提高辦公室檔案管理工作效率的思考

摘 要：新時(shí)代辦公室檔案管理工作有了新的發(fā)展，但在實(shí)際工作中依然存在一些問題，檔案管理效率還不高，影響辦公室工作的高效開展。本文主要對(duì)目前辦公室檔案管理效率方面存在問題及提升效率的途徑進(jìn)行探討，供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;辦公室;效率

辦公室是社會(huì)組織中具有中樞作用的工作場所，檔案管理是辦公室工作的重要組成部分，也是單位工作的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理，不但能夠充分保證檔案的完整性，提高檔案資料查詢與利用效率，同時(shí)能夠充分發(fā)揮檔案在辦公室及整個(gè)單位管理工作中的價(jià)值，有效促進(jìn)單位工作的順利實(shí)施。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與社會(huì)的進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸被應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)不能滿足需求，在辦公室檔案管理工作中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)新檔案管理辦法，解決工作中影響工作效率的問題，進(jìn)一步提升檔案管理效率——這成為當(dāng)前各單位辦公室管理工作的重要內(nèi)容之一。

1 當(dāng)前辦公室檔案管理效率方面存在的主要問題

1.1 工作人員的檔案管理意識(shí)較為薄弱

在辦公室檔案管理工作中，相關(guān)工作人員的管理意識(shí)較為薄弱，成了對(duì)檔案管理工作質(zhì)量與效率產(chǎn)生影響的重要因素?，F(xiàn)階段，大部分檔案管理工作人員并不是專業(yè)管理人員，有些甚至是臨時(shí)工。加上部分單位對(duì)辦公室檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，未能將其放到應(yīng)有的工作位置。一些單位的辦公室檔案資料未得到妥善保存，長期隨意堆放，造成了比較嚴(yán)重的不利影響。

1.2 傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方式落后

辦公室檔案管理工作中仍存在檔案管理制度不完善，崗位職責(zé)劃分不清，對(duì)管理人員約束力度不足等情況，當(dāng)出現(xiàn)檔案管理問題時(shí)，不能明確責(zé)任人，互相推諉，從而大大影響了檔案管理效率。并且傳統(tǒng)方式的辦公室檔案管理落后，通常采用人工抄寫，然后再將抄好的檔案進(jìn)行保存，沒有推進(jìn)檔案管理信息化，效率低下，出錯(cuò)率高且易丟失，也影響檔案的原始性。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方式存在著很大的局限性已經(jīng)很難滿足各單位的發(fā)展需要。

1.3 辦公室檔案管理標(biāo)準(zhǔn)缺乏規(guī)范性

一些單位整體檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，在對(duì)檔案信息進(jìn)行處理時(shí)，采用不同方式記錄信息，造成不同辦公室信息互相使用時(shí)的一定困擾。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不同，各個(gè)辦公室都會(huì)形成不同檔案模式，在進(jìn)行檔案存儲(chǔ)、管理、利用、檢查時(shí)，會(huì)面臨大量問題，直接影響檔案信息的管理和利用效率。

2 提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

2.1 增強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)和能力

辦公室檔案管理工作人員應(yīng)該轉(zhuǎn)變自身思想觀念，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。必要的，可設(shè)置專職檔案管理崗位，安排專業(yè)的檔案管理工作人員管理檔案。應(yīng)定期開展檔案工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，根據(jù)檔案管理的具體工作內(nèi)容邀請(qǐng)相應(yīng)的專家進(jìn)行講座教學(xué)，不但講述與檔案管理相關(guān)的理論知識(shí)與技能，也要對(duì)檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展動(dòng)態(tài)以及未來的發(fā)展趨勢進(jìn)行講述，不斷拓寬辦公室檔案工作人員的視野，轉(zhuǎn)變其觀念，讓他們能夠主動(dòng)學(xué)習(xí)新的方法、技術(shù)或理論，有效提升專業(yè)水平和工作效率。檔案辦公室工作人員應(yīng)積極主動(dòng)地了解單位現(xiàn)階段的發(fā)展情況，并在平時(shí)的工作中把檔案的收集、整理、保管、保護(hù)、利用等項(xiàng)工作做好。應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)的宣傳與推廣教育工作，有效提升檔案工作人員的保密意識(shí)與法律意識(shí)，不斷提升檔案管理工作的合理化與規(guī)范化，堅(jiān)持依法管檔用檔，保證檔案安全。還應(yīng)對(duì)每個(gè)時(shí)期辦公室檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行研究與分析，找出其未來應(yīng)該努力的方向，促進(jìn)辦公室檔案管理工作的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。

2.2 建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)

檔案信息能夠在某些方面比較充分地反映單位的工作狀況。隨著社會(huì)進(jìn)步，很多單位業(yè)務(wù)工作發(fā)展速度十分迅猛，檔案管理的工作量直線上升，需要記錄管理的檔案信息日益增加。計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)為實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理信息化提供了有利條件。建設(shè)比較完善的辦公室檔案信息管理系統(tǒng)，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，將會(huì)直接推動(dòng)辦公室檔案管理現(xiàn)代化，提高工作效率。在辦公室電子檔案數(shù)量不斷增多的情況下，通過科學(xué)合理選擇計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，可以促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。因此，各單位應(yīng)完善檔案信息管理系統(tǒng)，完善信息存儲(chǔ)，建立適用規(guī)范的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，將檔案信息數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案收集、存儲(chǔ)、管理、檢索、利用等項(xiàng)工作的數(shù)字化，提高檔案管理及各部門工作效率，促進(jìn)各單位工作的持續(xù)、快速發(fā)展。

2.3 建立統(tǒng)一的檔案管理制度

辦公室的檔案資料和文件之間息息相關(guān)，統(tǒng)一的技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)與檔案信息管理規(guī)范，是推進(jìn)辦公室檔案工作的重要制度基礎(chǔ)。要想有效提升辦公室檔案管理工作的質(zhì)量與效率，就應(yīng)該依照辦公室檔案管理工作的特征及實(shí)際情況，對(duì)相關(guān)的管理制度進(jìn)行完善，并且在辦公室文件管理過程中對(duì)檔案收集與整理工作進(jìn)行規(guī)范，做好相應(yīng)的文件形成及保管工作，不斷提升辦公室檔案管理工作的質(zhì)量。同時(shí)，完成檔案整理后，需按照檔案內(nèi)容、性質(zhì)與重要程度的不同，標(biāo)注標(biāo)簽，在檔案室有序存放。儲(chǔ)存地點(diǎn)應(yīng)符合安全保存檔案的要求，且做好警示標(biāo)識(shí)，提醒非相關(guān)人員不準(zhǔn)入內(nèi)，避免不相干人員隨便進(jìn)入檔案室，造成重要檔案資料損壞或被竊取。不僅如此，針對(duì)機(jī)密性高的檔案，應(yīng)單獨(dú)放置，且一段時(shí)間后對(duì)檔案的保密期限進(jìn)行跟進(jìn)記錄，同時(shí)相關(guān)人員應(yīng)隨時(shí)間變化與機(jī)密程度變化，對(duì)檔案材料進(jìn)行解密、升密、降密，對(duì)部分無須保密的文件做適時(shí)處理，有的可在相應(yīng)檔案信息平臺(tái)共享。各單位應(yīng)不斷加強(qiáng)相關(guān)制度的宣傳力度，促進(jìn)制度的落實(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的有效約束。

2.4 改善工作理念，強(qiáng)化思維創(chuàng)新

常言道“資源有限，創(chuàng)意無限”，創(chuàng)新思維是創(chuàng)意的重要前提。在新時(shí)代背景下，辦公室職員應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新的工作方式方法，在實(shí)際工作中不斷更新自身理念，運(yùn)用和強(qiáng)化創(chuàng)新思維。這樣的職員不會(huì)過早做出定論或者倉促行動(dòng)，而是會(huì)先發(fā)散思維，再結(jié)合理論、實(shí)際進(jìn)行工作。應(yīng)強(qiáng)化職員思維上的創(chuàng)新，從根本上促進(jìn)辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新，促使辦公室從傳統(tǒng)的執(zhí)行型轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)的開拓型，進(jìn)一步推進(jìn)辦公室檔案管理工作模式與具體方式方法的創(chuàng)新發(fā)展。

各單位應(yīng)不斷提高辦公室檔案管理人員的基本素質(zhì)和工作能力，完善檔案信息管理系統(tǒng)，積極推進(jìn)檔案管理信息化，提高檔案管理工作的效率，更好地為整個(gè)單位業(yè)務(wù)工作的發(fā)展服務(wù)。

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作者簡介：阮麗，吉林省長春北湖科技開發(fā)區(qū)管理委員會(huì)，碩士在讀，研究方向：檔案管理。