高校檔案管理人員的素質(zhì)要求探析構(gòu)建

郭 靜 三門峽職業(yè)技術(shù)學院

高校檔案工作具有較強的歷史和建設(shè)性，其主要內(nèi)容是在進行高校教育、科學研究和政黨工作過程中，具有重要價值且以文字、圖像等方式保存的記錄。其不僅是高校從初步開辦到順利發(fā)展的歷史證明，也是高校權(quán)威的體現(xiàn)。檔案管理工作是整體管理體制中非常關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，也是評估高校各項工作的重要依據(jù)之一，其可以規(guī)范化、標準化高校管理工作，能夠為高校教學和科研提供信息數(shù)據(jù)資源支撐。所以如今提高管理人員素質(zhì)、提高檔案工作質(zhì)量，已經(jīng)成為高校研究的重點。

一、高校檔案工作要面對的新形勢

高校檔案管理工作至關(guān)重要，但是目前大部分高校檔案管理工作的主要服務對象是教師、行政管理人員等等，其主要目的是查閱相關(guān)工作的信息資源，而社會人士和此工作聯(lián)系不深。然而如今人們逐漸意識到檔案的重要性，從社會團體組織到個人都逐漸增強了對檔案的需求。如一些距離高校較近的工程項目可能需要檔案信息資源，或者是步入社會后一些學生需要學籍認證。在全面深化改革過程中，我國高等教育得到了蓬勃發(fā)展，同時工作量大幅增加，工作范圍大幅擴大，如重大科研項目以及會議等等，與此同時必然會擴充檔案數(shù)量并且增加管理壓力，所以要求高校檔案管理工作迎接挑戰(zhàn)實現(xiàn)創(chuàng)新。并且目前正處于信息爆炸時期，所以傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體已經(jīng)無法滿足高校檔案工作要求，多元化發(fā)展檔案載體如電子數(shù)據(jù)、信息文件是必然趨勢。在先進的信息技術(shù)影響下，人工抄寫、釘裝以及貼補已經(jīng)成為過去式，無法為高校發(fā)展提供重要信息數(shù)據(jù)支持。所以面對紙質(zhì)版文件模式遭受嚴重頗破壞，體系遭到打破，開展信息化建設(shè)工作，應用信息技術(shù)是當前高校必須要面對的任務[1]。

傳統(tǒng)意義上的檔案管理工作是高校歷史發(fā)展的載體，并沒有參與開發(fā)和應用工作。但是面對信息化社會帶來的挑戰(zhàn)以及人們逐漸產(chǎn)生的需求，必須提高檔案工作的社會化、服務化和信息化，拓展工作領(lǐng)域。所以如今找準檔案工作定位，是高校發(fā)展的必然選擇。所以高校逐漸提高了對檔案管理工作的重視程度，并且將其納入到整體規(guī)劃中，為其增加投入、引進設(shè)備[2]。

二、高校檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀

如今我國高校建設(shè)工作已經(jīng)取得了顯著成就，其中最為明顯的就是檔案管理工作，高校逐漸意識到檔案部門的重要性。不僅逐漸增加了檔案人才、成立了檔案管理的隊伍，并且還要求提高檔案管理人員的素質(zhì)。從學歷水平角度陳述，如今高校檔案管理人員中，?？茖W歷人才比例非常平衡且穩(wěn)定，本科學歷人才比例不斷上升，這不僅為高校檔案管理工作提供新的發(fā)展前景，還讓此項事業(yè)煥發(fā)新活力。雖然如今高校檔案管理工作人員的文化水平以及專業(yè)性還不能滿足飛速發(fā)展的檔案事業(yè)，并且在互聯(lián)網(wǎng)時代下，專業(yè)的開發(fā)、研究以及掌握信息技術(shù)的人員非常稀少。其主要表現(xiàn)為，首先是技術(shù)人員少，檔案管理人員中技術(shù)人員的占比非常少，并且在高校檔案事業(yè)發(fā)展過程中更加重視文化實力，而非技術(shù)實力，所以讓檔案工作發(fā)展非常不平衡。其次是專業(yè)人才稀少，由上文可知，檔案工作人員學歷水平在不斷上升，但是專業(yè)人才卻非常貧乏，沒有檔案專業(yè)學生。最后就是復合型人才不足，高校檔案事業(yè)范圍不再僅僅限于高校，還應該增加社會內(nèi)容[3]。

三、高校檔案管理人員的素質(zhì)要求

(一)要有優(yōu)秀的政治素養(yǎng)和敏銳的法律意識

因為高校檔案管理工作具有政治屬性，所以要求其管理人員不僅要擁有過硬的政治素質(zhì)，還要掌握法律法規(guī)和政策方針，要堅持依法辦事。

高校檔案工作不僅是促進高校發(fā)展和建設(shè)的基礎(chǔ)工作，還是具有歷史性和時效性的重要事業(yè)。所以檔案管理人員不僅要擁有優(yōu)秀的政治素養(yǎng)、三觀和處事原則，做好檔案管理工作的準備工作。還要堅持黨的正確方針政策，要愛黨愛國并且堅持人本主義。所以在開展高校檔案管理工作時，要堅持全面深化改革戰(zhàn)略，遵守科學、創(chuàng)新原則，要在分析檔案工作不同階段發(fā)展情況和需求的基礎(chǔ)上，制定人才培養(yǎng)方案，堅持科學研究，提高對高校和社會的服務水平[4]。

同時檔案管理人員必須充分了解我國法律法規(guī)，要樹立正確的法律意識。既要堅持學習我國法律法規(guī)，了解政策路線，從《憲法》到《檔案管理辦法》，合法、規(guī)范與標準的開展檔案管理工作。也要堅持檔案的真實性和保密性，避免出現(xiàn)檔案泄露和弄虛作假等情況。管理人員要加密檔案，要嚴格按照法律法規(guī)和相關(guān)條例開展管理工作，要拒絕誘惑。

(二)要強化責任意識，擁有歷史、社會使命感

想要做好管理工作，其管理人員必須擁有敬業(yè)心和使命感，這是最重要的考核要求與指標，也是將責任心和行動統(tǒng)一的方法。

首先管理人員要意識到檔案管理工作的重要性，檔案是高校的發(fā)展歷程的記錄，因此其具有歷史性和社會性。尤其是高校中非常重要典藏和獨特資料，其是高校發(fā)展的重要財富，如果損壞既不可逆，也無法修復，會造成非常嚴重的損失。而一般檔案也具有不可代替性，所以管理人員必須愛崗敬業(yè)，真心維護此工作。工作人員要強化管理意識，樹立責任心，要通過日常學習和培訓，不斷優(yōu)化檔案管理工作的內(nèi)容、制度和體系，以此為高校領(lǐng)導層正確決策和數(shù)字化建設(shè)做出重要貢獻。并且還要堅持日常反思，牢記工作使命，珍惜與維護檔案資料，提高管理效果和水平[5]。

其次要將責任心和使命感視為檔案工作的考核內(nèi)容，只是強化思想意識，無法落實工作人員的責任心和使命感，還需要制定的嚴格考核程序，積極發(fā)揮外部環(huán)境的引導作用。要加強內(nèi)因和外因的統(tǒng)一性，要以勤勞、品德、成績和能力作為考核的四種內(nèi)容，要以德樹人、克服困難、勤勞上進。

(三)要提高檔案管理人員的專業(yè)性和管理能力

高校檔案管理工作的基礎(chǔ)是管理實力，要求管理人員既擁有管理理論知識，也擁有先進、多遠的管理能力與手段。但是檔案工作具有綜合性和全面性，所以在落實責任意識的過程中，還樹立終身學習意識，要重視日常管理細節(jié)。

想要切實掌握專業(yè)知識，就要堅持學習。不僅要學習頒布的法律法規(guī)和出臺的政策條例，還要及時了解相關(guān)部門發(fā)布的規(guī)范與要求，更要遵循高校發(fā)展標準。要堅持、反復學習，并且嚴格約束管理行為。在學習過程中，要堅持三原則，第一是科學性，要堅持科學創(chuàng)新理念，將其思想融入管理活動中，做到張弛有度。第二是專業(yè)性，要將專業(yè)知識融入到日常管理中，要讓管理行為符合高校需求。第三是規(guī)范性，萬事萬物發(fā)展皆有規(guī)律，在管理過程中要嚴格遵循相關(guān)規(guī)定和標準。同時還要珍惜學習和進修的機會，高校檔案管理工作不應該偏居一隅，而是要與時俱進發(fā)展和學習，要珍視外出學習的機會，要通過會議、教育培訓強化管理思想，學習先進思想和技術(shù)，同時還要在交流過程中逐漸發(fā)現(xiàn)管理困境，要彌補管理差距，找到管理突破口。但是要注意，要以自我提升為主、外部學習為輔。

要不斷提升辦公能力，互聯(lián)網(wǎng)時代下，各行各業(yè)逐漸加深了和信息技術(shù)的結(jié)合，應用計算機設(shè)備和數(shù)字技術(shù)是必然趨勢。此形勢對高校檔案管理工作的影響更加深入，要實現(xiàn)現(xiàn)代化辦公，不斷優(yōu)化信息技術(shù)與完善管理內(nèi)容[6]。

(四)要提高管理和服務水平，不斷深入創(chuàng)新

因為檔案管理工作是現(xiàn)代化高校管理工作中非常關(guān)鍵的一部分，其管理人員要結(jié)合理論知識和實踐能力，要根據(jù)現(xiàn)實情況不斷調(diào)整管理內(nèi)容和手段，要總結(jié)管理經(jīng)驗。在全面深化改革過程中，堅持創(chuàng)新戰(zhàn)略，提升綜合實力是國家發(fā)展的必然要求。所以檔案管理工作要堅持創(chuàng)新原則，打破傳統(tǒng)管理思維和方式，要建設(shè)高水平和專業(yè)性的管理團隊。同時檔案管理事業(yè)在發(fā)展過程中，其載體逐漸豐富、形式逐漸多元、難度逐漸上升，對此，如果檔案管理事業(yè)想要擁有更加廣闊的發(fā)展前景，必須勇于探究和創(chuàng)新，要能夠在發(fā)展和建設(shè)過程中發(fā)現(xiàn)問題，制定更為長遠的目標和規(guī)劃，同時還要積極應用信息技術(shù)，多樣化創(chuàng)新管理手段[7]。

因為檔案管理工作的屬性之一是服務性，所以其工作人員要堅持師生的主體地位，樹立全面服務意識，要根據(jù)高校發(fā)展和師生教學需求及時開展管理工作，同時還要堅持積極、熱情、主動、耐心等態(tài)度，要加強上下級的互動交流[8]。

四、結(jié)語

如今我國正處于非常重要的建設(shè)和轉(zhuǎn)型時期，高校作為非常重要的教育場所，也能承擔著為社會輸送高素質(zhì)人才、傳承文化、開展科學研究活動等重任，所以一定做好檔案管理工作。要強調(diào)管理人員的主體地位，要強化其管理思想、培養(yǎng)敏銳的法律意識與政治素養(yǎng)，并且還要順應互聯(lián)網(wǎng)時代熱潮，應用信息技術(shù)、多元化創(chuàng)新管理手段?！?/p>