下幾點展開：①國有企業(yè)可以適當為管理隊伍注入新鮮血液，結(jié)合管理崗位實際情況，引進更多管理人才。在人才招聘中，要根據(jù)實際情況，對招聘時間、招聘崗位、崗位工作內(nèi)容以及薪資待遇等作出明確規(guī)定。這樣才能確保招聘到的人才，符合國有企業(yè)崗位工作，在進入國有企業(yè)后，可以在最短時間內(nèi)適應崗位工作，不需要國有企業(yè)方面花費更多時間與精力對其進行培養(yǎng)。②定期做好管理人員教育培訓工作，在實際教育培訓期間，要將工作重點放在管理能力的培養(yǎng)與提升上。確保管理人員在教育培訓過程中，掌握更多管理技巧與管理知識，對于自身管理工作能夠有全面認識與了解，意識到該項工作重要性，這樣才能在未來工作開展中，發(fā)揮自身專業(yè)能力。對于教育培訓的內(nèi)容，要進行及時考核，通過考核可以掌握管理人員學習情況以及學習態(tài)度，并將考核納入日常考核當中，與薪資掛鉤，確保管理人員能夠重視教育培訓工作。③為確保管理人員能夠始終保持飽滿的工作熱情，對在辦公室管理工作中表現(xiàn)較好的工作人員，國有企業(yè)方面可以適當給予其獎勵。獎勵可以采用不同方式，比如，物質(zhì)或者提供升職機會等，將管理人員工作積極性調(diào)動起來，使得提升辦公室管理水平。創(chuàng)建高素質(zhì)管理隊伍，為國有企業(yè)辦公室管理工作開展打下良好基礎(chǔ)[3]。

3.3 加強對信息技術(shù)的應用

在信息化快速發(fā)展背景下，信息技術(shù)不斷深入國有企業(yè)辦公室管理中，提升了管理工作效率、管理水平，極大程度上降低了工作強度，減少了工作失誤。因此，為降低繁瑣復雜工作對工作效率影響，應重視對現(xiàn)代化先進信息技術(shù)利用。首先，應建立信息化行政事務管理系統(tǒng)，結(jié)合國有企業(yè)辦公室實際情況，適當加大信息化改革和資金投入力度，利用計算機設(shè)備和網(wǎng)絡信息系統(tǒng)，最大程度上發(fā)揮自動化和智能化管理系統(tǒng)作用。其次，適當強化對信息技術(shù)應用力度，利用信息技術(shù)獲取更加有價值的信息，為領(lǐng)導進行決策提供更多信息支持。最后，重視對創(chuàng)新型信息技術(shù)利用，如推動國有企業(yè)辦公室管理中對釘釘?shù)绒k公軟件應用，并加強對國有企業(yè)信息軟件維護和運用，整合現(xiàn)有的資源，如建立數(shù)字檔案，從多個角度進行管理，如實物類、聲像類等，滿足人們的實際需求。最后，根據(jù)實際需求，調(diào)整部門設(shè)置和人員關(guān)系，并做好國有企業(yè)郵箱變更以及維護等工作，快速有效解決員工賬號申請、實際使用中等問題。

3.4 加強行政管理模式的創(chuàng)新

國有企業(yè)要先改善辦公室管理工作的現(xiàn)狀，首先就要根據(jù)國有企業(yè)辦公室管理的實際情況，找出其中所存在的不足，從而將其結(jié)合起來有針對性地對其進行改革，實施相應的改革管理辦法。國有企業(yè)辦公室管理屬于幕后工作，因此要甘于做幕后的英雄，為單位的發(fā)展貢獻自己的力量，提供更好的服務。還要不斷加強其廉政建設(shè)，因為辦公室人員經(jīng)常出現(xiàn)在領(lǐng)導旁邊，辦公室的精神風貌能夠直接影響到領(lǐng)導的形象，因此辦公室人員要做到潔身自好、一身正氣、忠于職守、勇于創(chuàng)新，做到勤政、廉政。通過不斷對國有企業(yè)辦公室管理模式進行優(yōu)化和創(chuàng)新，以此實現(xiàn)國有企業(yè)辦公室管理的規(guī)范化、科學化，優(yōu)化國有企業(yè)對外形象，做好國有企業(yè)內(nèi)部服務工作，提高管理工作的效率和質(zhì)量[4]。

3.5 注重細化崗位職責

對于國有企業(yè)辦公室管理工作的精細化來講，需要國有企業(yè)在日常工作當中注重建立健全相應的考核標準，利用考核制度以及獎懲制度來對相關(guān)工作人員的思想以及行為作出有效約束，并且利用考核制度當中的考核內(nèi)容以及考核目標來細化辦公室人員的具體工作職責。對此，國有企業(yè)應該結(jié)合辦公室工作的具體內(nèi)容、任務以及目標等方面來制定一個較為明確詳細的員工職責說明書，促使相關(guān)辦公室人員能夠在開展相關(guān)工作以及執(zhí)行相關(guān)任務的時候可以充分意識到自身的職責以及權(quán)限，進而更為規(guī)范化以及精細化地做好相應的工作以及任務。除此之外，國有企業(yè)還應該注重做好辦公室當中各個崗位的調(diào)研以及分析工作，以此來不斷完善各個員工的崗位職能，從而實現(xiàn)辦公室員工崗位職責的精細化管理，這對于提升國有企業(yè)辦公室管理的精細化程度有著良好的促進作用，同時相關(guān)管理人員還應結(jié)合企業(yè)自身實際發(fā)展情況，分階段分層次地對相關(guān)工作人員進行整合，從而實現(xiàn)崗位方面的精細化調(diào)整。

3.6 加強職員思想作風建設(shè)

國有企業(yè)辦公室這種中樞機構(gòu)擁有一定的綜合管理職能，因此要求辦公室職員要具備全面、充足的專業(yè)知識，同時還要兼?zhèn)滢k公系統(tǒng)自動化技術(shù)以及公共關(guān)系處理技巧，更要具備過硬的工作作風以及先進的思想意識。由此可見，加強辦公室職員的思想作風是多么的重要。首先，要加強辦公室職員的政策理論水準，包括對上級進行報告，對下級的行文以及日常事務的處理，都需要職員擁有較強的政策性。需要工作職員在工作中要嚴格遵守國有企業(yè)的規(guī)章制度、認真學習黨的理論要求和上級文件所傳達的精神，從而保證在國有企業(yè)辦公室管理工作中能夠充分體現(xiàn)單位的核心思想內(nèi)容，緊靠黨的方針路線。其次，國有企業(yè)辦公室管理工作不能只在辦公室內(nèi)進行，要下基層走出辦公室，走進其他部門內(nèi)，切實了解和掌握其他一線部門的實際情況，了解其發(fā)展動向和需求，并將其所掌握的資料整理后如實匯報給領(lǐng)導，嚴格按照規(guī)章制度進行管理工作。

4 結(jié)語

綜上所述，國有企業(yè)辦公室管理人員，應進一步提升對本職工作內(nèi)容的認知度，深刻明確其對企業(yè)健康運轉(zhuǎn)的重要性，經(jīng)常性地對自身工作進行反思，明確出現(xiàn)問題原因，并通過問題分析，采用相應優(yōu)化措施進行解決，在原有工作開展基礎(chǔ)上，不斷提升國有企業(yè)辦公室管理服務水平，為國有企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展和有序運轉(zhuǎn)提供助力和支持。