試析風(fēng)電企業(yè)“三會(huì)”檔案管理

楊素珍

摘 要：本文旨在找到一種文件形成者、利用者和管理者都同意和滿意的方法來(lái)管理“三會(huì)”檔案。提出在檔案信息管理系統(tǒng)中增設(shè)三會(huì)檔案類型，按照案卷級(jí)方式管理“三會(huì)”檔案。

關(guān)鍵詞：三會(huì)檔案;案卷級(jí)

1 “三會(huì)”文件的形成

1.1“三會(huì)”文件的范圍及形成

“三會(huì)”文件是指公司董事、監(jiān)事、股東在履行企業(yè)管理過(guò)程中形成的文件材料。通常以董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)的會(huì)議材料方式出現(xiàn)。這些內(nèi)容都屬于“三會(huì)”會(huì)議的內(nèi)容范疇，體現(xiàn)出“三會(huì)”文件對(duì)于企業(yè)歷史的重要性，反映出一個(gè)企業(yè)的命脈。

隨著企業(yè)依法治理，公司的規(guī)范化運(yùn)作，企業(yè)的“三會(huì)”文件越來(lái)越多，成為企業(yè)檔案管理中不可忽視的重要文件之一。政府的行政管理按地理區(qū)域劃分，企業(yè)為適應(yīng)政府的管理模式，不斷發(fā)展壯大的過(guò)程中，會(huì)增設(shè)多個(gè)法人公司來(lái)適應(yīng)政府管理和自身發(fā)展的需要。公司數(shù)量不斷增加，公司的設(shè)立、解散，股東、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、資本變動(dòng)，董事變更，經(jīng)營(yíng)范圍變更，融資上市，投資、資產(chǎn)處置等各種工商變更登記事項(xiàng)不斷增多，企業(yè)的“三會(huì)”文件也隨之越來(lái)越多。

1.2 有關(guān)“三會(huì)”文件的管理法規(guī)

2012年12月17日，國(guó)家檔案局發(fā)布第10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》首次將有關(guān)“三會(huì)”內(nèi)容的文件排在首位。其主要內(nèi)容包括：本企業(yè)設(shè)立、變更、解散過(guò)程文件材料;本企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)構(gòu)成及變更等方面的文件材料;本企業(yè)資產(chǎn)登記、資本變動(dòng)、融資文件材料;本企業(yè)資產(chǎn)管理文件材料。同時(shí)，增加這類文件的表述，說(shuō)明其文件的數(shù)量和重要性已經(jīng)不能被檔案專業(yè)所忽視。企業(yè)“三會(huì)”文件的管理是檔案管理人員不得不面對(duì)的新問(wèn)題。

2 電力生產(chǎn)企業(yè)“三會(huì)”文件管理現(xiàn)狀

電力生產(chǎn)企業(yè)采用的檔案管理方法往往由1992年能源部發(fā)布的《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》中的分類方法演化而來(lái)。當(dāng)時(shí)的企業(yè)還未發(fā)生股份制改制，沒(méi)有公司的概念，沒(méi)有股東、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)，沒(méi)有工商變更，沒(méi)有涉及資本、股權(quán)的問(wèn)題。企業(yè)里沒(méi)有董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東會(huì)內(nèi)容的文件形成，檔案分類里也不會(huì)有此種內(nèi)容的文件出現(xiàn)。

2.1“三會(huì)”文件管理的主要問(wèn)題

現(xiàn)今，電力生產(chǎn)企業(yè)都是公司化治理結(jié)構(gòu)。形成的三會(huì)文件運(yùn)用的是手工管理檔案時(shí)期總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，簡(jiǎn)單地將其作為文書檔案（管理類檔案）中的一份文件來(lái)對(duì)待，這樣的管理方法有如下兩個(gè)不足。

2.1.1 不同年度產(chǎn)生的“三會(huì)”文件不能建立有機(jī)聯(lián)系。按照檔案管理過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)和慣例，“三會(huì)”文件仍然沿用公文文件的管理方法，與其他文書檔案混排在一起。按年度、機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題）、保管期限、件號(hào)排列管理。不同年度形成的文件分別放置于不同的卷盒中，每份“三會(huì)”文件之間不能建立有機(jī)聯(lián)系，這勢(shì)必將具有歷史連續(xù)性的“三會(huì)”文件打亂。

2.1.2 同一公司產(chǎn)生的“三會(huì)”文件不能建立有機(jī)聯(lián)系。風(fēng)電企業(yè)，大多屬于一個(gè)公司擁有多個(gè)公司名稱，即一套班子，幾塊牌子的組織架構(gòu)。這種管理方法會(huì)將不同公司名下的三會(huì)文件混排在一起，同一個(gè)公司名下的“三會(huì)”文件反倒分散放置，無(wú)法建立每一個(gè)公司的歷史聯(lián)系。

一事一件，按件管理，各個(gè)公司的歷史在檔案管理中被人為割裂，給企業(yè)檔案管理人員和利用者造成了很大的困擾和不便。這種管理方法既不符合文件來(lái)源原則，也不符合利用需求，背離了檔案管理的目的是為了便于利用這一根本原則。

如按文書檔案的方式來(lái)整理“三會(huì)”文件，為了便于利用，只能進(jìn)行檔案編研，深度開(kāi)發(fā)。重新匯編文件，將每個(gè)公司的“三會(huì)”文件按照時(shí)間順序進(jìn)行編排，梳理出每個(gè)公司“三會(huì)”的歷史記錄，以提供企業(yè)的隨時(shí)查詢需求。

2.2 解決“三會(huì)”文件管理問(wèn)題方法的討論

檔案管理應(yīng)該隨著社會(huì)和科技的發(fā)展而變化，要與時(shí)俱進(jìn)，不斷地與時(shí)代同步，不應(yīng)因循守舊，故步自封，與實(shí)際脫節(jié)。

2.2.1 “三會(huì)”文件具有獨(dú)立性、成套性、邏輯性和連續(xù)性，與一事一件的公文有很大不同。這種狀況在風(fēng)電企業(yè)中尤其顯著。風(fēng)電企業(yè)的生產(chǎn)特點(diǎn)是跨區(qū)域、分散性生產(chǎn)，公司管理模式大多采用一套班子，幾塊牌子的管理模式。所以檔案管理只能采用一個(gè)全宗的管理模式，即在一個(gè)全宗下統(tǒng)一管理所有不同公司的檔案。在一個(gè)全宗模式下，多個(gè)公司以一個(gè)主體來(lái)運(yùn)營(yíng)的企業(yè)，如何管理三會(huì)文件，這是一個(gè)企業(yè)檔案管理人員不得不面對(duì)和需要解決的問(wèn)題。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，各行各業(yè)的生產(chǎn)方式發(fā)生了巨大改變。檔案管理也由手工管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)管理。計(jì)算機(jī)檢索效率更高、更精準(zhǔn)，是現(xiàn)今實(shí)現(xiàn)“全、準(zhǔn)、快、便、省”檢索效率最好的技術(shù)手段。

2.2.2 合理運(yùn)用“件”“卷”整理方法。公文文件基于一事一辦的事件性質(zhì)，此事和彼事之間沒(méi)有太多聯(lián)系，如果人為地按卷的方式重新做排列組合，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且勞動(dòng)效率低下。依靠計(jì)算機(jī)檢索可以高效地解決原來(lái)手工管理檔案想要實(shí)現(xiàn)的功能。所以文書檔案（現(xiàn)在稱管理類檔案）的管理方法，在2000年，由按“卷”整理改為按“件”整理。

但是，有很多事務(wù)，歷時(shí)較長(zhǎng)，有前因后果和各種經(jīng)辦過(guò)程，只能由許多單份文件通過(guò)排列組合，方能了解其全貌。不同時(shí)期產(chǎn)生的不同文件之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，只能由經(jīng)辦人人為建立。這種內(nèi)容的文件還需要按“卷”的方法來(lái)整理，按時(shí)間先后、事情的發(fā)展過(guò)程或者文件的重要程度排序，將有關(guān)聯(lián)關(guān)系的散文件組合成一卷，通過(guò)該案卷方能展現(xiàn)事務(wù)的全貌，這樣才能方便利用。

按“件”整理和按“卷”整理這兩種檔案整理方法各有不同的適用情況。什么類型的文件適宜用什么方法整理，不必拘泥于過(guò)去的歷史經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)以是否能體現(xiàn)事件全過(guò)程為依據(jù)。也不必拘泥于是文書檔案還是科技檔案等檔案類型來(lái)做區(qū)分，而是應(yīng)以文件反映的內(nèi)容適宜何種整理方法為依據(jù)。從而實(shí)現(xiàn)檔案整理的目的是便于利用。同時(shí)整理過(guò)程盡可能簡(jiǎn)單易行，勞動(dòng)量小、時(shí)間花費(fèi)少，而不是因循守舊，為整理檔案而整理檔案。

3 創(chuàng)新三會(huì)檔案管理方法

3.1 分類方法

通過(guò)不斷思考，在與“三會(huì)”文件形成者反復(fù)溝通，在實(shí)踐中不斷的改進(jìn)下，筆者找到一種令文件形成者、利用者和管理者都同意和滿意的方法來(lái)管理“三會(huì)”檔案。

在計(jì)算機(jī)管理方式下，雖然都是管理類文件，根據(jù)文件的具體內(nèi)容，是可以有不同的檔案管理方法的。譬如一個(gè)全宗下具有多個(gè)公司名頭的會(huì)計(jì)檔案，可以用案卷級(jí)方式管理，按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（中華人名共和國(guó)財(cái)政部 國(guó)家檔案局令第79號(hào)）中的分類方法，分為財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、其他會(huì)計(jì)資料四類。不同公司組成不同案卷，各公司在同一分類內(nèi)容下是平行關(guān)系。會(huì)計(jì)檔案的分類方法為：在相同年度下，先分內(nèi)容，再分公司。

基于管理會(huì)計(jì)檔案的啟發(fā)，“三會(huì)”檔案亦然。多公司以一個(gè)主體運(yùn)營(yíng)的企業(yè)，在計(jì)算機(jī)管理檔案的條件下，檔案信息管理系統(tǒng)中增設(shè)“三會(huì)”檔案類型，下設(shè)節(jié)點(diǎn)，名稱為各公司。按案卷級(jí)方式管理，不同公司為平行關(guān)系，一個(gè)公司下的檔案組卷方法，可以按“三會(huì)”的不同屆次來(lái)組合。分類方法為：先分公司，再分屆次，然后按時(shí)間排序。

3.2 檔號(hào)設(shè)計(jì)

“三會(huì)”檔案的管理示例如下，下面的檔號(hào)設(shè)計(jì)是在不考慮載體特征，不區(qū)分紙質(zhì)文件、電子文件的條件下設(shè)計(jì)出來(lái)的，未加入文件的特征信息和檔案類型信息。檔號(hào)以“卷”為單位進(jìn)行標(biāo)識(shí)，檔號(hào)編制規(guī)則為：檔號(hào)=公司代號(hào)-分類號(hào)（一級(jí)類目號(hào)+二級(jí)類目號(hào)+三級(jí)類目號(hào)）-案卷號(hào)，各號(hào)段之間以“-”分隔。

通常風(fēng)電企業(yè)是將所有的文件根據(jù)內(nèi)容按照問(wèn)題分類，三會(huì)文件在整體企業(yè)文件分類表中歸于1大類行政管理類。為精準(zhǔn)定位該文件內(nèi)容，用三級(jí)類目標(biāo)識(shí)其分類號(hào)，區(qū)別于文書檔案分類號(hào)用1級(jí)類目標(biāo)識(shí)，具體三會(huì)文件處于二級(jí)、三級(jí)類目的什么位置，以本單位分類表中的規(guī)定來(lái)確定。

案卷的檔號(hào)具體標(biāo)注樣式如下：

XX-XXX-XXX

第一段為公司代號(hào)，使用兩位大寫英文字母標(biāo)識(shí)。

第二段為檔案分類號(hào)，用一級(jí)類目+二級(jí)類目+三級(jí)類目代碼標(biāo)識(shí)，類目號(hào)之間不加符號(hào)。

第三段為案卷號(hào)，按屆次組卷，采用3位流水順序號(hào)標(biāo)識(shí)，不滿三位前面補(bǔ)零。

案卷號(hào)生成規(guī)則：按公司、屆次，案卷號(hào)從001開(kāi)始生成。

案卷內(nèi)文件的檔號(hào)具體標(biāo)注樣式如下：

XX-XXX-XXX-XXX

第一段為公司代號(hào)，使用兩位大寫英文字母標(biāo)識(shí)。

第二段為檔案分類號(hào)，用一級(jí)類目+二級(jí)類目+三級(jí)類目代碼標(biāo)識(shí)，類目號(hào)之間不加符號(hào)。

第三段為案卷號(hào)，按屆次組卷，采用3位流水順序號(hào)標(biāo)識(shí)，不滿三位前面補(bǔ)零。

第四段為件號(hào)，采用3位流水順序號(hào)標(biāo)識(shí)，不滿三位前面補(bǔ)零。

案卷內(nèi)件號(hào)排序規(guī)則：按成文日期先后排序。

結(jié)語(yǔ)

通過(guò)對(duì)業(yè)內(nèi)同行的調(diào)查，筆者不滿意原有的管理三會(huì)檔案的方法，在本公司實(shí)踐了上述管理方法后，認(rèn)為這種管理三會(huì)檔案的方法是切實(shí)可行的。三會(huì)檔案單獨(dú)拿出來(lái)，作為一個(gè)獨(dú)立的檔案類型，是可行的，也是必然的。是符合時(shí)代特征和人類社會(huì)歷史發(fā)展進(jìn)程的，更是能滿足企業(yè)未來(lái)需要的一種創(chuàng)新管理方法。

“三會(huì)”文件具有獨(dú)立性、成套性、邏輯性和歷史延續(xù)性的特點(diǎn)，如何能夠管理好這種類型的檔案，需要檔案管理人員深思。將其置于一事一件的文書檔案，或者將其劃分到科技檔案等傳統(tǒng)檔案類型都有不妥之處，它是一種專門檔案，雖然文件的數(shù)量并不算多，但其內(nèi)容、作用和文件形成方式的獨(dú)特性和其他類型的文件截然不同，建立一個(gè)新的檔案類型是解決這個(gè)問(wèn)題的最好辦法。

參考文獻(xiàn)：

[1]中華人名共和國(guó)財(cái)政部 國(guó)家檔案局令 第79號(hào)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》.

[2]國(guó)家檔案局令 第10號(hào)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》.

[3]《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》1992年能源部.

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