企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理探討

郭進(jìn)

摘? 要：通過(guò)使用電子文件和電子檔案不僅能夠確保資料的真實(shí)性、完整性、安全性和可用性，還能提高電子檔案的管理效率和質(zhì)量，最大限度發(fā)揮出電子檔案的使用價(jià)值，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理提供高效服務(wù)。因此，企業(yè)需要提高電子文件歸檔和電子檔案管理的重視度，采取有效的優(yōu)化措施強(qiáng)化電子文件、電子檔案管理，提高企業(yè)的管理水平，推動(dòng)企業(yè)持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)? ?電子文件歸檔? ?檔案管理? ?電子檔案

中圖分類(lèi)號(hào)：G276? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3791（2021）08（b）-0093-03

Discussion on Enterprise Electronic File Archiving and Electronic File Management

GUO Jin

（Guangdong Tianlian Power Design Co.， Ltd.， Guangzhou， Guangdong Province， 510670 China）

Abstract： Through the use of electronic documents and electronic archives， it can not only ensure the authenticity， integrity， security and availability of data， but also improve the management efficiency and quality of electronic archives， give full play to the use value of electronic archives， and provide efficient services for the operation and management of enterprises. Therefore， enterprises need to pay more attention to electronic file archiving and electronic file management， take effective optimization measures to strengthen electronic file and electronic file management， improve the management level of enterprises and promote the sustainable development of enterprises.

Key Words： Enterprise; Electronic document archiving; File management; Electronic archives

企業(yè)中的文件種類(lèi)比較多，所需要的存儲(chǔ)空間也比較大，這加大了存儲(chǔ)、查找、管理難度，如果仍舊使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，很容易出現(xiàn)文件丟失、損壞、泄露問(wèn)題，危害企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。因此，企業(yè)需要積極應(yīng)用電子檔案資料，加強(qiáng)電子文件和檔案的管理，利用信息化技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升文件檔案的利用效率，同時(shí)要確保電子檔案的完整性、安全性和可用性。

1? 企業(yè)電子文件歸檔措施

1.1 加強(qiáng)組織管理，明確人員責(zé)任

對(duì)于企業(yè)的電子文件管理工作，企業(yè)必須建立相應(yīng)的管理組織體系，明確企業(yè)電子文件管理相應(yīng)部門(mén)的管理職責(zé)以及每個(gè)工作人員的工作職責(zé)，信息部門(mén)需要為整個(gè)檔案部門(mén)員工的日常工作開(kāi)展提供信息支持和技術(shù)保障，這樣檔案工作人員才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決電子文件編寫(xiě)、歸檔、管理中的各項(xiàng)問(wèn)題。電子檔案部門(mén)需要從工作實(shí)際出發(fā)，為電子文件歸檔管理制度提供建設(shè)性意見(jiàn)，從而制定出科學(xué)合理的電子文件管理制度，并且需要對(duì)電子文件歸檔管理相關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行密切監(jiān)控，電子文件形成環(huán)節(jié)、鑒定環(huán)節(jié)、歸檔環(huán)節(jié)等都是重點(diǎn)監(jiān)控內(nèi)容[1]。同時(shí)，還需要確保管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化軟件的有效連接，這樣才能全方位、多角度地對(duì)整個(gè)電子文件進(jìn)行有效管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子文件損壞、丟失問(wèn)題，同時(shí)采取有效的措施高效解決問(wèn)題，提高電子文件歸檔質(zhì)量。

1.2 做好電子文件收集與資料積累工作

電子檔案管理中不可或缺的一環(huán)就是電子文件收集與資料積累工作，它們有著至關(guān)重要的地位。跟傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件收集工作相比，電子文件收集不僅方便高效，而且收集范圍也在持續(xù)擴(kuò)大，收集方法多樣化。在企業(yè)電子文件歸檔管理中，電子文件的收集整理工作可以由電子文件編寫(xiě)部門(mén)負(fù)責(zé)，正式電子文件包含發(fā)送、接收文件。電子文件編寫(xiě)部門(mén)將文件發(fā)送給相關(guān)人員后，不僅需要對(duì)原始文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔整理，還需要?dú)w檔修改后的文件內(nèi)容以及發(fā)送記錄，接收文件后同樣需要進(jìn)行歸檔工作[2]。部分文件可能不在正式文件范疇內(nèi)，但是它的文件內(nèi)容價(jià)值高，可供參考的東西比較多，此類(lèi)文件必須嚴(yán)格按照正式文件的歸檔整理流程進(jìn)行收集保存，收集整理過(guò)程中一定要認(rèn)真仔細(xì)，避免重要文件遺漏給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。

1.3 強(qiáng)化電子文件歸檔的“四性”保障

進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，需要做好“四性”檢測(cè)，為電子檔案文件的后續(xù)管理利用提供強(qiáng)有力保障?！八男浴睓z測(cè)內(nèi)容具體為：真實(shí)性檢測(cè)主要是檢測(cè)固化信息、數(shù)字摘要、元數(shù)據(jù)、電子屬性、信息包等[3];完整性檢測(cè)主要是檢測(cè)歸檔文件中數(shù)據(jù)數(shù)量、大小、數(shù)目編號(hào)、文件內(nèi)容的真實(shí)性和完整性;可用性檢測(cè)內(nèi)容是比較多的，涵蓋了電子文件數(shù)據(jù)、目錄、信息等方方面面，主要是確保人們能夠使用、檢索電子檔案;安全性檢測(cè)是電子文件歸檔最重要的檢測(cè)環(huán)節(jié)，通過(guò)檢測(cè)查看電子檔案管理過(guò)程中是否存在人為改動(dòng)或非法侵入的情況，提高電子文件保管的安全系數(shù)。

2? 電子檔案管理措施

2.1 規(guī)范管理電子檔案移交工作

電子文件編寫(xiě)部門(mén)主要的工作任務(wù)就是對(duì)電子文件進(jìn)行移交、歸檔處理。電子文件的歸檔方式有兩種：其一是邏輯歸檔，其二是物理歸檔。這兩種歸檔方式借助的辦公平臺(tái)存在差異性，企業(yè)可以根據(jù)內(nèi)部實(shí)際情況選擇合適的歸檔方式。各部門(mén)將電子文件移交給檔案部門(mén)后，檔案部門(mén)需要立馬審核、判定文件內(nèi)容，避免電子文件存在內(nèi)容失真、丟失問(wèn)題，如果移交的電子文件不符合相關(guān)規(guī)定要求，必須要求相關(guān)部門(mén)檢查整理后再重新移交，從而確保電子文件的真實(shí)性。如果電子文件內(nèi)容真實(shí)完整、安全性好，檔案部門(mén)經(jīng)過(guò)審核后就需要確定好文件價(jià)值，明確規(guī)定好保管期限，最后進(jìn)行移交手續(xù)辦理，移交部門(mén)與檔案部門(mén)需要同時(shí)審查移交清冊(cè)，并且妥善保管移交清冊(cè)。整理歸檔電子文件時(shí)，檔案部門(mén)需要首先確定好基礎(chǔ)單位，再?lài)?yán)格按照相關(guān)的管理制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文件分類(lèi)歸檔工作，確保各種文件擺放在正確位置上[4]。如果歸檔電子文件在公文類(lèi)別范疇，檔案部門(mén)就需要重視此類(lèi)文件的審核工作，審核的著錄項(xiàng)目需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適量調(diào)整增加。如果隸屬于其他類(lèi)型，此類(lèi)電子文件就可以進(jìn)行常規(guī)審核操作，審核過(guò)程中需要注重審核文件信息的真實(shí)性和完整性。如果歸檔電子文件具有較高的保存價(jià)值，檔案部門(mén)就需要采取電子方案與紙質(zhì)檔案兩者同時(shí)使用的保存方式，從而使歸檔電子文件的安全性得到進(jìn)一步提升。

2.2 高度重視電子檔案保管和安全備份

電子檔案保管主要是使用專(zhuān)業(yè)安全的服務(wù)器存儲(chǔ)好電子檔案，歸檔載體即為專(zhuān)庫(kù)或?qū)９?，需要注意的是歸檔載體應(yīng)做防寫(xiě)處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。如果歸檔載體是單片形式，就需要一定數(shù)量的載體豎起來(lái)存放在盒子中，盒子的上方不能放置重物避免將歸檔載體壓壞，而且需要與磁場(chǎng)保持合適的距離，同時(shí)需要做好保護(hù)措施，避免灰塵、蟲(chóng)鼠損壞載體。電子文件檢查工作可以計(jì)劃為一年一次，檢查內(nèi)容為電子文件的讀取情況、處理設(shè)備的運(yùn)行情況;檢測(cè)工作可以計(jì)劃為每?jī)赡暌淮?，主要是抽取一定?shù)量的樣本載體對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行“四性”檢測(cè);每4年檢測(cè)一次光盤(pán)，如果檢測(cè)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)歸檔載體存在問(wèn)題，需要及時(shí)采取有效措施解決問(wèn)題[5]。此外，還需要做好電子檔案的安全備份工作，每天一次的增量備份、每周一次的全盤(pán)備份是常用的備份方式，企業(yè)中的信息部門(mén)需要提供技術(shù)保障，從而提高電子檔案存儲(chǔ)的完整性和安全性。如果電子檔案的存儲(chǔ)價(jià)值比較大，不僅需要做好增量備份和全盤(pán)備份，還需要采取異地備份方式，以此來(lái)全面確保電子檔案存儲(chǔ)的可靠性。

2.3 提高電子檔案的利用率

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不僅能夠調(diào)閱各類(lèi)電子檔案，還能查閱電子資料的收發(fā)記錄，在此基礎(chǔ)上需要提高電子檔案的利用率，充分發(fā)揮電子檔案的應(yīng)用價(jià)值。電子檔案嚴(yán)禁在企業(yè)外部流傳和使用，企業(yè)內(nèi)部可以流傳一些通報(bào)文件或者機(jī)密性不高的規(guī)章制度，如果電子檔案內(nèi)容中包含有企業(yè)機(jī)密，就只能通過(guò)企業(yè)內(nèi)網(wǎng)流傳，并且內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)需要隔離外部網(wǎng)絡(luò)。如果電子檔案涉及到企業(yè)的財(cái)務(wù)情況、發(fā)展計(jì)劃、決策內(nèi)容、科技研發(fā)成果等，就只能在高層領(lǐng)導(dǎo)中流傳使用。如果員工需要查閱一些電子檔案，但是權(quán)限不足，就需要通過(guò)系統(tǒng)向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，申請(qǐng)審批通過(guò)后才能查看文件。當(dāng)其他人員需要借閱電子檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)只能提供復(fù)印的紙質(zhì)文件，不能將原文件存儲(chǔ)載體外借給他人[6]。借閱人查閱電子檔案時(shí)，需要保護(hù)好檔案，避免電子檔案信息被其他人修改，而檔案管理部門(mén)需要詳細(xì)記錄每個(gè)借閱人的部門(mén)、姓名、借閱時(shí)間等，制作成管理臺(tái)賬。

2.4 打造高素質(zhì)、高質(zhì)量的檔案人才隊(duì)伍

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式相比，電子檔案管理工作方式有很大的不同，這就對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，其不僅需要準(zhǔn)確掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，還需要熟練應(yīng)用各種辦公化系統(tǒng)和信息技術(shù)。因此，在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，企業(yè)需要重視檔案管理人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，打造高素質(zhì)、高質(zhì)量的檔案人才隊(duì)伍，提高檔案管理效率和質(zhì)量。首先，企業(yè)需要組織檔案管理人員定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動(dòng)，邀請(qǐng)知名的專(zhuān)家講解電子文件與電子檔案的管理內(nèi)容、管理目標(biāo)、管理原則、管理措施等，拓展管理人員的知識(shí)面，增加他們的知識(shí)儲(chǔ)備，同時(shí)還需要進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作演練，提高檔案管理人員的操作技能。其次，企業(yè)可以通過(guò)招聘的方式招攬專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，一方面能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)省部分培訓(xùn)成本;另一方面也能確保招聘人才盡快融入工作，發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理實(shí)效。

3? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，做好電子文件歸檔和電子檔案管理工作能夠提高檔案管理效率和質(zhì)量，節(jié)約管理成本，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供助力。因此，企業(yè)需要加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案管理，以使其更好地服務(wù)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展。

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