高校宣傳部門行政事務(wù)管理效能提升策略

文/江蘇省淮安市淮陰工學(xué)院 虞夢(mèng)

高校宣傳部門行政事務(wù)繁多，做好高校宣傳部門行政事務(wù)管理工作是保障部門各項(xiàng)工作有序穩(wěn)定開(kāi)展的基礎(chǔ)。高校宣傳部門行政事務(wù)管理主要包括：協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)處理各類文件，對(duì)重要文件進(jìn)行分類歸檔；協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)校宣傳標(biāo)語(yǔ)、校內(nèi)報(bào)刊審批工作；日常宣傳工作聯(lián)系與協(xié)調(diào)；面向校外新聞單位的接待服務(wù)工作；撰寫(xiě)各類重要文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作信息、工作總結(jié)和計(jì)劃以及重要情況的綜合報(bào)告等；協(xié)調(diào)與學(xué)校有關(guān)部門及部門內(nèi)部各科室的工作；做好部門承辦的各類會(huì)議的會(huì)務(wù)工作；多媒體信息發(fā)布系統(tǒng)的維護(hù)、管理、內(nèi)容制作；部門設(shè)備資產(chǎn)申報(bào)、日常管理、報(bào)廢；財(cái)務(wù)報(bào)銷管理；辦公用品與備品采購(gòu)與發(fā)放等；協(xié)調(diào)與管理部門勤工助學(xué)學(xué)生；部門印章、印鑒管理；部門文件收發(fā)、管理、存檔等工作內(nèi)容。面對(duì)如此復(fù)雜繁多的事務(wù)，需要從宏觀、微觀兩方面細(xì)化管理要求，從制度建設(shè)、作風(fēng)建設(shè)、能力建設(shè)等方面入手，積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、“互聯(lián)網(wǎng)+”等新一代信息技術(shù)，不斷提升行政事務(wù)管理質(zhì)量和水平。

一、明確目標(biāo)任務(wù)，細(xì)化管理要求

行政事務(wù)管理作為其他各項(xiàng)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)性、支撐性環(huán)節(jié)，如果目標(biāo)不清，要求不明，一方面會(huì)導(dǎo)致自身管理混亂，另一方面會(huì)影響其他各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展，降低工作效率，因此，提升高校宣傳部門行政事務(wù)管理效能，必須明確管理目標(biāo)任務(wù)，細(xì)化具體管理要求，可以從宏觀管理和微觀管理兩個(gè)層面入手。

（一）宏觀管理要求。宏觀管理的事務(wù)一般是調(diào)研、執(zhí)行、參謀。1.調(diào)研工作。在當(dāng)代社會(huì)信息化大背景下，調(diào)研工作講究“新”“早”“快”三個(gè)原則?！靶隆?，信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)成為信息傳遞的主要媒介，在互聯(lián)網(wǎng)傳遞信息快的特點(diǎn)影響下，調(diào)研的途徑有了創(chuàng)新。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)自媒體進(jìn)行的調(diào)研有著速度快、成本低、傳播廣的特點(diǎn)?！霸纭?，信息大爆炸時(shí)代，調(diào)研必須搶占先機(jī)，提早開(kāi)展，保證問(wèn)題在群眾中傳播爆發(fā)前做好決策?！翱臁?，現(xiàn)代社會(huì)生活節(jié)奏加快，做任何事都講究效率，調(diào)研更是要把握時(shí)機(jī)，堅(jiān)決抵制拖延。2.執(zhí)行工作。唯一的原則就是按時(shí)、按指令執(zhí)行。3.參謀工作。參謀是在調(diào)研基礎(chǔ)上進(jìn)行的，只有做好調(diào)研工作，才能做好輔助參謀。需要注意的是，參謀是輔助決策，所以切忌喧賓奪主，踏實(shí)做好本職工作，為領(lǐng)導(dǎo)提供第一手資料，輔助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策即可。

（二）微觀管理要求。微觀管理范疇的事務(wù)包括處理信函和文件、接打電話、日常接待、維護(hù)管理辦公室環(huán)境、管理和發(fā)放辦公用品、時(shí)間管理、會(huì)務(wù)安排、值班、信息的管理和保密工作以及處理各種突發(fā)事件等。處理信函可分為寄發(fā)和接收兩個(gè)部分，信函的寄發(fā)一般遵循核對(duì)、簽發(fā)、裝封、查對(duì)、分類、登記、選擇適當(dāng)?shù)泥]寄方式等步驟。信函接收的步驟則一般是簽收、拆封、登記、分類、記錄、分發(fā)。接打電話要態(tài)度友好、口齒清晰、語(yǔ)言凝練、簡(jiǎn)明扼要、記錄清楚、及時(shí)處理。日常接待要提前了解詳細(xì)情況，制定合適的接待方案以便做好準(zhǔn)備工作。辦公室環(huán)境包括工作氛圍、人際關(guān)系、人員素養(yǎng)等軟環(huán)境和辦公家具、辦公設(shè)備、休閑設(shè)施等硬環(huán)境。調(diào)整軟環(huán)境、優(yōu)化硬環(huán)境，營(yíng)造溫馨和諧的辦公環(huán)境，有助于工作效率的提升。辦公用品的管理要建立健全辦公用品購(gòu)買發(fā)放登記制度，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)審批手續(xù)，準(zhǔn)確清點(diǎn)數(shù)目，核實(shí)發(fā)放。要明確工作的目標(biāo)和任務(wù)，制定合理的工作計(jì)劃并利用時(shí)間表、電子計(jì)劃表、布告板等管理工具督促計(jì)劃的執(zhí)行，有效地規(guī)劃時(shí)間和掌控時(shí)間，以達(dá)到在最短的時(shí)間內(nèi)創(chuàng)造最大的效益的目的。值班時(shí)應(yīng)該堅(jiān)守崗位，認(rèn)真處理事務(wù)，做好值班記錄，隨時(shí)做好處理突發(fā)事件的準(zhǔn)備，突發(fā)事件發(fā)生時(shí)務(wù)必做到隨機(jī)應(yīng)變，嚴(yán)格遵守交接班制度和請(qǐng)假制度。信息的管理和保密工作，從管理這方面來(lái)看要遵循及時(shí)性、針對(duì)性、真實(shí)性、安全性、制度化這些基本原則，完成信息的采集、檢索、篩選、校核、編類、存儲(chǔ)、開(kāi)發(fā)、編制、傳遞和反饋這一系列過(guò)程。要嚴(yán)格遵守《保密法》規(guī)定，實(shí)行積極防范、突出重點(diǎn)、依法管理的方針，既確保國(guó)家秘密安全，又便于信息資源合理利用。嚴(yán)守保密制度和紀(jì)律，配備必要的保密設(shè)備，如保密文件柜、防盜報(bào)警系統(tǒng)、防火墻等。

二、加強(qiáng)制度建設(shè)，改進(jìn)工作作風(fēng)

高校宣傳部門行政事務(wù)管理應(yīng)堅(jiān)持用制度管人，靠制度管事，以制度化確保作風(fēng)的好轉(zhuǎn)，并形成常態(tài)化。

（一）建立健全制度。要建立健全行政事務(wù)管理相關(guān)制度，規(guī)范崗位職責(zé)，完善工作程序，將規(guī)章制度內(nèi)容細(xì)化到事務(wù)處理過(guò)程中去，促進(jìn)行政事務(wù)管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。建立健全行政事務(wù)管理責(zé)任體系和長(zhǎng)效機(jī)制，明確崗位職責(zé)、工作目標(biāo)、權(quán)限等，合理分工、責(zé)任到人、恪盡職守、按章辦事，建設(shè)規(guī)范化服務(wù)型機(jī)關(guān)，以師生滿意為工作的最高標(biāo)準(zhǔn)，主動(dòng)服務(wù)、高效服務(wù)、全程服務(wù)。

（二）深化作風(fēng)建設(shè)。要進(jìn)一步深化作風(fēng)建設(shè)，提升管理服務(wù)效能和質(zhì)量，結(jié)合新形勢(shì)新要求，與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新。遵循習(xí)近平總書(shū)記提出的“堅(jiān)持絕對(duì)忠誠(chéng)的政治品格、堅(jiān)持高度自覺(jué)的大局意識(shí)、堅(jiān)持極端負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)、堅(jiān)持無(wú)怨無(wú)悔的奉獻(xiàn)精神、堅(jiān)持廉潔自律的道德操守”的“五個(gè)堅(jiān)持”要求，不斷增強(qiáng)責(zé)任感、培養(yǎng)大局觀、提高執(zhí)行力，以超強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、合作意識(shí)和奉獻(xiàn)精神，立足崗位，服務(wù)大局，緊密團(tuán)結(jié)，協(xié)作好，風(fēng)氣正，人心齊，為師生員工辦實(shí)事。

（三）堅(jiān)持人本理念。要堅(jiān)持“以人為本”，營(yíng)造良好辦公氛圍，調(diào)動(dòng)辦公人員工作的積極性；辦事流程透明公開(kāi)，在科室醒目位置做出公開(kāi)承諾，標(biāo)語(yǔ)上墻，加大宣傳力度，樹(shù)立“馬上就辦，辦就辦好”的服務(wù)理念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和爭(zhēng)先意識(shí)；在工作中堅(jiān)持原則、一絲不茍、謙虛謹(jǐn)慎、遵守保密紀(jì)律；熱心為基層服務(wù)，主動(dòng)為基層排憂解難，發(fā)揮“黨員先鋒崗”“黨員工作站”的作用，牢固樹(shù)立“窗口意識(shí)”，做到“三心”“五不”，即“熱心、耐心、細(xì)心”“不推諉、不扯皮、不拖沓、不敷衍、不刁難”；接打電話謙虛客氣、簡(jiǎn)潔文明，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示快速準(zhǔn)確，處置各類事項(xiàng)妥善及時(shí)。

三、注重學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升綜合素養(yǎng)

人作為社會(huì)活動(dòng)的主體，具有獨(dú)立思考能力和思維邏輯，其本身的素質(zhì)、能力和價(jià)值取向等決定著整個(gè)社會(huì)活動(dòng)的水平。在高校宣傳部門行政事務(wù)處理中，人作為中心發(fā)揮著主導(dǎo)作用。因此，要堅(jiān)持人本理念，注重學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷提高工作人員的綜合素質(zhì)和能力水平。

（一）提升政治素養(yǎng)。習(xí)近平總書(shū)記在中央黨校（國(guó)家行政學(xué)院）中青年干部培訓(xùn)班開(kāi)班式上強(qiáng)調(diào)，政治上的堅(jiān)定、黨性上的堅(jiān)定都離不開(kāi)理論上的堅(jiān)定。高校宣傳部門工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的基本知識(shí)和最新理論，深入學(xué)習(xí)貫徹黨的十九大精神和習(xí)近平新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想，牢固樹(shù)立“四個(gè)意識(shí)”，堅(jiān)定“四個(gè)自信”，做到“兩個(gè)維護(hù)”。政治理論學(xué)習(xí)的最終目的是指導(dǎo)實(shí)踐，因此政治理論學(xué)習(xí)不能浮于表面，要讀原著、學(xué)原文、悟原理，要往心里走，往深里走，往實(shí)里走，知行合一，學(xué)以致用。要全面系統(tǒng)學(xué)，及時(shí)跟進(jìn)學(xué)，深入思考學(xué)，聯(lián)系實(shí)際學(xué)，在常學(xué)常新中加強(qiáng)理論修養(yǎng)，在真學(xué)真信中堅(jiān)定理想信念，在學(xué)思踐悟中牢記初心使命，在細(xì)照篤行中不斷修煉自我，在知行合一中主動(dòng)擔(dān)當(dāng)作為。

（二）提升專業(yè)素養(yǎng)。習(xí)近平總書(shū)記指出：“專業(yè)素養(yǎng)是專業(yè)知識(shí)、專業(yè)能力、專業(yè)作風(fēng)、專業(yè)精神的統(tǒng)一，而不僅僅是專業(yè)對(duì)口那么簡(jiǎn)單?！碧嵘龑I(yè)素養(yǎng)，要從知識(shí)、能力、作風(fēng)、精神四個(gè)維度入手，更新知識(shí)、提升能力、改進(jìn)作風(fēng)、激揚(yáng)精神，建設(shè)一支本領(lǐng)高強(qiáng)、作風(fēng)優(yōu)良、創(chuàng)新實(shí)干的工作隊(duì)伍。要定期組織培訓(xùn)，按照相關(guān)文件要求，制定短期和長(zhǎng)期教育培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)培訓(xùn)的任務(wù)、目標(biāo)等進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定；根據(jù)不同崗位特點(diǎn)，區(qū)分層次，有針對(duì)性地安排不同的教育培訓(xùn)，并提出不同要求；結(jié)合工作實(shí)際，采取靈活多樣的形式和途徑進(jìn)行教育培訓(xùn)，堅(jiān)持理論結(jié)合實(shí)踐，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，熟悉新領(lǐng)域，開(kāi)拓新視野，增強(qiáng)本領(lǐng)能力。此外，學(xué)習(xí)是一種自發(fā)性行為，要鼓勵(lì)行政事務(wù)管理人員樹(shù)立終身學(xué)習(xí)的觀念，增強(qiáng)自主學(xué)習(xí)的意識(shí)和能力，善于運(yùn)用線上線下學(xué)習(xí)資源，不斷提升專業(yè)素。

四、堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，推進(jìn)智能管理

信息化時(shí)代，智慧校園建設(shè)正穩(wěn)步推進(jìn)，高校宣傳部門應(yīng)充分利用這一時(shí)勢(shì)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，為行政事務(wù)管理賦能賦智，推動(dòng)辦公室業(yè)務(wù)向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)行政事務(wù)管理減負(fù)。

高校宣傳部門行政事務(wù)管理應(yīng)從信息技術(shù)管理向信息技術(shù)治理轉(zhuǎn)型，全面客觀地看待信息技術(shù)在行政事務(wù)管理中的實(shí)際應(yīng)用，應(yīng)安排具備一定專業(yè)背景的工作人員與校內(nèi)信息部門進(jìn)行溝通與協(xié)調(diào)。與信息部門密切協(xié)作，建立以校內(nèi)網(wǎng)為依托的智能辦公體系，整合資源，簡(jiǎn)化流程，加強(qiáng)聯(lián)系，提高效率，降低成本；積極引入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、“互聯(lián)網(wǎng)+”等前沿信息技術(shù)，構(gòu)建一體化管理系統(tǒng)，打破傳統(tǒng)工作模式中時(shí)間、空間等限制；利用好數(shù)字化信息網(wǎng)絡(luò)，讓師生少跑腿，信息多跑路，樹(shù)立“高效、務(wù)實(shí)、創(chuàng)新”的行政事務(wù)管理良好形象；強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全管理，明確內(nèi)部事務(wù)內(nèi)網(wǎng)處理、外部事物外網(wǎng)處理。

值得注意的是，在行政事務(wù)管理中，人既是管理主體，也是管理客體。一方面，要注意在高校宣傳部門行政事務(wù)智能管理技術(shù)運(yùn)用過(guò)程中，謹(jǐn)防過(guò)度依賴信息技術(shù)，忽視與管理客體溝通的情況，要建立與管理客體的定期有效溝通機(jī)制，不斷完善信息服務(wù)制度，確保智能應(yīng)用可管可控；另一方面，要持續(xù)跟進(jìn)智能管理技術(shù)應(yīng)用的用戶意見(jiàn)反饋，不斷優(yōu)化信息服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)行政事務(wù)管理效率最大化。

五、結(jié)語(yǔ)

高校宣傳部門行政事務(wù)管理效能的高低對(duì)宣傳部門整體工作有著重要影響。高校宣傳部門行政事務(wù)管理是復(fù)雜的、系統(tǒng)的，在新時(shí)期面臨諸多挑戰(zhàn)和機(jī)遇的同時(shí)，要與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，從明確目標(biāo)、細(xì)化要求、制度建設(shè)、作風(fēng)建設(shè)、素質(zhì)提升、智能管理等方面持續(xù)發(fā)力，推進(jìn)高校宣傳部門行政事務(wù)管理制度化、規(guī)范化、精細(xì)化，從而不斷提升行政事務(wù)管理效能。