試析風(fēng)電企業(yè)“三會”檔案管理

楊素珍

摘 要：本文旨在找到一種文件形成者、利用者和管理者都同意和滿意的方法來管理“三會”檔案。提出在檔案信息管理系統(tǒng)中增設(shè)三會檔案類型，按照案卷級方式管理“三會”檔案。

關(guān)鍵詞：三會檔案;案卷級

1 “三會”文件的形成

1.1“三會”文件的范圍及形成

“三會”文件是指公司董事、監(jiān)事、股東在履行企業(yè)管理過程中形成的文件材料。通常以董事會、監(jiān)事會、股東會的會議材料方式出現(xiàn)。這些內(nèi)容都屬于“三會”會議的內(nèi)容范疇，體現(xiàn)出“三會”文件對于企業(yè)歷史的重要性，反映出一個企業(yè)的命脈。

隨著企業(yè)依法治理，公司的規(guī)范化運(yùn)作，企業(yè)的“三會”文件越來越多，成為企業(yè)檔案管理中不可忽視的重要文件之一。政府的行政管理按地理區(qū)域劃分，企業(yè)為適應(yīng)政府的管理模式，不斷發(fā)展壯大的過程中，會增設(shè)多個法人公司來適應(yīng)政府管理和自身發(fā)展的需要。公司數(shù)量不斷增加，公司的設(shè)立、解散，股東、董事會、監(jiān)事會、資本變動，董事變更，經(jīng)營范圍變更，融資上市，投資、資產(chǎn)處置等各種工商變更登記事項不斷增多，企業(yè)的“三會”文件也隨之越來越多。

1.2 有關(guān)“三會”文件的管理法規(guī)

2012年12月17日，國家檔案局發(fā)布第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》首次將有關(guān)“三會”內(nèi)容的文件排在首位。其主要內(nèi)容包括：本企業(yè)設(shè)立、變更、解散過程文件材料;本企業(yè)董事會、監(jiān)事會、股東會構(gòu)成及變更等方面的文件材料;本企業(yè)資產(chǎn)登記、資本變動、融資文件材料;本企業(yè)資產(chǎn)管理文件材料。同時，增加這類文件的表述，說明其文件的數(shù)量和重要性已經(jīng)不能被檔案專業(yè)所忽視。企業(yè)“三會”文件的管理是檔案管理人員不得不面對的新問題。

2 電力生產(chǎn)企業(yè)“三會”文件管理現(xiàn)狀

電力生產(chǎn)企業(yè)采用的檔案管理方法往往由1992年能源部發(fā)布的《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》中的分類方法演化而來。當(dāng)時的企業(yè)還未發(fā)生股份制改制，沒有公司的概念，沒有股東、董事會、監(jiān)事會，沒有工商變更，沒有涉及資本、股權(quán)的問題。企業(yè)里沒有董事會、監(jiān)事會、股東會內(nèi)容的文件形成，檔案分類里也不會有此種內(nèi)容的文件出現(xiàn)。

2.1“三會”文件管理的主要問題

現(xiàn)今，電力生產(chǎn)企業(yè)都是公司化治理結(jié)構(gòu)。形成的三會文件運(yùn)用的是手工管理檔案時期總結(jié)的經(jīng)驗，簡單地將其作為文書檔案（管理類檔案）中的一份文件來對待，這樣的管理方法有如下兩個不足。

2.1.1 不同年度產(chǎn)生的“三會”文件不能建立有機(jī)聯(lián)系。按照檔案管理過去的經(jīng)驗和慣例，“三會”文件仍然沿用公文文件的管理方法，與其他文書檔案混排在一起。按年度、機(jī)構(gòu)（或問題）、保管期限、件號排列管理。不同年度形成的文件分別放置于不同的卷盒中，每份“三會”文件之間不能建立有機(jī)聯(lián)系，這勢必將具有歷史連續(xù)性的“三會”文件打亂。

2.1.2 同一公司產(chǎn)生的“三會”文件不能建立有機(jī)聯(lián)系。風(fēng)電企業(yè)，大多屬于一個公司擁有多個公司名稱，即一套班子，幾塊牌子的組織架構(gòu)。這種管理方法會將不同公司名下的三會文件混排在一起，同一個公司名下的“三會”文件反倒分散放置，無法建立每一個公司的歷史聯(lián)系。

一事一件，按件管理，各個公司的歷史在檔案管理中被人為割裂，給企業(yè)檔案管理人員和利用者造成了很大的困擾和不便。這種管理方法既不符合文件來源原則，也不符合利用需求，背離了檔案管理的目的是為了便于利用這一根本原則。

如按文書檔案的方式來整理“三會”文件，為了便于利用，只能進(jìn)行檔案編研，深度開發(fā)。重新匯編文件，將每個公司的“三會”文件按照時間順序進(jìn)行編排，梳理出每個公司“三會”的歷史記錄，以提供企業(yè)的隨時查詢需求。

2.2 解決“三會”文件管理問題方法的討論

檔案管理應(yīng)該隨著社會和科技的發(fā)展而變化，要與時俱進(jìn)，不斷地與時代同步，不應(yīng)因循守舊，故步自封，與實際脫節(jié)。

2.2.1 “三會”文件具有獨立性、成套性、邏輯性和連續(xù)性，與一事一件的公文有很大不同。這種狀況在風(fēng)電企業(yè)中尤其顯著。風(fēng)電企業(yè)的生產(chǎn)特點是跨區(qū)域、分散性生產(chǎn)，公司管理模式大多采用一套班子，幾塊牌子的管理模式。所以檔案管理只能采用一個全宗的管理模式，即在一個全宗下統(tǒng)一管理所有不同公司的檔案。在一個全宗模式下，多個公司以一個主體來運(yùn)營的企業(yè)，如何管理三會文件，這是一個企業(yè)檔案管理人員不得不面對和需要解決的問題。由于計算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，各行各業(yè)的生產(chǎn)方式發(fā)生了巨大改變。檔案管理也由手工管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C(jī)管理。計算機(jī)檢索效率更高、更精準(zhǔn)，是現(xiàn)今實現(xiàn)“全、準(zhǔn)、快、便、省”檢索效率最好的技術(shù)手段。

2.2.2 合理運(yùn)用“件”“卷”整理方法。公文文件基于一事一辦的事件性質(zhì)，此事和彼事之間沒有太多聯(lián)系，如果人為地按卷的方式重新做排列組合，不僅費(fèi)時費(fèi)力，而且勞動效率低下。依靠計算機(jī)檢索可以高效地解決原來手工管理檔案想要實現(xiàn)的功能。所以文書檔案（現(xiàn)在稱管理類檔案）的管理方法，在2000年，由按“卷”整理改為按“件”整理。

但是，有很多事務(wù)，歷時較長，有前因后果和各種經(jīng)辦過程，只能由許多單份文件通過排列組合，方能了解其全貌。不同時期產(chǎn)生的不同文件之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，只能由經(jīng)辦人人為建立。這種內(nèi)容的文件還需要按“卷”的方法來整理，按時間先后、事情的發(fā)展過程或者文件的重要程度排序，將有關(guān)聯(lián)關(guān)系的散文件組合成一卷，通過該案卷方能展現(xiàn)事務(wù)的全貌，這樣才能方便利用。

按“件”整理和按“卷”整理這兩種檔案整理方法各有不同的適用情況。什么類型的文件適宜用什么方法整理，不必拘泥于過去的歷史經(jīng)驗，應(yīng)以是否能體現(xiàn)事件全過程為依據(jù)。也不必拘泥于是文書檔案還是科技檔案等檔案類型來做區(qū)分，而是應(yīng)以文件反映的內(nèi)容適宜何種整理方法為依據(jù)。從而實現(xiàn)檔案整理的目的是便于利用。同時整理過程盡可能簡單易行，勞動量小、時間花費(fèi)少，而不是因循守舊，為整理檔案而整理檔案。

3 創(chuàng)新三會檔案管理方法

3.1 分類方法

通過不斷思考，在與“三會”文件形成者反復(fù)溝通，在實踐中不斷的改進(jìn)下，筆者找到一種令文件形成者、利用者和管理者都同意和滿意的方法來管理“三會”檔案。

在計算機(jī)管理方式下，雖然都是管理類文件，根據(jù)文件的具體內(nèi)容，是可以有不同的檔案管理方法的。譬如一個全宗下具有多個公司名頭的會計檔案，可以用案卷級方式管理，按照《會計檔案管理辦法》（中華人名共和國財政部 國家檔案局令第79號）中的分類方法，分為財務(wù)會計報告、會計賬簿、會計憑證、其他會計資料四類。不同公司組成不同案卷，各公司在同一分類內(nèi)容下是平行關(guān)系。會計檔案的分類方法為：在相同年度下，先分內(nèi)容，再分公司。

基于管理會計檔案的啟發(fā)，“三會”檔案亦然。多公司以一個主體運(yùn)營的企業(yè)，在計算機(jī)管理檔案的條件下，檔案信息管理系統(tǒng)中增設(shè)“三會”檔案類型，下設(shè)節(jié)點，名稱為各公司。按案卷級方式管理，不同公司為平行關(guān)系，一個公司下的檔案組卷方法，可以按“三會”的不同屆次來組合。分類方法為：先分公司，再分屆次，然后按時間排序。

3.2 檔號設(shè)計

“三會”檔案的管理示例如下，下面的檔號設(shè)計是在不考慮載體特征，不區(qū)分紙質(zhì)文件、電子文件的條件下設(shè)計出來的，未加入文件的特征信息和檔案類型信息。檔號以“卷”為單位進(jìn)行標(biāo)識，檔號編制規(guī)則為：檔號=公司代號-分類號（一級類目號+二級類目號+三級類目號）-案卷號，各號段之間以“-”分隔。

通常風(fēng)電企業(yè)是將所有的文件根據(jù)內(nèi)容按照問題分類，三會文件在整體企業(yè)文件分類表中歸于1大類行政管理類。為精準(zhǔn)定位該文件內(nèi)容，用三級類目標(biāo)識其分類號，區(qū)別于文書檔案分類號用1級類目標(biāo)識，具體三會文件處于二級、三級類目的什么位置，以本單位分類表中的規(guī)定來確定。

案卷的檔號具體標(biāo)注樣式如下：

XX-XXX-XXX

第一段為公司代號，使用兩位大寫英文字母標(biāo)識。

第二段為檔案分類號，用一級類目+二級類目+三級類目代碼標(biāo)識，類目號之間不加符號。

第三段為案卷號，按屆次組卷，采用3位流水順序號標(biāo)識，不滿三位前面補(bǔ)零。

案卷號生成規(guī)則：按公司、屆次，案卷號從001開始生成。

案卷內(nèi)文件的檔號具體標(biāo)注樣式如下：

XX-XXX-XXX-XXX

第一段為公司代號，使用兩位大寫英文字母標(biāo)識。

第二段為檔案分類號，用一級類目+二級類目+三級類目代碼標(biāo)識，類目號之間不加符號。

第三段為案卷號，按屆次組卷，采用3位流水順序號標(biāo)識，不滿三位前面補(bǔ)零。

第四段為件號，采用3位流水順序號標(biāo)識，不滿三位前面補(bǔ)零。

案卷內(nèi)件號排序規(guī)則：按成文日期先后排序。

結(jié)語

通過對業(yè)內(nèi)同行的調(diào)查，筆者不滿意原有的管理三會檔案的方法，在本公司實踐了上述管理方法后，認(rèn)為這種管理三會檔案的方法是切實可行的。三會檔案單獨拿出來，作為一個獨立的檔案類型，是可行的，也是必然的。是符合時代特征和人類社會歷史發(fā)展進(jìn)程的，更是能滿足企業(yè)未來需要的一種創(chuàng)新管理方法。

“三會”文件具有獨立性、成套性、邏輯性和歷史延續(xù)性的特點，如何能夠管理好這種類型的檔案，需要檔案管理人員深思。將其置于一事一件的文書檔案，或者將其劃分到科技檔案等傳統(tǒng)檔案類型都有不妥之處，它是一種專門檔案，雖然文件的數(shù)量并不算多，但其內(nèi)容、作用和文件形成方式的獨特性和其他類型的文件截然不同，建立一個新的檔案類型是解決這個問題的最好辦法。

參考文獻(xiàn)：

[1]中華人名共和國財政部 國家檔案局令 第79號《會計檔案管理辦法》.

[2]國家檔案局令 第10號《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》.

[3]《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》1992年能源部.

（作者單位：遼寧龍源新能源發(fā)展有限公司）